Sebutkan standar prosedur operasional untuk menangani administrasi penjualan tunai

SOP penjualan tunai 

1. 1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2. 2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan  berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
3. 3. Membuat dan menandatangani  surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4. 4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5. 5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah sesuai dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi kegudang.
6. 6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.
7. 7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8. 8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.

Kamu sadar nggak sih, kalau hidup itu nggak pernah jauh-jauh dari yang namanya struk. Tiap habis belanja di minimarket, pasti dapat struk. Ambil uang di ATM, dapat struk. Beli tiket bioskop pun, juga dapat struk. Saking banyaknya struk, sampai-sampai dompet kamu tebel isinya struk doang, nggak ada duitnya. Iya, kan? 😀

Terus, kamu sadar juga nggak, setiap kamu bertransaksi, struk yang tercetak dari mesin kasir itu selalu double, lho! Satu untuk kamu (pembeli), satu lagi untuk disimpan sendiri oleh kasir (penjual). 

Nah, bagi pembeli atau penerima jasa, struk itu berguna sebagai bukti bahwa mereka telah melakukan suatu transaksi tertentu. Tapi bagi penjual atau penyedia jasa, kamu tahu nggak gunanya untuk apa?

“Sebagai bukti transaksi juga nggak, sih?”

Betul. Tapi jawaban kamu kurang lengkap, nih. Bagi penjual atau penyedia jasa, struk berguna sebagai bukti transaksi yang dapat dijadikan pendukung dalam melakukan kegiatan administrasi transaksi.

Administrasi transaksi? Apa itu? Yuk, kita bahas!

A. Pengertian Administrasi Transaksi

Administrasi secara luas dapat diartikan sebagai kegiatan tertentu yang melibatkan kerja sama antara individu dan individu lainnya untuk mencapai suatu kesepakatan dengan tujuan tertentu.

Pengertian administrasi lainnya adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan surat, dan hal-hal lainnya yang bertujuan menyediakan informasi.

Menurut Silalahi (2009:10), ciri-ciri administrasi antara lain sebagai berikut.

a. Dilakukan oleh sekelompok orang (lebih dari satu orang).

b. Terdapat dua orang atau lebih yang menyepakati suatu kerja sama.

c. Kerja sama yang terjalin akan menghasilkan pembagian kerja yang jelas pada setiap individu.

d. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

e. Terdapat tujuan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

2. Pengertian Transaksi

Kata transaksi umumnya digunakan di bidang bisnis atau perdagangan yang menggambarkan terjadinya kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli untuk melakukan jual-beli produk berdasarkan harga, jumlah, kualitas, waktu penyerahan, dan syarat lain yang disepakati dalam sebuah kontrak.

Transaksi dapat diartikan sebagai segala aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta kekayaan perusahaan, baik berupa pengurangan atau penambahan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, dan membayar biaya-biaya lainnya.

3. Pengertian Administrasi Transaksi

Dengan demikian, administrasi transaksi dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan (transaksi) sebuah perusahaan yang dilakukan secara terstruktur dan kronologis menggunakan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.

Pencatatannya pun bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung kebutuhan perusahaan. Kalau perusahaannya berskala kecil dengan jumlah transaksi harian yang sedikit, pencatatannya bisa dilakukan secara manual di buku atau menggunakan Excel. Tapi kalau perusahaannya berskala besar dengan jumlah transaksi harian yang banyak, pencatatannya lebih baik dilakukan secara otomatis menggunakan sistem.

Nah, bagi perusahaan (penjual atau penyedia jasa), struk yang tadi kita bahas dapat berperan sebagai pendukung dalam melakukan kegiatan administrasi transaksi. 

Misalnya, lagi asik merekap hasil penjualan harian, nih. Eh, ternyata ada transaksi yang kurang lengkap data-datanya. Nah, struk ini bisa digunakan sebagai pedoman untuk mencatat ulang transaksi yang datanya kurang lengkap itu. Selain itu, struk juga bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengecek ulang seluruh transaksi yang sudah dicatat.

