Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan metode dana tetap

Istilah Kas Kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari. Pengertian Kas Kecil merupakan akun laporan keuangan yang khusus dipergunakan untuk pencatatan transaksi keuangan secara rutin.

Mengelola kas kecil metode Imprest dan Fluktuatif menjadi hal yang mudah dilakukan oleh suatu entitas bisnis sebagai salah satu konsep dasar akuntansi. Sistem kas kecil sebagai seperangkat kebijakan, prosedur, kontrol, dan bentuk uang tunai yang dikeluarkan untuk berbagai kebutuhan lainnya, seperti perlengkapan kantor.

Cara Mengelola Kas Kecil

Untuk mencapai Tujuan Akuntansi Biaya, ada 4 cara mengelola dana kas kecil, diantaranya: 1.Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus memulai cara membuat neraca saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatan kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif.

2. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu, tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program komputer, misalnya Microsoft Excel.

Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan tips belajar akuntansi dengan mudah tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah batas saldo dalam sistem pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan.

4. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu, transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik. Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil.

Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap hari. Selain itu, Financial Controller juga harus memeriksa

fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil dalam sistem akuntansi biaya.

5. Tahap dalam Mengelola Kas Kecil

Mengelola kas kecil metode Imprest Dan Flukuatif dibagi menjadi 5 tahap, antara lain:

Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil, seperti:

Bukti Kas Keluar (BKK).
Buku jurnal kas kecil.
Buku jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal pengeluaran dana kas kecil
Registrasi cek
Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil.
Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil.
Formulir bukti pengeluaran dana kas kecil.
Laporan penggunaan dana kas kecil.
Alat-alat tulis kantor dan alat hitung.

Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil.
Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir.Menyusun jenis-jenis laporan keuangan, khususnya laporan mutasi dana kas kecil.
Menyusun rekonsiliasi kas kecil dalam pengertian rekonsiliasi bank.

Mengelola Kas Kecil Dengan Metode Imprest

Dalam metode Imprest Fund Method, jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, yaitu harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap:

1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit kas bank.

2. Pada saat terjadi transaksi pembayaran, biaya tidak langsung dicatat dalam jurnal, tetapi ditunda hingga saat pengisian kembali dana kas kecil.

3. Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Pencatatan yang dilakukan adalah dengan cara mendebit akun biaya dan mengkredit kas bank.

4. Jika pada akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, berarti masih terdapat bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan keadaan sebenarnya, perlu dibuat pemeriksaan saldo kas kecil dan pencatatan ayat penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebit akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas kecil.

Mengelola Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif

Dalam metode Fluctuation Fund Method, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu, dalam metode dana tidak tetap tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode. Berikut ini penggunaan prosedur pencatatan kas kecil metode fluktuatif:

1. Pada saat pembentuk dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebit kas kecil dan mengkredit kas,

2. Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit beban dan mengkredit kas kecil,

3. Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil dari pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.

https://dosenakuntansi.com/mengelola-kas-kecil-metode-imprest-dan-fluktuatif

Pengolahan pasti ada kaitannya dengan sistem karena akan mempermudah pengolahannya sehingga kerja manusia menjadi lebih ringan. Termasuk di dalamnya pengelolaan dana kecil juga menggunakan sistem, yakni sistem dana fluktuasi dan sistem dana tetap. Meskipun terkadang ada yang menganggap dua jenis dana ini sama. Namun pada kenyataannya ada beberapa hal yang membedakan keduanya.

Berikut ini kami akan menjelaskan kepada anda tentang perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil. Akan tetapi, sebelum itu kita harus mengetahui terlebih dahulu tentang apa itu dana tetap dan dana fluktuasi.

Sistem Dana Tetap atau Imprest Fund System

Sistem dana tetap adalah sebuah sistem yang menyisihkan kas kecil dengan jumlah yang tetap dan tidak akan berubah untuk setiap periode pengisiannya. Perubahan ini hanya akan terjadi pada saat perusahaan memang menghendaki adanya perubahan jumlah dana tersebut yang tentunya melakukan beberapa pertimbangan sebelumnya.

Salah satunya adalah perusahaan merasa bahwa dana kas kecil yang selama ini sudah disisihkan masih belum mampu memenuhi semua keperluan perusahaan yang bersifat operasional kecil. Hal ini membuat perusahaan mengeluarkan keputusan bahwa jumlah dana tersebut harus dikurangi.

Ketika perusahaan sudah benar-benar melakukan perubahan terhadap jumlah dana kas kecil, maka perusahaan selanjutnya wajib melaksanakan pencatatan penyesuaian pengurangan nilai tersebut. Hal ini juga berlaku ketika perusahaan juga hendak menaikkan jumlah dana pada kas kecil dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Ada hal penting yang harus anda ingat. Pencatatan pengeluaran untuk kas kecil tidak langsung disaat pada saat ada pengeluaran. Namun harus dicatat ketika ada pengisian kembali.

