Isi pokok surat atau intisari isi surat yang harus ditulis sesingkat mungkin termuat dalam

Surat yang kita lihat atau buat pada umumnya memiliki bagian-bagian tertentu yang selalu ada dalam surat. Bagian-bagian ini memiliki fungsi dan peranannya masing-masing. Apa saja bagian dari surat tersebut? Berikut penjelasannya.

1. Kepala surat

Kepala surat atau biasa disebut dengan kop surat adalah salah satu bagian surat yang menunjukkan instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Fungsi dari kop surat adalah sebagai alat pengenal, sebagai pemberi informasi, sebagai tanda iklan.

2. Tanggal pembuatan surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat biasanya ditulis di bagian kanan atau kiri atas surat tergantung bentuk surat. Ada beberapa surat yang menyertakan tempat/kota penulisan surat sebelum menulis tanggal. Tetapi untuk surat yang sudah memiliki kop surat, penulisan kota pembuatan surat tidak perlu karena sudah tertera dalam kop surat.

3. Nomor surat

Nomor surat biasanya terdapat pada surat yang diterbitkan perusahaan atau instansi pemerintahan yang berguna sebagai nomor pencatatan petugas administrasi, sebagai petunjuk yang memudahkan dalam pencarian surat kembali, dan sebagai petunjuk jumlah surat yang keluar dalam waktu tertentu.

4. Hal

Hal atau perihal adalah salah satu bagian surat yang berisi mengenai inti surat, pokok permasalahan surat, dan dapat digunakan sebagai referensi bagi petugas administrasi.

5. Lampiran

Bagian ini menunjukkan bahwa surat tersebut disertai dengan dokumen lain. Bagian lampiran ini juga menunjukkan berapa banyak lampiran dokumen yang ada bersama dengan surat tersebut.

6. Alamat dalam

Alamat dalam ini berisi tentang siapa dan dimana surat ini ditujukan. Penulisan di dalam surat ini salah satunya bertujuan untuk menghindarinya salah kirim surat atau kemungkinan adanya kesalahan penulisan alamat pada sampul surat.

7. Salam pembuka

Salam pembuka umumnya berupa satu kalimat pendek sebagai penghormatan kepada pihak penerima surat. 

8. Pembuka surat

Pembuka surat adalah paragraph pendahuluan sebagai pengantar ke topik permasalahan. Kalimat di paragraph ini umumnya berupa basa-basi atau pengulangan isi surat sebelumnya apabila surat balasan.

9. Isi surat

Isi surat adalah inti dari keseluruhan surat. Isi surat bisa lebih dari saru paragraph tergantung kepentingan penulis surat. Meskipun begitu, penulisan isi surat harus jelas dan tidak bertele-tele.

10. Penutup surat

Penutup surat umumnya hanya satu paragraf yang berisi harapan dan ucapan terima kasih kepada penerima surat. 

11. Salam penutup

Salam penutup ini sebagai penghormatan kepada penerima surat. 

12. Tanda tangan

Tanda tangan di dalam surat menunjukkan keaslian surat, berarti surat tersebut benar-benar telah ditulis oleh sumber sesuai yang tertera dalam surat tersebut dan dapat dipertanggungjawabkan.

13. Nama dan jabatan penanda tangan

Di bagian bawah tanda tangan biasanya disertai nama dan jabatan penandatangan surat tersebut agar benar-benar jelas siapa yang telah menulis surat.