Apakah yang dimaksud dengan kartu stok barang?

Kartu stok, bagi kamu yang biasa berurusan dengan gudang tentu bukan istilah yang asing. Bin card atau sering pula disebut stock card selalu ada di sana. Pada dasarnya, setiap barang dagang yang masuk atau keluar tidak akan luput dari pengawasan bin card.

Pengetahuan ihwal stock card bukan hanya bagi orang yang berurusan dengan pergudangan. Kamu pebisnis muda yang penuh semangat juga perlu untuk memahami tentangnya. Apalagi, jika bisnismu di bidang perdagangan atau manufaktur, alias yang berhubungan erat dengan penjualan barang dagang.

Jadi, langsung aja simak ulasan lengkap tentang bin card berikut.

Yang Perlu Kamu Tahu tentang Kartu Stok

Kartu stok merupakan laporan yang berisi ringkasan jumlah persediaan barang yang masuk, keluar, dan masih ada di gudang. Oleh karena itu, kartu persediaan barang menjadi sebutan lain dari kartu stok. Kamu perlu mempersiapkan kartu persediaan barang ini untuk setiap item barang yang ada di gudang. Sebagai gambaran, kamu memiliki lebih dari satu jenis barang dagangan, kartu persediaanmu juga lebih dari satu.

Penanggung jawab kartu persediaan adalah bagian pergudangan atau inventory. Sehubungan kartu persediaan, kewajiban bagian pergudangan adalah:

• Mencatat setiap barang masuk dan keluar.
• Menuliskan stok minimun dan maksimum.
• Jika persediaan mencapai level minimum, membuat daftar permintaan pembelian untuk pengadaan persediaan barang yang baru.

Pembuat dan Pengguna Kartu Stok

Pembuat stock card sama dengan penanggung jawabanya, yakni bagian inventory. Soalnya, bagian inilah yang paling mengerti kebutuhan untuk pengendalian persediaan barang dagang. Andai kata bisnismu masih berskala kecil, bisa jadi bagian pergudangan adalah dirimu sendiri. Kendati demikian, memperkerjakan pegawai untuk bagian pergudagan tetap bisa termasuk pilihan langkah, juga akan sangat membantu bisnismu.

Berbeda dengan pembuatnya yang hanya satu bagian, pemakai kartu stok cukup banyak. Beberapa pemakai bin card di antaranya bagian pergudangan, manajemen perusahaan terutama bagian manajemen inventory, auditor internal dan eksternal, sampai bagian lain di perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa keberadaan kartu stok sangat penting bagi bisnis terutama perdagangan dan manufaktur.

Kartu Stok dalam Akuntansi

Kartu persediaan erat pula hubungannya dengan akuntansi. Penggunaan kartu ini untuk menghitung barang dagangan, atau persediaan barang dagangan yang merupakan salah satu akun dalam akuntansi. Persediaan barang dagang adalah akun, yang termasuk harta (aktiva) perusahaan. Adanya kartu persediaan membantu untuk menentukan nilai persediaan barang dagangan, dan harga pokok penjualan (HPP).

15 Fungsi Kartu Persediaan Barang

Selain berhubungan erat dengan akuntansi, kartu stok juga memiliki banyak fungsi lainnya. Berikut adalah 15 fungsi kartu stok, yang sebaiknya kamu tahu.

Fungsi pengendalian

Fungsi asal dari kartu stok adalah untuk pengendalian dan pengawasan, yang dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Sebagai sarana audit atau pemeriksaan. Saat melakukan pemeriksaan, dan kemudian pemeriksa menemukan perbedaan antara jumlah fisik dengan yang ada di kartu persediaan, maka bisa berlaku pengajuan penyelidikan lebih lanjut. Dalam hal ini, kartu stok menjadi sarana untuk pelaksanaan audit.
2. Untuk mengontrol aliran stok agar tetap efektif. Dengan adanya kartu stok, maka kamu bisa menentukan aliran stok yang paling efektif. Kamu bisa mengontrol presediaan dengan lebih ketat dengan kartu stok.
3. Meningkatkan pengendalian internal di gudang. Kartu stok akan membantu staf gudang untuk memilah barang dengan lebih baik. Hal itu meminimalisasi risiko mengeluarkan barang yang salah.
4. Membantu mewaspadai tingkat persediaan. Bin card turut memuat informasi level maksimum dan minimum persediaan, sehingga staf gudang atau kamu bisa tetap waspada terhadap jumlah persediaan barang.
5. Membantu mengelompokkan barang dengan lebih baik. Kamu perlu untuk mempersiapkan kartu stok per jenis barang.Hal itu sangat membantu untuk mengelompokkan per jenis barang.

Mengurangi risiko kehilangan

Manfaat lain penggunaan stock card, kamu akan meminimalisasi risiko untuk kehilangan faktur dan barang.

1. Mengurangi kemungkinan kehilangan faktur. Faktor penyebabnya, setiap faktur harus bertanda terima. Selain itu staf gudang berkewajiban untuk terus memperbarui laporan.
2. Membantu meminimalisasi terjadinya kehilangan barang. Mengingat stock card begitu terperinci, tingkat risiko kehilangan barang menjadi minim.

