Yang dimaksud dengan buku besar (general ledger) adalah

Buku besar atau General Ledger adalah salah satu komponen penting dalam akuntasi karena berisi semua catatan semua transaksi keuangan. Meskipun General ledger adalah proses penting dalam akuntasi, namun masih banyak yang kesulitan membedakannya dengan Trial Balance. General Ledger dan Trial Balance adalah dua tindakan utama dalam siklus akuntasi yang berguna untuk menyusun laporan keuangan akhir tahun.

General Ledger atau buku besar adalah dokumen akuntasi utama yang berisi semua transaksi keuangan dalam bisnis Anda. Fungsi utama General Ledger adalah untuk membantu Anda melihat gambaran kondisi finansial bisnis secara lebih luas. Selain itu, General Ledger juga berisi kumpulan akun yang dipakai dalam perusahaan.

Apa yang Dimaksud General Ledger ?

General Ledger adalah kumpulan transaksi keuangan perusahaan yang digunakan untuk laporan keuangan. General Ledger juga biasa disebut buku besar atau pembukuan besar. Buku besar ini berisi hasil mutasi transaksi yang berfungsi melihat kumpulan mutasi per akun, saldo awal, dan saldo akhir yang akan digunakan untuk membuat jurnal penyesuaian sampai ke laporan keuangan.

Semua informasi pada General Ledger diambil dari jurnal umum. Buku besar ini juga digunakan untuk mencatat entri akhir transaksi. Oleh karena itu, bisa disimpulkan bahwa General Ledger merupakan faktor penting dalam akuntasi karena berisi catatan semua transaksi keuangan.

Perbedaan General Ledger dan Trial Balance

Masih banyak yang sulit membedakan antara General Ledger dan Trial Balance. Padahal buku besar berbeda dari Trial Balance atau yang biasa disebut neraca saldo. General Ledger mencatat semua transaksi selama tahun buku. Sedangkan Trial Balance disiapkan pada hari terakhir tahun buku. Tujuan Trial Balance adalah untuk memeriksa perhitungan saldo pada General Ledger.

Semua saldo debit dicatat dalam kolom yang berbeda dari kredit. Trial Balance membantu akuntan untuk melihat jika ada kesalahan dan membantu identifikasi jenis entri jurnal yang harus diposting.

Fungsi General Ledger

Fungsi utama dari General Ledger adalah membantu akuntan untuk membuat laporan keuangan. Maka tanpa General Ledger, akuntan tidak bisa membuat laporan keuangan. Anda bisa mendapat informasi setiap akun di perusahaan untuk membuat laporan keuangan.

Fungsi lain dari General Ledger adalah untuk menghitung saldo setiap akun yang digunakan dalam perusahaan. Kemudian terkait dengan Trial Balance, General Ledger memudahkan akuntan untuk mendapatkan informasi terkait catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi.

Manfaat General Ledger untuk Perusahaan

Kenapa General Ledger itu penting ? Berikut ini adalah manfaat General Ledger untuk perusahaan:

1. Bantu Mengambil Keputusan Penting

Manfaat pertama dari General Ledger adalah membantu para pelaku ekonomi, seperti: pemimpin perusahaan, auditor, pembeli, dan stakeholder lainnya untuk melakukan analisa untuk mengembangkan perusahaan. General Ledger memuat semua data yang akurat dan lengkap untuk bantu membuat rencana, proyeksi, dan pernyataan keuangan. Para pelaku ekonomi bisa mengambil keputusan penting dan mengurangi risiko kerugian di masa depan.

2. Bantu Merencanakan Transaksi Keuangan

General ledger biasa digunakan untuk mencatat transaksi dan statistik bisnis. Buku besar juga berisi informasi tentang pelanggan, pesanan, dan inventaris. Berkat bantuan informasi tersebut, Anda bisa merencakan semua transaksi keuangan dan kebutuhan bisnis, seperti: pembelian inventaris perusahaan, menentukan harga jual produk, dan mengatur bagaimana cara membiayai semua kebutuhan.

