27 praktisi Humas pemerintah yang melakukan fungsi manajemen dalam bidang informasi dan komunikasi yang persuasif, efektif, dan efisien, untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publiknya melalui berbagai sarana kehumasan dalam rangka menciptakan citra dan reputasi yang positif instansi pemerintah. Lembaga Humas adalah unit organisasi dalam instansi pemerintah yang melakukan fungsi manajemen bidang informasi dan komunikasi kepada publiknya. Praktisi Humas pemerintah adalah individu instansi pemerintah yang menjalankan fungsi kehumasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi)-nya. (2011:7) Selanjutnya di dalam Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah (2011:9), dijelaskan mengenai Visi dan Misi Humas Pemerintah. Visi Humas pemerintah adalah terciptanya pengelolaan kehumasan (kelembagaan, ketatalaksanaan, dan SDM) yang proporsional, profesional, efektif, dan efisien dalam mendukung penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik. Misi Humas Pemerintah adalah: 1. membangun citra dan reputasi positif pemerintah; 2. membentuk, meningkatkan, dan memelihara opini positif publik; 3. menampung dan mengolah aspirasi masyarakat; 4. mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi, serta menganalisis data dan informasi; 5. menyosialisasikan kebijakan dan program pemerintah; 6. membangun kepercayaan publik (public trust). Page 228 2.2.2 Peranan Humas Pemerintah Rosady Ruslan dalam bukunya Etika Kehumasan Konsepsi dan Aplikasi (2011:110-111) mengemukakan bahwa, Peranan Humas Pemerintah menyangkut beberapa hal sebagai berikut: 1. Secara taktis (jangka pendek), Humas/PR instansi pemerintah berupaya memberikan pesan-pesan atau informasi yang efektif kepada masyarakat sebagai khalayak sasarannya. Kemampuan untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, memotivasi dan memiliki pengaruh terhadap opini publik sebagai upaya “menyamakan persepsi” dengan tujuan dan maksud dari instansi/lembaga yang bersangkutan. 2. Secara strategis (jangka panjang), Humas/PR instansi pemerintah berperan aktif dalam proses pengambilan keputusan (decision making process), dalam memberikan sumbang saran, gagasan, dan ide yang kreatif serta cemerlang untuk meyukseskan program kerja lembaga bersangkutan, hingga mampu menunjang keberhasilan pembangunan nasional jangka panjang serta mendorong melalui kerja sama dan mendapat dukungan masyarakat. Di dalam Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah Nomor 30 Tahun 2011 yang dikeluarkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, disebutkan Peran Humas pemerintah meliputi unsur-unsur berikut: 1. Komunikator Page 329 Humas pemerintah berperan membuka akses dan saluran komunikasi dua arah, antara instansi pemerintah dan publiknya, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sarana kehumasan. 2. Fasilitator Humas pemerintah berperan menyerap perkembangan situasi dan aspirasi publik untuk dijadikan masukan bagi pimpinan instansi pemerintah dalam pengambilan putusan. 3. Diseminator Humas pemerintah berperan dalam pelayanan informasi terhadap internal organisasi dan publiknya, baik langsung maupun tidak langsung, mengenai kebijakan dan kegiatan masing-masing instansi pemerintah. 4. Katalisator Humas pemerintah berperan dalam melakukan berbagai pendekatan dan strategi guna mempengaruhi sikap dan pendapat publik untuk menyelaraskan kepentingan pemerintah dengan publik. 5. Konselor, Advisor, dan Interprator Humas merupakan konsultan, penasihat, dan penerjemah kebijakan pemerintah. 6. Prescriber Humas berperan sebagai salah satu instrumen strategis pemimpin puncak penentu kebijakan (2011:12). 2.2.3 Fungsi Humas Pemerintah Ruslan (2011:110), mengemukakan fungsi pokok Humas pemerintah Indonesia, yaitu: Page 430 1. Mengamankan kebijaksanaan dan program kerja pemerintah yang diwakilinya; 2. Memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan-pesan dan informasi mengenai kebijaksanaan, hingga mampu mensosialisasikan program- program pembangunan baik secara nasional maupun daerah kepada masyarakat; 3. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam upaya menjembatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak, dan menampung aspirasi atau opini publik (masyarakat), serta memperhatikan keinginan-keinginan masyarakat dilain pihak; 4. Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan program pembangunan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Fungsi Humas pemerintah menurut Canfield, seperti yang dikutip dalam (Ardianto, 2011:241), yaitu: 1. Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest) 2. Memelihara komunikasi yang baik (maintain a good communication) 3. Menitikberatkan pada moral dan prilaku yang baik (to stress a good morals and manners) Di dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, Fungsi Humas adalah: Page 531 1. membentuk, meningkatkan, serta memelihara citra dan reputasi positif instansi pemerintah dengan menyediakan informasi tentang kebijakan, program, dan kegiatan instansi; 2. menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis; 3. menjadi penghubung instansi dengan publiknya; 4. melaksanakan fungsi manajemen komunikasi, yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemberian masukan dalam pengelolaan informasi. 2.2.4 Kegiatan Humas Pemerintah Menurut Sunarto dalam bukunya Humas Pemerintahan dan Komunikasi Persuasif (2003:45-47), dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan, maka Humas Pemerintah perlu melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Membina pengertian pada khalayak terhadap kebijaksanaan pemerintah. dalam hal ini, maka khalayak yang menjadi sasaran terdiri dari: - Khalayak Intern, yaitu karyawan di lingkungan sendiri; - Khalayak Ekstern, seperti media massa, pejabat pemerintah, pemuka pendapat (opinion leader), dan sebagainya. 2. Menyelenggarakan dokumentasi kegiatan pokok aparatur pemerintah, khususnya berkenaan dengan pemberian pelayanan masyarakat dan yang telah direlease untuk publikasi. 3. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat. Page 632 4. Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber. Masalah pengumpulan dan penyimpanan data dan informasi yang menjadi perhatian semua orang. Tidak saja besarnya jumlah informasi, tetapi juga terus menumpuknya informasi yang relevan yang diperlukan oleh perorangan, badan/instansi, media dan kantor berita, lembaga pendidikan dan perusahaan yang memerlukan data dan informasi. 5. Melakukan analisa terhadap permasalahan yang telah diklasifikasikankan ke dalam bidang-bidang permasalahan yang sesuai dengan bidang pekerjaan Humas yang bersangkutan, kemudian membuat kesimpulan terhadap permasalahan tersebut. Hasil dari proses pengolahan ini dipergunakan untuk memberikan gambaran atau informasi kepada pimpinan dan khalayak 6. Produk kegiatan Humas merupakan informasi yang mengandung penjelasan- penjelasan atas fakta pendapat atau sikap yang akan dikomunikasikan. Sifat informasi biasanya bermacam-macam, yaitu: - Rahasia/tidak rahasia; - Nilai aktualitasnya bagi khalayak rendah/tinggi; - Nilai kebutuhan khalayak yang luas/terbatas. Untuk memproduksi informasi Kehumasan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: - Sifat dan volume informasi; - Golongan sasaran yang akan dituju; - Media yang akan dipergunakan/dimanfaatkan; - Media yang dimiliki. Page 733 Bentuk produk yang dihasilkan oleh Humas dapat berupa : 1) Majalah, bulletin 2) Press Release 3) Artikel sponsor untuk media 4) Desain program siaran radio, TV dan produk film 5) Poster, folder, pamflet, selebaran, dan sebagainya. 7. Penyebaran merupakan proses kegiatan produk Humas kepada khalayak intern maupun ekstern. Produk Humas yang akan disebarkan kepada masyarakat pada umumnya harus mengandung jaminan akan validitas dan kredibilitas informasi yang dikomunikasikan. Penyebaran produk-produk Humas hendaknya disesuaikan dengan sasaran yang hendak dicapai. Oleh karena itu penyebaran dapat ditinjau dari segi pengelompokan sasaran yang bersifat vertikal, misalnya : Kelompok Cendekiawan, Kelompok Pendidikan, dan sebagainya. 2.2.5 Citra Organisasi/Perusahaan Citra perusahaan (corporate image) (ada pula yang menyebutnya sebagai citra lembaga) adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan citra atas produk dan pelayanannya saja. Citra perusahaan ini terbentuk oleh banyak hal. Hal- hal positif yang dapat meningkatkan citra suatu perusahaan antara lain adalah sejarah atau riwayat hidup perusahaan yang gemilang, keberhasilan- keberhasilan di bidang keuangan yang pernah diraihnya, sukses ekspor, hubungan industri yang baik, reputasi sebagai pencipta lapangan kerja dalam jumlah yang besar, kesediaan turut memikul Page 834 tanggung jawab sosial, komitmen mengadakan riset, dan sebagainya (Ardianto, 2011:138). Menurut Dowling dalam bukunya Creating Corporate: Reputation, Identity, Image and Performance “Citra organisasi atau perusahaan mempunyai 2 (dua) komponen utama, yaitu komponen logikal dan komponen emosional.” (Dowling, 2002: 20-21). Komponen logikal, berhubungan dengan karakteristik-karakteristik yang dapat dirasakan, yang dapat dengan mudah diukur. Sedangkan komponen emosional diasosiasikan dengan dimensi psikologis yang ditunjukkan oleh perasaan dan sikap terhadap organisasi. Kedua komponen tersebut secara simultan mempengaruhi pemikiran seseorang untuk menilai citra suatu organisasi atau perusahaan. Sehingga citra organisasi atau perusahaan merupakan akumulasi dari nilai-nilai kepercayaan yang diberikan oleh seseorang yang mengalami suatu proses cepat atau lambat untuk membentuk opini publik yang lebih abstrak. Dalam penelitian ini penulis ingin meneliti citra organisasi khususnya citra Kemenpora sebagai instansi/lembaga pemerintah yang mempunyai tanggung jawab bagi kesejahteraan pemuda dan olahraga pada khususnya dan masyarakat Indonesia pada umumnya. 