Sebutkan 3 informasi yang berkaitan dengan hasil analisis jabatan

Seperti artikel yang pernah di bahas pada artikel kami sebelumnya tentang   Analisa jabatan siapa yang bertanggung jawab dan untuk apa. Sekarang mari membahas saat perusahaan ingin melakukan analisis jabatan, tentunya hal tersebut tidak bisa dilakukan dengan mudah. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan agar bisa mencapai hasil yang maksimal. Selain itu, proses analisa juga akan dilakukan dalam perusahaan ataupun organisasi yang memang sedang berjalan. Artinya, perusahaan tersebut benar-benar sudah berjalan dan bukan unit usaha yang baru saja dibentuk. Nah, agar tidak keliru dalam prosesnya, lakukan 7 hal ini dalam melakukan analisis jabatan:

1.Mengkaji informasi internal perusahaan yang berkaitan dengan jabatan perusahaan

Langkah pertama yang perlu dilakukan mengkaji informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Artinya bila informasi internal mengenai jabatan tidak benar, proses analisa belum bisa dianjurkan pada tahap selanjutnya.

2.Penentuan penggunaan informasi

Bila perusahaan sudah mendapatkan informasi lengkap mengenai jabatan dalam perusahaan secara keseluruhan, seperti job desc, kualifikasi dan yang lainnya, maka saatnya perusahaan mulai menentukan pemakaian informasinya. Perusahaan harus sudah memiliki tujuan yang jelas untuk informasi tersebut, jangan sampai salah dalam penggunaannya, agar tidak keliru nantinya.

3.Memilih jabatan

Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan analisis juga sangat penting dilakukan. Bila memang Anda hanya membutuhkan divisi dan jabatan tertentu untuk dilakukan analisis jabatan, tidak seharusnya semua divisi dalam perusahaan diikut sertakan. Karena bila sudah jelas, akan lebih baik bila langsung menganalisis pada divisinya tanpa melibatkan divisi lain.

4.Pengumpulan data

Bila ketiga langkah di atas sudah dilakukan, hal selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah mengumpulkan data. Dengan teknik analisis jabatan yang sudah dilakukan, tentunya perusahaan akan mendapatkan data. Nah, kumpulkan data-data tersebut jangan sampai tercampur oleh data perusahaan yang lain.

5.Siapkanlah uraian jabatan

Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda untuk menyiapkan uraian yang jelas mengenai jabatan yang telah disediakan oleh perusahaan. Ini akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Uraian jabatan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu.

Baca Juga : Promosi Jabatan Tidak Kunjung Tiba, Mungkin Ini Alasannya

6.Siapkan spesifikasi jabatan

Selain uraian dari jabatan yang sedang dilakukan analisis, selanjutnya perusahaan juga harus menyiapkan spesifikasi jabatannya. Ini akan lebih mempermudah dalam proses analisisnya, mengenai jobdesk dari jabatan tertentu serta hal yang dibutuhkan lainnya.

7.Memanfaatkan informasi

Bila sudah mendapatkan informasi yang sesuai dengan langkah 1 sampai 6, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan informasi tersebut. Ini sangat berguna terutama untuk  melakukan perencanaan jabatan, perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM), proses rekrutmen dan juga seleksi karyawan dalam perusahaan, menetapkan pelatihan dan juga pengembangan karyawan, melakukan penilaian kinerja pada karyawan, menetapkan besaran kompensasi dan juga mematuhi apa yang telah ditetapkan oleh hukum.

7 hal di atas bisa menjadi langkah paling tepat agar perusahaan dapat melakukan analisis jabatan yang sesuai. Karena bila mendapati kesalahan dalam proses analisisnya kemungkinan perusahaan harus mengulang prosesnya lagi agar memperoleh hasil yang positif. Jangan terburu-buru, siapkan waktu khusus untuk melakukan analisisnya. Tidak apa-apa harus menghabiskan waktu yang agak lama bila memang itu baik untuk perusahaan dan para karyawan yang bekerja. Selain itu, perusahaan juga sebaiknya menyerahkan proses analisis jabatan para orang yang tepat, yang benar-benar memahami bagaimana alur nya.