3. Memudahkan Pengurusan Pajak Perusahaan

General ledger membantu pembukuan jadi lebih baik. Dengan begitu, perusahaan Anda bisa membayar segala macam izin usaha, asuransi, dan pajak lainnya sesuai ketentuan pajak. Setiap transaksi tercatat supaya lebih mudah menghitung berapa besar pajak yang harus dibayar, berapa banyak pajak dikeluarkan, dan transaksi apa saja yang kena pajak. General ledger juga berisi informasi rinci pembayaran pajak untuk memudahkan audit.

4. Mengenali dan Mencegah Penipuan

Semua informasi keuangan di General Ledger yang didukung catatan keuangan yang baik bisa memudahkan Anda untuk mengenali potensi transaksi penipuan. General Ledger bisa membantu pemilik perusahaan untuk antisipasi permasalahan atau penyimpangan dalam transaksi. Jika ditemukan penyimpangan bisa langsung diperbaiki secepat mungkin.

Itulah semua penjelasan mengenai pengertian General Ledger atau buku besar. General ledger berisi semua akun dan transaksi keuangan. Fungsi buku besar sangat besar dalam perusahaan. Dengan buku besar, kita bisa mudah mengetahui detail setiap transaksi, memudahkan proses audit, dan mencegah penyimpangan transaksi keuangan perusahaan. Jika Anda butuh konsultasi pengelolaan bisnis, dapatkan layanan Professional Service di Bhinneka.

Sebelumnya kamu sudah mengetahui belum apa itu general ledger? Apa masih terdengar asing di telinga kamu? Jika kamu ingin menjadi seorang akuntan kamu harus mengetahuinya lho. Kalau begitu yuk kita bahas secara detail apa itu general ledger.

General Ledger

Sebagai seorang akuntan kamu harus tidak asing mendengar pembukuan. Nah pengertian dari general ledger adalah pembukuan besar yang merupakan dari kumpulan akun-akun yang dipakai dalam sebuah perusahaan dan akun-akun tersebut harus disusun secara teratur sesuai dengan klasifikasi akun.

Akun yang masuk dalam klasifikasi adalah akun asset, liabilities, dan ekuitas, nah akun inilah yang dilaporkan dalam pembukuan besar atau general ledger. Akun yang dilaporkan dalam klasifikasi ini juga bisa disebut sebagai akun ril. Nah setiap klasifikasi ini masih bisa dikelompokkan ke dalam pos-pos akun sebagai berikut:

Aset

Secara definisi aset itu adalah kekayaan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Kekayaan ini dimiliki suatu perusahaan dengan jumlah yang cukup banyak. Oleh sebab itu, aset dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Aset Lancar

Yang dimaksud dari aset lancar adalah aset yang berupa uang tunai yang cepat menjadi uang atau menjadi biaya dalam waktu kurang dari satu tahun. Contoh dari aset ini adalah kas, surat yang berharga, piutang dagang, persediaan barang dagang, pendapatan yang harus ditagihkan, pembayaran uang muka atau biasanya dibilang DP.

Investasi Jangka Panjang

Selain aset lancar, investasi jangka panjang juga merupakan sebuah aset. Investasi jangka panjang yang dimaksud sebagai aset adalah aset yang  berbentuk saham atau obligasi dalam jangka satu tahun atau lebih, investasi ini dilakukan dengan cara memberikan aset ke perusahaan lain.

Investasi yang berupasa saham bertujuan untuk mengontrol perusahaan lain dan untuk mendapatkan keuntungan dalam bentuk dividen. Sedangkan investasi yang berupa obligasi mendapatkan asetnya lewat bunga tetap.

Aset Tetap

Kemudian ada yang namanya sebagai aset tetap, aset tetap adalah aset yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat dipakai lebih dari satu tahun atau yang mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun yang berupa aset tetap berwujud. Nilai yang ada dalam aset tetap adalah sebesar dari harga perolehan. Aset ini juga dapat mengalami pengurangan nilai dari harga beli atau jual. Contoh dari aset tetap adalah tanah, gedung, mesin, dan kendaraan.

