Tuliskan syarat syarat yang perlu diperhatikan sebelum menyusun sebuah proposal

Diperbarui 21 Agu 2022 - Dibaca 7 mnt

Di tengah sengitnya persaingan usaha, kemampuan menulis/membuat proposal bisnis akan sangat menguntungkan buat kamu.

Sebelum melakukan tender untuk outsourcing, perusahaan besar atau pemerintah biasanya mengeluarkan dokumen request for proposal (RFP). Dokumen tersebut memuat daftar permintaan yang mereka inginkan.

Untuk dapat mengikuti tender, kamu perlu menyiapkan proposal bisnis. Dalam proposal bisnis tersebut, kamu menuliskan bagaimana perusahaanmu memenuhi permintaan dan apa keunggulanmu dibandingkan kompetitor. Ini dia tujuh hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat proposal bisnis.

Baca Juga: 8 Inspirasi Bisnis bagi Calon Entrepreneur Muda

1. Pelajari permintaannya

Langkah pertama dalam menulis proposal bisnis adalah mengetahui apa kebutuhan klien. Kamu dapat memulainya dengan mempelajari RFP perusahaan klien.

Kemudian, kamu dapat meninjau apakah perusahaanmu memiliki waktu, bujet, sumber daya, dan keahlian untuk proyek tersebut. Selain itu, kamu juga perlu melihat apakah proyek tersebut menawarkan relasi jangka panjang yang berpotensial.

2. Coba pahami klien

Untuk dapat membuat proposal bisnis yang tepat sasaran, kamu perlu lebih dari sekadar melihat RFP klien. Cara terbaik untuk mengetahui kebutuhan klien yang sebenarnya adalah bicara dengan mereka mengenai permasalahan, kebijakan, dan filosofi manajemennya.

Kamu bisa menanyakan langkah-langkah apa yang telah dicoba dan mengapa solusi tersebut belum berhasil. Kamu juga bisa menanyakan kriteria apa yang mereka gunakan untuk mengevaluasi proposal bisnis.

Jika kamu belum bisa berhubungan langsung dengan klien, kamu bisa melakukan riset sekunder. Kamu bisa mengunjungi perpustakaan atau menanyakan pada kolega atau teman yang pernah bekerja di organisasi atau perusahaan klien.

Dengan melakukan riset, kamu bisa menghindari strategi yang sudah dicoba sebelumnya. Kamu mungkin bisa menemukan kebutuhan klien yang belum tertera dalam RFP.

3. Gunakan metodologi yang tepat

Setelah kebutuhan klien teridentifikasi, kamu bisa mulai memilih metodologi dalam membuat proposal bisnis. Menurut konsultan bisnis Charles Wakefield, kamu bisa memulainya dengan melakukan brainstorming bersama dengan partner kerjamu.

Kamu bisa berdiskusi mengenai kebutuhan klien dan mengurutkan prioritas. Setiap klien memiliki fokus yang berbeda. Ada klien yang memprioritaskan pelayanan pelanggan dan ada yang mementingkan penghematan biaya.

Kamu juga bisa menunjukkan pemahamanmu terhadap kebutuhan klien dengan membandingkannya dengan studi kasus atau permasalahan yang mirip dengan klien. Selanjutnya, kamu bisa mencantumkan setiap permintaan beserta setiap solusinya secara menyeluruh.

Setelah itu, kamu bisa menganalisis biaya dan keuntungan, serta waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk klien tersebut. Cantumkan juga potensi hasil dari setiap solusi yang kamu sebutkan. Jangan lupa, tambahkanbukti dan alasan mengenai perusahaanmu merupakan yang terbaik di bidangnya dengan keuntungan yang maksimal untuk perusahaan klien.

4. Evaluasi solusi

Proposal bisnis dengan metodologi yang bagus tidak akan memenangkan hati klien, jika tidak sesuai dengan kriteria yang mereka inginkan. Kamu perlu menelusuri kriteria apa yang mereka harapkan dari suatu proyek dan orientasi dari decision maker (bisa secara finansial atau operasional).

Proposal bisnis yang baik memuat keuntungan dan solusi yang menyenangkan decision maker. Sebagai contoh, jika decision maker mengevaluasi dari segi harga dan waktu pengerjaan, solusi yang bagus tapi mahal dari proposal bisnismu tidak akan memenangkan proyek.

5. Ungguli kompetitormu

Pastikan proposal bisnismu memuat keunggulan perusahaanmu dibandingkan perusahaan kompetitor. Jika sainganmu merupakan perusahaan yang lebih besar, sebutkan spesialisasi perusahaanmu yang sesuai dengan kebutuhan klien.

Kamu juga bisa menjabarkan pemecahan masalah secara mendetail dalam proposal bisnismu. Jika kamu beruntung, klien bisa saja membocorkan nama-nama kompetitor dan preferensi serta opini mereka tentang kemampuan lawanmu.