Membantu penghitungan

Kartu stok juga sangat membantu dalam menghitung persediaan, mencakup untuk keperluan stock opname, penilaian persediaan dan penentuan HPP.

1. Membantu penghitungan persediaan barang dagang selama stock opname. Beriringan dengan adanya kartu persediaan, akan membantu mempermudah cross check saat melakukan stock opname (penghitungan fisik).
2. Membantu penilaian barang dagangan dan penghitungan harga pokok penjualan (HPP).

Sehubungan modal kerja dan likuiditas perusahaan

Adanya kartu persediaan membantu modal kerja agar tetap efektif, sehingga meningkatkan likuiditas perusahaan.

1. Menjaga modal kerja agar tetap efektif. Pengetahuanmu terhadap pola pergerakan barang dagangan, akan memberikan informasi besaran kebutuhan modal untuk pembelian persediaan.
2. Meningkatkan likuiditas perusahaan. Modal kerja untuk pembelian barang dagang yang efektif, akan meningkatkan likuiditas perusahaan. Likuiditas, maksudnya adalah kemampuan perusahaan menyelesaikan kewajiban lancarnya.

Membantu analisis dan prediksi bisnis

Fungsi stock card berikutnya adalah berhubungan dengan analisis dan prediksi bisnis, sebagai berikut:

1. Membantu dalam analisis persediaan barang. Dengan adanya bin card, kamu dapat menentukan barang dagang yang cepat atau lambat habis. Untuk barang cepat habis, dapat segera dilakukan restock. Fungsi ini erat hubungannya pula dengan strategi penjualan.
2. Membantu analisis penjualan. Kartu persediaan membantu dalam melakukan analisis penjualan, berdasarkan barang yang paling laku. Fungsi ini erat hubungannya pula dengan strategi penjualan.
3. Membantu memprediksi kebutuhan barang dagangan. Keberadaan bin card akan mempermudah memprediksi kebutuhan barang dagangan.
4. Membantu memprediksi arah bisnis. Kartu persediaan memberikanmu informasi barang yang paling laku. Walhasil, kamu bisa memprediksi arah bisnismu pada masa mendatang.

Mempersiapkan Kartu Stok untuk Bisnismu

Berdasarkan ragam manfaat dari kartu persediaan tersebut,tidak ada alasan bagimu untuk tak membuatnya. Apalagi, jika bisnismu berhubungan dengan perdagangan dan manufaktur. Misalnya, kamu berbisnis retail aneka barang, maka kartu persediaan merupakan kewajiban.

Untuk mulai membuat bin card, kamu harus memahami format dari stock card. Mengenai format kartu persediaan, tidak ada tata aturan baku. Setiap bisnis atau perusahaan bisa menentukan bentuknya sendiri, asalkan cukup merangkum arus keluar masuk barang, persediaan minimum dan maksimum, keterangan faktur, dan penanggung jawab. Kamu dapat menggunakan contoh berikut untuk membuat format bin card.

Keterangan:

• Isi Company name dengan nama perusahaan
• Bin card adalah keterangan bahwa format ini adalah kartu stok
• Material name berisikan nama barang yang ada dalam persediaan
• Material code, mencantumkan kode barang yang ada dalam persediaan
• Location, lokasi penyimpanan barang
• Maximum stock level diisi jumlah maksimum persediaan barang dagang.
• Minimum stock level diisi jumlah minimum persediaan barang dagang.
• Date diisi keterangan tanggal barang masuk atau keluar.
• Receipt diisi untuk barang yang masuk.
• GRN# diisi invoice penerimaan barang dagang.
• Qty diisi jumlah barang yang diterima
• Issue diisi untuk barang yang keluar
• Request# diisi invoice untuk permintaan barang keluar.
• Qty diisi jumlah barang yang keluar
• Balance diisi saldo barang setelah ada yang masuk atau keluar
• Name diisi penanggung jawab barang yang masuk atau keluar

Sekali lagi format sebagaimana contoh di atas bukan bentuk baku. Namun, itu adalah isi minimal kartu persediaan yang harus terpenuhi. Kamu bisa membuatnya sendiri untuk bisnismu.

Ternyata, banyak fungsi kartu persediaan untuk bisnismu. Jadi, seumpama kamu belum mempersiapkannya, tak boleh membiarkan begitu saja, apalagi bisnismu adalah perdagangan. Segera persiapkan kartu persediaan, agar bisnismu bisa beroperasi dengan lebih efektif.

Baca juga artikel terkait lainnya

– Cara Inventory Management yang Baik, Ketahui di Sini

– Persediaan Barang Dagang, Pengertian Sampai Metode Pencatatannya

– Cara Kelola Stok Barang Bisnis UMKM

Apa yang dimaksud dengan kartu stok barang?

Apa yang dimaksud dengan kartu barang?

Apa yang dimaksud dengan kartu stok dan stok opname?

Apa fungsi dari kartu stok?