Apa maksud kata tangkap dalam mengindeks

5 sistem penyimpanan dalam mengindeks nama orang atau perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.

Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan / lembaga / perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.
Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip.

Selain istilah mengindeks dan kata tangkap, ada istilah lain yaitu unit. Unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam menyusun urutan abjad yang berpatokan kepada unit demi unit dan huruf demi huruf.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Apa sih pengertian indeks arsip? Guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip maka diperlukan alat bantu beserta sistem penyimpanannya. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan sebuah arsip.

Penggunaan alat bantu tersebut bertujuan untuk memudahkan arsiparis mengelompokkan arsip yang akan disimpan dan juga pengguna arsip dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Alat bantu utama dalam sistem kearsipan disebut indeks. Indeks digunakan agar arsip dapat disimpan dengan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.

Dalam mengindeks ada istilah kata tangkap (catchword/caption). Kata tangkap adalah kode yang digunakan sebagai dasar indeks. Kode ini dapat berupa huruf, angka, atau kombinasi keduanya.

Jadi pengertian indeks arsip adalah petunjuk atau tanda pengenal (kode) untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Secara garis besar ada tiga kode kata tangkap yang digunakan dalam indeks arsip, yakni:

1. Kode Huruf digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan abjad dan geografis.

Sistem Abjad, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari nama orang atau badan tertentu.
Sistem Geografis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan lokasi atau letak geografis tertentu. Pun demikian, sistem geografis tetap menggunakan urutan abjad A- Z dalam penataannya.

2. Angka digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan nomor.

Sistem Numerik, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dan nama orang atau nama badan.

3. Kombinasi Huruf dan Angka digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan kronologis dan subjek.

Sistem Kronologis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau dikirimkan. Dalam sistem kronologis memuat huruf yang menunjukkan hari dan/atau bulan serta angka yang menunjukkan tanggal dan/atau tahun.
Sistem Subjek, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi atau subjek dari dokumen bersangkutan. Biasanya isi dokumen dalam sistem subjek sangat beragam, tergantung pada permasalahan yang ditangani. Guna memudahkan hal tersebut maka digunakan huruf dan angka untuk mengindeks permasalahan yang ditangani.

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Seperti dikemukakan di atas, kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dan sesuatu warkat yang disimpan, karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.

Tujuan pokok mengindeks adalah untuk mengelompokkan/menyatukan arsip yang kodenya sama ke dalam satu berkas tertentu sesuai dengan kata tangkap yang digunakan. Sehingga dengan demikian arsip mudah ditemukan kembali.

Sebelum disusun dalam tempat penyimpanan, terlebih dahulu dilakukan peng-indeks-an arsip berdasarkan kata tangkap yang telah ditentukan sebelumnya. Pengindeksan ini harus dilakukan secara konsisten. Dalam arti, arsip yang telah dan akan diindeks harus menggunakan kata tangkap yang sama. Dengan demikian penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib guna memudahkan penemuan kembali arsip yang bersangkutan.

Syarat-syarat Mengndeks Arsip

Ada beberapa syarat mengindeks, antara lain:

Singkat, jelas, dan mudah diingat.
Berorientasi kepada kebutuhan pemakai.
merupakan kata yang mudah dimengerti.
Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Menurut ARMA (American Record Management Association) ada dua puluh peraturan mengindeks. Dua puluh peraturan ini banyak digunakan oleh perusahaan, organisasi, dan badan pemerintah di Amerika Serikat. Pun demikian, peraturan mengindeks di Indonesia tidaklah jauh berbeda. Dengan sedikit penyesuaian peraturan mengindeks di Indonesia mengacu pada dua puluh peraturan tersebut.

Jika memang diperlukan penyesuaian dalam mengindeks, seyogyanya tidak terlalu jauh berbeda dengan peraturan yang ada. Hal ini bertujuan agar sistem penyimpanan arsip yang digunakan dapat dipahami oleh siapa pun dan bersifat universal. Kecuali arsip khusus yang memang hanya diperuntukkan internal perorangan, badan, atau organisasi tertentu.

Halaman berikutnya …… (Pengertian Indeks Arsip dan Tunjuk Silang)

Pages ( 1 of 2 ): 1 2Lanjut »

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi
Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :

Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor kontrol atau disebut daftar inventarisasi
Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.

Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.

Syarat dalam Mengindeks

Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :

Singkat, jelas dan mudah dimengerti
Berorientasi pada kebutuhan pemakai
Merupakan kata yang mudah dimengerti
Diambil atau ditentukan dari isi surat

Bentuk indeks sebenarnya boleh saja berupa buku, tetapi dalam hal ini akan sukar dalam penambahan secara alphabetis. Karena itu, untuk memudahkan penyimpanan dan penambahan abjadnya dibuatlah dalam bentuk kartu.

Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing-masing. Untuk file setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari karton manila berukuran 12,5 cm untuk panjang dan 7,5 cm untuk lebar.

Cara mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan berbeda sesuai dengan sistem yang digunakan oleh kantor tersebut. Mengindeks yaitu memberi kode atau judul pada surat untuk kepentingan penyimpanan.

Dalam hal ini, petugas harus dapat menentukan judul surat tersebut dengan membaca dulu surat tersebut dan melihat daftar klasifikasinya agar penentuan judul tersebut tidak salah. Dalam penentuan judul harus terinci dan lengkap.

Simak juga: Pengertian Administrasi Perkantoran

Peraturan Mengindeks

1. Peraturan mengindeks nama orang

a. Nama orang Indonesia

Nama orang indonesia terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Misal Arifin. Sedangkan nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 unit yaitu Dimas Nogroho.

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia :

Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama. Singkatan yang mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang
Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir.

b. Nama orang asing

Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang china dan korea.
Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit
Nama yang memakai awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.
Nama yang memakai seniority dalam indeks diletakkan pada unit terakhir

2. Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi

Untuk nama perusahaan, dindeks terlebih dahulu kata yang pentung, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian baru diindeks.
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagaibagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.
Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada, dsb, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung.
Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi dan universitas diletakkan pada unit terakhir
Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi terebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor , jawatan, lembaga, bagian dan seksi ditempatkan di unit terakhir.
Nama organisasi/perhimpunan yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti perusahaan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan di unit terakhir.