Dapatkah Anda menggunakan spreadsheet sebagai database?

Membuat database di Excel untuk faktur, daftar tugas, lembar waktu proyek, dan lainnya adalah cara terbaik untuk mengurangi waktu entri data dan mendapatkan wawasan bisnis baru. Data, khususnya data numerik, dapat digunakan untuk segala hal mulai dari meninjau penjualan sebelumnya hingga memprediksi biaya masa depan dalam bisnis Anda

Bisnis dari setiap sektor menggunakan data dalam aktivitas sehari-hari mereka, dan meskipun data merupakan bagian integral dari organisasi mana pun, data tidak berguna jika berdiri sendiri. Tanpa manajemen data yang tepat, informasi Anda akan sangat tidak berguna.  

Menggunakan Excel sebagai database atau alat manajemen data serupa akan membantu mengkategorikan dan mengelompokkan data Anda, sehingga dapat diakses dan digunakan

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan Excel dalam bisnis sebagai database dan bagaimana perbandingannya dengan solusi Microsoft lainnya seperti Access, postingan ini untuk Anda

Apa Itu Basis Data?

Sebelum kita mendalami penggunaan Excel sebagai database, mari kita tentukan apa itu database bagi mereka yang belum pernah membuat atau menggunakan database sebelumnya

Basis data adalah istilah luas untuk sistem yang menyimpan banyak catatan data. Basis data datang dalam berbagai bentuk dan memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mencari, memfilter data, dan meninjau informasi numerik

Database dapat memiliki hubungan satu-ke-satu, hubungan satu-ke-banyak atau hubungan banyak-ke-banyak yang berarti bahwa satu catatan dapat memiliki banyak catatan lain atau catatan lain dapat ada tanpa catatan utama

Solusi ini bisa offline atau disimpan online menggunakan Cloud. Database datang dalam berbagai gaya dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik organisasi Anda.  

Database relasional, misalnya, memungkinkan data dibagi antara beberapa sistem komputer yang berbeda, yang memberi pengguna kemampuan untuk menyimpan, memperbarui, dan berbagi data

Basis data dapat menyimpan berbagai macam informasi dan dapat dibagi menjadi beberapa bagian sehingga pencarian data dan identifikasi pola menjadi lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu. Basis data mungkin juga menyertakan izin pengguna, menu tarik-turun, perhitungan rumit, dan opsi pemfilteran lanjutan

Program Apa Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Membuat Database?

Database dapat dibuat menggunakan berbagai program offline dan online. Selain membuat database di Excel, Anda juga bisa menggunakan pilihan solusi lain untuk membuat database untuk organisasi Anda.  

Banyak dari alat ini adalah solusi basis data spesialis, seperti Knack dan IBM Informix, yang dapat Anda jadikan langganan dan gunakan untuk membangun basis data.  

Alat Microsoft lain yang dapat digunakan untuk membuat database adalah Access. Baik Access maupun Excel adalah bagian dari rangkaian produk Microsoft Office 365, artinya keduanya mudah diakses oleh banyak pengguna bisnis.  

Akses adalah bagian dari rangkaian alat Profesional, sehingga pengguna perlu membayar ekstra untuk memutakhirkan lisensi mereka untuk menggunakannya. Namun, ini adalah alat berharga yang mirip dengan program Microsoft lainnya, menjadikannya ramah pengguna dan berguna untuk bisnis ukuran kecil-menengah.  

Membuat Database di Excel Vs Access

Meskipun Excel adalah alat yang berguna untuk menyimpan dan mengelola data Anda, ada banyak program spreadsheet dan database untuk dijelajahi

Misalnya, Microsoft Access dirancang khusus untuk membuat dan mengelola database serta menyimpan data. Banyak bisnis menggunakannya sebagai database tunggal mereka, sehingga mereka memiliki salinan master kumpulan data mereka

Beberapa perbedaan antara Microsoft Excel dan Access dalam hal pengelolaan data antara lain

• Access dirancang untuk mengelola database dan dapat bertindak sebagai database master Anda
• Excel secara khusus dibuat untuk memungkinkan manajemen data dan representasi visual dari informasi
• Excel lebih mudah digunakan daripada Access untuk pemula Microsoft
• Excel bersifat non-relasional dibandingkan dengan Access, yang memungkinkan data relasional
• Access memiliki kapasitas penyimpanan data yang lebih besar daripada Excel

Apakah Anda memerlukan bantuan database Excel?

Kami adalah Pakar Excel, jadi hubungi anggota tim kami hari ini

❌

Maks. batas file adalah 20mb

Apa Keuntungan Menggunakan Excel?

