Jika juru tik menemukan suatu kalimat yang diragukan

I. Pilihlah jawaban yang benar.

1. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT sadewa merupakan surat...

a. Masuk d. biasa

b. Keluar e. rahasia

c. penting

2. prosedur penanganan surat masuk dalam ola gabungan sentralisasi dan desentraisasi adalah...

a. penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyampaian

b. penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan

c. penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyimpanan

d. penerimaan-penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyimpanan

3. buku yang digunakan untuk penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat kepada orangpihak yang berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku...

a. agenda

b. ekspedisi eksteren

c. kartu kendali

d. disposisi

e. ekspedisi ekstern

4. surat tertanggal 29 November 2010 dari PT Sari Rahayu, telah diterima tiga hari kemudian oleh Ayla (Pencatat surat PT Taruna Abadi). Pada kolom tanggal terima di buku agenda surat masuk, aAlya mencatat dengan tanggal...

a. 3 desember 2010

b. 2 Desember 2010

c. 1 Desember 2010

d. 29 November 2010

e. 26 November 2010

5. Lembar isian yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting adalah...

a. Buku agenda e. Kartu tunjuk silang

b. Lembar disposisi

c. Kartu kendali

d. Kartu indeks

6. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Hal ini merupakan salah satu kriteria dari surat...

a. Penting d. resmi

b. Biasa e. Sangat rahasia

c. rahasia

7. di lembar kartu kendali, pada kolom pengolah diisi dengan...

a. nama arsiparis

b. nama juru terima

c. nama pejabat dalam suatu unit kerja

d. nama pencatat surat

e. nama unit kerja

8. terdapat surat lamaran kerja atas nama Drs. Bambang Purnomo. Jika surat dicatat dengan menggunakan sistem katu kendali, pengisian yang paling tepat pada kolom pengolah adalah...

a. Drs. Bambang Purnomo

b. Lamaran kerja

c. Kepala bagian kepegawaian

d. Bagian kepegawaian

e. Penata arsip

9. Pada prosedur penanganan surat masuk penting pola sentralisasi, digunakan kartu kendali rangkap tiga. Kartu kendali I disimpan oleh...

a. Penata arsip d. Pencatat surat

b. Pengarah surat e. Juru terima

c. Pengolah surat

10. Dalam prosedur surat masuk siste kartu kendali, setelah surat dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga. Surat beserta kartu kendali II dan III diserahkan kepada...

a. Pengarah surat d. sekretaris

b. Penata arsip e. pimpinan

c. Pengolah surat

11. Pembuatan konsep. Persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan dan pengiriman surat merupakan prosedur dari pengurusan surat...

a. Masuk d. biasa

b. Keluar e. rahasia

c. Penting

12. pihak yang menyimpan kartu kendali I saat pengurusan surat keluar penting adalah...

a. Pencatat surat d. Penata arsip

b. Pengarah surat e. Unit pengolah

c. Penerima surat

13. Selain pimpinan, pihak yang dapat membuat surat keluar rahasia adalah...

a. Staf administrasi

b. Semua pegawai

c. Bagian tata usaha

d. Orang yang ditunjuk pimpinan

e. sekretaris

14. jika juru tik menemukan suatu kalimat yag diragukan (kurang jelas) pada konsep surat, tindakan yang paling tepat dilakukan adalah...

a. membetulkan sendiri

b. diketik apa adanya

c. menanyakan kepada konseptor

d. bertanya kepada orang lain

e. bertanya kepada pimpinan

15. suratnya relatif singkat dan tidak perlu disimpan lama, adalah ciri-ciri dari surat...

a. pribadi d. Penting

b. biasa e. rahasia

c. dinas

16. hari ini, PT Wiyata Mandala mengirimkan sebuah urat untuk PT Cahaya Abadi. Surat tersebut disebut surat...

a. penting d. keluar

b. masuk e. biasa

c. niaga

17. pihak yang menyimpan surat tembusan atau kopi surat pada pengurusan surat keluar rahasia ialah...

a. unit pengolah d. Pengarah surat

b. penata arsip e. Pencatat surat

c. pimpinan

18. format yang digunakan pada penanganan surat mask rahasia pada pola sentralisasi adalah...

a. lembar disposisi

b. Krtu kendali

c. Lembar pengantar surat rahasia

d. Lembar pengantar surat biasa

e. Lembar pengantar

19. Tanda perstujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah...

a. File d. U.p.

b. Acc e. catatan

c. Dep

20. Lembar isian untuk mencatat intruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima, adalah lembar...

a. Disposisi d. Secretaries deskfile

b. Ekspedisi e. Blanko

c. Formulir

II. ESSAY

1. Apa yang dimaksud dengan srat masuk?

2. Apa yang dimaksud dngan surat keluar?

3. Jumlah surat yang banyak jika tidak ditangani dengan baik tentunya dapat mrugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang brsangkutan. Apa saja kerugian-kerugian tersebut ?

4. Apa manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik?

5. Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi ada 3 pola yang digunakan, sebutkan!

6. Apa yang dimaksud dengan sistem buku agenda?

7. Apa saja langkah-langkah penanganan surat masuk pola sntralisasi sistem buku agenda!

8. Apa yang dimaksud dengan kartu kendali?

9. Apa fungsi dari kartu kendali?

10. Apa keuntungan menggunakan kartu kendali?

III. Uraian

1. Gambarkan bagan alur kerja penanganan surat masuk rahasia!

2. Sebutkan perbedaan antara penanganan surat dengan menggunakan sistem buku agenda dan penanganan surat dengan menggunakan kartu kendali?

3. Sebutkan kategori surat biasa?

4. Apabila pimpinan/atasan sudah menuliskan dispisisi surat, ada tigs kemungkinan tindak lanjut dari disposisi surat sebutkan!