MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK
A. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Seperti telah dikatakan sebelumnya, bahwa surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut, baik surat masuk maupun surat yang keluar. Jika surat yang ditangani jumlahnya sangat banyak mencapai ratusan surat setiap harinya menandakan bahwa kantor tersebut adalah kantor besar. Sementara jika ditangani hanya sedikit surat berarti kantor tersebut relative kecil.
Surat masuk adalah
surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat
yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/ perusahaan uantuk dikirimkan kepada
pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Surat sebagian besar berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun tebal. Di dalam surat terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing-masing. Contoh surat dinas (surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah) adalah surat tugas, surat keputusan dan surat rekomendasi. Contoh surat niaga (surat dagang) adalah surat penawaran dan surat pesanan. Semuanya dapat digolongkan ke dalam surat-surat penting. Bahkan ada yang sifatnya vital, yang tidak boleh hilang seumur hidup karena apabila hilang akan mengalami kesulitan. Misalnya, ijazah, akta dan surat tanah. Oleh sebab itu, supaya surat-surat tersebut tidak hilang/rusak, maka sangat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistemastis yang mengatur tentang surat-surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuannya.
Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin suatu hari ada 1 surat, 2 surat, puluhan surat bahkan ratusan surat. Setiap kantor tentu saja berbeda jumlah suratnya. Semakin besar kantor tersebut, maka semakin banyak surat yang harus ditangani setiap harinya. Dapat dibayangkan apabila suatu kantor setiap harinya menangani surat dalam jumlah ratusan, misalnya 1 hari 500 surat, berarti dalam 1 minggu kurang lebih 2.500 surat yang ditangani, dalam sebulan kurang lebih 10.000 surat, dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 1.200.000 surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain :
1. Surat dan informasinya bisa hilang;
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukkan kertas yang tidak tertata;
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain :
1. Surat akan tercatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas.
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan.
4. Rahasia akan terjaga.
B. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada 2 pula yang digunakan yaitu :
1. Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat keluar atau surat msuk. Unit ini mempunyai beberapa pekerja yang bertugas untuk menangani satu bidang pekerjaan (juru), seperti juru terima surat, juru catat dan juru simpan. Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan atau BUMN. Namun, tidakm menutup kemungkinan ada beberapa lembaga swasta yang menggunakan lembaga ini.
2. Pola Desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau secretariat di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seseorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing. Pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta, karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
C. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, yaitu :
1. Baki surat (Tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat di letakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar.
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat tulis
Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas.
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.
7. Alat pembuka surat
Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar disposisi
Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.
D. Sistem Pengurusan Surat
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional).
2. Sistem kartu kendali (sistem pola beru modern).
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI.
Sistem-sistem tersebut akan dipelajari dan dibahas secara luas dalam modul ini. Di Indonesia kedua sistem tersebut banyak digunakan oleh suatu instansi atau perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan ada yang menggunakan kartu kendali. Namun, memang yang paling banyak digunakan adalah sistem buku agenda, kalaupun ada yang menggunakan sistem kartu kendali itupun terbatas di lingkungan kantor pemerintah tertentu saja yang biasanya volume surat menyuratnya sangat tinggi. Sistem buku agenda sudah ada sejak zaman pemerintahan Hindia Belanda sebagai pengganti sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara itu, sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara). Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada di sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan. Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
Sumber :
Menangani Surat Masuk dan Keluar