Berikut data perusahaan yang diperlukan dalam perencanaan tenaga kerja, kecuali

Beberapa tahapan dalam manajemen perencanaan tenaga kerja (human resources planning management) yang harus dilakukan internal organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan mengolah data-data milik perusahaan dan kepegawaian meliputi beberapa hal berikut:

• Mengumpulkan data-data untuk mempelajari dan memahami segala aspek lingkungan internal perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengantisipasi berbagai macam isu yang akan muncul dari setiap kondisi-kondisi perusahaan yang tidak stabil. • Menentukan aspek-aspek lingkungan internal perusahaan yang mampu mempengaruhi lingkungan organisasi ekternal dan persediaan pegawai.

• Data-data penting perusahaan yang diperlukan, seperti:

1. Target yang ingin bisa dicapai oleh perusahaan, apakah lebih berorientasi terhadap laba atau hanya sekedar ingin memberikan pelayanan terbaik/ organisasi nirlaba. 2. Jenis perusahaan, apakan perusahaan ini sebagai perusahaan lini, lini dan staff, fungsional atau berupa komite. 3. Dasar-dasar akan pendepartemenan dan struktur pengorganisasian. 4. Rentang kendali pada setiap masing-masing departemen/bagian. 5. Struktur kepemimpinan perusahaan, individu atau yang lebih bersifat kolektif. 6. Jumlah karyawan dan berupa perincian manajerial dan operasional. 7. Jenis-jenis kewenangan atau tingkat otorisasi yang akan didelegasikan dalam perusahaan.

8. Tingkat-tingkat setiap masing-masing posisi jabatan.

2. Melakukan Tindakan Penyusunan Job Analysis/Analisis jabatan.

Job Analysis atau yang lebih sering disebut dengan Analisis jabatan merupakan proses kegiatan untuk menghimpun dan menyusun berbagai informasi-informasi penting tentang tugas, jenis pekerjaan serta tanggungjawab seseorang. Agar Job Analysis/Analisis Jabatan mampu dalam memberikan manfaat bagi organisasi perusahaan, maka Job Analysis/Analisis Jabatan harus mampu memberikan berbagai informasi tentang beberapa macam aspek-aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi Output pekerjaan, Aktivitas atau tugas-tugas yang selama ini sudah dilakukan, Kompetensi seperti apa yang dibutuhkan dan Struktur kompensasi.

Tujuan utama dari dilakukannya Analisis Jabatan/Job Analysis adalah untuk mengidentifikasikan setiap masing-masing jabatan yang terkait dengan riwayat pekerjaan, peran penting, tanggungjawab dan kewenangan seseorang yang memegang jabatan tersebut serta untuk mengetahui bagaimana spesifikasi dari jabatan yang terkait dengan persyaratan-persyaratan seperti yang sudah ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk juga persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan juga karakter seperti apa yang dibutuhkan dari orang yang memegang jabatan tersebut.

Output dari Analisis jabatan/Job Analysis, yaitu untuk memberikan berbagai informasi tentang beberapa hal berikut, yaitu:

• Aktivitas-aktivitas pekerjaan. • Standar pekerjaan. • Konteks pekerjaan. • Persyaratan pekerjaan. • Perilaku manusia.

• Alat-alat yang selama ini sudah digunakan.

Dengan kata lain, beberapa hal tersebut sudah mencakup Job description/Uraian Jabatan, Job Spesification/Spesifikasi Jabatan dan juga Job evaluation/Evaluasi Jabatan. Job Analysis atau Analisis jabatan yang biasanya dilakukan pada saat sebuah internal organisasi sudah dibentuk, pada saat dibuat pekerjaan baru dan pada saat sebuah organisasi yang sedang berkembang pesat, sehingga akan mengakibatkan metode baru, prosedur baru dan juga teknologi baru sehingga perlu dilakukannya Job Analysis atau Analisis jabatan.

3. Perkiraan dan Perencanaan Persediaan Pegawai.

Melakukan evaluasi tentang persediaan tenaga kerja dengan cara mempertimbangkan tingkat persediaan, kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan pencarian pegawai dan lain sebagainya.

4. Perkiraan dan Perencanaan Kebutuhan Pegawai.

• Memperkirakan jumlah permintaan pegawai yang diperlukan. Memprediksikan kebutuhan pegawai dengan cara mengunakan metode yang sesuai. • Memperkirakan penawaran pegawai.

Melakukan perkiraan penawaran pegawai, baik itu dari sumber internal maupun eksternal perusahaan.

5. Penyusunan Neraca Pegawai.

Melakukan analisis terhadap kesenjangan antara persediaan pegawai dan juga permintaan pegawai.

6. Melakukan Penyusunan Program Kepegawaian.

• Merumuskan tentang berbagai macam alternatif program yang dianggap cukup memungkinkan untuk mencapai sasaran seperti yang ditetapkan. • Memilih kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif kegiatan yang ada.

• Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang telah dipilih ke dalam kerangka kerja yang utuh.

Nah, itulah penjelasan singkat seputar tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan dalam manajemen perencanaan tenaga kerja (human resources planning management). Semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan para pembaca sekalian, terimakasih dan salam sukses.

Apabila mitra bisnis/pemilik bisnis akan membuat departemen HRD, SOP HRD, KPI karyawan dan semua yang terkait dengan ke- HRD-an atau software pay roll & HRD, silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu dalam pendampingan.

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja umumnya dilakukan pada akhir atau awal tahun untuk periode setahun ke depan. HR menganalisis sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan dan menghitung perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru untuk mendukung rencana bisnis dan tujuan organisasi.

