Sebutkan KELEMAHAN dan keunggulan sistem penyimpanan system abjad

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. 

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

Academia.edu no longer supports Internet Explorer.

To browse Academia.edu and the wider internet faster and more securely, please take a few seconds to upgrade your browser.

LancangKuning - Sistem kearsipan merupakan sebuah pengelolaan data atau catatan rekaman suatu kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan yang sangat teratur dan terencana baik itu untuk arsip yang dibuat ataupun yang diterima, agar supaya dapat memudahkan untuk ditemukan kembali apabila diperlukan kembali. Arsip dapat berbentuk surat, akta, piagam, buku dan sebagainya yang bisa dijadikan bukti shahih untu sebuah tindakan dan keputusan. Dan dengan semakin berkembangnya zaman dan perkembangan teknologi, maka arsip dapat berupa audio, video, dan digital.

Jenis-Jenis Arsip

1. Arsip Dinamis
   Jenis arsip dinamis ini merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam sebuah perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan suatu kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2. Arsip Aktif
   Arsip yang secara dinamis yang secara langsung dan terus menerus sangat diperlukan dan dipergunakan , di dalam sebuah penyelenggaraan administrasi
3. Arsip Inaktif
   Jenis arsip ini dimana arsip jenis dinamis yang frekuensi dari penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasinya sudah sangat menurun
4. Arsip Statis
   Jenis arsip ini tidak dipergunakan secara langsung , untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara
5. Arsip Duplikasi
   Jenis arsip yang bentuk atau isinya sama dengan arsip yang aslinya

Kelebihan dan kekurangan sistem kearsipan

Kelebihan Sistem Filling Abjad

• Dapat langsung menempatkan berkas dengan aman pada tempat penyimpanannya
• Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan sangat mudah untuk dipahami tentunya
• Tunjuk silang sangat mudah sekali diterapkan
• Kesalahan pada berkas sangat  mudah untuk dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama
• Biaya pelaksanaannya lebih murah dan hemat

Kekurangan Sistem Filling Abjad

• Adanya kesalahan pada penempatan berkas apabila tidak mengikuti aturan secara konsisten yang sudah ditetapkan terlebih dahulu
• Mudah mengubah beberapa alphabet dalam sebuah surat
• Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat sistem penyimpanan cepat penuh dan rusak dan susah untuk diambil kembali
• Pemberian label pada folder namakan banyak sekali tenaga

Kelebihan Sistem Nomor

• Penyimpanannya dapat lebih teliti, cermat, dan tentunya sangat teratur
• Penyimpanannya sangat cepat dan tepat
• Sederhana dan mudah dilaksanakan
• Dapat digunakan untuk segala macam surat atau dokumen
• Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai alat referensi dalam sebuah korespondensi di dalam dokumen

Kekurangan Sistem Nomor

• Lebih banyak waktu yang digunakan untuk dapat mengindeks
• Banyaknya map atau dokumen untuk surat-surat yang beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan untuk mengambil dokumen yang diperlukan
• Memerlukan ruangan yang lebih luas dan memadai untuk dapat menyimpan arsip yang lumayan banyak

Kelebihan Sistem Tanggal

• Sangat cocok untuk pengolahan kegiatan yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
• Sangat sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi

Kekurangan Sistem Tanggal

• Orang banyak yang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal pada penyimpanannya dan membuat kesulitan untuk menemukan dokumen yang di arsip
• Tidak semua unit pengolahan sebuah dokumen dalam  sebuah organisasi itu cocok untuk menetapkan sistem ini
• Agar mudah dapat mengatur letak sebuah arsip di dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni dengan 100% akan tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad terlebih dahulu

Kelebihan Sistem Wilayah

• Sangat mudah untuk mencari keterangan jika letak wilayah telah di ketahui

Kekurangan Sistem Wilayah

• Kemungkinan besar dapat terjadi salah penyimpanan, apabila seorang petugas tidak mempunyai wawasan atau pengetahuan tentang latak geografinya
• Harus mengetahui letak geografi atau wilayah sebuah dokumen yang di arsip  meskipun dalam sebuah surat tidak dicantumkan secara detail atau lengkap letak wilayahnya
• Perlu adanya sejenis buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang

Kelebihan Sistem Subyek

• Mudah mencari keterangan apabila perihalnya saja yang ingin diketahui atau diambil
• Dapat dikembangkan kedepannya dengan tidak terbatasnya judul dan jenis susunannya

Kekurangan Sistem Subyek

• Kurang cocok untuk bermacam jenis suart atau dokumen(Syaidah)

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MACAM-MACAM FILLING SISTEMFILING SISTEM ABJADKelebihan:1.Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami2.Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai3.Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana4.Biaya pelaksanaannya lebih murah5.Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaanabjad6.Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudahdiketahuiKelemahan:1.Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secarakonsisten2.Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama3.Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjaditidak sesuai dengan aturan4.Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orangyang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 3 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Sistem Penyimpanan Arsip

Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ), nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :

1. Penyimpanan arsip sistem abjad            

2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal  

3. Penyimpanan Arsip sistem wilayah  

4.Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah  

5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor    

Sumber : Sumber1

Page 2

Video yang berhubungan