You're Reading a Free Preview
HUBUNGAN MASYARAKAT ( HUMAS ) I. Dari para langganannya informasi yang diperoleh akan dianalisis untuk mengadakan perbaikkan di dalam organisasi dan mengadakan pernyataanPengertian Humas A. Hubungan Masyarakat (Humas ) dalam bahasa Inggrisnya “Public Relations (PR) adalah buhungan antara perusahaan atau Instansi dan masyarakat tertentu yang ada kepentingannya dengan perusahaan. Humas dalam bahasa Inggrisnya juga dikenal dengan istilah “relation with public” merupakan cabang ilmu Administrasi, pendapat ini belum mencapai kesepakatan karena masih terdapat perbedaanpaham diantara para ahli. Hal ini dapat diketahui/dibuktikan dengan adanya definisi-defisini yang berbeda-beda seperti dibawah ini : 1) Menurut J.C Sidel, public relation adalah proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha menejemen untuk memperoleh good will atau iktikad baik dan pengertian dari para langganannya informasi yang deperoleh akan dianalisis untuk mengadakan perbaikan di dalam organisasi dan mengadakan pernyataan-pernyataan positif diluar organisasi. 2) Menurut W.Emerson Rec, public relation adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijakan, penentuan pelayanan dan sikap perusahaan yang disesuaikan dengan kepentingan orang atau golongan diluar perusahaan untuk memperoleh kepercayaan dan good will dari mereka. 3) Menurut Glenn dan Denny Griwold, public ralation adalah suatu fungsi menejemen yang memulai sikap publik, menunjukkan kebijaksanaan dan prosedurdari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik. Dari difinisi yang dikemukakan diatas dapat dikatakan bahwa hubungan masyarakat atau public ralation adalah suatu kegiatan dari perusahaan atau instansi untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat agar mendapatkan dukungan. Dari batasan diatas Public Ralations atau Humas memiliki 3 unsur penting atara lain : Ø Kegiatan perusahaan atau Instansi Ø Menciptakan hubungan yang harmonis Ø Mendapat dukungan masyarakat Tujuan Humas adalah mendapat dukungan yang diharapkan secara sadar dan sukarela dari masyarakat.Adapun yang dimaksud dengan masyarakat disini adalah masyarakat yang berkepentingan, baik yang mempunyai kepentingan secara langsung maupun kepentingan tidak langsung , baik masyarakat internal maupun eksternal. Adanya dukungan masyarakat tersebut merupakan jaminan bagi organisasi perusahaan untuk dapat berjalan dengan lancar. Sebab tanpa adanya dukungan dari masyarakat suatu organisasi/perusahaan tidak akan barjalan baik. B. Tugas Hubungan Masyarakat Kegiatan organisasi, perusahaan atau instansi yang mengarah untuk menciptakan hubungan yang harminis dengan masyarakat adalah merupakan kegiatan Humas. Dalam setiap organisasi ada suatu organisasi yang melaksanakan tugas-tugs kehumasan dengan beragam namaseperti : Biro Humas, Bagian Humas, Urusan Humas dan Petugas Humas. Tugas-Tugas Humas adalah : § Memberikan dan menyampaikan informasi atau ide tentng hal-hal yang menyangkut organisasi kepada siapa saja yang membutuhkan. Informasi tersebit antara lain tentang tujuan peranan, kebijakan dan segala kegiatan yang dilakukan oleh organisasinya. § Membantu pimpinan dalam kegiatan yang menyangkut hubungan masyarakat § Memberikan saran-saran kepada pimpinan tentang kebijkan dan rencana kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat. § Memperlancar komunikasi intern dan ekstern yang kegiatannya meliputi : v Mengumpulkan fakta-fakta yang ada sangkut pautnya dengan organisasi v Mengolah, menganalisis dan menggolongkan fakta-fakta menjadi bahan infomasi atau penerangan. v Menyebarkan informasi dengan menggunakan media yang sesuai v Menangani tanggapan masyarakat terhadap penyebar luasan informasi v Menyebarluaskan tugas-tugas berdasarkan pendapat umum dan pendapat masyarakat. a. Persyaratan Petugas Hubungan masyarakat Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh humas petugas humas hendaknya memiliki pengethuan ,ketrampilan dan sikap yang menunjang kegiatan tersebut yaitu: § Kontak pribadi, setiap petugas humas haruslahmenyadari pentingnya tindakan, tingkah laku,tutur kata agar tidak menyinggung perasaan sehingga mempermudah tercapainya tujuan. § Kunjungan tamu, petugas humas harus dapat mengatur ruangan tamu dan menempatkan diri menjadi tuan rumah yang baik § Berbicara dimuka umum, ucapan petugas humas dimuka umum harus terdengar jelas, menarik dan berkesan. Penampilan