Mengapa di dalam menentukan kebutuhan sarana dan prasarana Kantor memerlukan perencanaan

PERENCANAAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN SARANA PRASARANA

Disusun guna memenuhi tugas

Mata kuliah : Manajemen Sarana Prasarana

Dosen Pengampu : Lailatussa’dah, S.Ag.,M.Pd.

Disusun oleh:

Muhammad Imam (140206047)

Fakultas Tarbiyah dan Keguruan

Universitas Islam Negri Ar-Ranirry

Banda Aceh

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

Suatu lembaga pendidikan tidak dapat berjalan tanpa adanya sarana dan prsarana yang dapat digunakan peserta didik untuk melaksanakan pendidikan dengan baik. Sarana adalah salah satu bagian yang terpenting yang dibutuhkan peserta didik maupun pengajar untuk dapat menjalankan kegiatan belajar mengajar. Mengingat peran sarana dan prasarana yang menjadi hal pokok dalam belajar. Namun banyak sekali sekolah-sekolah yang tidak memiliki fasilitas sarana dan prasarana yang memadai untuk peserta didik maupun pengajar, dalam Peraturan Menteri pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2007 telah dijelaskan standar dari sarana dan prasarana untuk setiap jenjang pendidikan. Dalam peraturan tersebut telah dijelaskan minimum dari sarana dan prasarana yang ada di sekolahan termasuk standar untuk ruang kelas dan perpustakaan yang telah ditentukan standar-standarnya dan idealnya. Telah kita ketahui bersama bahwa ruang kelas dan ruang perpustakaan adalah bagian penting dalam pelaksanaan pembelajaran. Bukan hanya saja ruangannya yang penting bagi pendidikan, namun standar pun tidak kalah penting mengingat betapa pentingnya kenyamanan dan ketenangan yang dibutuhkan peserta didik dan pengajar ketika melaksanakan suatu pembelajaran.

B.     Rumusan masalah

1.      Apa itu perencanaan sarana prasarana?

2.      Bagaimana yang dimaksud dengan perencanaan sarana prasarana?

3.      Apa sajakah yang dianalisis dalam perencanaan sarana prasarana?

4.      Apa tujuan dan manfaat dari perencanaan sarana prasarana?

C.     Tujuan

1.      Mengetahui pengertian dari perencanaan sarana prasarana

2.      Mengetahui apa-apa saja dalam perencanaan sarana prasarana

3.      Mengetahui yang dianalisis dalam perencanaan sarana prasarana

4.      Mengetahui tujuan dan manfaat dari perencanaan sarana prasarana

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penetuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

. Menurut Ibrahim Bafadal, perencanaan pendidikan dapat didefenisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas pendidikan baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan untuk mencapai tujuan yaitu memenuhi kebutuhan dan ketersediaan perlengkapan pendidikan.

Sedangkan menurut penulis pengertian dari perencanaan ialah keseluruhan proses penentuan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dengan seefisien dan seefektif mungkin. Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Dalam hal ini penulis akan menjelaskan perencanaan dalam sarana prasarana, jadi Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sedangkan dari Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

Dalam istilah lain ialah bahwa perencanaan dari sarana prasarana dan perencanaan kebutuhan harus lebih dipikirkan dan dikaji sebaik mungkin, karena awal dari sebuah keefektifan ialah dari perencanaan.

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus memenuhi prinsip-prinsip yaitu :

Ø  Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus betul-betul merupakan program intelektual

Ø  Perencanaan didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif mengenai masyarakat pendidikan dan kemungkinan pertumbuhan serta prediksi populasi sekolah

Ø  Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus realistis sesuai dengan kenyataan anggaran

Ø  Visualisasi hasil perencanaan sarana dan prasarana pendidikan harus jelas dan rinci baik jumlah, jenis, merek, dan harganya

B.     Karekteristik Perencanaan sarana prasarana

Sebuah perencanaan harus didasarkan dari sebuah karekteristik dan kareketeristik dari perencanaan ialah harus dilandaskan atas perhitungan dan selalu mengandung kegiatan/tindakan/usaha. Sasaran perencanaan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Salah satu bagian dari karekteristik dari perencanaan ialah menganalisis, menurut Jame J Jones (1969) menegaskan bahwa perencanaan pengadaan sarana dan prasana pendidikan harus diawali dengan menganalisis jenis pengalaman pendidikan yang diberikan sekolah itu. Jones mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebagai berikut :

o   Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan sarana dan prasarana yang akan datang

o   Melakukan survei ke seluruh unit sekolah untuk menyusun master plan untuk jangka waktu tertentu

o   Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei

o   Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah dalam usulan master plan

o   Mengembangkan atau menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.