Perusahaan perlu untuk memperbarui pemahaman dan ekspektasi mengenai jabatan atau pekerjaan karyawannya. Perubahan workforce untuk mengakomodir teknologi dan metode performa menjadi alasan kenapa diperlukannya job analysis atau analisis jabatan.

Analisis jabatan atau pekerjaan, memungkinkan karyawan dan perusahaan untuk mengidentifikasi skill, tugas, juga tanggung jawab pada posisi tertentu. Analisis tersebut akan mempengaruhi banyak hal terutama yang berhubungan dengan sumber daya manusia, dari mulai proses perekrutan hingga menentukan kompensasi yang tepat.

Nah, agar dapat melakukan analisa tersebut dengan baik, perhatikan cara membuatnya berikut ini. 

Apa itu analisis jabatan?

Dilansir dari Indeed.com, analisis jabatan adalah asesmen posisi tugas untuk menentukan skill atau kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tertentu, kondisi kerja, dan pengaruhnya terhadap bagian lain dari bisnis. Proses tersebut dilakukan di berbagai macam industri. Analisis jabatan merupakan proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, skill yang dibutuhkan, hasil, dan lingkungan kerja dari suatu pekerjaan. Outcome dari menganalisis jabatan adalah kamu akan mendapatkan data sebanyak mungkin untuk menyusun deskripsi pekerjaan.

Job analysis sendiri paling efektif dilakukan ketika standar profesional yang sama digunakan dalam menyelesaikan proses terlepas dari apapun industri atau bisnisnya. Misalnya, keharusan untuk mengetahui cara menggunakan perangkat lunak komputer atau mengoperasikan mesin dan alat tertentu. Selain itu, biasanya juga mencakup pendidikan dan sertifikasi. Soft skill seperti komunikasi, manajemen waktu, dan pemecahan masalah juga merupakan kompetensi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

Baca juga: 4 Indikator kinerja karyawan untuk penilaian evaluasi dari perusahaan

Tujuan dari analisis jabatan

Analisis jabatan digunakan untuk mengevaluasi posisi karyawan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk menentukan kemampuan dan keahlian unik yang dibutuhkan di tiap posisi dalam perusahaan.

Analisis ini merupakan dokumentasi penting dan dasar fundamental untuk manajemen human resources, termasuk perekrutan, kompensasi, pelatihan dan penilaian, dan evaluasi kerja. Beberapa tujuan utama dari analisis jabatan, yaitu:

• Rekrutmen dan seleksi
  Menentukan karyawan seperti apa yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Analisis jabatan akan menunjukkan kualifikasi pendidikan, pengalaman, dan berbagai skill yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas. Secara objektif adalah untuk menempatkan orang yang tepat ke tempat yang tepat. 
   
• Analisis kinerja karyawan Analisis jabatan dilakukan untuk memeriksa apakah tujuan dan sasaran dari pekerjaan tertentu terpenuhi atau tidak. Hal tersebut membantu dalam menentukan standar performa, kriteria evaluasi, dan output dari tiap individu.
• Pelatihan dan pengembangan karyawan Analisis ini juga dapat digunakan untuk memberikan penilaian saat perusahaan mengadakan proses training dan pengembangan yang dibutuhkan karyawan. Dari analisis jabatan juga dapat menentukan materi dan peralatan yang harus disiapkan saat proses pelatihan berlangsung.
• Menentukan kompensasi
  Tentu saja, analisis ini memiliki peranan penting dalam memutuskan paket gaji yang harus diberikan perusahaan pada karyawan. Tidak hanya gaji pokok, namun juga insentif dan tunjangan lainnya. Seperti yang sudah kita ketahui bahwa gaji seorang karyawan ditentukan dari posisi atau jabatannya. Proses analisis jabatan akan memandu HRD untuk menentukan nilai seorang karyawan dari pekerjaan yang dilakukannya.
   