2.2.6 Special Events Special Event atau peristiwa khusus adalah kegiatan yang mampu memuaskan minat orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan; mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi kesenangan penonton. Special event dapat diselenggarakan pada saat hari-hari atau pekan-pekan khusus, pertunjukan dan pameran khusus, peringatan khusus, hadiah khusus, peresmian gedung, perlombaan, parade dan pawai Page 935 khusus, peristiwa komunitas yang disponsori, organisasi yang disponsori, dan lain lain (Moore, 2004:321). Special event merupakan salah satu tools public relations disamping kegiatan lain, seperti identitas perusahaan, publisitas, website, dan sebagainya. Sebagai tools PR, special event dapat digunakan untuk melaksanakan perannya. Salah satu peran utama Public Relations adalah sebagai komunikator perusahaan untuk menyampaikan informasi tentang perusahaan, lembaga, atau perorangan yang diwakilinya kepada publik baik internal maupun eksternal. (Pudjiastuti, 2010:31) Special event juga dapat dijelaskan sebagai salah satu kiat yang dapat diselenggarakan sebagai upaya untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan atau produk tertentu yang dapat ditampilkan dalam acara tersebut. Dengan adanya special event diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada special event, baik untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), maupun upaya pemenuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati, sehingga mampu menumbuhkan saling penegertian bagi kedua pihak dan pada akhirnya dapat menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya (Ruslan, 2008:211). Bentuk dari special event dalam program kerja Public Relations adalah sebagai berikut: 1. calendar of events yaitu acara rutin (regular events) yang dilaksanakan pada hari, bulan, tahun, tertentu secara periodik dan berulang-ulang (rutin) diselenggarakan sepanjang tahun kalender. Page 1036 2. momentum of events, yaitu acara yang sifatnya khusus yang dilaksanakan pada moment-moment tertentu, pembukuan kantor baru, ulang tahun perusahaan dan sebagainya yang dianggap sebagai moment oleh pihak lembaga atau humas untuk mengadakan suatu acara istimewa yang perlu diperingatkan dan dipublikasikan (Ardianto, 2004:102). Program peringatan Hari Olahraga Nasional yang dilaksanakan oleh Kemenpora termasuk salah satu calendar event yang merupakan acara rutin yang dilasanakan setiap tahun pada tanggal 9 September. 2.2.7 Media Relations Soemirat & Ardianto dalam bukunya Dasar-dasar Public Relations (2010:121) menyatakan bahwa, media relations atau kegiatan hubungan pers adalah membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar/majalah) dan media elektronik (tv/radio). Menurut Sunarto (2003:97), media relations adalah upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi Humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dan organisasi atau instansi yang bersangkutan. Bentuk-bentuk media relations menurut (Soemirat & Ardianto, 2010:128): 1. Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara simultan/berbarengan oleh seorang pejabat pemerintah atau swasta kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan sekaligus. Konferensi pers Page 1137 diselenggarakan bila ada peristiwa penting di suatu instansi/perusahaan/badan, atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-wakil pers. 2. Press Briefing yaitu diselenggarakan secara reguler oleh seorang pejabat PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih rinci. 3. Press Tour yaitu diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah tertentu dan merekapun (pers) diajak menikmati objek wisata menarik. 4. Press Release atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarluaskan berita. Istilah press release mempunyai pengertian yang luas, tidak hanya berkenaan dengan media cetak (surat kabar dan majalah), tetapi mencakup media elektronik (radio dan televisi). 5. Special Event yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik. 6. Press Luncheon yaitu pejabat PR mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut. 7. Wawancara Pers yaitu sifatnya lebih pribadi, lebih individual. PR atau top manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang bersangkutan. Page 12
|