Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberi tanda

Table of Contents Show

a. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
2.4. Sistem Penyimpanan Surat
Video yang berhubungan

Menurut Endang dkk 2011: 46 penanganan surat keluar sistem buku agenda terbagi menjadi tiga pola yaitu pola sentralisasi, pola desentralisasi, dan pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi.

1. Penanganan Surat Keluar Pola Sentralisasi

a. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Sama halnya dengan penanganan surat masuk, penanganan surat keluar pola sentralisasi sistem buku agenda juga dilakukan melalui satu pintu, yaitu dari dan kembali ke tata usaha pusat. Langkah-langkah penanganan surat keluar pola sentralisasi sistem buku agenda adalah sebagai berikut: 1 Pembuatan Konsep Surat Konsep surat sering disebut juga sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik listrik, untuk membuat surat harus dibuat dahulu konsepnya secara terulis diatas kertas bergariskertas buramlembar konsep surat. hal in untuk menghindari terjadinya banyak kesalahan jika langsung diketik. Saat ini, mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah ada komputer yang lebih canggih untuk memudahkan pekerjaan kantor, termasuk dalam pembuatan surat. dengan adanya komputer, konsep surat yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan. Konsep surat sudah bisa langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara lama, yaitu membuat konsep surat dengan ditulis tangan, baru kemudian diketik dengan menggunakan komputer. Walaupun hanya berupa konsep, pembuatan konsep surat sebaiknya juga dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara: a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan. b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit kerja atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh: a. Pimpinan atau atasan  Konsep dibuat dan diketik sendri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia  Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.  Konsep dibuat secara garis besar, dan diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.  Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau asistennya. b. Orang yang ditunjuk konseptor  Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat. Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat, sebaiknya konsep surat ditulis dilembar konsep surat. selain lebih rapi, juga memudahkan dalam pembuatan konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal, serta jelas dalam pertanggung jawabannya. 2 Persetujuan Konsep Surat Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinanatasan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaikidikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan atau acc accepted dari pimpinan, pimpinan akan memberi tandaparaftaklik pada konsep tersebut. 3 Pengetikan Konsep Surat Setelah konsep surat mendapat persetujuan pimpinan, selanjutnya konsep surat dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi dalam kop surat. Jangan lupa untuk mengetik juga alamat tujuan pada sampul surat yang akan digunakan. 4 Pemeriksaan Pengetikan Surat Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di-print atau dicetak. Jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walau hanya satu huruf. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena perbedaan angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Konseptor memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda bahwa surat sudah sesuai dengan konsep. 5 Penandatanganan Surat Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, surat diserahkan kepada piminanatasan atau pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan diatas nama terang. Surat kemudian diserahkan ke unit Tata Usaha TU. 6 Pencatatan Surat Surat selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar oleh unit tata usaha TU untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. 7 Pemberian Cap Dinas Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat, selanjutnya diberi cap dinasstempel sebagai tanda sahnya surat. surat yang tidak ada cap dinasstempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. Setelah ditandatangani dan diberi cap dinas, periksa kelengkapan lampiran surat, apabila disertai lampiran. Setelah lengkap, surat beserta lampirannya digandakan untuk arsip. 8 Melipat Surat Surat asli dan lampiran bila ada dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. sedangkan tembusannya atau kopian suratnya disimpan tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam mapfolder dilaci filling cabinet. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan. Untuk surat yang akan dimasukkan kedalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. 9 Penyampulan Surat Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan kedalam sampul yang telah disediakan, dan direkatkan dengan lem secara rapi. Dalam penyampulan surat, perhatikan juga hal-hal sebagai berikut: a. Gunakan sampul surat amplop yang berkop surat. b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan. c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinasstempel pada sampul disebelah kiri. d. Apabila menggunakan tanda terima surat, sertakan tanda terima surat dengan cara ditempel pada bagian dengan amplop surat. Nantinya, tanda terima surat harus dikirim kembali oleh penerima surat ke pihak pengirim surat untuk disimpan sebagai arsip. 10 Pencatatan surat dibuku ekspedisi ekstern Sebelum dikirimkan, surat tersebut dicatat dibuku ekspedisi ekstern. Ketika surat diterima oleh pihak yang dituju, yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat dibuku ekspedisi ekstern. Ini dilakukan apabila pengiriman dilakukan melalui perusahaan pos atau perusahaan jasa pengiriman, Anda perlu meminta cap pos setempat dibuku ekspedisi ekstern sebagai bukti bahwa surat sudah dikirimkan melalui pos atau perusahaan jasa pengiriman. Jika surat hanya dimasukkan kekotak pos yang tersedia ditempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi ekstern bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat. 11 Pengiriman Surat Jasa pengiriman surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses pengiriman surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut: a. Jenis surat, b. Informasi yang tercantum dalam surat, c. Tujuanalamat surat, d. Volumebanyaknya surat. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut: a. Melalui kurir, b. Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman, c. Melalui faksimile, d. Melalui internet. 12 Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinankopi surat dan lampiran disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, atau sistem wilayah. Catatan: a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar. Surat asli untuk alamat yang dituju, dan salinannya untuk arsip. b. Apabila pihak yang dituju jumlahnya banyak, misalnya surat edaran, surat cukup dibuat satu lembar saja. Setelah ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda seperti mesin foto kopi atau risograph. Surat yang asli untuk arsip, dan salinannya untuk alamat yang dituju.