Perencanaan ini merupakan proses yang terdiri atas beberapa tahapan untuk menjamin perusahaan memperoleh tenaga kerja berkualitas dengan jumlah yang tepat, di peran/posisi yang tepat, dengan jenis keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan.

Berikut ini tahapan perencanaan tenaga kerja perusahaan:

Penetapan tujuan manpower planning

Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya merupakan bagian dari perencanaan organisasi. Manpower planning tidak berdiri sendiri, sebab kebutuhan SDM muncul karena adanya rencana bisnis perusahaan. Dengan demikian, tujuan manpower planning menyesuaikan dan searah dengan rencana perusahaan. 

HR melayani kebutuhan personil untuk menjalankan rencana tersebut. Itu sebabnya, langkah pertama adalah mendefinisikan apa tujuan dari perencanaan tenaga kerja, misalnya penambahan produksi, peningkatan penjualan, penggunaan teknologi terbaru, ekspansi usaha, dan seterusnya.

Pemetaan SDM perusahaan

Tahap selanjutnya adalah pemetaan ketersediaan tenaga kerja yang telah dimiliki perusahaan dengan menganalisis data demografis, seperti jumlah, sebaran, usia (menyangkut pensiun), peran dan jabatan, serta upah/gaji. Analisis juga termasuk metrik tenaga kerja, seperti kinerja, produktivitas, turnover, dan retensi karyawan. 

HR juga menganalisis keterampilan dan kompetensi setiap tenaga kerja. Misalnya, dalam setahun terakhir, apa saja jenis keterampilan atau keahlian baru yang dikuasai karyawan. 

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja

HR mencocokkan ketersediaan SDM dengan rencana bisnis ke depan: apakah dengan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tersedia saat ini telah mencukupi? Jika tidak, berapa personil baru yang dibutuhkan, dan jenis skill apa yang harus ada?

Menghitung kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan beberapa metode, seperti metode tren, rasio, regresi, Delphi, studi kerja, keputusan manajerial, dan lainnya. Metode ini memberikan hasil berupa prediksi atau perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru.

Penetapan rencana ketenagakerjaan

Setelah semua manajer di setiap departemen menyetujui rencana kebutuhan tenaga kerja, HR menetapkan rencana ketenagakerjaan untuk satu tahun ke depan, termasuk menyusun biaya rekrutmen dan biaya gaji dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun.

Rencana ini menjadi pedoman dalam pengisian peran dan jabatan di organisasi. Misalnya, berapa karyawan yang akan promosi ke jabatan baru, dan bagaimana mengisi kekosongan posisi/peran yang ditinggalkan. 

Rekrutmen dan hiring

HR menentukan metode rekrutmen yang paling tepat dengan melihat sejumlah faktor seperti jenis pekerjaan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan. HR juga perlu memahami kondisi pasar tenaga kerja, ketersediaan kandidat bebas, dan persaingan perusahaan dalam mendapatkan karyawan berkualitas.

Cara terbaik merekrut adalah menggabungkan beberapa metode, kapan harus menggunakan referensi karyawan, job portal, dan headhunter. Misalnya, saat membutuhkan peran strategis dengan kualifikasi langka, akan lebih efisien dan efektif menggunakan headhunter.

Menganalisis kesenjangan keterampilan

Setelah kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, HR melakukan monitoring sejauh mana keterampilan yang dikuasai setiap karyawan membantu mereka dalam menjalankan peran. HR mengidentifikasi kesenjangan keterampilan antara karyawan yang menonjol dengan karyawan yang kurang terampil, kemudian memberikan pelatihan.

Pelatihan dan pengembangan

Pelatihan dan pengembangan karyawan ditujukan untuk menjembatani kesenjangan skill antar-karyawan, serta memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap keterampilan baru. Selain berdampak pada peningkatan kinerja perusahaan, cara ini juga membantu karyawan untuk mengembangkan diri.

Evaluasi

Tahap terakhir, HR mengevaluasi manpower planning, apa saja yang berjalan sesuai rencana dan apa yang tidak. Evaluasi yang paling penting adalah apakah pelaksanaan rencana ketenagakerjaan tersebut membantu pencapaian rencana bisnis perusahaan.

Platform rekrutmen Glints sebagai bagian dari manpower planning Anda

Rencanakan biaya rekrutmen yang harus dianggarkan dengan menggunakan jasa platform rekrutmen Glints TalentHunt. Kami menghitung cost per hire berdasarkan gaji karyawan, sehingga mencegah Anda dari ketidakpastian dan pembengkakan biaya. 

TalentHunt memberi jaminan 90 hari penggantian kandidat baru apabila kinerja karyawan yang direkomendasikan tidak memuaskan. Jadi, tidak ada risiko biaya ganda untuk rekrutmen ulang yang harus Anda tanggung.

Proses rekrutmen TalentHunt menggabungkan teknologi AI yang cepat dan cerdas, tim spesialis berdedikasi, dan database lebih dari 130.000 top talent yang telah dikurasi. Lebih dari 30.000 perusahaan telah menggunakan jasa TalentHunt dengan tingkat kepuasan 8/10. Klik https://talenthunt.glints.id untuk mencoba layanan ini.

Cek juga layanan job portal untuk pasang iklan lowongan kerja gratis dan tanpa batas di https://employers.glints.id. Ratusan ribu pencari kerja tersedia untuk Anda rekrut di marketplace ini.

(Penulis: Khairina)