Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor

1. Prinsip tujuan

   Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

   Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

   Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

   Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

   Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

   Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

   Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

   Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

   Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

Prinsip-prinsip Organisasi Kantor

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management menyatakan ada 8 prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

2. Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerjasama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.

3. Prinsip hubungan individual

   Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.

4. Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

   Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut. 

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

   Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

   Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan  organisasi perkantoran  itu  dapat  tercapai. Pengawasan  yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

   Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.

Prinsip organisasi diperlukan agar dapat berjalan dengan baik.

Saat menyusun sebuah organisasi, maka prinsip-prinsip organisasi ini sangat diperlukan. Seperti sudah disebutkan sebelumnya, agar suatu organisasi bisa berjalan sebagaimana semestinya.

Untuk lebih jelasnya, kita akan membahas hal mengenaik prinsip ini dengan lebih lengkap.

Pengertian Prinsip Organisasi

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, prinsip adalah dasar berfikir, bertindak, dan sebagainya.

Sedangkan menurut Max Weber, prinsip organisasi adalah semua kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi harus berdasar pada keahlian, sehingga orang yang memegang jabatan mampu menjalankan tugas dengan baik.

Gampangnya gini deh, prinsip organisasi itu dasar dari sebuah organisasi untuk dapat berjalan dengan baik. Tanpa mengaplikasikan prinsipnya, maka sebuah organisasi tidak mampu mencapai tujuannya.

Kamu bisa membaca versi lengkapnya di buku Dasar-dasar Manajemen yang ditulis oleh Drs. M. Manullang.

Sekarang kita akan bahas secara singkat aja ya mengenai asas-asas sebuah organisasi. Maaf kalau bahasanya kurang baik, karena mengikuti gaya bahasa dari masfikr.com ya.

1. Perumusan Tujuan yang Jelas

Ketika akan melakukan sebuah aktivitas, pertama yang dibutuhkan adalah tujuan. Demikian juga dengan mengorganisir, kita perlu tahu dengan jelas tujuan dari badan tersebut.

Tujuan di sini maksudnya adalah hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara, baik itu materi ataupun non materi. Untuk mencapainya, harus dengan melakukan satu atau lebih aktivitas.

Bagi sebuah organisasi atau badan, peran tujuan adalah sebagai berikut:

• Pedoman akan dibawa kemana sebuah organisasi itu.
• Landasan dari sebuah organisasi.
• Menentukan cara atau aktivitas yang sebaiknya dilakukan.
• Menentukan prosedur dan program menggunakan koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, serta mekanisasi.

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja ini harus ada dalam sebuah organisasi. Hal ini tentu saja untuk menghindari tumpang tindih sebuah tugas.

Akhirnya, dengan adanya pembagian tugas, terbentuklah departemen-departemen dengan deskripsi kerjanya masing-masing. Dalam pembagian kerja tugas dan wewenang masing-masing unit juga harus ditentukan.

Kamu bisa menggunakan beberapa dasar yang dapat dipakai dalam pembagian kerja.

• Berdasar wilayah, misalnya saja kota atau kabupaten.
• Berdasarkan jenis barang yang diproduksi.
• Berdasar konsumen yang akan dilayani.
• Berdasarkan fungsinya.
• Berdasar pada waktu.

3. Delegasi Kekuasaan

Delegasi kekuasaan atau belegation of authority merupakan salah satu prinsip pokok dalam organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang dalam sebuah organisasi untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsinya bisa dilaksanakan dengan baik.

Wewenang ini punya berbagai aspek, seperti wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya, memerintah, memakai batas waktu tertentu, dan lainnya.

Delegasi kekuasaan ini merupakan keahlian dari seorang pemimpin. Dengan delegasi kekuasaan, pemimpin dapat melipatgandakan waktu, pengetahun, dan perhatiannya yang terbatas.

Bisa dikatakan juga kalau delegasi kekuasaan adalah jalan utama untuk setiap pemimpin agar percaya terhadap diri sendiri.