• Perancangan pekerjaan
  Tujuan utama dari analisis jabatan adalah untuk memperkecil upaya manusia dan tetap mendapatkan hasil terbaik. Analisis tersebut akan membantu perusahaan dalam melakukan perancangan baik ulang ataupun tidak, mengevaluasi, dan mengurangi atau menambahkan tanggung jawab untuk suatu pekerjaan. Dengan begitu, kepuasan karyawan dapat meningkat sekaligus memberikan output yang baik untuk perusahaan.

Analisis jabatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan sudah pasti akan memberikan beberapa manfaat. Lalu, manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari analisis tersebut? Berikut ini beberapa manfaat yang perlu kamu ketahui.

• Mengenali skill dan tugas yang diperlukan karyawan Analisis jabatan akan memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan dengan menciptakan gambaran yang lebih jelas terhadap pekerjaan apa saja yang terlibat. Hal tersebut bisa memberikan pengetahuan kepada manajer atau leader lainnya yang mungkin kurang memahami setiap posisi yang ada di bawah kepemimpinannya. Selain itu, karyawan juga bisa mengetahui standar tugas dan tanggung jawab apa saja yang harus dilakukan saat bekerja. 
• Menciptakan metode evaluasi yang tepat Data yang diperoleh dari analisis jabatan bisa digunakan perusahaan untuk membuat atau memperbarui metode evaluasi performa kerja. Setelah mengetahui skill yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan jelas, maka dapat mengevaluasi secara realistis. Perusahaan pun dapat mengukur apakah seorang karyawan sudah memenuhi tugas dan tanggung jawab yang diberikan dengan baik.
• Menentukan gaji dan kriteria promosi untuk karyawan Dengan menggunakan analisis jabatan, perusahaan dapat memberikan peringkat kompetensi dalam suatu pekerjaan. Analisis jabatan akan membantu menentukan bahwa mungkin posisi tertentu memiliki keahlian yang lebih tinggi daripada yang disebutkan sebelumnya, sehingga perusahaan bisa menyesuaikan skala gaji untuk pekerjaan itu. Analisis jabatan itu juga akan membantu perusahaan untuk menentukan ketika seorang karyawan memiliki kompetensi yang lebih tinggi dan layak mendapatkan promosi.
• Lebih mudah menghadapi masalah terkait kepegawaian
  Perusahaan yang melakukan analisis jabatan akan lebih mudah dalam memecahkan masalah terkait kepegawaian, terutama terkait jobdesk. Terdapat data lengkap mengenai berbagai posisi di perusahaan beserta tanggung jawabnya, sehingga masalah dapat diatasi dengan lebih cepat.

Baca juga: Begini cara menghitung take home pay dengan benar

6 Langkah dalam membuat analisis jabatan

Agar kamu bisa menerapkan analisis jabatan dengan tepat, perhatikan enam langkah pembuatannya berikut ini.

1. Mengumpulkan informasi

Mengamati dan mewawancarai karyawan yang berada dalam posisi pekerjaan tertentu. Mintalah karyawan untuk menjelaskan tugas yang dilakukan dengan spesifik, termasuk tanggung jawabnya. Kemudian bacalah manual atau dokumen tertulis yang saat ini menentukan posisi karyawan tersebut. Bandingkan deskripsi pekerjaan yang ada dengan apa yang dikatakan oleh karyawan. Catat hasilnya berdasarkan departemen atau posisi karyawan. Buatlah akun yang berkaitan dengan semua tugas dan skill yang termasuk dalam pekerjaan.

2. Membandingkan dengan perusahaan lain

Temukan data mengenai posisi dari analisis jabatan untuk meyakinkan bahwa perusahaan kamu sudah sesuai dengan situasi kerja terbaru. Salah satu caranya adalah dengan membandingkan dengan perusahaan lainnya. Melihat deskripsi pekerjaan beberapa perusahaan lain akan memudahkan kamu dalam membuatnya. Selain itu, kamu juga bisa melihat sosial media seperti LinkedIn untuk melihat bagaimana orang-orang mendeskripsikan pencapaian pekerjaannya. Semua pencarian yang kamu lakukan dapat membantu kamu untuk menulis analisis jabatan dengan lebih baik dan mengingatkanmu jika ada tugas atau tanggung jawab yang terlewat.

