Apa yang dimaksud dengan monitoring dan apa saja ciri ciri monitoring?

Monitoring

Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program, memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan, monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan.

Tujuan Monitoring:

Manjaga agar kebijakan yang sedang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan sasaran.
Menemukan kesalahan sedini mungkin sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.
Melakukan tindakan modifikasi terhadap kebijakan apabila hasil monitoring mengharuskan untuk itu.

Evaluasi

Evaluasi adalah kegiatan untuk menilai tingkat kinerja suatu kebijakan secara sistematis menginvestigasi efektifitas program. Menilai kontribusi program terhadap perubahan (Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi).

Tujuan Evaluasi

Menentukan tingkat kinerja suatu kebijakan: melalui evaluasi maka dapat diketahui derajat pencapaian tujuan dan sasaran kebijakan.
Mengukur tingkat efisiensi suatu kebijakan: melalui evaluasi dapat diketahui berapa biaya dan manfaat dari suatu kebijakan.
Mengukur tingkat keluaran: mengukur berapa besar dan kualitas pengeluaran atau output dari suatu kebijakan.
Mengukur dampak suatu kebijakan: evaluasi ditujukan untuk melihat dampak dari suatu kebijakan, baik dampak positif maupun negatif.
Untuk mengetahui apabila ada penyimpangan: untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, dengan cara membandingkan antara tujuan dan sasaran dengan pencapaian target.
Sebagai masukan (input) suatu kebijakan yang akan datang: untuk memberikan masukan bagi proses kebijakan ke depan agar dihasilkan kebijakan yang lebih baik.

Indikator Evaluasi

Efektivitas: apakah hasil yang diinginkan telah tercapai.
Kecukupan: seberapa jauh hasil yang telah tercapai dapat memecahkan masalah?
Pemerataan: apakah biaya dan manfaat didistribusikan merata kepada kelompok masyarakat berbeda?
Responsivitas: apakah hasil kebijakan memuat preferensi/nilai kelompok dan dapat memuaskan mereka?
Ketepatan: apakah hasil yang dicapai bermanfaat?

Kaitan antara Monitoring dan Evaluasi adalah Evaluasi memerlukan hasil dari Monitoring dan digunakan untuk kontribusi program.

Monitoring bersifat spesifik program. Sedangkan Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari luar. Tujuan dari Evaluasi adalah evalausi efektifitas dan cost effectiveness.

Metode untuk Monitoring dan Evaluasi:

Metode dokumentasi: dari berbagai laporan kegiatan seperti laporan tahunan/semesteran/bulanan/borang akreditasi.
Metode survei: tujuannya untuk menjaring data dari para stakeholders, terutama kelompok sasaran.
Metode observasi lapangan: untuk mengamati data empiris di lapangan dan bertujuan untuk lebih meyakinkan dalam membuat penilaian tentang proses dari kebijakan. Dapat digunakan untuk melengkapi metode survei.
Metode wawancara: pedoman wawancara yang menanyakan berbagai aspek yang berhubungan dengan implementasi kebijakan perlu dipersiapkan.
Metode FGD: dengan melakukan pertemuan dan diskusi dengan para stakeholders yang bervariasi. Dengan cara demikian, maka berbagai informasi yang lebih valid akan dapat diperoleh melalui cross check data dan informasi dari berbagai sumber.

berdasarkan pengertian diatas dan tugas serta fungsi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Siklus 10 Tahun 2017 sesuai dengan Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 dan Peraturan BAN PT No. 2 Tahun 2017 serta merealisasikan Program Kerja Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Sumatera Utara (SPMI USU) Siklus 10 tahun 2017 maka setiap tahun Unit Manajemen Mutu (UMM USU) melakukan Monitoring dan Evaluasi ke setiap Fakultas/SPs dan Program Studi yang berada dilingkungan USU.

Dalam melaksanakan siklus mutu Evaluasi (E) ada 3 monev yang dilaksanakan:

Monev Diagnostik: bertujuan untuk mengetahui kemajuan, hambatan dan pemetaan dalam pelaksanaan standar atau program
Monev Formatif bertujuan untuk mengoptimalkan pelaksanaan standar, program, atau kegiatan.
Monev Sumatif bertujuan untuk mengukur capaian (current situation) siklus berjalan, sehingga perbaikan/peningkatan dapat dilakukan untuk siklus berikutnya.

