Tindakan korektif dapat dilakukan sebagai bagian dari

Selama kami menjadi Konsultan ISO, seringkali kami mendapati Organisasi yang masih kurang tepat dalam mendefinisikan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan. Pada kesempatan kali ini kami akan mencoba menjelaskan secara sederhana mengenai perbedaan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan.

Kesalahan Persepi mengenai Tindakan Koreksi (Correction Action), Tindakan Korektif (Corrective Action), dan Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

Beberapa contoh persepsi yang salah dalam memahami Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan adalah :

• Tindakan Korektif diartikan sama dengan Tindakan Pencegahan;
• Tindakan Koreksi diartikan sama dengan Tindakan Korektif;
• Menggunakan istilah Tindakan Perbaikan untuk menggantikan pengertian Tindakan Koreksi atau Tindakan Korektif.

Definisi Tindakan Koreksi (Correction Action), Tindakan Korektif (Corrective Action), dan Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

Untuk mengetahui perbedaan dari Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan, maka kita perlu untuk mengetahui definisinya terlebih dahulu, mengutip dari ISO 9000:2015 berikut adalah definisi Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan:

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau potensi situasi lainnya yang tidak diinginkan.

Tindakan Korektif adalah tindakan untuk menghilangkan sumber ketidaksesuaian dan mencegah berulang.

Tindakan Koreksi adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian terdeteksi.

Tindakan Pencegahan (Preventive Action) Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

Jika kita perhatikan definisi dari Tindakan Pencegahan, maka dapat disimpulkan Tindakan Pencegahan adalah tindakan yang diambil sebelum ketidaksesuaian terjadi. Tindakan Pencegahan dilakukan ketika terjadi situasi yang berpotensi dapat menimbulkan ketidaksesuaian, namun ketidaksesuaian tersebut belum lah terjadi.

Sebagai contoh misalkan Sasaran Mutu bagian Marketing adalah target penambahan jumlah customer baru sebanyak 5 perusahaan, hingga batas waktu Desember 2022. Namun hingga bulan November 2022 target yang tercapai baru 1 perusahaan. Hal ini dapat berpotensi ketidaksesuaian yaitu tidak tercapai target sasaran mutu pada bagian Marketing. Untuk mencegah hal tersebut terjadi bagian Marketing dapat melakukan Tindakan Pencegahan, seperti misalnya mengubah strategi pemasaran, memaksimalkan media sosial, membuat penawaran yang lebih menarik, dsb. Hingga dapat meminimalisir potensi terjadinya atau bahkan mencegah terjadi ketidaksesuaian tersebut.

Tindakan Korektif (Corrective Action) Tindakan Korektif (Corrective Action)

Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian secara berulang, maka perbedaan tindakan korektif dengan tindakan pencegahan adalah tindakan korektif dilakukan setelah ketidaksesuaian terjadi, sedangkan tindakan pencegahan dilakukan sebelum ketidaksesuaian terjadi.

Untuk menentukan Tindakan Korektif yang akan diambil, Organisasi harus melakukan analisa terlebih dahulu terhadap akar masalah penyebab terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Setelah akar masalah dianalisa, Organisasi harus mengambil Tindakan Korektif yang sesuai dengan akar masalah tersebut.

Sebagai contoh misalkan terjadi ketidaksesuaian berupa adanya komplain dari pelanggan yaitu terjadi keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan dari jadwal yang sudah disepakati. Sebelum memutuskan Tindakan Korektif yang akan diambil, Organisasi harus melakukan analisa terhadap akar masalah mengapa dapat terjadi keterlambatan pengiriman barang tersebut.

Kita umpamakan keterlambatan terjadi karena kendaraan operasional yang digunakan untuk melakukan pengiriman terjadi kerusakan pada saat pengiriman, misalkan kendaraan mengalami mogok di jalan, lalu kita cari tau penyebab kenapa kendaraan bisa terjadi mogok, ternyata karena kendaraan tersebut tidak dilakukan pemeliharaan secara rutin, tidak berhenti disitu, kita cari tau kembali kenapa kendaraan tidak dilakukan pemeliharaan secara rutin, ternyata jadwal pemeliharaan kendaraan belum dibuat dan PIC yang ditugaskan untuk mengontrol jadwal pemeliharaan kendaraan belum ditetapkan. Nah, Tindakan Korektif yang dapat diambil adalah membuat Jadwal Pemeliharaan Kendaraan dan menunjuk PIC untuk ditugaskan melakukan monitoring terhadap jadwal pemeliharaan kendaraan.