Aset tak Terwujud

Yang terakhir adalah aset tak terwujud, aset ini mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun dan tidak mempunyai bentuk fisik yang nampak. Nilai yang tercatat sebesar harga perolehan, berkurangnya nilai aset tetap tak terwujud dapat dicatat langsung mengurangi harga perolehan aset tersebut. Contoh dari aset ini adalah goodwill, hak paten, trade mark.

Liabilities

Nah tadi kan kita udah bahas tentang aset nih, sekarang kita bahas liabilities yuk. Jadi liabilities adalah hutang kepada pihak lain yang harus dibayarkan. Liabilities juga dibagi menjadi 2 kelompok. Apa saja kah itu? Yuk kita lihat di bawah ini.

Hutang Jangka Pendek

Hutang jangka pendek adalah hutang kepada pihak lain yang pembayarannya kurang dari satu tahun. Contohnya seperti hutang dagang, utang wesel, biaya yang wajib harus dibayarkan, pembayaran muka saat penyewaan.

Hutang Jangka Panjang

Hutang kepada pihal yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih, biasanya jangka waktunya minimal satu tahun. Contoh pada hutang jangka panjang ini adalah hutang hipotik, hutang obligasi, kredit investasi, dan kartu ekuitas.

Ingat loh hutang ini bukan dilakukan oleh seseorang, tetapi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Biasanya, perusahaan yang baru mulai masuk ke dunia bisnis akan terlibat hutang terlebih dahulu agar perusahaannya mempunyai modal yang cukup untuk bersaing.

Ekuitas

Terakhir yang dimasukkan dalam klasifikasi pembukuan besar atau general ledger adalah ekuitas. Ekuitas ini adalah hak pemilik perusahaan yang ditanamkan dalam perusahaan. Ekuitas ini terdiri dari setoran pemilik dan sisal aba yang ditahan.

Jadi ketiga itulah yang akan dimasukkan ke dalam klasifikasi general ledger ini adalah akun yang akan diolah. Kamu sebagai akuntan jangan sampai mengelolah ketiga hal itu saat membuat general ledger yha!

Fungsi General Ledger

Nah, sekarang kita bahas yuk fungsi dari general ledger itu apa. Sebagai seorang akuntan kamu harus tahu fungsi dari apa yang kamu kerjakan. Jadi kamu juga mengerti apa yang harus kamu kerjakan. Yuk kita bahas fungsi dari general ledger biar kamu lebih tahu!

Pertama, untuk mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat fungsi dari ini untuk memastikan bahwa data yang ada itu benar.

Kedua, untuk memposting transaksi – transaksi tersebut pada akun yang sesuai. Fungsi ini bertujuan untuk menjaga transparansi yang ada.

Ketiga, untuk menjaga keseimbangan debit dan kredit pada akun – akun tersebut.

Keempat, Mengkomodasi pencataan jurnal penyesuaian.

Kelima, Membuat laporan keuangan yang handal dan tepat waktu pada setiap periode akuntansi.

Jadi saat penyusunan general ledger, kamu harus menjalankan fungsi-fungsi tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan. Pelajari lebih dalam ya jika kamu ingin menyusun general ledger.

Tujuan General Ledger

Selain fungsi, kamu juga harus mengetahui tujuan dalam penysunan pembukuan besar ini. Berikut tujuan dalam penyusunan pembukuan besar.

Pertama, Mencatat transaksi akuntansi secara akurat dan tepat waktu.

Kedua, Memposting transaksi ke akun yang sesuai.

Ketiga, Menjaga keseimbangan debet dan kredit untuk masing-masing akun.

Keempat, Mengakomodasikan jurnal penyesuaian, serta

Kelima, Menyediakan laporan keuangan yang handal dan tepat waktu dalam setiap periode akuntansi.