B. Fungsi Administrasi Transaksi

Fungsi perencanaan adalah proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan tujuan atau capaian yang ingin diraih dengan memanfaatkan penggunaan sumber daya dan sistem komunikasi. Hal ini untuk memudahkan pembuatan laporan hasil akhir dan membandingkannya dengan rencana yang dibuat (evaluasi).

b. Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian berkaitan dengan fungsi perencanaan karena pengorganisasian harus direncanakan. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap anggota, penetapan departemen-departemen, serta penentuan hubungan-hubungan.

c. Koordinasi (Coordinating)

Coordinating merupakan bagian dari fungsi manajemen, yaitu memastikan sejumlah aktivitas berjalan baik agar tidak terjadi bentrok, kekacauan, atau kekosongan aktivitas. Fungsinya menghubungkan, menyatukan, dan menyesuaikan suatu pekerjaan yang sudah direncanakan dan dibagikan pada setiap anggota mulai dari atasan hingga bawahan agar mencapai suatu tujuan organisasi.

d. Pelaporan (Reporting)

Reporting adalah kegiatan menyampaikan perkembangan ataupun hasil akhir dari suatu kegiatan, baik secara lisan maupun tulisan, kepada pihak atasan terkait. Laporan harus dapat menggambarkan setiap pelaksanaan tugas, sehingga penerima laporan dapat melakukan evaluasi.

e. Penganggaran (Budgeting)

Budgeting (anggaran) menurut Glenn A. Welsch adalah anggaran yang dikaitkan dengan fungsi dasar manajemen lainnya seperti perencanaan, koordinasi, dan pengawasan di bagian organisasi dalam suatu badan usaha.

f. Staffing

Staffing adalah salah satu fungsi yang disusun oleh bagian personalia perusahaan, meliputi kegiatan merekrut tenaga kerja, mengembangkan keterampilan tenaga kerja, sampai dengan memanfaatkan tenaga kerja untuk kemajuan perusahaan atau organisasi.

g. Pengarahan (Directing)

Directing merupakan salah satu fungsi manajemen yang fokus pada usaha memberi bimbingan, saran, dan perintah-perintah untuk merealisasikan rencana dan tujuan yang sudah disepakati. Fungsi yang dijalankan oleh administrasi meliputi pengelolaan surat-menyurat yang berisi arahan untuk karyawan dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, penentuan struktur organisasi dan pembagian tugas, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan sebagainya.

2. Fungsi Administrasi Transaksi

Kenapa perusahaan melakukan administrasi transaksi?

Karena dengan adanya administrasi transaksi, perusahaan bisa mendapat hal-hal positif yang hasilnya tuh, bisa dirasakan secara instan. Kayak misalnya, perusahaan jadi punya catatan transaksi sehari-hari yang rapi dan terstruktur dengan baik.

Dengan demikian, fungsi administrasi adalah sebagai berikut.

1. Mencatat alat perlengkapan, organisasi, dan kegiatan lainnya dalam buku administrasi.

2. Memelihara buku administrasi.

3. Menyediakan, melengkapi, dan mengelola buku administrasi.

4. Mengerjakan buku administrasi sesuai dengan ketentuan.

Terus kalau udah ada catatan transaksi yang rapi, perusahaan bisa ngebandingin deh, kira-kira penjualan hari ini lebih tinggi atau lebih rendah ya, dari kemarin? Kira-kira bulan ini lebih banyak pemasukan atau pengeluaran, ya?

C. Manfaat Administrasi Transaksi

Manfaat administrasi transaksi sebenarnya nggak beda jauh sama fungsi administrasi transaksi, tapi kalau manfaat lebih merujuk kepada hal-hal positif yang hasilnya baru bisa dirasakan seiring berjalannya waktu. 

Misalnya, setelah rutin melakukan administrasi transaksi selama berbulan-bulan, perusahaan jadi punya dokumen transaksi bulanan yang rapi dan terstruktur. Nah, dengan adanya dokumen ini, perusahaan jadi lebih mudah untuk mempresentasikan hasil penjualan kepada rekan-rekan yang bermitra dengan perusahaan itu. 

Selain itu, perusahaan juga lebih mudah melakukan pelayanan kepada konsumen kalau tiba-tiba ada konsumen yang menyampaikan komplain. 

Dengan demikian, manfaat administrasi adalah sebagai berikut.

1. Mempermudah perusahaan melakukan hubungan dengan pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi, baik itu rekan, konsumen, instansi pemerintah, maupun supplier.

2. Memperkecil risiko kehilangan barang karena setiap transaksi (baik barang masuk, hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dicatat dan dikelola dengan baik.

3. Memudahkan pelayanan kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen tertera dan dapat menjadi bukti-bukti kesepakatan penjualan.