Excel dan Access adalah dua alat unik, dan masing-masing memiliki manfaatnya sendiri. Meskipun Access didesain untuk mengelola database, Excel memiliki banyak fitur praktis yang memungkinkan Anda membuat penghitungan, mengotomatiskan fungsi data, membuat laporan, membuat database yang dapat dicari, dan lainnya

Beberapa dari banyak manfaat menggunakan Excel untuk mengelola data Anda dan membuat database kecil adalah

• Excel sudah berbentuk tabel, dan mudah untuk melihat lembar kerja Excel dan mengakses data
• Sebagian besar pemimpin bisnis memiliki akses ke dan mengetahui dasar-dasar Excel
• Excel sempurna untuk data numerik, dan membuat perhitungan, dan mudah untuk memasukkan data
• Baris dan kolom lebih mudah dipahami daripada beberapa tata letak basis data yang lebih kompleks
• VBA memungkinkan pengguna mengotomatiskan tugas dan menautkan Excel ke program perangkat lunak lain

Kapan Menggunakan Excel Sebagai Database

Excel dapat digunakan sebagai database saat Anda hanya berurusan dengan sejumlah kecil informasi, atau tidak terlalu penting bagi bisnis.  

Database Excel juga dapat digunakan sebagai database pemula untuk pemimpin bisnis kecil yang ingin bereksperimen atau mempelajari lebih lanjut tentang mengelola data mereka. Misalnya dengan membuat database pelanggan atau database yang hanya membutuhkan record database sederhana.  

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin ingin menjelajahi perangkat lunak basis data yang lebih spesifik yang dirancang khusus untuk bertindak sebagai basis data dan menangani semua data yang dikumpulkan perusahaan Anda.  

Database seperti itu seringkali memiliki keamanan yang lebih baik dan dapat mengelola serta menyimpan data dalam jumlah yang lebih besar

Excel dapat menangani lebih dari satu juta catatan, tetapi jika Anda memiliki lebih banyak catatan data atau secara teratur menambahkan catatan baru ke data Anda, mungkin sulit untuk menangani volume ini. Dalam hal ini, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan program database yang dirancang khusus

Bagaimana Excel & Database Lain Dapat Bekerja Sama

Meskipun Excel mungkin bukan database yang ideal jika Anda menangani lebih dari satu juta catatan, menggunakan database di Excel adalah alat yang berguna untuk mengelola data. Dengan demikian, Anda tetap dapat menggunakan Excel untuk mengelola data dan menggunakan rumus untuk membuat prediksi dan wawasan yang unik.  

Anda kemudian dapat menyinkronkan lembar Excel Anda dengan database yang lebih besar di server SQL untuk mentransfer data ke kumpulan informasi yang lebih besar tanpa memasukkan data lagi

Pendekatan ini akan mengurangi kemungkinan Anda merusak file dan spreadsheet Excel Anda, yang tidak dirancang untuk menyimpan data dalam jumlah yang sangat besar.  

Ini juga berarti bahwa Anda masih dapat menggunakan Excel untuk sebagian kecil data Anda dan dengan mudah mentransfernya ke alat basis data yang lebih besar dan lebih aman.  

Excel dapat digunakan bersama dengan sebagian besar alat, baik rangkaian produk Microsoft sendiri maupun solusi pihak ketiga. Ini memiliki banyak fungsi dan kemampuan, termasuk kemampuan menghitung rata-rata dan memasukkan rumus kompleks dengan mudah.  

Jadi, jika Anda kesulitan menjalankan fungsi ini di program database lain, Anda dapat menggabungkan fungsi penyimpanan dan keamanan yang unggul dengan kemampuan inovatif Excel.  

Cara Membuat Database di Excel

Membuat database di Excel sangat mudah dan dapat dilakukan oleh hampir semua orang. Alat ini intuitif dan mudah digunakan, sehingga membuat database sederhana menjadi cepat dan mudah.  

Excel adalah alat tabular, jadi tata letak terbaik adalah tabel database. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat kolom dan baris, yang akan bertindak sebagai bidang basis data, lalu memasukkan data.  

Setelah data Anda masuk, Anda dapat mencari database, meninjau informasi Anda, dan bahkan meringkas data. Anda juga dapat menambahkan rumus dan menggunakan VBA, bahasa pemrograman untuk Excel, untuk membuat instruksi dan mengotomatiskan pengelolaan database Anda.  