2. Penanganan Surat Keluar Pola Desentralisasi

Seperti halnya dalam penanganan surat masuk, penanganan surat keluar pada pola desentralisasi juga langsung ditangani oleh unit kerja. Pada pola ini, semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris di masing-masing unit kerja. Penanganan surat keluar pola desentralisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan swasta. Simak langkah-langkah penanganan surat keluar pola desentralisasi berikut: 1 Pembuatan Konsep Surat Konsep surat dapat dibuat oleh pimpinan, staf administras kantorsekretaris, atau oleh orang yang ditunjuk pimpinan. seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pembuatan konsep surat harus dibuat dengan baik, disusun secara lengkap dalam bentuk draft sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan pada kertas berkop. Draft ini tidak ada nomor surat dan diketik memakai kertas A4 biasa. 2 Persetujuan Konsep Surat Apabila konsep surat dibuat oleh konseptor bawahan yang ditunjuk pimpinan, staf administrasi kantor, atau sekretaris, konsep tersebut harus diperiksa oleh atasan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaikidikoreksi. Bila belum sempurna, draft tersebut dikembalikan ke konseptor untuk diperbaiki kembali. Setalah draft ini sempurna dan sudah mendapat persetujuan atau acc accepted dari pimpinan, pimpinan akan memberi tandaparaftaklik pada konsep tersebut. 3 Pencatatan Surat Konsep surat yang sudah disetujui atasan, selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut. 4 Pengetikan Surat Surat kemudian diketik rapi pada kop surat sesuai ketentuan. Jangan lupa untuk mengetik alamat tujuan pada amplop surat yang akan digunakan. 5 Pemeriksaan Pengetikan Surat Periksa kembali dengan teliti hasil pengetikan surat sebelum surat tersebut dicetak atau di-print. Apabila surat tersebut sudah sempurna, selanjutnya dicetak atau di-print pada kop surat. 6 Penandatanganan Surat Setelah surat diketik rapi, surat dimasukkan kedalam secretaries desk file to be sign, untuk diserahkan kepada pimpinan atau atasan yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan atau atasan kemudian membubuhkan tanda tangan diatas nama terang. 7 Pemberian Stempel Perusahaan Surat selanjutnya diberi stempel perusahaan sebagai tanda sahnya surat. Stempel perusahaan dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. Namun, saat ini beberapa perusahaan tidak memerlukan stempel perusahaan lagi. Selanjutnya, memeriksa kelengkapan lampiran surat, apabila surat disertai lampiran. Setelah lengkap, surat dan lampirannya digandakan atau dikopi untuk arsip. 8 Melipat Surat Surat dan lampiran yang asli dikirim kealamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sedangkan tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilihat, karena akan disimpan dalam mapfolder dilaci filling cabinet. Seperti yang telah dijelaskan, melipat surat harus juga memperhatikan ukuran amplop surat yang akan digunakan. Untuk surat yang akan dimasukkan kedalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. 9 Penyampulan Surat Surat selanjutnya dimasukkan kedalam amplop dan rekatkan dengan lem secara rapi dan buatkan tanda terima surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyampulan surat adalah sebagai berikut: a. Gunakan amplop surat yang berkop. b. Jika amplop tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel perusahaan pada amplop surat disebelah kiri. c. Jika menggunakan tanda terima surat, sertakan tanda terima dengan cara ditempel pada bagian depan amplop surat. Nantinya, tanda terima surat harus dikirim kembali kepihak pengirim untuk disimpan sebagai arsip. 10 Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan melalui kurir, pos, perusahaan jasa pengiriman, faksimile, atau internet. Staf administrasi kantorsekretaris harus dapat menentukan cara pengiriman surat yang tepat, agar surat dapat segera sampai kepada pihak yang dituju. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan jasa pengiriman surat, yaitu jenis surat, sifat surat, tujuanalamat surat, dan volumebanyaknya surat. 11 Penyimpanan Surat Satukan tanda terima surat dan salinan suratnya, kemudian disimpan dengan sistem penyimpanan tertentu dalam mapfolder di laci filling cabinet sesuai prosedur kearsipan. Sistem penyimpanan tersebut, antara lain sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