4. Pemilik usaha dapat dengan mudah melihat perkembangan bisnisnya melalui laporan yang diterima secara rutin.

Nah, jika disimpulkan, fungsi dan manfaat dari administrasi transaksi adalah sebagai berikut:

Sampai sini kamu sudah paham kan, apa bedanya? Ingat-ingat lagi ya, kalau fungsi itu lebih condong ke hal-hal positif yang bisa dirasakan secara instan. Sedangkan manfaat lebih condong ke hal-hal positif yang baru bisa dirasakan seiring berjalannya waktu.

D. Unsur Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi memiliki peranan penting karena merupakan dokumentasi perusahaan yang berkaitan dengan segala kegiatan dalam perusahaan. Administrasi transaksi yang baik akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pemeriksaan, pengontrolan, dan pengawasan secara tidak langsung terhadap transaksi yang dilakukan oleh karyawan, terutama mengenai keuangan. Administrasi transaksi dapat berjalan dengan lancar apabila memenuhi unsur-unsur berikut.

1. Manusia (Man)

Pembagian tugas (job description) harus tepat. Menempatkan sumber daya yang ada sesuai dengan keahlian dan keterampilan yang dimiliki dapat menghasilkan suatu pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan, efektif, dan efisien. Mereka juga harus teliti dan terbiasa dengan proses hitung-menghitung, supaya buku atau dokumen administrasi transaksi yang dihasilkan bisa rapi dan tidak terdapat kesalahan pada data-datanya.

2. Uang (Money)

Uang merupakan komponen penting dalam operasional usaha, termasuk kegiatan administrasi usaha. Hal ini karena salah satu tujuan yang diinginkan perusahaan adalah mencari laba/untung. Indikator keuntungan atau laba dapat diukur dari jumlah uang yang dihasilkan lebih besar dari uang yang diinvestasikan.

3. Harta Kekayaan (Material)

Material adalah semua harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk memperlancar kegiatan perusahaan agar berjalan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan perusahaan. Harta kekayaan adalah semua sarana dan prasana penunjang yang berfungsi untuk memudahkan kegiatan administrasi. Contohnya alat tulis, buku, map, komputer, peralatan kantor, perlengkapan kantor, gedung kantor yang memadai, dan lain-lain.

4. Mesin (Machine)

Mesin merupakan salah satu harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk kelancaran kegiatan administrasi, yaitu dari mulai proses pengerjaan hingga pembuatan laporan. Contohnya mesin kasir, mesin cetak, dan mesin pemotong baja (pabrik).

5. Metode (Method)

Metode adalah cara tertentu yang dilakukan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan administrasi transaksi agar lebih terstruktur. Metode yang telah ditentukan oleh perusahaan untuk kegiatan administrasi disebut SOP (Standard Operating Procedure).

6. Pasar (Market)

Pasar atau market adalah tujuan yang diharapkan dari kegiatan administrasi, misalnya sebagai tempat dilakukannya transaksi.

Nah, sekarang kamu jadi tahu kan, kalau struk yang bikin dompet kamu tebel itu, ternyata juga bermanfaat untuk penjual atau penyedia jasa.

Eh, tapi, sebagai pembeli atau penerima jasa, kamu juga boleh lho, melakukan administrasi transaksi. Biar struk-struk yang kamu simpan nggak cuma nganggur di dompet aja, tuh! 

Kalau untuk kamu (pembeli atau penerima jasa), administrasi transaksi bisa membantu untuk melacak mana transaksi yang memang penting, mana transaksi yang nggak penting-penting amat. Jadi, untuk selanjutnya, kamu bisa mengurangi transaksi yang nggak penting, supaya keuangan kamu bisa terkelola dengan lebih baik.

E. Pengertian & Jenis-jenis Transaksi Bisnis

Transaksi bisnis adalah kegiatan perusahaan atau individu yang bersifat finansial dan diproses melalui pencatatan transaksi, sehingga mengakibatkan perubahan pada harta, utang, dan modal yang berkaitan dengan pihak lain.

1. Transaksi Berdasarkan Aktivitasnya

a. Transaksi pengeluaran uang, yaitu semua transaksi yang melibatkan pengeluaran uang kas. Bukti pengeluaran uang dapat diperoleh dari bukti eksternal berupa kuitansi yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang.

b. Transaksi penerimaan uang, dapat berasal dari penjualan tunai, penerimaan piutang, dan penerimaan pendapatan lain-lain. Pada saat menerima uang, dilakukan pembuatan dan penandatanganan kuitansi bermaterai sesuai dengan peraturan bea materai. Selanjutnya, lembar utama diserahkan kepada pihak yang membayar. Kuitansi dapat dibuat rangkap dua, pembayar menerima kuitansi asli dan bermaterai, sedangkan penerima uang menerima copy atau tembusan sebagai arsip bukti transaksi.

c. Pembelian barang dagang, adalah suatu transaksi pembelian barang untuk sementara disimpan, kemudian dijual lagi dengan harapan memperoleh laba, yaitu dari selisih harga jual dengan harga pokok penjualan.

d. Pembelian kredit, adalah transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan dengan pembayaran pada saat tanggal jatuh tempo dengan perjanjian mengenai syarat pembayaran dan penyerahan barang. Setelah terjadi kesepakatan, barang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli disertai dokumen, faktur, dan surat pengiriman barang. Bagi pembeli, faktur yang diterima dari penjual merupakan bukti transaksi pembelian kredit.

e. Pembelian tunai, adalah semua pembelian yang dibayar pada saat penyerahan barang. Bukti transaksi pembelian tunai berupa kuitansi atau nota kontan asli yang diterima dari penjual atau dapat dibuatkan bukti internal berupa bukti kas keluar.

f. Penjualan kredit, perusahaan biasanya memberi kemudahan kepada konsumen dengan menjual barang secara kredit untuk menaikkan omset penjualan. Bukti penjualan kredit berupa tembusan/copy faktur yang dibuatkan oleh penjual, sedangkan yang aslinya dikirimkan kepada pembeli setelah dilakukan pelunasan.

g. Penjualan tunai, penerima uang dari penjualan tunai dapat menerima bukti transaksi berupa copy nota penjualan atau copy kuitansi dan dapat juga dibuat bukti internal, yaitu bukti kas masuk.

h. Transaksi lain-lain, misalnya retur pembelian dan retur penjualan, daftar gaji, pembebanan perlengkapan, beban penyusutan. Transaksi tersebut dibuatkan bukti internal, yaitu bukti memo dari pimpinan atau pemilik perusahaan.

2. Transaksi Berdasarkan Sumbernya

a. Transaksi modal, adalah transaksi yang mengakibatkan berkurang atau bertambahnya modal perusahaan. Pada perusahaan perseorangan, pemilik dapat menambahkan modal dengan menyerahkan aset pribadi.

b. Transaksi usaha, adalah transaksi yang terjadi dalam rangka merealisasikan tujuan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan. Pada perusahaan dagang, transaksi usaha berupa pembelian dan penjualan barang, baik secara tunai maupun secara kredit, melakukan retur, melakukan pengiriman barang dagang, pelunasan utang, dan penerimaan piutang.

F. Standard Operating Procedure (SOP)

1. Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melalukan suatu pekerjaan.

Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan dilakukan secara berurutan dalam menyelesaikkan suatu pekerjaan. Selain tahapannya harus jelas, dalam melaksanakan suatu pekerjaan diperlukan standar kerja yang ditetapkan bersama untuk mencapai tujuan.

Standar adalah sesuatu yang dibentuk, baik oleh kebiasaan, maupun oleh kekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang digunakan dalam manajemen.

Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh pegawai perusahaan.

Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan) No. 35 Tahun 2012, Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, serta di mana dan oleh siapa dilakukan.

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi pada hasil kerja, hasil produk, dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu pada kemudahan dan pelayanan yang seimbang.

2. Prinsip Standard Operating Procedure (SOP)

Keberdaan SOP sangat penting bagi organisasi/perusahaan. Oleh karena itu, prinsip dalam menyusun SOP harus diperhatikan. Dalam Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 dijelaskan prinsip penyusunan SOP sebagai berikut.

a. Kemudahan dan Kejelasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur, terutama bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya.

b. Efisiensi dan Efektivitas

Prosedur-prosedur yang distandarkan merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaannya.

c. Keselarasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur lain yang terkait.

d. Keterukuran Kualitas

Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

e. Dapat Menyesuaikan Diri (Dinamis)

Prosedur-prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

f. Berorientasi pada Pengguna Atau Pihak yang Dilayani

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customers needs), sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

g. Kepatuhan Hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

h. Kepastian Hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

3. Manfaat Membuat Standard Operating Procedure (SOP)

a. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.

b. Terdapat kejelasan peran dan posisi masing-masing dalam internal perusahaan.

c. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja dan tanggung jawab kerja.

d. Menjamin proses kerja yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berjalan sebagaimana mestinya.

e. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses kerja dengan proses kerja yang lain di dalam perusahaan.

f. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.

g. Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan.

h. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan langkah perbaikan.

i. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan.