petugas humas juga perlu dipeerhatikan § Hubungan telepon, suara petugas humas ditelepon diusahakan jelas,terang,simpatik dan tidak terkesan tergesa-gesa. § Publitas, petugas humas harus mengetahui tata kerja penerbitan, seperti bentuk,ukuran,teknik penyebarluasan dan waktu yang tepat untuk diterbitkan. Disamping persyaratan diatas ada juga pedomen bagi petugas humas dalam melakukan dan mengembangkan hubungan masyarakat antara lain : · Penampilan · Tingka laku · Keterbukaan · Kemampuan daya tangkap dan pemehaman · Kemampuan memahami orang lain · Keterusterangan · Etika · Kegembiraan · Kecakapan untuk berkomunikasi · Kemampuan untuk memberi perhatian D. Sikap Humas dalam Melaksanakan Tugas Seorang humas dituntut mempunyai ketrampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya ,ketrampilan dasar tersebut meliputi hal-hal berikut : 1. Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasi dan public 2. Membantu terjalinnya hubungan yang naik antara individu dalam orgnisasi 3. Berusaha mempromosikan organisasi 4. Mengawasi kebutuhan public serta membuat rancangan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 5. Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan melaluipertukaran informasi 6. Mengantisipasi perubahan sikap dan tingka laku publik terhadap organisasi. 7. Mengambil tindakan utnuk memperbaiki kritik-kritik yang dilancarkan terhadap organisasi 8. Membantu pelaksanaan program organisasi dengan rasa tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama. 9. Mengetahui metode-metode baru dalam bidang riset dan ilmu pengetahuan. E. Penampilan Seorang Petugas Humas Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan yang dimaksud disini adalah penampilan kedinasan .Dalam menjalankan tugas seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh artinya fisik dan rohani harus prima. Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai berikut: 1. Kondisi Fisik 2. Perawatan Badan a. Perawatan rambut b. Perawatan wajah/muka c. Perawatan tangan dan kaki d. Perawatan Tubuh 3. Sikap a. Sikap b. Sikap Berjalan c. Sikap berbicara d. Sikap pada waktu makan dan minum 4. Busana atau pakaian F. Kegiatan Hubungan Masyarakat Kegiatan hubungan Masyarakat Kegiatan humas marupakan kegiatan yang mengusahakan hubungan baik dengan berbagai pihak yang ada kepentingannya.Setiap organisasi dapat dipastikan memerlukan hubungan dengan pihak lain yang sasarannya untuk memproyeksikan citra baik kepada masyarakat.Arti citra (image) adalah suatu kesan pada seseorang yang ditimbulkan oleh apa yang diketahui dan dialaminya dalam suatu hal.Humas harus menjadi citra positif dari sebuah organisasi atau mengubah citra negatif menjadi citra positif. Misalnya : Situasi negatif Situasi positif Kesan memusui Kesan simpatik Prasangka Kesan menerima Kesan tidak peduli Kesan tertarik Tidak tahu Tahu Kegiatan- kegiatan Humas 1) Memberikan penjelaskan tentang barang hasil produksi baik berupa jasa maupun barang dalam hal ini mutu,kapraktisan, kehematan sehingga menarik bagi orang lain untuk memeliki atau membei serta berlangganan. 2) Memberikan penjelasan tentang kebijakan pimpinan organisasi, baik mengenai produk,harga, model ldan lainnya yang dapat dipertanggung jawabkan atas perubahan tersebut 3) Membantu masyarakat menentukan atau mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 4) Membantu kelancaran komunikasi baik keluar maupun ke dalam organisasi. 5) Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan masyarakat 6) Mempertahankan reputasi organisasi dan menangkis serangan-serangan untuk menjatuhkan organisasi. G.Azas Hubungan Masyarakat AZAs-azas atau pedoman-pedoman yang dapat dijadikan dasar untuk penyelenggaraan tugas atau kegiatan humas dengan baik antara lain adalah : 1) Azas pemberitaan yang resmi, obyektif dan aktual Ini maksudnya setiap informasi yang diberikan petugas harus informasi yang resmi, obyektif dan aktual. 2) Azas keberesan intern organisasi Kondisi atau keadaan intern organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan kegiatan Humas. 3) Azas memepertimbangkan dan mengusahakan dukungan publik Setiap petugas yang akan melaksanakankegihatan Humas harus mempertimbangkan dahulu kemungkinan dukungan dari masyarakat. 