Tindakan Koreksi (Correction Action) Tindakan Koreksi (Correction Action)

Tindakan Koreksi adalah tindakan yang diambil untuk mengatasi ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dapat diambil setelah Tindakan Korektif atau Sebelum Tindakan Korektif. Tindakan Koreksi umumnya diambil untuk mengatasi ketidaksesuaian pada saat itu juga, dan sifatnya hanya sementara, bukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Untuk menentukan Tindakan Koreksi Organisasi dapat/ tidak perlu mencari akar penyebab ketidaksesuaian terlebih dahulu, Organisasi dapat dengan segera menentukan Tindakan Koreksi saat ketidaksesuaian ditemukan.

Sebagai contoh terhadap kasus terdapat keluhan pelanggan dikarenakan keterlambatan pengiriman barang, Organisasi dapat mengambil Tindakan Koreksi saat itu juga berupa menghubungi pelanggan untuk minta maaf, memberikan bonus kepada pelanggan, dsb.

Baca Juga : Prosedur Menangani Keluhan Pelanggan

Maka perbedaan Tindakan Koreksi dengan Tindakan Korektif adalah Tindakan Koreksi dilakukan sesuai dengan ketidaksesuaian yang terjadi, sedangkan Tindakan Korektif dilakukan sesuai dengan akar masalah penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dan memastikan ketidaksesuaian tidak berulang.

Kesimpulan

Secara sederhana jika kita simpulkan perbedaannya dari ketiga Tindakan tersebut adalah Tindakan koreksi dilakukan untuk mengatasi ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dilakukan untuk mengatasi akar penyebab ketidaksesuaian, Tindakan Pencegahan dilakukan untuk mencegah ketidaksesuaian terjadi.

Demikianlah ulasan singkat kami mengenai perbedaan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan.

Apabila ada yang perlu untuk ditanyakan jangan sungkan untuk menghubungi kami selaku Konsultan ISO 9001 melalui kolom komentar dibawah.

Baca Juga : Manfaat Melakukan Survey Kepuasan Pelanggan

Terimakasih,

Salam Semangat,

Alief Maulana Ilyas
Konsultan ISO 9001 Multiple Training & Consulting/ PT Mutu Tunas Cipta Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta Email : Telp. (021) 3890 1773 Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)

www.konsultaniso.web.id

www.multiple.co.id

Tindakan Korektif adalah suatu tindakan yang bertujuan untuk meniadakan faktor penyebab atau akar masalah ketidaksesuaian sistem manajemen mutu laboratorium yang terdeteksi atau teridentifikasi. Tindakan koreksi juga dapat dikatakan sebagai langkah yang harus dilakukan agar penyebab ketidaksesuaian dapat dihilangkan dan diharapkan tidak terjadi lagi dimasa mendatang.
Selain itu di dalam iso 17025 juga terdapat istilah Tindakan Perbaikan yaitu suatu tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikan secara langsung ketidaksesuaian yang ditemukan. Jika sekilas dibaca tentukan rekan-rekan akan mengalami kebingungan dan akan muncul suatu pertanyaan, "Lalu apa perbendaan tindakan korektif (TK) dengan tindakan perbaikan (TP)? Baik, saya akan menjelaskannya. TK digunakan untuk menyelesaikan akar penyebab masalah yang ditemukan dari analisis penyebab masalah dan diharapkan bahwa TK yang dilakukan tidak akan menyebabkan ketidaksesuaian itu terulang kembali dimasa mendatang. Sedangkan TP digunakan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian secara langsung. Contoh kasus seperti ini: Ketika Auditor melakukan kegiatan audit internal ditemukan ketidaksesuaian bahwa Analis lupa menyertakan replikasi sampel atau duplo pada saat proses pengujian parameter yang masuk kedalam ruang lingkup akreditasi. Berdasarkan hasil analisis masalah bahwa akar penyebab masalah adalah analis tersebut merupakan analis baru yang belum pernah mendapatkan pelatihan Pemantauan Keabsahan Hasil Pengujian. Nah, berdasarkan hasil analisis masalah dan akar masalah dapat dilakukan TK dan TP. Untuk TP yang dilakukan adalah:

1. Melakukan pengujian ulang dengan menyertakan sampel replikasi atau duplo terhadap proses pengujian.

Sedangkan untuk TK adalah bisa saja:

1. Mengadakan pelatihan analis baru yang diberi materi oleh Supervisor atau Analis Senior
2. Membuat prosedur untuk menjamin kompetensi analis
3. Membuat suatu bacaan atau sign yang ditempel di dinding ruang penimbangan agar analis yang  bekerja selalu ingat untuk menyertakan sampel replikasi atau duplo.

Saya harap setelah saya menjelaskan mengenai tindakan korektif dan tindakan perbaikan maka rekan-rekan sekalian akan semakin paham mengenai fungsi dan definisi dari kegiatan tersebut. Berikutnya tentunya kita harus tau dari mana rujukan untuk kita melakukan TK dan TP? Nah, disini saya akan menjelaskan bahwa TK dan TP merupakan syarat dari ISO/IEC 17025: 2017 klausul 8.7. Adapun isi dari klausul tersebut adalah sebagai berikut: 8.7.1 Bіlа tеrjаdі kеtіdаkѕеѕuаіаn, maka laboratorium harus:   1. Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dаn, jіkа dараt diaplikasikan:

• Mеngаmbіl tіndаkаn untuk mеngеndаlіkаn dаn mеmреrbаіkіnуа; 
• Mengatasi konsekuensinya; 

  2. Mеngеvаluаѕі kebutuhan tіndаkаn untuk mеnghіlаngkаn реnуеbаb kеtіdаkѕеѕuаіаn, agar tіdаk tеrulаng аtаu tеrjаdі di tempat lаіn, dеngаn:

• Meninjau dаn menganalisis kеtіdаkѕеѕuаіаn;
• Menentukan реnуеbаb kеtіdаkѕеѕuаіаn;
• Mеnеntukаn apakah kеtіdаkѕеѕuаіаn ѕеruра аdа, аtаu bеrроtеnѕі terjadi;

  3. Melaksanakan tindakan yang dibutuhkan;   4. Meninjau keefektifan tіndаkаn kоrеktіf yang dіаmbіl;   5. Mеmреrbаruі rіѕіkо dan peluang уаng ditentukan selama реrеnсаnааn, jіkа реrlu;   6. Mеmbuаt реrubаhаn pada sistem mаnаjеmеn, jіkа реrlu. 8.7.2 Tindakan korektif harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian yang dihadapi. 8.7.3 Laboratorium hаruѕ mеnуіmраn rеkаmаn ѕеbаgаі buktі:   1. Sіfаt kеtіdаkѕеѕuаіаn, ѕеbаb dan tіndаkаn selanjutnya уаng dіаmbіl;   2. Hаѕіl tіndаkаn korektif. Beberapa hal yang mungkin bisa menjadi masukan buat rekan-rekan sekalian adalah lakukan kaji ulang terhada semua prosedur dan rekaman yang berkaitan dengan penerapan tindak lanjut dari ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Identifikasi dan kaji ulang tersebut dapat bersumber dari agenda audit internal dan eksternal atau asesmen dari Komite Akreditasi Nasional yang telah sesuai dalam menerapkan TK dan TP.

Baca Juga: Cara Analisis Penyebab Masalah Untuk Mengatasi Ketidaksesuaian dan membuat TP dan TK

Selain itu anda juga perlu menjelaskan mekanisme laboratorium untuk melakukan TK dan TP yang berkaitan dengan ketidaksesuaian yang terjadi dalam operasional laboratorium. Jangan lupa untuk selalu memastikan bahwa laboratorium telah memiliki mekanisme atau prosedur dalam melakukan TP agar ketidaksesuaian yang sama tidak terjadi lagi. Demikianlah artikel tentang Tindakan Korektif dan Tindakan Perbaikan yang saya sampaikan untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 17025 versi terbaru (2017). Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat untuk kita semua. Terimakasih KLAUSUL SEBELUMNYA:

Peningkatan

KLAUSUL SELANJUTNYA:

Audit Internal

Untuk melihat artikel lengkap tentang iso 17025 silahkan kembali ke Home atau Beranda.