G. SOP Administrasi Transaksi

Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi pembelian tunai adalah sebagai berikut.

a. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan.

b. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran (order) kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap).

c. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.

d. Memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik. Bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan pasca jual.

e. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan.

f. Pembuatan perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli, seperti garansi, return barang, dan informasi penting lainnya.

g. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya, apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Jika sesuai, barang akan masuk ke gudang. Sebaliknya, jika tidak sesuai, barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.

h. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

2. SOP Administrasi Penjualan Tunai

Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi penjualan tunai adalah sebagai berikut.

a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order).

b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan bersama).

c. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian.

d. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan konsumen. Selain itu, faktur harus dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.

e. Barang dagang sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan harus sesuai standar mutu. Jika sesuai, barang dikirim kepada pembeli. Jika tidak sesuai, barang dikembalikan lagi ke gudang.

f. Cocokkan invoice (faktur) asli dan rangkap. Jika cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.

g. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.

h. Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat dan memastikan kebutuhannya sampai ke tangan konsumen. Pelayanan yang baik akan menjadi nilai tambah bagi penjual.

3. SOP Administrasi Penjualan Kredit

Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi penjualan kredit adalah sebagai berikut.

a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order).

b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa (notulen) hasil pertemuan yang termuat kesepakatan-kesepakatan.

c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli. Aplikasi kredit (credit application) adalah formulir yang diisi oleh pemohon untuk mendapatkan kredit yang memberikan rincian yang memadai (tempat tinggal, pekerjaan, pendapatan, dan hutang yang ada) untuk memungkinkan kreditur menilai kelayakan kredit dari pemohon.

d. Periksa formulir aplikasi kredit, misalnya kesesuaian dengan bukti-bukti yang dilampirkan.

e. Survei kepada calon pembeli dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap. Hasil survei berupa rekomendasi sesuai dengan kondisi riil calon konsumen.

f. Persetujuan dari manajer bagian kredit, yang dibuktikan dengan ditandatanganinya (diotorisasikannya) formulir aplikasi kredit.

g. Apabila manajer bagian kredit menyetujui pengajuan kredit yang diajukan oleh konsumen, dilakukan proses penjualan. Apabila tidak disetujui, bagian kredit akan mengirimkan pemberitahuan mengenai penolakan pengajuan kredit kepada calon pelanggan.

h. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.

i. Buatlah invoice (faktur).

j. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.

4. SOP Administrasi Penerimaan Kas

Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah sebagai berikut.

a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas, seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan transaksi lainnya.

b. Menghitung ulang nominal yang tertera dalam bukti yang diserahkan oleh pelanggan.

c. Kasir menerima uang sesuai dengan jumlah nominal dalam bukti transaksi.

d. Kasir menghitung jumlah uang yang diterima dan memastikan keabsahan uang yang diterima dengan menggunakan alat bantu money detector.

e. Sebagai bukti penerimaan uang, membuat kuitansi yang dibuat menyesuaikan kebutuhan, minimal dibuat rangkap dua, satunya diserahkan kepada pelanggan dan satunya lagi disimpan sebagai arsip. Namun, ada perusahaan yang menetapkan SOP bagian pembukuan juga diberi tembusan kuitansi, sehingga kuitansi dibuat rangkap tiga.

f. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya.

g. Hitung jumlah transaksi yang tertera pada bukti transaksi yang diterima dari pelanggan yang benar.

h. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat (money detector) untuk mengecek uang secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek, periksa keabsahan cek dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek.

i. Buatlah bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

Kasir penerimaan kas dimulai pada saat pelanggan melakukan penyetoran kas ke kasir. Kasir mengeluarkan invoice lembar ketiga (lembar kasir) untuk dicocokkan dengan penerimaan kas. Apabila sudah sesuai, invoice asli dan invoice rangkap ketiga dicap lunas dan ditandatangani kasir. Invoice asli beserta dengan dokumen lain, kemudian diberikan kepada langganan. Sementara itu, invoice lembar ketiga akan diarsip bersama dengan voucher penerimaan kas.

Voucher penerimaan kas merupakan dokumen yang digunakan oleh kasir sebagai bukti penerimaan kas. Voucher penerimaan kas dilampirkan dengan invoice (copy kasir), kemudian diarsip urut nomor voucher penerimaan kas. Voucher penerimaan kas biasanya memberikan informasi mengenai hal berikut.

1) Tanggal dan voucher penerimaan kas.

