You're Reading a Free Preview
22.59
Pengertian kartu kendali Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut. - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali. 1. Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Berikut contoh kartu kendali
Kolom kartu kendali: Indeks : Diisi indeks surat Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal : Diisi tanggal terima surat No urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal : Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran : Lampiran surat Dari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat : Diisi nomor surat Pengolah : Diisi unit pengolah Paraf : Diisi paraf pengolah surat3. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.
Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.
Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP |