Bagaimana cara menjaga safety stock dan reorder point

Katakanlah Anda memajang barang baru di etalase toko. Tiba-tiba barang tersebut laku keras dan toko Anda pun kebanjiran pesanan. Anda pun panik saat persediaan mulai menipis dan permintaan pelanggan pun tak kunjung surut. Hal ini tak akan terjadi jika Anda merencanakan reorder point dengan baik menggunakan Software Stock Gudang berbasis web. Penggunaan Sistem Inventory yang lengkap dapat mengatasi permasalahan tersebut. Dengan perhitungan reorder point yang baik, Anda tak perlu khawatir barang menumpuk di gudang karena memesan barang terlalu banyak, atau harus menghadapi kekecewaan pelanggan karena kehabisan stok karena semuanya sudah dikelola oleh Aplikasi Inventaris Barang paling canggih.

Download Perhitungan Skema harga Sistem Inventaris dari HashMicro

Selain itu, Anda dapat menggunakan Software Inventory terbaik di Indonesia untuk memudahkan segala proses mulai dari mengoptimalkan tingkat persediaan hingga estimasi kebutuhan inventaris hanya dalam satu platform. Perhitungan reorder point yang baik melalui Aplikasi Inventaris berbasis cloud akan membuat pemesanan barang Anda berjalan dengan lancar tanpa ada kekhawatiran. Maka dari itu, Anda dapat mengunduh skema perhitungan untuk mendapatkan gambaran harganya. Pada artikel kali ini, kita akan membahas secara mendalam tentang apa itu reorder point, lengkap dengan cara menghitungnya.

Baca juga: 6 Cara Aplikasi Gudang Membantu Manajemen Inventori Anda

Daftar Isi

Definisi Reorder Point

Reorder point adalah sebuah titik di mana sebuah barang yang ada di gudang harus ditambah persediaannya sebelum kehabisan. Yang sering jadi pertanyaan adalah; kapankah waktu yang tepat untuk memesan barang tersebut?

Banyak pebisnis retail pemula yang hanya mengandalkan insting mereka untuk menambah persediaan. Di saat mereka lihat permintaan meningkat, mereka buru-buru menambah jumlah barang di gudang. Sebaliknya saat sepi permintaan, mereka tak melakukan reorder karena melihat persediaan masih banyak di gudang.

Buat yang berpengalaman, mereka menumpuk barang di gudang untuk mengantisipasi high season seperti lebaran atau tahun baru. Prinsipnya, habis tak habisnya barang tidak masalah yang penting penjualan sudah mencapai kuota.

Sebenarnya ada cara yang tepat untuk menghitung berapa jumlah barang yang harus perusahaan pesan dari supplier, lengkap dengan kapan waktu terbaik bagi Anda untuk melakukan pemesanan, yakni dengan menggunakan rumus reorder point.

Maka dari itu, Anda memerlukan penggunaan dari software ERP. Penting bagi Anda memilih software ERP dengan harga yang sebanding juga dengan kualitas yang ditawarkan. Maka, jangan terlalu terburu-buru dalam memilih ERP dan evaluasi performanya dengan seksama yang juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Sebaiknya Anda mencari informasi mengenai skema perhitungan harga Software ERP untuk melakukan perhitungan reorder point yang baik dan membuat pemesanan barang Anda berjalan dengan lancar.

Download Perhitungan Skema harga Sistem Inventaris dari HashMicro

Menghitung Reorder Point

Ada tiga hal yang menjadi parameter utama dalam perhitungan reorder point:

Lead Time demand (in days) + Safety Stock (in days) = Reorder Point

Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas parameter-parameter tersebut satu persatu.

Lead time demand

Dalam pengertiannya, lead time adalah jeda waktu antara pemesanan sampai dengan barang tersebut masuk ke gudang. Lead time ini berkisar antara beberapa minggu, hingga beberapa bulan.

Lamanya lead time tergantung dari tingkat kesulitan barang yang dipesan, jumlah, hingga jarak tempuh pengiriman barang tersebut. Jika supplier Anda dari luar negeri dan barang yang dipesan jumlahnya ribuan, jangan harap pesanan Anda akan datang esok atau lusa jika baru dipesan hari ini!

Supaya lebih mudah, simak ilustrasi berikut ini. Katakanlah Anda menjual dompet kulit impor dari Cina. Mari kita andaikan sang supplier tak pernah mengalami masalah stok barang dan siap mengirimkan barang kapan saja. Namun untuk pengambilan dan pengepakan barang, mereka butuh waktu dua hari.

Setelah itu, pesanan Anda akan masuk ke dalam truk dan menempuh perjalanan selama lima hari ke pelabuhan. Dari pelabuhan, pesanan Anda mengarungi Samudra Pasifik dari China ke Indonesia selama 30 hari. Sesampainya di pelabuhan, barang Anda harus melalui proses pemeriksaan dulu di bea cukai yang butuh waktu seminggu lamanya, baru kemudian dikirimkan ke toko Anda lewat jalan darat selama 5 hari.

Total lead time: 2 + 5 + 30 + 7 + 5 = 49 hari

Data ini mengungkapkan bahwa Anda harus memiliki stok dompet kulit untuk dijual sampai pengiriman barang yang berikutnya tiba. Anda juga harus mengantisipasi demand dari pelanggan terhadap barang tersebut. Jangan sampai Anda kehabisan persediaan sebelum barang yang dipesan dari supplier datang.

Artikel terkait:

Ada cara khusus untuk menghitung demand ini, yakni dengan mengalikan angka lead time dengan rata-rata penjualan per-hari. Kita ibaratkan Anda menjual 10 dompet kulit per hari, maka lead time demand bisnis Anda adalah:

Lead Time Demand = Lead Time x Rata-Rata Penjualan per-Hari
49 x 10 = 490

Ini artinya Anda harus menyediakan 490 dompet kulit untuk mengantisipasi pesanan dari pelanggan Anda sampai barang yang dikirim supplier tiba. Mudah? Nanti dulu! Perhitungan ini hanya bisa berjalan, jika tak ada hal-hal yang di luar dugaan terjadi.

Safety stock – sebagai antisipasi

Dalam manajemen inventory, Anda harus mengantisipasi kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi dan berpotensi mengganggu persediaan barang. Kita ambil contoh, ada artis yang tiba-tiba menggunakan dompet kulit yang Anda jual dan membuat Anda kebanjiran pesanan, atau ada musibah angin topan yang bertiup kencang dari Samudra Pasifik dan membuat pengiriman barang terganggu.

Faktor-faktor tak terduga ini harus Anda perhitungkan sebelumnya dengan menyediakan safety stock, atau lebih dikenal sebagai persediaan tambahan. Masalahnya, berapa jumlah persediaan tambahan yang harus anda siapkan? Berikut rumus menghitung safety stock:

Safety stock = (Penjualan Harian Tertinggi x Lead Time Terlama) – (Rata-Rata Penjualan Harian x Rata-Rata Lead Time)

Mari kita lanjutkan contoh bisnis dompet kulit Anda. Dari data sebelumnya kita sudah mengetahui bahwa Anda berhasil menjual dompet kulit kurang lebih 10 per hari, namun di hari sabtu minggu angka penjualan naik sampai 20 per hari. Untuk lead time, biasanya pengiriman dompet kulit dari China makan waktu 49 hari. Namun karena terjadi musibah yang mengakibatkan truk yang mengantar barang pesanan Anda ke pelabuhan di China mengalami kecelakaan, pengiriman jadi molor hingga 54 hari.

Jika dimasukkan ke rumus di atas, maka kita akan mendapatkan safety stock sebagai berikut:

(20 x 54) – (49 x 10) = 590

Ini artinya Anda harus menyiapkan 590 dompet kulit sebagai safety stock untuk mengantisipasi hal-hal yang tak perusahaan inginkan terjadi. Dengan demikian Anda masih tetap bisa melayani pelanggan, apapun yang terjadi.

Dengan dua hasil perhitungan tersebut, kita bisa mendapatkan nilai reorder point dengan menjumlahkan lead time demand dan safety stock. Berikut hasil perhitungannya:

490 (lead time demand) + 590 (safety stock) = 1080 (reorder point)

Ini artinya Anda harus mulai membuat pesanan kepada supplier jika sisa dompet kulit yang ada di gudang berjumlah 1080 buah. Dengan ini Anda memastikan persediaan dompet kulit Anda akan cukup sampai pesanan berikutnya sampai, apapun yang terjadi. Jika terjadi musibah atau hal-hal di luar dugaan, Anda masih memiliki persediaan yang cukup dan tetap melayani pelanggan tanpa ada rasa khawatir.

Artikel terkait:

Kesimpulan

Menghitung reorder point adalah hal yang penting dalam manajemen inventory. Namun yang jadi kendala adalah sulitnya memprediksi hal-hal yang di luar dugaan seperti bencana atau musibah. Jika terjadi kondisi yang mengharuskan Anda untuk mengupdate nilai safety stock, maka Anda harus mengupdatenya secara manual.

Hal ini sebenarnya bisa dihindarkan dengan menggunakan Sistem Manajemen Inventory terbaik. Jika ada perubahan data safety stock atau lead time demand karena naiknya jumlah pesanan, maka sistem bisa melakukan penghitungan secara otomatis dari waktu ke waktu. Dengan demikian Anda tak perlu khawatir lagi kejadian di mana anda kekurangan stok dan kehilangan pelanggan.

Transformasikan bisnis Anda dengan beragam sistem modul yang tersedia dari HashMicro. Ubah segala proses menjadi lebih praktis dan otomatis. Buat keputusan yang lebih akurat dengan dukungan software manajemen bisnis tercanggih.

Artikel lainnya: