Fitur Mail Merge pada Microsoft Word memiliki fungsi

Mail Merge merupakan fitur penting yang ada di Microsoft Word. Dengan fasilitas ini, kita dimudahkan ketika data yang dimiliki sangat banyak. Untuk menggunakan fitur ini, terbilang cukup mudah. Bagaimana caranya? Simak artikel cara membuat mail merge di Word 2010, 2013, 2016, dan Office 365 berikut ini.

Sebelum membahas lebih jauh tentang tutorial kali ini, admin punya info menarik nih. Buat kalian yang ingin tahu template label undangan Aqiqah, bisa langsung cek pada link di bawah ini.

Baca Juga: Cara Membuat Label Undangan Aqiqah

Cara Membuat Mail Merge

Seperti namanya, Mail Merge merupakan fitur yang erat kaitannya dengan surat menyurat untuk banyak orang sekaligus. Dengan main merge, kita bisa mempersingkat waktu penulisan.

A. Manfaat Fitur Mail Merge

Berikut beberapa manfaat fitur Mail Merge yang bisa kita gunakan:

1. Untuk media pengiriman undangan kepada tamu yang jumlahnya sangat banyak. Misalkan ada sebuah perusahaan yang memiliki 1.000 karyawan. Dalam rangka ulang tahun perusahaan tersebut, maka seluruh karyawan diundang dalam sebuah acara. Dengan Mail Merge, admin tidak perlu kesulitan menulis email undangan satu persatu. Ia dapat memanfaatkan fitur mail merge dengan menyiapkan satu email utama, dan satu file berisi daftar email dan nama lengkap karyawan perusahaan tersebut.
2. Dapat digunakan untuk pembuatan piagam penghargaan atau sertifikat kehadiran dalam suatu acara.
3. Dapat digunakan untuk membuat proposal yang akan dikirimkan ke berbagai perusahaan atau instansi.
4. Untuk pembuatan surat penawaran.

B. Tutorial Cara Membuat Mail Merge

Setelah tahu manfaat dari penggunaan, mari kita belajar bersama mengenai tutorial cara membuat mail merge di Microsoft Word dan Excel.

Nantinya, kita akan membuat source data (data sumber) di Microsoft Excel. Isi dari data sumber ini yaitu data nama penerima, dll. Adapun file utama (dokumen) akan kita buat menggunakan aplikasi Microsoft Word. Dokumen utama tersebut berisi file yang akan kita print.

Di artikel kali ini, kita akan belajar bersama tentang cara pembuatan piagam menggunakan fitur Mail Merge. Nantinya desain piagam penghargaan akan kita buat di Microsoft Word (master data). Sedangkan data penerima piagam tersebut akan kita tuliskan di Microsoft Excel (source data).

1. Menyiapkan Data Sumber

Langkah pertama yaitu membuat data sumber terlebih dahulu. Sebenarnya ada aplikasi yang sering digunakan untuk pembuatan source data ini, yaitu Microsoft Acces. Tapi jangan khawatir, saat ini kita bisa memanfaatkan Microsoft Excel untuk keperluan yang sama.

Berikut tutorial membuat data sumber (source data) menggunakan Microsoft Excel:

1. Buka aplikasi Microsoft Excel terlebih dahulu
2. Karena yang kita butuhkan hanya daftar nama penerima piagam, maka buatlah 1 kolom dengan judul penerima
3. Masukkan 10 nama penerima piagam (boleh lebih dari 10 orang)
4. Jangan lupa simpan data excelnya terlebih dahulu (save)

Setelah membuat daftar penerima (source data) di Microsoft Excel, langkah berikutnya yaitu menyiapkan desain sertifikat di Ms. Word. Berikut tutorial cara membuat desain piagam (master data) di Microsoft Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word terlebih dahulu
2. Buatlah desain sertifikat terlebih dahulu. Di tutorial ini, admin akan menggunakan template gratis dari Microsoft Word. Untuk mendapatkannya kalian bisa klik File, lalu tekan New. Kemudian pilih desain yang disediakan.
3. Ubah sesuai dengan keinginan

Langkah berikutnya yaitu menghubungkan antara source data dengan master data. Nantinya semua Name of Recipent pada gambar di atas, akan kita ubah menjadi semua nama yang ada di Microsoft Excel. Berikut tutorial menghubungkan source data dengan master data:

1. Buka kembali dokumen master pada aplikasi Microsoft Word tadi
2. Klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
3. Selanjutnya klik Select Recipent, lalu pilih Use Existing List…
4. Pilih file Excel yang telah kita buat tadi.
5. Selanjutnya akan muncul jendela Select Table, langsung tekan Ok saja
6. Hapus tulisan Name of Recipent
7. Selanjutnya klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
8. Lalu pilih Insert Merge Field, kemudian pilih Peserta Seminar

Untuk cara menyimpan mail merge sendiri sangatlah mudah. Kalian hanya perlu tekan ctrl + s pada keyboard secara bersamaan.

4. Mencetak Dokumen

Untuk ngeprint file hasil desain sertifikat kehadiran tadi, caranya cukup mudah. Ikuti langkah langkah berikut ini:

1. Klik Mailings pada Menu Bar (Ribbon)
2. Pilih Finish & Merge
3. Lalu klik Print Documents…

Berikut hasil preview certificate of attendance desain kita menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word dan Excel.

Bagaimana? Cukup mudah bukan? Jika ada pertanyaan mengenai tutorial kali ini, bisa langsung ditulis pada kolom komentar.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat Diagram dan Grafik di Word

Sekian bahasan admin mengenai cara membuat mail merge dengan banyak data di Microsoft Word dan Excel. Terima kasih telah membaca artikel ini hingga akhir. Jangan lupa share dan semoga bermanfaat.

/en/tr_id-word-2016/memakai-dan-memodifikasi-styles/content/

Pengantar

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Opsional: Jika Anda ingin mengerjakan bersama-sama dengan pelajaran ini, Anda dapat mengunduh contoh di bawah:

• Dokumen praktek (dokumen Word)
• Daftar penerima (Excel workbook)

Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan fitur Mail Merge.

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
   

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

• Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
  

Step 2:

• Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
  

Step 3:

Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
   

2. Cari file Anda, kemudian klik Open.
   

3. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
   

4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
   

5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
   

Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

Step 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.
   

2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
   

3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
   

4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.
   

5. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
   

6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.
   

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Step 5:

1. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
   

2. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.
   

Step 6:

1. Klik Print untuk mencetak surat.
   

2. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
   

3. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.
   

Tantangan!

1. Buka dokumen praktek kami dan praktek daftar penerima .
2. Gunakan Wizard Mail Merge untuk menggabungkan huruf dengan daftar penerima.
3. Sisipkan blok alamat di bagian atas dokumen. Pilih Format kedua: Joshua Randall Jr.
4. Di atas tubuh surat, masukkan Greeting Line. Format Greeting line sehingga itu dikatakan Mr Joshua Randall,
5. Periksa surat Anda untuk memastikan mereka diformat dengan benar. Surat ketiga Anda harus terlihat seperti ini:
   

6. Selesaikan penggabungan.