Aktivitas General Ledger

Sekarang kamu sudah tahukan fungsi dari tujuan penyusunan pembukuan besar ini. Tapi tidak cukup sampai disitu saja nih, kita juga harus mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh seorang akuntan dalam penyususnan pembukuan besar. Mungkin pembahasan ini akan lebih mengarah ke praktik langsung ketika kamu sudah menjabat sebagai akuntan. Yuk kita lihat apa aja aktivitasnya!

Update General Ledger

Update general ledger ini dibagi menjadi dua sumber. Apa aja sih sumbernya? Kalian pasti ingin tahukan! Yuk kita lihat ke bawah.

Accounting Subsystem

Secara teori general ledger bisa diperbaharui untuk tiap-tiap transaksi individual, namun pada prakteknya, variasi subsistem akuntansi bisa memperbahuri general ledger dengan rangkuman jurnal, yang menampilkan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama periode tertentu.

Treasurer

Bagian ini menghasilkan catatan jurnal individual untuk memperbaharui general ledger bagi transaksi tidak rutin seperti penjualan atau pembelian surat berharga penanaman modal.

Post Adjusting Entries

Kedua ada aktivitas post adjusting entries, aktivitas ini berasal dari pengendali setelah trial balance disisipkan. Trial balance sendiri adalah laporan yang berisi keseimbangan untuk semua akun general ledger. Adjustin entries dijadikan menjadi lima kategori dasar. Apa saja kah kelima kategori itu? Mari kita bahas!

Accruals

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan transaksi yang telah terjadi namun kas belum diterima atau belum dibayar. Contohnya pencatatan pendapatan sewa.

Defferals

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.

Estimates

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.

Revalutions

Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.

Corrections

Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.

Prepare Financial Statements

Aktivitas ketiga ada prepare financial statements. Aktivitas ini memerlukan closing entries dengan nilai penjualan dan biaya sama dengan nol, kemudian dilakukan transfer net invoice atau loss ke retained earnings.

Cara dari aktivitas ini adalah kalian menyiapkan laporan keuangan pertama kali dimulai dengan income statement yang datanya diambil dari penjualan, nilai biayanya ada pada adjusted trial balance. Kemudian dilanjutkan dengan balance sheet.

Laporan Manajerial

Aktivitas terakhir dari pembukuan ini bertujuan untuk menghasilkan laporan manajerial yang final ke dalam general ledger dan reporting system. Hasil laporan akan digunakan untuk memverifikasi akurasi proses posting.

Cara Membuat General Ledger Sederhana bagi Pebisnis Pemula

Pembukuan adalah hal penting yang harus dilakukan oleh perusahaan. Tidak hanya perusahaan skala besar yang telah berkembang, general ledger akuntan juga perlu dilakukan bagi pebisnis pemula sekalipun. Pada intinya, berbagai hal yang berkaitan dengan aliran uang masuk harus tercatat dengan rapi sebagai acuan pengambilan keputusan perusahaan. Bisa dikatakan pula bahwa kunci usaha bisa berhasil dipengaruhi oleh pembukuan yang benar.

Bagi perusahaan-perusahaan besar yang telah berkembang pesat, urusan pembukuan tak perlu diragukan lagi karena telah dipegang oleh jasa akuntan. Persaingan bisnis yang semakin ketat, menuntut perusahaan untuk selalu rapi dalam menulis laporan keuangan. Lain halnya dengan pebisnis pemula yang masih tahap awal berkembang. Proses pembukuan masih sederhana, bahkan masih dipegang oleh pengusaha itu sendiri. Meski demikian, hal tersebut bukanlah masalah asalkan tujuannya untuk bisnis ke arah yang jelas dan berkembang secara optimal.

Pembukuan tidak lepas dari ilmu akuntansi. Artinya, ada empat aktivitas sederhana dalam siklus akuntansi yaitu pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan pembukuan. Waktu yang tepat untuk membuat pembukuan adalah saat tahap opening. Disini, Anda perlu mencatat berbagai hal penting seperti kewajiban, harta, penghasilan, biaya, dan pendapatan secara kontinu guna menyusun neraca maupun laporan laba rugi.

