Persyaratan apa yang harus dimiliki oleh audit internal dalam melaksanakan tugasnya

Sebelumnya kita sudah membahas tips untuk menghadapi audit K3, beberapa hal yang harus kita siapkan adalah sumber daya manusia (karyawan), informasi terdokumentasi, proses, Tindakan preventif dan korektif, serta tempat kerja. Agar semua hal bisa dipersiapkan dengan baik, salah satu cara untuk melancarkan proses audit K3 adalah dengan melakukan audit internal di perusahaan sebelum audit K3 dilaksanakan bersama badan sertifikasi yang dipilih. Peran Auditor Internal sangat krusial dalam proses audit internal ini untuk menggambarkan seluruh proses bisnis yang dilakukan.

Perubahan dalam lingkungan bisnis, bersama dengan kasus-kasus salah urus dan tata kelola yang buruk, telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan kebutuhan untuk kegiatan audit internal yang kompeten yang menyediakan salah satu landasan sistem manajemen K3 (SMK3) perusahaan yang efektif.

Singkatnya, auditor internal memeriksa dan menganalisis data-data perusahaan, informasi, proses bisnis, dan hal lain yang harus dipersiapkan untuk audit K3. Tugas auditor adalah untuk menilai dan mengevaluasi operasi organisasi dengan tujuan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan mengurangi kesalahan.

Agar seluruh situasi yang ada di perusahaan dapat tergambar dengan baik, beberapa keterampilan dan kompetensi inti wajib dimiliki oleh seorang auditor internal dalam melakukan audit internal, di antaranya:

1. Keterampilan komunikasi, termasuk komunikasi lisan, penulisan laporan, dan keterampilan presentasi
2. Keterampilan memecahkan masalah (mis., Pemikiran konseptual dan analitis)
3. Kemampuan untuk mempromosikan nilai audit internal di antara karyawan kunci dalam organisasi
4. Mengikuti perkembangan perubahan peraturan dan standar industri
5. Pengetahuan dalam audit, seperti standar audit internal dan standar etika profesional.
6. Pengetahuan dalam manajemen risiko perusahaan (mis., Analisis risiko dan penilaian kontrol)

Kompetensi lain yang diidentifikasi dalam survei adalah keterampilan organisasi, keterampilan manajemen perubahan, pemikiran kritis, kerja tim, dan keterampilan negosiasi.

Meskipun peran auditor internal dalam organisasi bukanlah hal baru bagi lingkungan bisnis, namun beberapa orang yang diberikan tanggung jawab sebagai auditor internal, masih belum bisa menggambarkan secara keseluruhan situasi di perusahaan dan melewatakan risiko yang ada.

Synergy Solusi member of Proxsis sebagai perusahaan yang menyediakan solusi dibidang K3, Lingkungan, Migas dan Energi, dapat membantu perusahaan yang membutuhkan bantuan dalam melakukan internal audit baik melalui workshop, pendampingan, maupun pelatihan agar auditor internal yang dapat membantu manajemen di tingkat strategis, sistem dan operasional dalam organisasi, untuk memastikan bisnis yang terus meningkat dan berkelanjutan.

Sumber: D&V dan Researchgate 

Menurut pengertian ISO 19011:2002, Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melakukan audit. Selain persyaratan kompetensi dan pendidikan, ada sifat dan sikap yang perlu dimiliki oleh seorang auditor, baik yang berhubungan dengan prinsip audit maupun personalitas auditor bersangkutan.
Seperti yang telah disinggung pada bab sebelumnya, ISO 19011 berisi panduan yang tidak mengikat bagi seorang auditor. Metode audit dan persyaratan kompetensi auditor dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan dan tujuan audit. Hal yang terpenting adalah cara agar auditor dapat membuat pemakaian ISO 19011 sebagai acuan lebih efektif.

Sikap yang harus dimiliki seorang auditor berkenaan dengan prinsip audit (ISO 19011:2002 subklausul 4) adalah sebagai berikut :