4) Azas melangsungkan hubungan.Setiap hubungan dengan publik diusahakan untuk dipertahankan kelangsungannya 5) Azas mempehatikan opini publik.Setiap atau suara publik mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh baik itu berupa kritik yang membangun, saran pendapat, keluhan maupun berupa pertanyaan-pertanyaan 6) Azas peningkatan mutu kegiatan .Setiap petugas mengusahakan peningkatan mutu kegiatan humas sesuai dengan perkembangan organisasi. H. Ruang Lingkup Hubungan Masyaralkat Kegiatan Humas secara garis besar meluputi hubungan dengan masyarakat intern, yaitu para pegawai dan pemegang saham.Disamping hubungan dengan masyarakat intern, kegiatan humas juga meliputi hubungan dengan masyarakat ekteren yaitu para langganan, agen, perusahaan sejenis, pemasok masyarakat setempat dan kreditur. Kegiatan yang dilakukan dalam hubungan tersebut adalah 1) Hubungan dengan para pegawai Hubungan ini harus dimulai dari dalam, yaitu dengan mengadakan hubungan dengan para pegawai. Hal ini sangat penting, karenadisadari atau tidak, humas dilakukan sendiri oleh para pegawai baik dari tingkat atas maupun tingkat bawah.Oleh karena itu hubungan dengan para pegawai terus dibina dengan memperhatikan hal-hal seperti keamanan, kesalamatan, pengakuan. Kesempatan dan kepuasan kerja. 2) Hubungan dengan para pemegang saham Didalam hubungan yang harmonis dengan para pemegang saham atau orang yang mempunyai adil dalam organisasi.Hubungan dua arah yang harmonis dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain : § Kontrak pribadi melalui pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat. § Surat menyurat dan laporan-laporan (surat tugas, surat perintah, memo, surat edaran, surat izin) § Penerbitan-penerbitan § Pengumuman –pengumuman § Reklame dan iklan § Pemberian pelayanan yang baik. 3) Hubungan dengan para langganan Maksudnya adalah terjalin hubungan yang terus menerus dengan para pelanggan. Untuk itu perusahaan mengadakan langkah-langkah sebagai berikut : § Riset, maksudnya untuk mengetahui keinginan para pelanggan § Kebijakan, berdasarkan keinginan para pelanggan setelah dikaji apakah pendapat atau keinginan bisa dipertanggung jawabkan. § Mengadakan kontak langsung. Contohnya wawancara, presentasi § Mengadakan kontak tidak langsung dengan media komunikasi 4) Hubungan dengan Agen Ini maksudnya adalah menciptakan hubungan antara perusahaan penghasil dan para agen tetap yang menjadi perantara dalam penyebaran produksinya. 5) Hubungan dengan perusahaan sejenis Dengan mengadakan hubungan dengan perusahaan sejenis, perusahaan lebih kompak dalam menghadapi hal-hal yang dapat melemahkan/mengancam/merugikan perusahaan misalnya terdapat peraturan yang merugikan atau ada tuntutan dari para buruh. 6) Hubungan dengan masyarakat sekitar Menciptakan buhungan baik dengan masyarakat sekitar malalui kegiatan seperti : - Kontak langsung dengan ketua masyarakat atau tokoh masyarakat - Pemberian prioritas dan fasilitas terhadap masyarakat sekitar. I. Proses Kegiatan Hubungan Masyarakat Proses kegiatan Humas pada umumnya adalah : a. Mengadakan Riset maksudnya untuk menyelidiki data-data atau fakta-fakta baik dilingkungan internal maupun eksternal.Riset internal maksudnya untuk mendapatkan fakta-fakta atau data-data dalam lingkunagn organisasi Riset eksternal maksudnya untuk menyelidiki fakta-fakta diluar organisasi yang ada hubungannya dengan organisasi.Riset disini meliputi riset tanggapan atau pendapat umum tentang organisasi. Beberapa jenis riset yang bisa dilakukan adalah : § Riset pasar, yaitu riset mengenai pasar untuk memperoleh kemungkinan pemasaran hasil produksi § Riset media, yaitu penyelidiki tentang media atau alat yang paling tepat untuk digunakan § Riset Teknik, yaitu penyelidiki tentang teknik-teknik guna pengembangan. b. Menyusun rencana dan persiapan, setelah melakukan riset dan mendapatkan bahan-bahan kegiatan,dibuat rencana,komunikasi, baik kedalam maupun keluar organisasi. Merencanakan juga berarti menghubungkan antar fakta yang satu dengan fakta yang lainnya, dan juga memilih data yang diperlukan untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya. c. Melaksanakan Publikasi ,setelah direncanakan selanjutnya adalah pelaksanaan dengan pengadakan publikasi atau penyebaran berita atau informasi kepada masyarakat dengan menggunakan media yang tepat. d. Menjaring, mengawasi dan mengevaluasi pendapat publik Setelah mengadakan publiksi atau penyebaran berita kepada masyarakat, kegiatan selanjutnya adalah mengadakan riset bagaimana teanggapan masyarakat. Hasil riset digunakan sebagai alat pengawasan dan evaluasi terhadap hubungan dengan masyarakat yang telah ditetapkan. Pengawasan dan evaluasi juga dapat untuk mengecek apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana. Pendalaman Materi A. Jawab pertanyaan dibawah ini dengan benar dan jelas 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Hubungan Masyarakat (Humas) 2. Sebutkan pengertian humas menurut : a. J.C Sidel b. W.Emerson Rec c. Glenn dan Denny Griwold 3. Humas memiliki tiga unsur penting, sebutkan 4. Terangkan apa yang menjadi tujuan Humas 5. Apaakibatnya terhadap organisasi perusahaan jika tidak da dukungan dari masyarakat! 