Monitoring dan Evaluasi yang dilakukan UMM USU terbagi dua yaitu :

Monitoring dan Evaluasi pada Akademik terdiri dari 16 Fakultas/Sekolah Pascasarjana dan 158 Program Studi.
Monitoring dan Evaluasi pada Non Akademik terdiri dari Sekretaris Universitas, Biro, Lembaga/Unit/Bagian yang ada di lingkungan USU.

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Diposkan oleh Abi Asmana di 12:14 AM

Monitoring dan evaluasi merupakan dua kegiatan yang mempunyai fokus yang berbeda satu sama lain. Namun demikian, dalam pengendalian suatu program kerja, monitoring dan evaluasi merupakan satu kegiatan terpadu. Monitoring tanpa ditindak-lanjuti dengan evaluasi hanyalah akan menjadi tumpukan data yang tidak ada manfaatnya. Demikian juga tanpa adanya monitoring, evaluasi tidak dapat dilakukan karena tidak mempunyai data dasar untuk dianalisa. Oleh karenanya, dalam suatu organisasi tidak bisa hanya melakukan monitoring saja atau evaluasi saja, kedua kegiatan tersebut harus selalu berjalan seiring.

Monitoring dilakukan di saat kegiatan sedang berlangsung, hal tersebut untuk memastikan kesesuaian proses dan capaian sesuai rencana atau tidak. Jika ditemukan penyimpangan atau kelambatan maka segera dilakukan pembenahan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan targetnya. Sedangkan evaluasi dilakukan pada akhir kegiatan, untuk mengetahui hasil atau capaian akhir dari suatu program kegiatan. Hasil evaluasia bermanfaat bagi rencana pelaksanaan program kegiatan yang sama di waktu dan tempat lainnya.

Baca juga : Proses Perencanaan Dalam Organisasi : Tahap-Tahap Dasar Perencanaan

A. Monitoring.

Pengertian Monitoring. Monitoring, yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan "pemantauan" secara umum dapat diartikan sebagai proses rutin dalam pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas obyek program. Monitoring juga dapat diartikan sebagai :

memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran.
proses pengumpulan informasi mengenai apa yang sebenarnya terjadi selama implementasi atau penerapan suatu program.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 39 Tahun 2006 tentang Evaluasi dan Pengendalian Pelaksanaan Rencana Pembangunan, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan monitoring adalah suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengabil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Tindakan tersebut diperlukan apabila hasil pengamatan menunjukkan adanya hal atau kondisi yang tidak sesuai dengan yang direncanakan semula.

Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Alasan Perlunya Perencanaan (Planning)

Selain pengertian monitoring tersebut di atas, banyak ahli yang juga telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan monitoring, di antaranya adalah :

Suherman, berpendapat bahwa monitoring adalah suatu kegiatan untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantab dan teratur serta terus menerus.
Edi Suharto, berpendapat bahwa monitoring adalah pemantauan suatu kegiatan proyek atau , program sosial yang dilaksanakan pada saat kegiatan tersebut sedang berlangsung.
Calyton dan Petry, berpendapat bahwa monitoring adalah suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses, dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program atau proyek.

World Health Organization (WHO) menyebutkan bahwa monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program tersebut berjalan sesuai dengan rencana sehingga masalah yang ditemui dapat diatasi. Sedangakan UNESCO Regional Office for Education in Asia and The Pasific, menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program.

Baca juga : Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

Klasifikasi Monitoring. Monitoring dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kelompok. Menurut pendapat William Travers Jerome, monitoring dapat dibagi menjadi delapan kelompok, sebagai berikut :

monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalah-gunaan.
monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

Fungsi Monitoring. Monitoring mempunyai beberapa fungsi. William N. Dunn dalam bukunya yang berjudul "Analisis Kebijakan Publik", menyebutkan bahwa monitoring mempunyai empat fungsi utama, yaitu :

Ketaatan (Compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah disiapkan.
Pemeriksaan (Auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layangan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.
Laporan (Accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang mampu menghitung hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat implementasi kebijaksanaan sesuadah periode waktu tertentu.
Penjelasan (Explanation). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan dan pelaksanaannya tidak cocok.