Dengan Excel, Anda juga dapat membuat banyak tab dan menautkannya ke input data untuk menyebarkan konten dan memastikan semuanya diberi label dengan jelas

Namun, Excel tidak mengizinkan pembuatan database relasional, tetapi Anda masih bisa melakukan referensi silang dan menautkan silang tabel yang berbeda dan menarik data ke dalam tabel master

Pilih Jenis Basis Data

Langkah pertama dalam membuat database adalah menentukan jenis database yang Anda butuhkan. Ada empat tipe dasar database

1. Database relasional

Database relasional adalah jenis database yang menyimpan dan mengambil data dengan menggunakan tabel. Tabel adalah kumpulan data terkait, dan setiap tabel memiliki nama yang unik. Tabel mirip dengan folder dalam sistem file, di mana setiap folder berisi kumpulan file terkait

2. Database berorientasi objek

Database berorientasi objek adalah jenis database yang menyimpan dan mengambil data dengan menggunakan objek. Objek adalah kumpulan data terkait, dan setiap objek memiliki nama yang unik. Objek mirip dengan file dalam sistem file, di mana setiap file berisi kumpulan data terkait

3. Database hierarkis

Basis data hierarkis adalah jenis basis data yang menyimpan dan mengambil data dengan menggunakan hierarki. Hierarki adalah struktur node yang terhubung, di mana setiap node memiliki nama yang unik. Node mirip dengan folder dalam sistem file, di mana setiap folder mewakili sebuah node dalam hierarki

4. Database jaringan

Database jaringan adalah jenis database yang menyimpan dan mengambil data dengan menggunakan jaringan. Jaringan adalah kumpulan node yang terhubung, di mana setiap node memiliki nama yang unik. Node mirip dengan file dalam sistem file, di mana setiap file mewakili sebuah node dalam jaringan

Untuk Apa Anda Menggunakan Database?

Karena database Excel mudah digunakan dan sepenuhnya dapat disesuaikan, database tersebut dapat dibuat untuk memenuhi kebutuhan berbagai organisasi. Ada banyak cara Anda dapat menggunakannya untuk menghemat waktu dan tenaga perusahaan Anda

Beberapa contoh kegunaan database dalam bisnis Anda antara lain

1. Cantumkan data pelanggan atau siswa terkait dengan waktu / janji temu
2. Menghitung angka penjualan total selama jangka waktu yang ditetapkan
3. Melacak produktivitas anggota tim
4. Meninjau perintah kerja
5. Menyimpan dan mengelola data stok
6. Menyimpan aset digital dan materi pemasaran
7. Menyimpan catatan dan proses manajemen rantai pasokan
8. Menyimpan detail pelanggan dan informasi pesanan
9. Mengelola informasi produk
10. Mengotomatiskan entri data menggunakan otomatisasi Excel

Menggunakan database untuk bisnis Anda, dan bahkan untuk penggunaan pribadi, dapat membawa banyak manfaat. Anda dapat meluangkan waktu, meningkatkan produktivitas, dan memotong informasi dengan cepat

Jauh lebih mudah untuk memahami data saat disusun dalam database Excel dibandingkan dengan daftar yang tidak terstruktur atau melalui jenis program berbasis cloud lainnya

Ringkasan. Membuat Database Di Excel

Pada akhirnya, Excel secara teknis bukan database tetapi spreadsheet dan alat manajemen data. Dikatakan demikian, Excel adalah alat yang berguna bagi para pemimpin bisnis yang ingin menggunakannya untuk membuat database awal pertama mereka dan mempelajari cara mengelola informasi mereka.  

Apakah Anda bisnis kecil atau organisasi yang ingin mengelola sedikit data, Excel bisa menjadi alat yang sempurna. Hal terbaik tentang menggunakan Excel sebagai database adalah alat yang mudah diakses yang dapat digunakan oleh hampir semua orang di tim Anda

Untuk bisnis yang lebih besar, Microsoft Access dapat menjadi solusi yang berguna untuk membantu Anda memperluas database dan mengelola lebih banyak informasi. Excel dapat digunakan bersama dengan Access dan solusi database lainnya, bahkan untuk organisasi yang lebih besar, karena memiliki banyak kemampuan inovatif dan fungsi manajemen data.  

Jika Anda berencana menggunakan Excel sebagai database, Anda perlu memahami dasar-dasar penggunaan Excel dan bagaimana Excel dapat berinteraksi dengan solusi Microsoft lainnya, termasuk Access.  

Tentang Pakar Excel

Di The Excel Experts, kami bangga dapat membantu bisnis mempelajari lebih lanjut rangkaian solusi perangkat lunak Microsoft.  

Lihat pelatihan MS Office dan kursus pelatihan Excel kami untuk menemukan solusi yang sesuai untuk bisnis Anda. Tim kami dapat membuat solusi pelatihan khusus untuk organisasi Anda dan membantu Anda dan tim memanfaatkan Excel secara maksimal.  

Kami juga menawarkan berbagai layanan konsultasi Excel, termasuk membuat buku kerja Excel khusus yang dapat digunakan sebagai database untuk melaporkan data dan banyak lagi.  

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang layanan kami dan bagaimana kami dapat membantu Anda menggunakan Excel secara maksimal, hubungi kami hari ini.  

Bisakah spreadsheet Excel menjadi database?

Bisakah saya menggunakan sheet sebagai database?