6. Tugas-tugas kehumasan terdiri dari beberapa nama Coba sebutkan ! 7. Ada empat bagian yang menjadi tugas humas, sebutkan dan jelaskan! 8. Sebutkan kegiatan untuk memperlancar komunikasi intern dn ekstern 9. Ada berapa persyaratan petugas humas, sebutkan dan jelaskan! 10. Pedoman bagi petugas humas terdiri dari beberapa bagian sebutkan ! 11. Apa yang dimaksud dengan citra! 12. Humas harus menjadi citra positif dari sebuah organisasi, mengubah citra negatif menjadi citra positif. Buat contohnya 13. Sebutkan dan terangkan kegiatan-kegiatan humas (ada 6 bagian ) 14. Sebutkan dan terangkan Azas-azas humas ! 15. Sebutkan kegiatan humas secara garis besarnya! 16. Jelaskan bagaimana : a. Hubungan dengan para pegawai b. Hubungan dengan para pemegang saham c. Hubungan dengan para langganan d. Hubungan dengan agen e. Hubungan dengan perusahaan sejenis f. Hubungan dengan masyarakat sekitar 17. Ada berapa proses kegiatan humas, terangkan apa yang dimaksud dengan : a. Mengadakan riset b. Menyusun rencana dan persiapan c. Melaksanakan publikasi d. Menyaring, mengawasi dan mengevaluasi pendapat publik 18. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis riset 19. Sebutkan 5 ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh petugas humas! 20. Sebutkan dan jelaskan 3 faktor yang mempengaruhi penampilan humas ! B. Kerjakan Tugas dibawah ini : Anda seorang siswa yang mempunyai hubungan dengan keluarga, teman, guru, pegawai ,caraka, kepala sekolah dll Coba ceritakan bagaimana hubungan anda kepada : a. Orang tua anda b. Sasudra-saudara anda c. Teman-teman anda d. Guru anda e. Pegawai kantor anda f. Caraka g. Kepala Sekolah FUNGSI HUBUNGAN MASYARAKAT Hubungan Masyarakat memegang peranan penting dalam organisasi, karena banyaknya faktor pelaksanaandalam arena persaingan untuk mencari dukungan masyarakat dalam suatu negara. Misalnya persaingan untuk mendapatkan dukungan dan suara dari masyarakat antara berbagai partai politik pada suatu negara, antara perusahaan niaga yang satu dengan yang lainnya untuk mendapatkan dukungan para pelanggannya. Fungsi Humas menurut pendapat Djanalis (1993) dalam buku Publik Relation. Teori dan Praktek disebutkan ada dua yaitu fungsi kontruktif dan fungsi korektif. 1. Fungsi Kontruktif Djanalis menganalogikan fungsi ini sebagai ”perata jalan” Jadi humas merupakan “garda” terdepanyang dibelakangnya terdiri atas rombongan tujuan – tujuan perusahaan. Ada beberapatujuan antara lain marketing, produksi, personalis dan sebagainya.Peranan humas hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijaksanaan organisasi/lembaga, humas menyiapkan “mental” organisasi/lembaga untuk memahami kepentingan publik. Fungsi kontruktif ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan dan cenderung bersifat proaktif, termaksuk humas bertindak secara preventif (mencegah). 2. Fungsi Korektif Diibaratkan berperan sebagai “pemadam kebakaran”. Apabila api sudah terlanjur menjalar dan membakar organisasi/lembaga Maka peranan yang dapat dimainkan oleh humas adalah “memadamkan api”.Artinya apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis)dengan publik,maka humas harus berperan dalam mengatasi masalah tersebut. K. PERANAN PETUGAS HUMAS Menurut Dozier (1992), peranan petugas/praktisi humas merupakan kunci penting untuk memahami fungsi humas dan komunikasi organisasi. Peranan petugas humas adalah sebagai berikut : a. Expert Preciber Comunication Petugas humas dianggap sebagai orang ahli, dia menasehati pi,pinan perusahaan/organisasi hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dengan pasien. b. Problem Solving Process Fasilitator Peranan humas disini sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah, pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis) c. Communication Fasilitator Peranan petugas humas disini sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan, sebagai media atau penengah bila terjadiMiscommunication. d. Technician Communication Disini petugas humas dianggap sebagai pelaksana tekniskomunikasi. Dia menyediakan layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknis komunikasi yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas yang melaksanakannya. L. TUJUAN HUBUNGAN MASYARAKAT Humas pada hakekatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanyapenguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Rumusan yang paling tepat tujuan humas adalah : a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian(Aspek Koknisi) Hubungan humas pada akhirnya membuat publik dan organisasi/lembagasaling mengenal, baik mengenal kebutuhan,kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja. b. Menjaga dan membentuk saling percaya ( Aspek Afeksi ) Sikap saling percaya yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “ kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan “ kebaikan/ketulusan” publiknya. Bila humas memberi informasi dua kepetingan (organisasi dan pers), maka berikutnya humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan menghormati kepentingan masing-masing. c. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris ) Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkapn akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu. M. Tugas Hubungan Masyarakat Ada tiga tugas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut. a. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecende rungan perilaku publik Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi. Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati. b. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas dapat bertugas untuk menghubungkannya. c. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik. Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program sebaiknya diteruskan atau dihentikan. N. Kegiatan Hubungan Masyarakat Kegiatan humas sebenarnya adalah implementasi dari tugas kehumasan untuk mencapai tujuan humas dan menjalankan fungsi dan peranannya secara menyeluruh. Sikap Humas dalam Melaksanakan Tugas Seorang humas dituntut mempunyai keterampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya. Keterampilan dasar tersebut meliputi hal-hal berikut 1. Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasidan publiknya 2. Membantu terjalinnya hubungan yang baik antar individu dalam organisasi. 3. Berusaha mempromosikan organisasi 4. Menyelidiki kebutuhan publik serta membuat rancangan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 5. Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan melalui pertukaran informasi. 6. Mengantisipasi perubahan sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi. 7. Mengambil tindakan untuk memperbaiki kritik- kritik yang dilancarkan terhadap organisasi. 8. Membantu pelaksaan program organisasi dengan rasa tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama. 9. Mengetahui metode-metodebaru dalam bidang riset atau ilmu pengetahuan. N. Penampilan Seorang Petugas Humas Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan, penampilan yang dimaksud disini adalah penampilan kedinasan. Dalam menjalankan tugas seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh artinya fisik dan rohani harus prima Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai berikut : 1. Kondisi Fisik 2. Perawatan Badan a. Perawatan rambut b. Perawatan wajah/muka cPerawatan tangan dan kaki d. Perawatan tubuh 3.Sikap a. Sikap duduk b. Sikap berjalan c. Sikap berbicara d. Sikap pada waktu makan dan minum 4. Busana atau pakaian O.Macam-macam Humas a) Humas Pemerintah Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifatpolitis tugas pemerintah mamang sangat berat sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini memang tidak lepas dari karakteristik yang melekat dalam setiap program/egiatan pemerintah antara lain sebagai berikut : Ø Program pemerintah ditunjuk untuk masyarakatuas, dengan berbagai latar belakang karakter, ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam. Ø Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan. Ø Program pemerintah selalu mendapat controlling / pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, lembaga Swadaya masyarakat dsbnya Ø Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk kalangan dengan media,masalah umum, dokumentasi dan publikasi. b) Humas Industri dan Bisnis Humas dalam indusri dan bisnis berkembang sering dengan masyarakat terhadap keputusan yang dibuat oleh menejemen terutama didalam industri dan bisnis c) Humas Sosial Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi sosial, latar belakang dan penerapannya. Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi-organisasi sosial, latar belakang dan penerapannya : 1. Humas Penegak Hukum Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian Penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentngan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat denga baik 2. Humas Organisasi Keagamaan Organisasi-organisasi keagamaa sekarang ini mulai menyadari pentingnya media masa untuk mencapai para jamaah 3. Humas Provesi Profesi kedokteran profesi pengacara, profesi wartawan, profesi artis dan sebagainya juga tidak kalah dalam menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan masyarakat 4. Humas Organisasi Sukarela Tujuan dari organisasi ini untuk mencari dana yang nantinya untuk membiayai kerja sosial kesejahteraan masyarakat dan hal-hal lain misalnya menerbitkan majalah internal, surat edaran,selebaran-selebaran, publikasi dsbnya. 5. Humas Organisasi Internasional Lahirnya Humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan bidang Pariwisata, bidang komunikasi, transportasi, tukar menukar dibidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah internasional dalam bidang ekonomi,politik dsbnya. P.Pengertian Etik, Etika dan kode Etik a. Pengertian Etik Prilaku manusia yang baikyaitu tindakan yang tepat, yang harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan moral pada umumnya. b. Pengertian Etika Etika disebut juga filsafat moral adalah cabang filsafat yang berbicara tentang praxis (tindakan) manusia, Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia, melainkan mempersoalkan bagaimana manusia harus bertindak. Tindakan manusia ini ditentukan oleh bermacam-macam norma. c. Pengertian Kode Etik Kode etik adalah aturan susila, sikap baik/pantas yang ditetapkan bersama dalam suatu kelompok orang dan ditaati bersama oleh orang-orang yang bergabung dalam organisasi profesi tersebut. Fungsi Kode Etik Fungsi kode etik yaitu sebagai berikut a. Sebagai nilai bagi para pelaku bisnis agar tercipta iklim yang kondusif, produktif, saling percaya hubungan yang saling dilandasi oleh kasih dan kondisi yang saling menguntungkan (win-win solution). b. Rambu-rambu yang memagari sikap prilaku para profesional agar mempunyaipola tindakan yang etis c. Menciptakan rasa aman, menjamin kejujuran (transparansi)dalam batas-batas tertentu yang berkaitan dengan rahasia perusahaan Tujuan Kode Etik Tujuan Kode Etik yaitu sebagai berikut : a. Agar para profesional dapat bekerja dengan baik sesuai dengan disiplin ilmunya dan dapat memberikan jasa sebaik-baiknya kepada masyarakat yang membutuhkan. b. Agar para profesional selalu taat terhadap profesinya. c. Agar para profesional selalu menjaga nama baik dan citra dirinya sebagai seseorang yang profesional. Macam-Macam Etika Ada dua macam etika yang hatus kita pahami bersama dalam menentukan baik dan buruknya prilaku manusia : b. ETIKA DISKRIPTIF yaitu etika yang berusaha meneropong asecara kritis dan rasional sikap dan prilaku manusia dan apa yang dikejar oleh manusia dalam hidup ini sebagai sesuatu yang bernilai. c. ETIKA NORMATIF yaitu etika yang berusaha menetapkan berbagai sikap dan pola prilaku ideal yang seharusnyadimiliki oleh manusia dalam hidup ini sebagai sesuatu yang bernilai, Etika secara umum dapat dibagi menjadi : Ø ETIKA UMUM, etika dapat dianalogkan dengan ilmu pengetahuan yang membahs mengenai pengetian umum dan teori-teori. Ø ETIKA KHUSUS, merupakan penerangan prinspi-prinsip moral dasar dalam bidang kehidupan yang khusus, Etika khusus dibagai menjadi dua bagian · Etika individual, yaitu mengangkut kewajuban dan sikap manusia terhadap dirinya sendiri. · Etika Sosial, yaitu berbicara mengenai kewajiban, sikap dan pola prilaku manusia sebagai anggota umat manusia. PROGRAM TAHUNAN SMK NEGERI 10 SURABAYA MATA PELAJARAN ; Hubungan Masyarakat KELAS : XI (Dua) TAHUN PELAJARAN :2011 – 2012