3. Fokus pada kebutuhan di perusahaan

Saat melakukan analisis jabatan, sesuaikanlah dengan kebutuhan perusahaan. Ketika kamu sudah memahami kompetensi apa yang dibutuhkan untuk melakukan tiap pekerjaan, akan lebih mudah untuk menilai kesulitan dari tiap tugas dan skill yang dibutuhkan. Tentukan level skill yang dibutuhkan untuk tiap posisi. Perhatikan skill mana yang bisa dilakukan pemula dan yang memerlukan pengalaman. 

4. Menentukan tujuan jabatan

Setelah mengobservasi dan menemukan kompetensi yang paling penting untuk dapat melakukan suatu pekerjaan, siapkan daftar untuk setiap tugas dan skill yang dibutuhkan. Gunakan daftar tersebut untuk memperbarui deskripsi pekerjaan yang sudah ada atau membuat deskripsi baru yang sesuai dengan analisismu. Buatlah sekumpulan standar untuk tiap posisi yang sesuai dengan input dari karyawan dan observasi yang sudah kamu lakukan. Masukkan juga ekspektasi yang tidak ada dalam observasimu, namun berdasarkan panduan profesionalisme dari riset.

5. Menyesuaikan jabatan

Tidak semua pekerjaan dalam suatu perusahaan bekerja dengan maksimal. Mungkin akan kamu temukan tugas yang tidak selesai atau proyek penting yang harus kamu lemparkan ke beberapa tim. Mungkin kamu akan menemukan tugas dimana tim atau karyawan lain dapat melakukannya dengan lebih baik dan mudah diselesaikan. Itulah sebabnya kamu harus benar-benar menganalisis setiap tugas dan tanggung jawab dengan baik, sehingga bisa menempatkan karyawan yang tepat di posisinya masing-masing.

6. Membuat job description dengan tepat

Job description merupakan salah satu hasil dari analisis jabatan. Buatlah deskripsi pekerjaan dengan jelas dan tepat, sehingga perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Lihatlah perusahaan secara keseluruhan, tentukan apakah tugas sudah diberikan kepada posisi pekerjaan yang tepat. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam pemberian tugas. Jika hal tersebut terjadi, kamu harus segera memindahkan pekerjaan tersebut ke tim yang lebih sesuai agar tetap berjalan lancar.

Pentingya analisis jabatan bagi bisnis atau perusahaan

Dilihat dari tujuan dan manfaatnya, analisis jabatan memiliki peranan penting dalam perusahaan. Perusahaan yang tidak melakukan analisis tersebut akan kesulitan dalam mengatur hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Analisis jabatan akan meminimalisir konflik antar karyawan karena tugas dan tanggung jawab di tiap posisi sudah dideskripsikan dengan jelas. Perlu diingat bahwa pekerjaan dalam perusahaan akan saling berkaitan satu sama lain. Jika ada tim atau karyawan yang belum paham mengenai tugas dan tanggung jawabnya, akan mengganggu flow kerja seluruh perusahaan. 

Menggunakan analisis jabatan juga akan menentukan kualitas SDM yang ada dalam perusahaan. Tidak hanya membantu perusahaan untuk berkembang, karyawan juga dapat merasakan manfaat dari analisis jabatan. Manfaat tersebut yaitu, kesesuaian gaji, mendapatkan promosi, mengikuti pelatihan, dan lainnya.

Baca juga: 6 Metode analisis data yang penting dan perlu diketahui

Itulah tujuan, manfaat, dan langkah untuk melakukan analisis jabatan. Analisis tersebut dapat menjadi sarana perusahaan untuk terus berkembang dengan memiliki sumber daya manusia yang lebih berkualitas.

Sumber: 

• indeed.com
• managementstudyguide.com
• drawinbox.com