3. Penanganan Surat Keluar Pola Gabungan Sentralisasi dan

Desentralisasi Seperti halnya dalam penanganan surat masuk, penaganan surat keluar pada pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi, dilakukan di unit kerja dan di unit tata usaha. Kegiatan yang dilakukan pada unit tata usaha, antara lain pengonsepan surat, pemeriksaan konsep surat, persetujuan konsep surat, pencatatan surat, penandatanganan surat, sampai dengan pemberian capstempel dinas. Kegiatan yang dilakukan diunit tata usaha, antara lain membuat salinan kopi surat, menyimpan salinan surat, dan melakukan pengiriman surat. Langkah-langkah penanganan surat keluar sistem gabungan sentralisasi dan desentralisasi adalah sebaga berikut: 1 Pembuatan Konsep Surat Konsep draft surat pada BUMN atau departement pemerintahan juga dibuat oleh pimpinan, staf administrasi kantor dan sekretaris, atau orang lain yang ditunjuk pimpinan. Pada sistem gabungan, surat dibuat oleh masing- masing unit kerjabagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Saat ini konsep surat biasanya langsung diketik dengan menggunakan komputer. Meskipun demikian, masih ada yang membuat konsep surat dengan ditulis tangan terlebih dahulu lalu kemudian diketik dengan komputer. 2 Persetujuan Konsep Surat Konsep surat yang sudah dibuat selanjutnya disetujuui pimpinan. pimpinan memberikan tanda taklikparaf pada konsep surat tersebut sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat. 3 Pencatatan Surat Konsep surat yang sudah di-acc disetujui pimpinan kemudian dicatat dalam buku agenda keluar untuk diregistrasi. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut. 4 Pengetikan Konsep Surat Konsep surat yang telah dicatat dalam buku agenda surat keluar dan mendapatkan nomor surat selanjutnya diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga alamat tujuan surat pada sampul surat yang akan digunakan. Juru ketik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan. 5 Penandatanganan Surat Setelah surat diketik dengan rapi, pimpinan atau penjabat yang berwenangbertanggung jawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan diatas nama terang. Surat kemudian diberi capstempel dinas dan diserahkan kepada unit tata usaha untuk dikirimkan. 6 Penyampulan Surat Surat selanjutnya diperiksa kelengkapan lampiran suratnya, apabila surat disertai lampiran. Setelah lengkap, surat dan lampirannya digandakan untuk arsip. Surat yang asli kemudian dilipat dengan rapi, selanjutnya dimasukkan kedalam amplop berkop. 7 Pengiriman Surat Surat asli dicatat pada buku ekspedisi ekstern dan kemudian dikirimkan melalui kurir atau jasa pengiriman surat. 8 Penyimpanan Surat Setelah surat asli dikirimkan ke alamat tujuan, salinan surat disimpan sebagai arsip diunit tata usaha. Salinan surat dicatat pada daftar pertelaahan agar setiap unit kerja mengetahui surat apa saja yang telah dikirimkan. Pengelolaan surat keluar menurut pendapat Mulyono dkk 2011: 12 adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan diserahkan ke pelaksana pengolah. 2. Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tatausaha 3. Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi, selanjutnya, diserahkan ke pimpinan. 4. Surat yang sudah siap sudah ditandatangani melalui tatausaha pengolah diserahkan kebagian pencatat untuk diproses selanjutnya. 5. Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya sesuai kebutuhan dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih mencatat dengan menggunakan kartu kendali rangkap 3 atau dengan lembar pengantar rangkap 2. 6. Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau tripikat untuk dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau tripikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat disampaikan ke penata arsip, dan tripikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.