6. Tulis proposal bisnis

Setelah menyelesaikan lima langkah di atas, kamu bisa mulai menyusun informasi tersebut menjadi suatu proposal bisnis yang baik. Gunakanlah kata-kata atau frase yang mereka gunakan dalam RFP. Usahakan untuk menggunakan kalimat-kalimat pendek dan tanpa jargon. Tambahkan juga visual, seperti grafik atau foto, untuk membantu klien memahami proposal bisnis kamu.

Tulislah proposal bisnis sesuai dengan format yang diminta oleh klien. Jika perusahaan/organisasi klien tidak mencantumkan format penulisan proposal bisnis, kamu bisa mengikuti rekomendasi dari Shervin Freed, penulis dari Writing Winning Business Proposals.

Latar belakang

Sebagai permulaan, jelaskanlah permasalahan yang memicu organisasi klien untuk mengeluarkan RFP. Dalam bagian ini, cantumkan juga  riset yang telah kamu lakukan mengenai kebutuhan klien yang sebenarnya (lihat langkah kedua) dalam proposal bisnis kamu.

Tujuan

Kamu juga perlu menjelaskan tujuan dari proposal bisnis perusahaanmu. Bagian ini bisa kamu isi berdasarkan dengan RFP dan pemahaman kamu mengenai organisasi klien dan permasalahannya.

Metodologi

Setelah itu, kamu perlu menjabarkan langkah-langkah rekomendasi dalam proposal bisnis kamu yang dapat membantu klien untuk mencapai tujuannya.

Waktu dan biaya

Jelaskan secara menyeluruh waktu dan biaya yang diperlukan untuk setiap langkah dalam metodologi proposal bisnis kamu. Andy Freivogel dari Science Retail menganjurkan untuk mengestimasi waktu pengerjaan, dan mengalikannya dengan 1,5.

Sebagai contoh, jika kamu memperkirakan proyek ini memakan waktu 10 jam, kamu perlu menuliskannya 15 jam di proposal bisnis kamu. Jadi, ketika terjadi hambatan atau keterlambatan karena satu dan lain hal, kamu masih memiliki waktu lebih untuk mengatasinya.  Selain itu, kamu juga perlu mencantumkan bagaimana dan kapan klien perlu melakukan pembayaran.

Kualifikasi

Deskripsikan dengan jelas dalam proposal tentang bukti dan alasan perusahaanmu adalah perusahaan terbaik untuk pekerjaan ini. Bagian ini memuat keunggulan perusahaanmu yang sesuai dengan kriteria evaluasi klien. Jika kamu pernah bekerja dengan klien di bidang yang sama atau memiliki penghargaan, maka kredibilitasmu di mata klien akan lebih meningkat.

Keuntungan

Kamu juga perlu mencantumkan keuntungan yang klien dapatkan jika mengimplementasikan rekomendasi dari proposal bisnis kamu. Bagian ini memuat keuntungan yang diharapkan oleh decision maker organisasi klien. Jika perusahaanmu menawarkan kerahasiaan penuh (complete confidentiality) dan tenggat yang ketat, cantumkanlah dalam proposal bisnis kamu.

7. Tinjau ulang proposal bisnismu

Pastikan kamu telah memenuhi permintaan sesuai dengan yang tertera di RFP dan riset kamu. Selain itu, kamu juga perlu menyusun informasi tersebut secara logis dan menyesuaikannya dengan kebutuhan decision maker. Terakhir, kamu dapat meminta orang lain untuk melakukan proofread proposal bisnis kamu. Proofreading penting dilakukan untuk mencegah kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Kualitas proposal  dapat menentukan keberhasilan dalam tender. Pastikan proposal untuk bisnia kamu tampak seprofesional mungkin, dengan mencetaknya di kertas kualitas terbaik. Proposal yang baik bisa menjadi kunci untuk meningkatkan perusahaan atau bisnismu.

Dalam mempromosikan perusahaan, kamu tetap harus jujur dan lugas menyampaikan poin-poin penawaran. Selain itu, kamu juga perlu mengambil langkah lebih dengan melakukan riset untuk mengetahui kebutuhan klien yang sebenarnya.

Riset tersebut bisa menjadi bahan untukmu mengajukan rekomendasi dan solusi kepada perusahaan klien. Usahakan untuk selalu berkiblat pada kriteria evaluasi decision maker.

Terakhir, tulislah proposal bisnismu sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar. Gunakanlah kalimat yang pendek dan tanpa jargon atau istilah teknis agar mudah dimengerti. Sebelum mengeklik tombol send, kamu bisa melakukan proofread terlebih dahulu.

Jika kamu mengirimkan proposal bisnis dengan menggunakan email, kamu bisa menggunakan email tracking software, yang memungkinkan kamu untuk menerima notifikasi setelah penerima membuka pesan. Kemudian, kamu juga bisa melakukan follow up untuk mengetahui apakah klien memiliki pertanyaan lebih lanjut. Good luck!

Ayo sign up di Glints dan dapatkan tips-tips karier lainnya!