1. Sikap etis adalah dasar dari sikap profesional yang wajib dimiliki oleh auditor. Sikap etis ini akan menunjukan sifat jujur, dapat dipercaya dan bijaksana yang sangat diperlukan dalam pelaksanaan audit.
2. Penyajian yang objektif (fair) Auditor wajib menyampaikan temuan ketidakseusaian dengan benar dan teliti. Apabila ada hambatan ataupun perbedaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara auditor dan auditee, hendaknya dilaporkan, bukan dijadikan debat kusir yang dapat menyebabkan perselisihan meruncing antara kedua pihak.
3. Ketaatan profesional Sebagaimana sikap etis yang merupakan dasar dari profesionalitas, seorang auditor harus menunjukan kesungguhan dalam penilaian audit dan memberi perhatian sesuai dengan pentingnya tugas yang mereka lakukan sehingga dapat menimbulkan kepercayaan. Sikap profesional juga sangat didukung oleh pendidikan dan kompetensi auditor.
4. Kemandirian Sikap mandiri merupakan sikap dasar bagi seorang auditor untuk tidak emihak dan memberikan kesimpulan audit secara objektif. Sikap mandiri menyebabkan seorang auditor bebas dari pengaruh dan tekanan pihak manapun dalam melaksanakan audit, sehingga mampu menghasilkan temuan ketidaksesuaian secara objektif dan berdasarkan bukti audit.
5. Pendekatan berdasarkan bukti Sikap ini adalah metode rasional bagi seorang auditor untuk dapat memperoleh kesimpulan audit yang dapat dipercaya. Temuan yang berdasarkan bukti dapat ditemukan kembali apabila audit dilakukan ulang dalam proses audit sistematis.

Sedangkan sifat-sfat pribadi yang perlu dimiliki oleh seorang auditor adalah sebagai berikut :

1. Etis : Seorang auditor harus adil, dapat dipercaya, bersungguh-sungguh, jujur, dan bijaksana dalam mengambil keputusan.
2. Berpikiran terbuka : Seorang auditor harus mau menerima dan mempertimbangkan  gagasan, ide, masukan dan mau mencoba melihat permasalahan dari sudut pandang orang lain.
3. Diplomatis : Seorang auditor harus mampu bersikap diplomatis dalam menghadapi auditee.
4. Pemerhati : Seorang auditor harus aktif dan cepat tanggap dalam mengamati keadaan fisik dan kegiatan di sekelilingnya.
5. Cerdas : Memiliki naluri yang secara sadar tanggapa dan mampu memahami situasi dengan cepat.
6. Cakap dalam berbagai hal : Mampu berdadapatasi dengan cepat dalam berbagai situasi.
7. Tekun : Seorang auditor harus mampu memusatkan perhatian untuk mencapai tujuan.
8. Tegas : Mampu untuk tepat waktu dalam mengambil kesimpulan berdasarkan nalar dan analisa.
9. Percaya diri : Seorang auditor yang baik harus mampu bertindak dan berfungsi mandiri, serta dapat berinteraksi efektif dengan orang lain.

Pengetahuan, keterampilan dan pendidikan auditor 

Selain memiliki sifat dan sikap pribadi yang telah dijelaskan sebelumnya, untu menjadi auditor seseorang harus memiliki pengetahuan, keterampilan dan pendidikan, seperti yang dirangkum dari ISO:2000 subklausul 7.3 dan 7.4 berikut ini :

1. Pengetahuan dan keterampilan umum yang harus dimiliki auditor :

• Prinsip, prosedur dan teknik audit.
• Sistem manajemen dan dokumen acuan.
• Situasi organisasi yang diaudit.
• Hukum, peraturan dan persyaratan lain yang berlaku bagi disiplin yang relevan

2. Pengetahuan umum yang harus dimiliki oleh ketua tim audit. ketua tim audit hendaknya memiliki pengetahuan dan keterampilan tambahan untuk menunjang terlaksananya audit yang efisien dan efektif.

3. Pengetahuan dan keterampilan khusus untuk auditor sistem manajemen terdokumentasi. Auditor sistem manajemen mutu hendaknya memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang :

• Metode dan teknik yang berkaitan dengan mutu
• Proses dan produk, termasuk jasa

4. Pendidikan dan pengalaman kerja. Auditor hendaknya memiliki pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan dan pengalaman audit.
Teknik-teknik audit

Berbagai cara dengan teknik dapat dikembangkan oleh auditor untuk dapat menggali informasi sebanyak-banyaknya mengenai penerapan ISO 9001 oleh auditee dalam sistem manajemen maupun dalam pekerjaan sehari-harinya. Teknik-teknik audit yang umum digunakan, antara lain :

1. Audit sistem manajemen mutu

Banyak cara yang dapat dilakukan oleh auditor untuk mengaudit sistem manajemen mutu, yang tidak boleh diabaikan adalah meninjau kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan. Dari dua hal tersebut auditor dapat memperoleh banyak informasi, karena dibutuhkan kehandalan dan kejelian auditor dalam melakukan audit. Kreativitas auditor dalam mengambangkan pertanyaan yang berkaitan dengan penerapan, rencana dan pencapaian sasaran mutu oleh perusahaan auditee.