2) Jenis voucher penerimaan kas, seperti penerimaan kas besar atau penerimaan kas kecil.

3) Perincian mengenai penerimaan kas, seperti nomor invoice, nama pelanggan, dan jumlah penerimaan kas.

4) Tanda tangan kasir, tanda tangan yang memeriksa, dan yang menyetujui.

5. SOP Administrasi Pengeluaran Kas

Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi pengeluaran kas adalah sebagai berikut.

a. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang, dan pembayaran biaya-biaya.

b. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dan rangkapannya. Apabila cocok, ambil bukti pengeluaran uang (bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi.

c. Berikan uang tunai sejumlah nominal yang tertera pada bukti transaksi atau berikan cek yang telah ditulis besar nominal pembayaran dan penandatanganan cek.

d. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani supplier.

6. SOP Pengelolaan Kas Perusahaan

Selain penerimaan dan pengeluaran kas, perusahaan juga harus melakukan pengelolaan uang kas yang dimiliki perusahaan. SOP pengelolaan kas perusahaan bertujuan mengatur cara kasir mengelola uang tunai dalam perusahaan. Hal ini untuk menghindari risiko terhadap keamanan uang yang dimiliki perusahaan. Berikut SOP pengelolaan kas perusahaan.

a. Penyetoran ke Kas Bank

Setiap menerimaan uang kas sebaiknya dilakukan penyetoran ke bank paling lambat di hari selanjutnya dengan jumlah yang sama. Penyetoran ke bank dilakukan dengan membuat slip setoran bank. Berdasarkan slip setoran bank yang sudah disetujui oleh bank, kasir membuat dua voucher, yaitu voucher pengeluaran kas untuk mencatat pengurangan saldo kas di tangan dan penambahan saldo kas di bank.

b. Pencatatan Buku Kas dan Bank (Laporan Mutasi Kas dan Bank)

Terdapat tiga tahap pembuatan laporan yang dilakukan kasir, yaitu sebagai berikut.

1) Laporan pada saat penerimaan kas, berdasarkan voucher penerimaan kas.

2) Laporan pada saat penyetoran kas ke bank. Terdapat dua laporan yang dibuat, yaitu laporan pengeluaran kas berdasarkan pengeluaran kas (saldo kas berkurang) dan laporan penerimaan bank berdasarkan penerimaan bank (saldo bank bertambah).

3) Kasir memberikan tanda tangan persetujuan di buku kas dan bank.

c. Stock Opname Kas Harian

Stock opname kas adalah pencocokan saldo fisik kas dengan saldo menurut laporan buku kas. Stock opname kas harian dilakukan untuk menelusuri apabila terdapat perbedaan antara saldo buku kas dan saldo fisik, sehingga dapat segera diketahui. Stock opname kas dapat pula dilakukan pada waktu tertentu oleh perusahaan dalam rangka melakukan prosedur audit (pemeriksaan) saldo kas.

Daftar Pustaka

Referensi Buku:

Harti, Dwi. Puji Nuryati dan Wiwik Nurfiana. 2019. Administrasi Transaksi. Jakarta: Erlangga.

Sumber Internet:

RuangGuru.com

Sumber Gambar:

Foto ‘Contoh Form Aplikasi Kredit’ [Daring]. Tautan: https://id.scribd.com/doc/58782040/Form-Aplikasi-Kredit (Diakses: 3 Agustus 2021)

Foto ‘Contoh Surat Penawaran’ [Daring]. Tautan: http://contohsuratcontohsurat99.blogspot.com/2016/10/surat-permintaan-pembelian.html (Diakses: 3 Agustus 2021)

Foto ‘Contoh Surat Perjanjian Retur Pembelian’ [Daring]. Tautan: https://id.scribd.com/document/378532074/Surat-Perjanjian-Retur-Obat (Diakses: 3 Agustus 2021)

Foto ‘Contoh Surat Permintaan Pembelian’ [Daring]. Tautan: http://contohsuratcontohsurat99.blogspot.com/2016/10/surat-permintaan-pembelian.html (Diakses: 3 Agustus 2021)

Foto ‘Contoh Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)’ [Daring]. Tautan: https://madreview.net/ (Diakses: 3 Agustus 2021)

Foto ‘Contoh Surat Pesanan’ [Daring]. Tautan: https://madreview.net/ (Diakses: 3 Agustus 2021)

Kalo menurut kamu konten ini bermanfaat, share ke temen-temen yang membutuhkan ya! 😊