Dokumen apakah yang perlu digabungkan dalam menggunakan fasilitas mail merge?

Jawaban:

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya

Pengertian dan Fungsi Mail Merge

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari berbagai sumber ( kumpulan ) :

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .

Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .

Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

Di praktikum 4 Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :

Mail Merge

Page Break

Table of Content

Equation Editor

Autotext table and Thesaurus

Karna komputer di lab komputer sama di cyber singkkong masih pake Ms. Word 2003 tapi anak-anak udah lumayan banyak yang pake Ms. Word 2007, jadi di praktikum kemaren terpaksa gw bikin slide lagi tentang tahap-tahap di Ms. Word 2007.

Berikut ini reviewnya :

Mail Merge

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya gitu kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )

Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

Pilih Type a new list,

Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

Ketik Nomor

Klik tombol OK

Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya kaya gini,

Kalau udah, klik tombol OK

Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama

Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh :)

Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK

Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (lupa neh bahasa bakunya

Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK

Klik Next: Write your letters

Step 4

Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat

Klik menu More Items

Pilih Nomor

Klik tombol Insert

Klik tombol Cancel

Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat

Hasilnya nanti kaya gini

Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6

Kita telah selesai membuat Mail Merge…

Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.

Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.

selesai proses mail merge.

Penjelasan:

Fasilitas Cetak Gabung (Mail Merge) Dalam hal pengiriman surat dengan isi yang sama seperti surat undangan, surat penawaran, dan lain-lain kepada beberapa orang, diperlukan cara cepat untuk mengerjakannya. Jika surat dibuat saw per satu, tentu ini akan merepotkan. Dalam. Word tcrdapat fasilitas cetak gabung (mail merge)untuk membuat beberapa surat dengan cepat. Langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas mail merge adalah sebagai berikut. Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung, terlebih dahulu hams dibuat dua file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Dokumen utama berisi teks surat dan field-field, sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat (misalnya nama dan alamat yang dituju). Hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut. 1. Membuat Dokumen Utama Misalnya, anda akan mengirim surat berikut kepada teman-teman (missal 5 orang). Solo, 27 Mei 2007 Kepada <> Di <> Hai, teman-temanku, besok adalah hari libur. Aku dan keluarga akan mengadakan liburan ke Gedung Lawu. Aku mengajak kamu untuk bersama-sama kami. Kami tunggu dirumah agar bisa berangkat bersama-sama. Salam, Deni 2. Membuat Somber Data Setelah dokumen utama dibuat. kita akan membuat sumber data. Untuk itu, lakukan langkah-langkah berikut ini. 1. Kliklah menu Tools  Letters and Mailings Merge maka pada layar monitor terlihat Task Pane langkah-langkah pembuatan Mail Merge. Pilih salah satu tipe, misal Letters kemudian klik Next. 2. Tentukan jenis dokumen yang akan digunakan, pilih Use the current document karena dokumen aktif (sedang dibuka) yang akan digunakan. Kemuchan, klik Next. 3. Tentukan siapa raja yang akan menerima surat. Nama-nama penerima dan alamatnya dapat mengambil dart file yang sudah ada atau membuat baru. Pilih Type e new list karena nama dan alamatnya baru akan diketikkan. Akan muneul kotak dialog berikut. Field di atas adalah standar (baku) pada Microsoft Word 2003. Entry yang tidak digunakan dapat Anda hilangkan dengan cara klik Customize  Delete. Jika Anda ingin mengganti title dengan nama, pilih Rename, kemudian ketik•kan nama padatitle untuk isian nama, demikian seterusnya (jika Anda ingin mengubahnya). Hal ini juga berlaku untuk field lain yang ingin Anda ganti. Jika masih ada field standar yang masih tersisa dan tidak digunakan, hapus saja dengan mengklik Delete maka akan muncul kotak dialog penghapusan. Pilih saja Kemudian, OK. 4. Selanjutnya, Word akan meminta Anda untuk menyimpan file data ini, tenni kan Drive dan Folder tempat penyimpanan, missal beri nama undangan3.doc. 5. Setelah itu, Anda diminta mengisi field-field yang telah Anda sesiiaikan namanya, misal field yang ada tinggal Title dan Address Line 1. Kemudian, klik OK. 6. Klik OK. Anda akan kembali ke file dokumen utama. 