2. Identifikasi proses

Sebelum melakukan audit, seorang auditor harus memahami terlebih dulu proses yang diterapkan dilapangan. pemahaman proses ini dapat dilakukan dengan mempelajari manual mutu perusahaan yang diaudit. Biasanya proses ini dilakukan pada waktu pra-audit yaitu dengan melakukan desktop audit atau saat pelaksanaan audit. Peta proses yang diterapkan perusahaan penting diperhatikan auditor agar tidak terjadi kesalahan dalam mengidentifikasi efektivitaas penerapannya pada setiap unit perusahaan.

3. Mengumpulkan dan memverifikasi informasi

a. Wawancara

Seorang auditor harus menguasai teknik wawancara untuk membuka peluang mendapat informasi sebanyak-banyaknya dari auditee. Teknik wawancara tidak hanya membantu auditor menemukan ketidaksesuaian teteapi juga bukti positif berupa kesesuaian dengan standar baik ISO 9001 maupun Sistem Manajemen Mutu perusahaan yang sudah berjalan dilapangan. salah satu teknik wawancara yang bisa digunakan adalah metode Corong Penyaring (filter funnel). Metode ini terdiri atas 3 jenis pertanyaan :

• Pertanyaan pembuka : biasanya menggunakan kata tanya 5 W 1 H yang memberi peluang kepada auditee bercerita dengan bebas.
• Pertanyaan menyelidik : merupakan tipe pertanyaan yang meminta jawaban lebih fokus dan lebih rinci.
• Pertanyaan penutup : tiper pertanyaan ini biasanya hanya memerlukan jawaban “ya” atau “tidak”.

b. Dari dokumen dan rekaman

Tinjauan dokumen dan rekaman ada dilapangan dapat memberikan gambaran kepada auditor apakah penerapan sistem mutu berdasarkan ISO 9001 sudah efektif, efisien dan masih relevan dengan proses yang berjalan.

c. Klarifikasi

Teknik ini diperlukan untuk memperoleh kejelasan lebih lanjut tentang hal-hal atau pernyataan-pernyataan yang kurang jelas bagi auditor, yang dinyatakan langsung oleh auditee maupun tertuan dalam dokumen sistem manajemene mutu.

d. Verifikasi

Verifikasi berhubungan dengan bukti objektif yang berupa dokumen, catatan mutu atau rekaman yang perlu diterapkan dan telah diatur dalam Sistem Manajemen Mutu perusahaan. Verifikasi biasanya dilakukan setelah ada laporan tindakan koreksi dari auditee.

e. Observasi

Observasi dapat dilakukan dengan penelusuran ke belakang yaitu dengan melihat output yang dihasilkan kemudian ditelusuri kebelakang hingga pada awal proses. Selain itu bisa dilakukan dengan uji ulang produk sehingga dapat diamati prosedur, instruksi kerja yang diterapkan maupun kompetensi personel yang melakukan proses.

f. Pengambilan contoh secara acak

Auditor harus jeli dan mampu memutuskan jumlah contoh yang harus diambil secara acak agar dapat mewakili kondisi yang ada dilapangan.

Evaluasi Auditor

Sebuah Lembaga Penilaian Kesesuaian dan Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen (LSSM) harus menjaga kualitas auditornya. Evaluasi ini direncanakan dan direkam sesuai prosedur program audit. Evaluasi auditor biasanyaa dilaksanakan dalam rangka penilaian awak bagi calon auditor, bagian dari proses pemilihan tim audit, menjaga kompetensi auditor secara berkelanjutan. Menurut ISO 19011:2002 evaluasi auditor dapat dilakukan dengan 4 langkah sebagai berikut

1. Identifikasi sifat personal, pengetahuan dan keterampilan untuk memenuhi kebutuhan program audit.
2. Tetapkan kriteria penilaian
3. Pilih metode penilaian yang sesuai
4. Lakukan penilaian

untuk lebih jelasnya mengenai persyaratan auditor diatas yuk ikut pelatihan di MK Academy supaya kalian bisa lebih tahu mengenai auditor dan lain-lainnya.
sumber tulisan : Panduan dan Kiat Menjadi Auditor ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu) Berdasyarkan Persyaratan ISO 19011:2002, Zuhrawaty, Media Pressindo