Nah, ketika perencanaan diawali dengan sebuah analisis seperti yang dikatakan oleh jame j jones, maka sebuah perencanaan dalam sarana prasarana akan berjalan dengan baik.

Ibrahim Bafadal (2004) mengklasifikasi karakteristik perencanaan sarana dan parasana pendidikan sekolah ke dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

Ø  Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan proses memikirkan dan menetapkan

Ø  Objek pikir dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan adalah upaya memenuhi sarana dan prasarana yang dibutuhkan sekolah

C.     Prosedur perencanaan

Dalam sebuah perencanaan dalam sarana prasarana juga harus memiliki prosedur agar sebuah perencanaan itu akan berjalan dengan baik dan seefisien dan seefektif mungkin. Dalam makalah ini penulis akan menjelaskan beberapa prosedur perencanaan sarana prasarana dalam pendidikan, yaitu:

·         Menganalisis kebutuhan

·         Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada

·         Mengadakan seleksi

·         Menyediakan dana

·         Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana.

Dalam Pandangan lain juga dikemukakan oleh Emery Stoops dan Russel E Johnson (1969), keduanya menegaskan bahwa prosedur perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, sebagai berikut:

·         Pembentukan panitia pengadaan barang atau perlengkapan.

·         Penetapan kebutuhan perlengkapan

·         Penetapan spesifikasi.

·         Penetapan harga satuan perlengkapan.

·         Pengujian segala kemungkinan.

·         Rekomendasi.

·         Penilaian kembali.

D.    Analisis perencanaan sarana prasarana

Dalam sebuah perencanaan sarana prasarana juga harus mengadakan analisis agar perencanaan itu berjalan dengan baik. Departemen pendidikan nasional merinci analisisis kebutuhan sarana dan prasarana sebagai berikut :

ü  Analisis kebutuhan dan perencanaan pengadaan alat, Analisis kebutuhan alat dan pengadaannya dilaksanakan melalu pendekatan sebagai berikut :

·         Tuntutan kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum. Kegiatan analisis ini lebih difokuskan pada pencermatan berbagai keteknikan atau praktek keterampilan yang tersirat dan tersurat dalam semua kompetensi yang telah terformulasikan dalam kurikulum.

·         Jumlah kelompok belajar atau kelompok praktik. Jumlah kelompok belajar teori klasikal (36 atau 40 peserta didik pada setiap tingkat). Jumlah kelompok belajar praktek disesuaikan dengan pola pengetahuan peserta didik secara seri, paralel, atau semi paralel.

·         Komposisi kelas praktek. Pada dasarnya, kebutuhan alat dalam komposisi kelas paralel adalah sama dengan jumlah alat yang digunakan untuk satu kelas paralel.

·         Alokasi waktu untuk mencapai kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum pada dasarnya merupakan satuan waktu total untuk mencapai kompetensi dalam program pendidikan.

·         Faktor guna alat, merupakan koefisien dari jam alat yang disediakan dengan jam alat yang dipergunakan.

·         Spesifikasi alat, ditentukan berdasarkan tuntutan kompetensi. Selain itu juga didasarkan pada tuntutan memenuhi kapasitas, kemampuan, keamanan, dan kenyamanan, serta kelestarian desain alat agar tidak kadaluarsa (out of date).

Berdasarkan pendekatan tersebut, sekolah perlu menentukan jenis, spesifikasi dan jumlah alat yang dibutuhkan dengan menggunakan rumus :

JKA= JAD/JAS X FGA

Keterangan :

JKA ; Jumlah Kebutuhan Alat

JAD ; Jumlah Alat yang Dibutuhkan

JAS ; Jumlah Alat yang Disediakan

FGA : Faktor Guna Alat

E.     Tujuan dan Manfaat perencanaan sarana prasarana

            Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Adalah demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.

            Sedangkan Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan adalah dapat membantu dalam menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari pemaparan uraian pembahasan diatas maka kami dapat menarik beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut :

a.       Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

b.      Seorang Perencana harus memahami beberapa prosedur dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan berikut:

·         Menganalisis kebutuhan

·         Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada

·         Mengadakan seleksi

·         Menyediakan dana

·         Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2004. Manajemen Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya. Jakarta:           Bumi Aksara.

Jones, James J. 1969. Secondary School Adminisration. New York: McGraw Hill:              Book Company.

Tim Dosen Administrasi Pendidikan,(2007), Pengelolan Pendidikan,Bandung Jurusan                               Administrasi Pendidikan UPI.

Arikunto,Suharsimi,Dr.,(1993),Organisasi dan administrasi Pendidikan Teknologi dan                              Kejuruan, Raja Grafindo Persada, Jakarta