KEPROTOKOLAN KANTOR Kantor merupakan pusat pengolahan informasi, tempat para pengambil keputusan merundingkan segala sesuatu untuk kepentingan organisasi/perusahaan/ instansi dan merupakan tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi. Dalam pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut pimpinan kantor harus dapat berhubungan atau mengadakan komunikasi secara efektif dengan pegawai lainnya, baik hubungan kedalam maupun keluar. Tata cara /tata krama dalam tata hubungan kantor merupakan hal penting dalam menunjang pemanfaatan segenap unsur pendukung termasuk : · Waktu · Biaya · Ketenagaan · Peralatan Serta unsur pendukung lainnya secara tepat guna.,semua itu untuk kelancaran, ketertiban serta keberhasilan pelaksanaan kegiatan.Tata hubungan kantor disini artinya norma atau ukuran yang berlaku dalam menyampaikan informasi, menyalesaikan tugas dan melaksanakan fungsi-fungsi yang ada dalam kantor. Secara umum dalam setiap pergaulan diperlukan aturan sopan santun, aturan sopan santun itu berdasar pengertian mendasar memberi dan menerima atau pemenuhan kebutuhan secara timbal balik. Didalam kehidupan bermasyarakat suatu keadaan yang tertib, aman, tentram serta teratur tidak mungkin tercipta jika masing-masing anggota masyarakat tidak mau memperhatikan dan mentaati peraturan-peraturan umum mengenai etiket sopan santun atau keprotokolan. Persetujuan yang saling mengakui hak dan wewenang wakil-wakil suatu organisasi tidak akan tercapai dengan baik, jika tidak ada peraturan tentang keprotokolan.. Keprotokolan sangat penting sekali mengatur hubungan pergaulan antar individu didalam organisasi atau bangsa, karena keprotokolan akan : 1. Memperlancar dan mempermudah suatu upacara atau sidang. 2. Memperlancar dan memudahkan penempatan seseorang didalam upacara kenegaraan atau jamuan makan . 3. Mencegah agar masing-masing pejabat mengatur dan menentukan tempat sendiri-sediri atau semuanya. Jadi tujuan Keprotokolan adalah agar tercipta kelancaran acara sehingga tujuan pokok suatu kegiatan dapat tercapai. A. PENGERTIAN KEPROTOKOLAN Pengertian Protokol dewasa ini diartikan sebagai : 1. Naskah perjanjian atau persetujuan awal dalam suatu perundingan antara dua negara. 2. Naskah-naskah atau notula rapat yang merupakan bagian surat - surat resmi hasil perundingan. 3. Peraturan-peraturan upacara kenegaraan. 4. Tata cara hubungan Diplomatik dengan negara-negara lain Menurut UU Republik Indonesia No.8 tahun 1987 pengertian protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau upacara dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang karana jabatan dan kedudukannya dalam negara,pemerintah dan masyarakat. Protokol /Aturan yang mengatur : Acara Kenegaraan Acara Resmi Tata Tempat Tata Upacara Tata Penghormatan Acara Kenegaraan merupakan acara yang bersifat kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat dihadiri oleh Presiden dan Wakil Presiden serta pejabat Negara dalam melaksanakan acara tertentu] Acara Resmi merupakan acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh Pemerintah Pusat atau Lembaga Tinggi Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara atau Pejabat Pemerintah. Tata Tempat merupakan aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraaan atau acara resmi meliputi : Tata penyediaan kelengkapan sarana yang diperlukan utnuk tercapainya kelancara upacara dengan memperhatikan peraturan perundang undangan atau peraturan lain yang telah ditetapkan. Tata Upacara merupakan aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraaan atau acararesmi termasuk tata bendera, tata lagu kebangsaan dan pakaian upacara dengan memperhatikan peraturan perundangan yang ada . Tata Tempat merupakanaturan mengenai urutan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acarakenegaraan atau acara resmi. Pengaturan urutan tempat duduk diatur sebagai berikut : Yang harus ditetapkan terlebih dahulu adalah tempat bagi seseorang yang tertinggi (pertama), kemudian tempat berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan ketentuan bahwa tempat sebelah kanan dari tempat orang tertinggi Pertama dianggap lebih tinggi daripada tempat sebelah kirinya. Gambarnya sebagai berikut : Bila dua orang yang kanan adalah yang pertama (2.1) Bila ada tiga orang yang ditengah yang pertama (3.1.2) Bila ada empat orang urutannya (4.2.1.3) Bila ada lima orang gambarnya (5.3.1.2.4) Bila ada enam atau lebih contoh diatas menurut jumlahnya genap atau ganjil B. LINGKUP KEGIATAN KEPROTOKOLAN Kegiatan ke Protokolan meliputi : Penyusunan acara Penerima tamu Pengaturan tempat dan Penyelenggaraan upacara Orang atau pegawai yang melaksanakan tugas keprotokolan