Ada beberapa prosedur yang harus diperhatikan ketika menggunakan sistem dana tetap:

Pemegang dana kas kecil akan diberikan sejumlah uang untuk bisa menutupi pengeluaran paling tidak selama 1 periode (minggu atau bulan).
Di akhir periode, jumlah uang kecil yang sudah dibelanjakan harus diisi kembali sehingga jumlah saldo pada kas kecil tersebut kembali sama. Ketika nanti dibelanjakan kembali, mkaa pemegang dana tersebut juga harus melakukan pengisian lagi, dan seterusnya.
Tidak boleh ada penambahan saldo ketika memasuki pertengahan periode.

Lalu apa saja kelebihan dan kelemahan menggunakan sistem dana tetap? Berikut ini jawabannya:

Mudah untuk mengetahui berapa jumlah pengeluaran untuk per akun pada setiap periode sehingga bisa digunakan sebagai alat kontrol di dalam penggunaan dana.
Pengelola atau pimpinan kas kecil bisa lebih hati-hati di dalam menggunakan dana tersebut karena dana hanya akan ditambah ketika sudah berakhir periodenya.
Memudahkan bendahara ketika hendak memperkirakan berapa jumlah dan pada setiap unit usaha untuk setiap periode dikarenakan jumlah dana pada periode awal akan selalu sama.

Saldo kecil cenderung susah diketahui karena saldo baru hanya bisa dilihat ketika sudah proses pengisian.
Jika ternyata ada kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka akan menyebabkan masalah dikarenakan tidak akan ada penambahan di tengah periode.

Sistem ini adalah sebuah sistem yang menetapkan nilai kas kecil dengan berdasarkan kebutuhan operasional. Maksudnya, saldo kas kecil tidak bersifat tetap melainkan fluktuatif sesuai jumlah transaksi pada kas kecil. Jumlah saldo akan terus berubah-ubah di setiap periode dengan menyesuaikan kebutuhan operasional.

Di dalam sistem ini, pada saat terjadinya perubahaan pada dana kas kecil maka harus segera dicatat, baik yang termasuk pengurangan maupun penambahan. Artinya, buku kas kecil tersebut berfungsi sebagai buku jurnal serta menjadi dasar ketika ingin memasukkan ke buku bekas.

Sama halnya dengan sistem dana tetap, sistem dana fluktuasi juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangannya yang akan kami jelaskan di bawah ini:

Pengeluaran akan langsung dicatat sehingga saldonya bisa langsung diketahui kapans aja.
Jika di tengah periode tiba-tiba terjadi kekurangan dana, maka dana bisa langsung segera ditambahkan tanpa menunggu akhir periode.
Akuntan bisa dimudahkan karena dana akan langsung segera dibukukan ketika terjadi transaksi kecil.

Untuk pengolahan dana masih kurang efisien dikarenakan berpotensi terjadi pemborosan. Dengan dana yang bisa langsung ditambah bisa membuat kasir kas kurang hati-hati dalam pengolahan dana.

Setelah mengetahui pengertian dan kelebihan serta kekurangan dari masing-masing sistem. Di bawah ini ada beberapa perbedaan dari sistem dana tetap dan juga fluktuasi yang berkaitan dengan pencatatan kas kecil:

Untuk penentuan dana pada sistem dana akan selalu sama pada setiap periodenya. Tidak akan ada perubahan kecuali perusahaan memang menghendaki demikian. Sementara untuk dana fluktuasi jumlah saldo bisa langsung diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.

Ketika berlangsung atau selesai transaksi pengeluaran, untuk dana tetap tidak akan dicatat atau dibukukan sampai nanti memasuki awal periode ketika dana diisi kembali. Kasir kas hanya akan membuat bukti adanya transaksi yang digunakan sebagai bukti pengeluaran.

Di sisi lain, sistem dana fluktuasi akan langsung dilakukan pembukuan atau pencatatan ketika terjadi pengeluaran. Kasir akan langsung membukukan setiap transaksi yang dilakukan tanpa harus menunggu akhir atau awal periode.

Perbedaan yang ketiga antara dana tetap dan dana fluktuasi juga berkaitan dengan prosedur atau tata cara pengisian kembali. Untuk dana tetap, pengisian dana harus menyesuaikan dengan kesepakatan atau aturan awal perusahaan. Sementara pada sistem dana fluktuasi pengisian kembali akan langsung dilakukan dengan melihat kebutuhan operasional.

Kemudian, pada saat terjadi kekurangan dana maka perusahaan yang menggunakan sistem dana tetap tidak bisa melakukan apapun sampai menunggu akhir atau awal periode untuk melakukan pengisian dana. Sementara sistem dana fluktuasi bisa langsung menyuntikkan dana sesuai dengan kebutuhan operasional.

Jadi, kedua sistem tersebut memiliki beberapa perbedaan, baik dalam pengisian, pembelanjaan, dan juga penentuan jumlah saldo. Demikian informasi yang bisa kami berikan mengenai pengertian serta apa saja perbedaan dana tetap dan dana fluktuasi dalam sistem pencatatan kas kecil.