7. Arahkan pointer ke tempat yang ingin disisipi field yang telah Anda buat. Kemudian klik Insert Merge Field, panggil file undangan3.doc. Begitu seterusnya sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut. 8. Klik tombol View Merged Data untuk inehhat hasil pengga¬bungan dokumen utama dengan sumber data. 3. Melakukan Cetak Gabung Selanjutnya, siap dilakukan cetak gabung untuk menggabung dokumen utama dengan data-data dad sumber data pada hasil cetakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. a. Klik tombol Merge to Printer. b. Klik OK untuk mencetak. Jika tidak ingin mencetak ke printer, Anda dapat mencetak ke dokumen barn dengan mengklik tombol Merge to New Document. Fasilitas Cetak Gabung (Mail Merge) Dalam hal pengiriman surat dengan isi yang sama seperti surat undangan, surat penawaran, dan lain-lain kepada beberapa orang, diperlukan cara cepat untuk mengerjakannya. Jika surat dibuat saw per satu, tentu ini akan merepotkan. Dalam. Word tcrdapat fasilitas cetak gabung (mail merge)untuk membuat beberapa surat dengan cepat. Langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas mail merge adalah sebagai berikut. Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung, terlebih dahulu hams dibuat dua file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Dokumen utama berisi teks surat dan field-field, sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat (misalnya nama dan alamat yang dituju). Hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut. 1. Membuat Dokumen Utama Misalnya, anda akan mengirim surat berikut kepada teman-teman (missal 5 orang). Solo, 27 Mei 2007 Kepada <> Di <> Hai, teman-temanku, besok adalah hari libur. Aku dan keluarga akan mengadakan liburan ke Gedung Lawu. Aku mengajak kamu untuk bersama-sama kami. Kami tunggu dirumah agar bisa berangkat bersama-sama. Salam, Deni 2. Membuat Somber Data Setelah dokumen utama dibuat. kita akan membuat sumber data. Untuk itu, lakukan langkah-langkah berikut ini. 1. Kliklah menu Tools  Letters and Mailings Merge maka pada layar monitor terlihat Task Pane langkah-langkah pembuatan Mail Merge. Pilih salah satu tipe, misal Letters kemudian klik Next. 2. Tentukan jenis dokumen yang akan digunakan, pilih Use the current document karena dokumen aktif (sedang dibuka) yang akan digunakan. Kemuchan, klik Next. 3. Tentukan siapa raja yang akan menerima surat. Nama-nama penerima dan alamatnya dapat mengambil dart file yang sudah ada atau membuat baru. Pilih Type e new list karena nama dan alamatnya baru akan diketikkan. Akan muneul kotak dialog berikut. Field di atas adalah standar (baku) pada Microsoft Word 2003. Entry yang tidak digunakan dapat Anda hilangkan dengan cara klik Customize  Delete. Jika Anda ingin mengganti title dengan nama, pilih Rename, kemudian ketik•kan nama padatitle untuk isian nama, demikian seterusnya (jika Anda ingin mengubahnya). Hal ini juga berlaku untuk field lain yang ingin Anda ganti. Jika masih ada field standar yang masih tersisa dan tidak digunakan, hapus saja dengan mengklik Delete maka akan muncul kotak dialog penghapusan. Pilih saja Kemudian, OK. 4. Selanjutnya, Word akan meminta Anda untuk menyimpan file data ini, tenni kan Drive dan Folder tempat penyimpanan, missal beri nama undangan3. doc. 5. Setelah itu, Anda diminta mengisi field-field yang telah Anda sesiiaikan namanya, misal field yang ada tinggal Title dan Address Line 1. Kemudian, klik OK. 6. Klik OK. Anda akan kembali ke file dokumen utama. 7. Arahkan pointer ke tempat yang ingin disisipi field yang telah Anda buat. Kemudian klik Insert Merge Field, panggil file undangan3.doc. Begitu seterusnya sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut. 8. Klik tombol View Merged Data untuk inehhat hasil pengga¬bungan dokumen utama dengan sumber data.

3. Melakukan Cetak Gabung Selanjutnya, siap dilakukan cetak gabung untuk menggabung dokumen utama dengan data-data dad sumber data pada hasil cetakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. a. Klik tombol Merge to Printer. b. Klik OK untuk mencetak. Jika tidak ingin mencetak ke printer, Anda dapat mencetak ke dokumen barn dengan mengklik tombol Merge to New Document.