biasanya disebut Petugas Protokol. Apakah kalian pernah melaksanakan upacara bendera ? Coba kamu jelaskan urutan dari pelaksanaan upacara bendera. C. TUGASDAN PERSYARATAN PELAKSANAAN KEPROTOKOLAN Tugas Seksi Protokol Adapun Tugas Seksi Protokol sebagai berikut : - Menetapkan urutan atau susunan acara atau agenda pertemuan sehingga diketahui waktu yang diperlukan. - Menentukan siapa yang bertugas menjadi pembawa acara atau MC (master of ceremony) - Menetapkan tamu yang diundang - Menentukan orang yang ditugaskan untuk melakukan dan bertanggung jawab atas masing-masing pekerjaan , misalnya : Ø Urutan tata ruang atau panggung Ø Urusan dekorasi Ø Urusan penerima tamu Ø Urusan mencetak dan menyebarluaskan undangan Ø Urusan perlengkapan teknis,yaitu pengeras suara dan penerangan Ø Urusan TV juru kamera Ø Urusan kendaraan dengan sopirnya Ø Urusan keamanan Ø Urusan konsumsi Persyaratan Pelaksana Keprotokolan Syarat-syarat sebagai pelaksana kegiatan keprotokolan adalah sebagai berikut 1. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antara manusia. 2. Bermental kuat dan berkepribadian tangguh 3. Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi 4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat, tetapi cermat. 5. Peka terhadap setiap permasalahan yang timbul 6. Memahami perasaan orang lain 7. Sederhana dan sopan serta hormat padasetiap orang 8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri 9. Berpenampilan menarik 10. Pandai berbusana sesuai dengan suasana 11. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik 12. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen 13. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing. Selain tugas dan persyaratan diatas petugas pelaksana keprotokolan harus juga memiliki ketrampilan yang berkaitan dengan sikap dan penampilan serta mempunyai Human Relations yang tinggi. Kemampuan ini diperlukan dalam melaksanakan tugas sehingga dengan mudah dan cepat beradaptasi dalam situasi apapun. E. Sikap Pelaksana Keprotokolan dalam Menjaga Hubungan Seorang petugas protokol dalam menjaga hubungan haruslah memelihara etika dan sopan santun, hal ini dikarenakan sopan santun amat menentukan keserasian hubungan sesama manusia. Tata pergaulan tersebut sebaiknya dipelajari dan dipahami agar dimana pun petugas protokol berada, dia dapat bergaul dengan luwes dan menyenangkan. Dalam menjaga hubungan sikap protokoler sebaiknya : 1. Menggunakan bahasa dan tutur kata yang baik kepada siapapun juga. 2. Ramah terhadap sesama atasan, bawahan, maupun anak-anak 3. Selalu berusaha menyenangkan hati orang lain 4. Menghargai orang lain dan memberi pujian kalau perlu 5. Tidak angkuh 6. Tidak menyalahgunakan kedudukan, pendidikan dan kekayaan. 7. Tidak mudah tersinggung. 8. Dapat menahan diri dan emosi 9. Toleran dan dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan. 10. Tidak memotong pembicaraan orang lain 11. Menjadi pendengar yang baik 12. Tidak mementingkan di sendiri. F.Tugas dan fungsi Protokol Tugas Protokol yang menyangkut segi-segi keupacaraan sbb : 1. Penerimaan tamu/ audiensi 2. Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri) 3. Perjalananan ke daerah/luar negeri. 4. Pengaturan rapat/ sidang 5. Penyelenggaraan resepsi/jamuan 6. Penyelenggaraan upacara-upacara Hari Besar Nasional (HBI) 7. Hari besar keagamaan. 8. Peresmian proyek 9. .HUT Organisasi. 10. Apel Bendera. 11. Pelantikan dan serah terima jabatan. 12. Penandatanganan kerjasama 13. Peresmian pembukaan/penutupan seminar/lokakarya dsb. G. Fungsi Protokol Protokol berfungsi sebagai salah satu staf pembantu pimpinan dalam mengelola fungsi Protokol a. Menciptakan suasana/iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha. b. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak c. Menciptakan suatu upacara yang khidmat, tertib dan lancar d. Menciptakan pemberian perlindungan e. Menciptakan ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas H. Syarat-Syarat Petugas Protokol b. Menekuni bidang tugas masing-masing c. Mampu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dengan berazaskan kekeluargaan d. Menguasai segala permasalahan e. Mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan f. Mengerti prinsip manajemen yang baik g. Mampu berpakaian yang baik Page 2 |
Memberikan informasi dan menyampaikan ide kepada siapa saja yang menyangkut organisasi merupakan
Pos Terkait
Copyright © 2024 idkuu.com Inc.