Lebih jelasnya, berikut tahap demi tahap pembuatan pembukuan sederhana bagi pebisnis pemula.

Buat Buku Catatan Pengeluaran

Saat awal mula membuka usaha, Anda harus menyiapkan sebuah buku khusus secara terpisah untuk mencatat pengeluaran saja. Jadi, segala jenis pengeluaran atau belanja yang berkaitan dengan bisnis pastinya, catat pada buku catatan pengeluaran. Contohnya, operasional, bahan baku, hingga gaji karyawan. Ingat, tulis secara jelas dan kontinu.

Catatan pengeluaran ini akan membuat pengusaha tahu besarnya modal yang telah dikeluarkan untuk kebutuhan operasional sehari-hari. Jika sudah Anda ketahui, maka akan mudah memutuskan suatu kebijakan atau target, serta merencanakan kapan modal tersebut bisa kembali.

Buat Buku Catatan Pemasukan

Langkah selanjutnya yaitu membuat buku catatan pemasukan. Seperti halnya buku catatan pengeluaran, di buku catatan pemasukan ini Anda diharapkan untuk selalu mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan uang masuk. Misalnya, ada pemasukan dari sejumlah penjualan produk per hari atau piutang yang sudah dibayarkan. Maka, jumlah uang perusahaan akan meningkat. Jangan lupa, lakukan kegiatan ini setiap hari biar memudahkan dalam membuat pembukuan bulanan. Baik buku catatan pengeluaran dan pemasukan harus secara tertib diupdate guna mengetahui besarnya keuntungan yang diperoleh setiap hari.

Buat Buku Kas Utama

Cara membuat pembukuan sederhana selanjutnya yaitu dengan membuat buku kas utama. Maksud dari buku kas ini yaitu penggabungan antara transaksi buku kas pemasukan dengan pengeluaran. Penggabungan kedua jenis transaksi ini bertujuan untuk mengetahui dengan jelas berapa keuntungan ataupun kerugian perusahaan.

Melalui buku kas utama ini pula, pengusaha bisa mengetahui besaran anggaran perusahaan yang berkaitan dengan uang masuk dan keluar. Estimasi uang kas memiliki peranan penting dalam perencanaan dan penyusunan strategi perusahaan di hari mendatang ketika ada biaya tak terduga harus dikeluarkan.

Misalnya, ketika diperoleh estimasi kekurangan dari uang kas perusahaan, maka Anda bisa membuat solusi menaikkan target ataupun mengurangi biaya pengeluaran. Biar hasil dari pencatatan arus kas utama berdampak baik, maka perlu dilakukan secara teliti, seksama, dan yang pasti kontinu.

Sediakan Buku Stok Barang

Pembukuan sederhana juga harus dilengkapi dengan buku stok barang. Tidak hanya catatan arus uang yang keluar masuk, buku ketersediaan stok juga tidak kalah penting. Secara tidak langsung, transaksi yang berkaitan dengan barang akan berpengaruh terhadap uang keluar masuk. Ingat, pencatatan buku stok barang harus dilakukan secara kontinyu setiap hari. Dari sini, pengusaha bisa menilai bagaimana pendapatan perusahaan. Misalnya, intensitas jumlah barang yang keluar dan masuk tinggi, maka tingkat penjualan juga meningkat.

Peran buku stok barang ini juga penting untuk memudahkan pengusaha dalam memonitor dan mengawasi persediaan barang di perusahaan. Apalagi jika owner tengah merencanakan pembukaan cabang di kota-kota berbeda. Selain itu, peran buku stok barang juga penting dalam menyusun manajemen gudang menjadi lebih baik dan optimal. Adanya buku stok barang membantu proses pengawasan, dimana kecurangan yang mungkin dilakukan supplier atau pegawai bisa terhindari.