Kesanggupan menerima tanggung jawab adalah hal pertama bagi seorang pemimpin. Tetapi, keberaniannya mendelegasikan kekuasaan pada bawahan merupakan tanda bahwa seorang pemimpin bisa sukses.

Mendelegasikan kekuasaan agar tetap efektif, ada empat hal yang harus diperhatikan.

Ada tiga unsur yang harus dipenuhi dalam delegasi kekuasan, tugas, delegasi kekuasaan, dan pertanggungjawaban.

• Kekuasaan yang didelegasikan harus diberikan pada orang yang tepat, baik itu secara kualifikasi atau fisik.
• Kekuasaaan haruslah diberikan kepada seseorang dengan dibarengi pemberian motivasi.
• Perlu bimbingan dari pejabat yang mendelegasikan kekuasaan.

Selain itu, ada beberapa manfaat yang didapat dalam sebuah pendelegasian kekuasaan.

• Pemimpin dapat memusatkan perhatiannya pada pekerjaan yang pokok saja.
• Keputusan dapat dibuat dengan lebih cepat pada tiap unit.
• Inisiatif dan tanggung jawab bawahan bisa dimotivasi, sehingga bawahan tidak hanya menunggu perintah atasan.
• Mendidik bawahan dan membuatnya berkembang, sehingga kelak bawahan bisa menerima tanggung jawab yang lebih besar.

4. Rentangan Kekuasaan

Rentangan kekuasaan dimaksudkan agar pemimpin bisa menentukan berapa jumlah bawahan atau anggotan yang tepat. Sehingga, proses mengawasi dan membimbing dapat berjalan dengan baik dan tepat.

5. Tingkat-tingkat Pengawasan

Tingkat pengawasan dilakukan untuk mempermudah komunikasi.

6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

Kesatuan perintah dan tanggung jawab atau unity of command and responsibility yaitu bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan yang memberinya perintah.

7. koordinasi

Koordinasi merupakan usaha untuk menggerakkan seluruh kegiatan dalam organisasi agar dapat memberikan hasil semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

Itu tadi ya prinsip sebuah organisasi menurut Drs. M. Manullang. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa baca buku beliau, Dasar-dasar Manajemen.

Selain pendapat Drs. Manullang, berikut ini ada beberapa pendapat dari para ahli lainnya.

L. P. Alford dan Russel Beatty

Dalam tulisannya yang berjudul Principle of Industrial Management, L. P. Alford dan Russel Beatty (1951) mengatakan, ada 7 prinsip organisasi.

1. Prinsip tujuan atau principle of objective
2. Prinsip wewenang dan tanggung jawab atau principle of authority and responsibility
3. Prinsip wewenang pokok atau principle of ultimate authority
4. Prinsip penugasan kewajiban-kewajiban atau principle of assignment to duties
5. Prinsip definisi atau principle of definition
6. Prinsip kesamaan atau principle of homogeneity
7. Prinsip efektivitas organisasi atau principle of organization effectiveness

Henry Fayol

Ada 14 prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol, seperti yang dikutip oleh Huse dan Bowditch (1977). Berikut ini 14 prinsip organisasi,

1. Pembagian kerja atau division of work
2. Wewenang dan tanggung jawab atau authority and responsibility
3. Kesatuan perintah atau unity of command
4. Disiplin atau discipline
5. Kesatuan arah atau unity of direction
6. Kepentingan individu dibawah kepentingan umum atau subordination of individual interest to general interest
7. Gaji pegawai atau remuneration of personel
8. Sentralisasi atau centralization
9. Saluran jenjang atau scalar chain
10. Ketertiban atau order
11. Keadilan atau equity
12. Kestabilan masa kerja pegawai atau stability of tenure of personnel
13. Inisiatif atau initiative
14. Kesatuan jiwa korps atau esprit de corp

Selain tokoh di atas, kamu juga bisa mencari pendapat dari Prof. Dr. Sondang P. Siagian atau tokoh lainnya.

Penutup

Semoga sedikit informasi tentang prinsip dari organisasi ini dapat bermanfaat ya. Kamu bisa mempraktekkannya di kantor, sekolah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Sampai jumpa lagi 🙂