Sedangkan Moh. Rifai dalam bukunya yang berjudul "Administrasi Pendidikan", menyebutkan bahwa fungsi dari monitoring adalah :

evaluasi sebagai pengukur kemajuan.
evaluasi sebagai alat perencanaan.
evaluasi sebagai alat perbaikan.

Tujuan Monitoring. Tujuan utama dari monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Selain itu, tujuan dari monitoring yang lain adalah sebagai berikut :

mengumpulkan dan menyediakan data-data dasar untuk menjawab atau menyelesaikan suatu permasalahan.
memberikan masukan berkaitan dengan kebutuhan dalam melaksanakan suatu program.
mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya suatu kegiatan.
memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan suatu kegiatan.
mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan atau hambatan selama pelaksanaan suatu kegiatan.
memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program.
memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan nilai terhadap proses suatu program.

Baca juga : Pengertian, Fungsi, Dan Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Prinsip Monitoring. Beberapa prinsip dalam melakukan kegiatan monitoring adalah sebagai berikut :

dilakukan secara terus menerus.
menjadi umpan balik bagi perbaikan program kegiatan organisasi.
memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun terhadap pengguna produk atau layanan.
dapat memotivasi staf dan sumber daya lainnya untuk berprestasi.
berorientasi pada peraturan yang berlaku.
obyektif.
berorientasi pada tujuan program.

Baca juga : Pengawasan Melekat Sebagai Fungsi Manajemen

Tahapan Proses Monitoring. Proses dalam monitoring meliputi tiga tahapan, yaitu :

menetapkan standar pelaksanaan.
pengukuran pelaksanaan.
menentukan kesenjangan (deviasi) antara palaksanaan dengan standar dan rencana.

Baca juga : Pengawasan Melekat Di Lingkungan Aparatur Pemerintahan

B. Evaluasi.

Pengertian Evaluasi. Evaluasi, yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan "penilaian" secara umum dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif terhadap pencapaian hasil-hasil dari suatu program yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi juga dapat diartikan sebagai :

usaha mengidentifikasi keberhasilan atau kegagalan suatu encana kegiatan atau program.
suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai, apakah program sesuai dengan rencana, dan/atau apakah dampak yang terjadi setelah program dilaksanakan.
rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
suatu kegiatan yang menilai hasil yang diperoleh selama kegiatan monitoring berlangsung.

Baca juga : Hubungan Pengawasan Melekat Dengan Pengawasan Fungsional

Selain pengertian evaluasi tersebut di atas, banyak ahli yang juga telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan evaluasi, di antaranya adalah :

Edi Suharto, berpendapat bahwa evaluasi adalah pemantauan suatu kegiatan proyek atau program sosial yang dilakukan pada saat kegiatan tersebut telah berakhir atau dilaksanakan sekurang-kurangnya setelah program tersebut telah berjalan beberapa saat (misalnya tiga bulan, satu semester, atau satu tahun).
Anas Sudijono, berpendapat bahwa evaluasi adalah menentukan nilai atau penilaian terhadap sesuatu.

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Kriteria Evaluasi. Dalam melakukan evaluasi terhadap suatu program atau obyek, terlebih dahulu harus ditentukan kriteria-kriteria penilaian dari suatu program atau obyek dimaksud. Kriterian penilaian tersebut di antaranya :

kebutuhan, ideal, dan nilai-nilai.
penggunaan yang optimal dari sumber-sumber dan kesempatan.
ketepatan efektivitas program.
pencapaian tujuan yang telah dirumuskan dan tujuan penting lainnya.

Baca juga : Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Fungsi Evaluasi. Evaluasi yang dilakukan terhadap suatu program kegiatan mempunyai fungsi di antaranya adalah sebagai berikut :

memberikan informasi yang valid tentang kinerja suatu program kegiatan.
memberikan sumbangan pada klasifikasi dan kritik terhadap nilai-nilai yang mendasari pemilihan tujuan dan target.
melihat peluang adanya alternatif kebijakan, program, kegitan yang lebih tepat, layak, efektif dan efisien.
memberikan umpan balik terhadap kebijakan dan program kegiatan.
membantu pemangku kepentingan atau manajemen organisasi dalam pengambilan suatu keputusan.

Baca juga : Manajemen Personalia : Pengertian, Aktivitas, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Dan Tugas Manajemen Personalia

Tujuan Evaluasi. Terdapat banyak tujuan dari evaluasi. Anderson menyebutkan bahwa tujuan dari evaluasi adalah :

memberikan masukan untuk perencanaan program.
memberikan masukan untuk keputusan tentang kelanjutan, perluasan, dan penghentian program.
memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat dari pelaksanaan suatu program.
memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi penilaian.
melihat tingkat keberhasilan pengelolaan kegiatan melalui kajian terhadap manajemen dan output pelaksanaannya serta permasalahan yang dihadapi.

Prinsip Evaluasi. Menurut Nanang Fattah, kegiatan evaluasi mempunyai enam prinsip yaitu sebagai berikut :

berkesinambungan, maksudnya dilakukan secara berkelanjutan.
menyeluruh, maksudnya keseluruhan aspek dan komponen program harus dievaluasi.
oyektif, maksudnya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi.
sahih, maksudnya mengandung konsistensi yang benar-benar mengukur yang seharusnya diukur.
penggunaan kritis.
kegunaan atau manfaat.

Baca juga : Pengertian Audit, Standar, Jenis, Dan Jenis Audit, Serta Jenis Opini Audit Keuangan

Proses Monitoring dan Evaluasi. Sebagai satu kesatuan sistem, monitoring dan evaluasi dilaksanakan dengan mengikuti beberapa tahapan langkah sebagai berikut :

1. Tahap Perencanaan.

Persiapan dilakukan dengan mengidentifikasi hal-hal yang akan dimonitor, variabel apa yang akan dimonitor, serta menggunakan indikator mana yang sesuai dengan tujuan program kegiatan. Rincian tentang variabel yang dimonitor harus jelas dan pasti batasan dan definisinya. Menurut William N Dunn, yang dimaksud dengan variabel adalah karakteristik dari seseorang, suatu peristiwa atau obyek yang bisa dinyatakan dengan data numerik yang berbeda-beda.

2. Tahap Pelaksanaan.

Monitoring untuk mengukur ketepatan dan tingkat pencapaian dari pelaksanaan program kegiatan yang sedang dilakukan dengan menggunakan standar atau variabel yang telah dipersiapkan di tahap perencanaan. Setelah memastikan definisi yang tepat tentang variabel yang dimonitor serta indikatornya, maka monitoring akan mulai dilaksanakan. Beberapa indikator umum yang diukur dalam melihat pencapaian suatu program kegiatan di antaranya adalah sebagai berikut :

kesesuaian dengan tujuan program kegiatan.
tingkat pencapaian pekerjaan sesuai target.
ketepatan belanja budget sesuai plafon anggaran.
adanya tahapan evaluasi dan alat evaluasi.
kesesuian metode kerja dengan alat evaluasi.
kesesuian evaluasi dengan tujuan program kegiatan.
ketepatan dan pengelolaan waktu.
adanya tindak lanjut dari program kegiatan tersebut.

3. Tahap Pelaporan.

Pada tahapan ini akan ditentukan apakah prestasi kerja dimaksud sudah memenuhi standar yang sudah ditentukan. Pada tahapan pelaporan ini terdapat tahapan evaluasi, yaitu mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus dicapai. Selanjutnya temuan-temuan tersebut ditindak-lanjuti dan hasilnya menjadi laporan tentang program kegiatan.

Baca juga : Beberapa Kendala Dalam Melakukan Pengawasan Melekat

Perbedaan Antara Monitoring, Pengawasan, dan Supervisi. Antara monitoring, pengawasan, dan supervisi terdapat perbedaan yang mendasar. Perbedaan tersebut adalah sebagai berikut :

Monitoring : dilakukan terhadap komponen-komponen program.
Pengawasan : dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program.
Supervisi : dilakukan terhadap pelaksanaan program.

Monitoring selain berkaitan erat dengan pengawasan dan supervisi, juga berkaitan erat dengan penilaian program.

Baca juga : Arti Pentingnya Serta Sasaran Pengawasan Melekat

Demikian penjelasan berkaitan dengan monitoring atau pemantauan dan evaluasi atau penilaian. Tulisan tersebut bersumber dari buku System Informasi Manajemen Berbasis Komputer karangan Bambang Hartono, buku Monitoring dan Evaluasi Distribusi Zakat pada Yatim Mandiri karangan Dita Wulansari, buku Administrasi Pendidikan karangan Moh. Rifai, dan buku Analisa Kebijakan Publik karangan William N Dunn.

Semoga bermanfaat.