Siapkan Buku Inventaris Barang

Satu lagi yang tak kalah penting yaitu buku inventaris barang. Anda perlu menambahkannya dalam pembukuan sederhana untuk perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik. Semua barang perusahaan harus dicatat, termasuk barang yang dibeli melalui anggaran belanja, hibah, atau sumbangan. Tujuan dari pencatatan inventaris barang ini untuk mengetahui dan menjaga aset yang dimiliki perusahaan sehingga tetap berada di bawah kendali.

Beberapa fungsi lain yang akan perusahaan peroleh dari buku inventaris barang diantaranya sebagai berikut.

• Mempunyai buku tertulis terkait pengelolaan barang biar bisa dipertanggung jawabkan
• Memudahkan proses mutasi ataupun penghapusan barang
• Memudahkan kegiatan pengecekan barang
• Mencegah kehilangan barang
• Memudahkan fungsi pengawasan barang

Catatan Buku Laba Rugi

Dalam berbisnis, tentu laba dan rugi adalah dua istilah yang tidak bisa lepas. Jika tidak laba, maka perusahaan sudah pasti rugi. Begitu sebaliknya. Nah, pembukuan sederhana tidak boleh luput dari catatan laba rugi. Tujuan dari pencatatan laba rugi ini bermaksud untuk mengetahui jumlah pendapatan dan beban usaha pada periode waktu tertentu.

Pencatatan yang rapi dan kontinyu akan membuat pengusaha tahu bagaimana kondisi perusahaan. Apakah sedang profit atau justru rugi. Bagi perusahaan skala besar, laporan laba rugi ini berguna utuk menentukan jenis investasi dan memprediksi jumlah arus kas di masa mendatang.  Namun, bagi perusahaan kecil atau pemula, tetap disarankan membuat pembukuan laba rugi secara sederhana. Berikut ini merupakan fungsi lain dari buku laba rugi bagi perusahaan.

• Dijadikan referensi untuk mengevaluasi strategi dan langkah yang perlu diambil oleh perusahaan pada periode mendatang
• Mengetahui efektivitas strategi dan langkah yang telah ditempuh
• Memberikan informasi penting terkait jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan
• Mengetahui laba dan rugi secara pasti pada satu periode tertentu.

Membuat Laporan Perubahan Ekuitas

Yang dimaksud dari ekuitas merupakan modal atau kekayaan entitas, meliputi perusahaan, UKM, atau usaha lainnya. Ekuitas ini bisa diperoleh dari selisih jumlah aktiva atau aset yang telah dikurangi kewajiban atau pasive. Dalam laporan ini, memuat semua perubahan ekuitas dalam satu periode.

Pembuatan Neraca Keuangan

Terakhir, neraca keuangan. Bagi pengusaha pemula, penting untuk membuat pembukuan sederhana berupa neraca keuangan. Fungsi dari perangkat ini yaitu mengetahui posisi keuangan perusahaan pada periode waktu tertentu. Tujuan dari neraca ini untuk mengetahui nilai perusahaan setelah menjalankan beragam aktivitas yang berkaitan dengan uang. Beberapa unsur neraca diantaranya harta, kewajiban, dan modal.

Nah, itu dia serba-serbi dari general ledger atau dalam Bahasa Indonesianya pembukuan besar. Informasi ini sangat cocok lho untuk kamu yang ingin terjun ke dalam dunia akuntansi atau kamu yang sudah menjadi seorang akuntan. Jadi ketika kalian disuruh untuk membuat general ledger kalian akan mengetahui fungsi, tujuan, dan cara penyusunannya.

Oiya! Jangan lupa juga nih untuk mencoba aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi yang dapat mengelolah keuangan perusahaan dengan baik dan mempermudah kalian yang sedang bekerja sebagai akuntan. Kerja dan sistem yang digital ini akan memudahkanmu. Kamu bisa kerja dimana saja dan kapan saja. Efisiensi kerjamu akan meningkat, bahkan hingga 76%. Ayo buruan untuk download aplikasi JojoExpense. Cari tahu lebih jauh tentang aplikasi ini dan selamat mencoba!