Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman surat

Cara Penulisan Alamat Surat – Surat merupakan sebuahalat komunikasi yang dibuat untuk keperluan menyampaikan berita atau informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam bentuk tertulis. Surat ini merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama dan bertahan sampai saat ini karena kebutuhan dan sifatnya yang penting juga.

Jenis-jenis surat sendiri banyak sekali, hal ini tergantung pada bentuk dan tujuan surat, ada beberapa jenis surat, seperti surat pribadi atau surat dinas, surat lamaran kerja dan sebagainya.

Jenis-Jenis Surat

Berdasarkan keperluan, jenis surat dibagi menjadi 2 yaitu surat pribadi dan surat resmi. Apa itu surat pirbadi dan resmi? berikut penjelasan lengkapnya dan turunan-turunannya.

1. Surat Pribadi

Surat yang berdasarkan keperluannya digunakan untuk keperlua pribadi. Maksudnya seperti surat kepada keluarga atau surat kepada teman sendiri. Dalam surat ini tidak ada yang namanya aturan-aturan dalam menulis surat dan juga tidak adanya kop surat, panduan resmi, dan struktur yang jelas.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi dan mengikat yang dapat berasal dari perorangan, organisasi atau beberapa organisasi. Urusan resmi ini termasuk undangan, pemberitahuan, pemberitahuan, dll., yang bersifat formal.

Organisasi disini dapat berupa organisasi pendidikan, instansi-instansi pemerintahan, perusahaan, bahkan mulai dari RT sampai tingkat provinsi. Keperluan yang ada didalam surat memang surat yang berkaitan dengan banyak hal dan penting serta kebanyakan atas nama organisasi.

Susunan Surat Resmi

Dalam surat resmi, tidak sembarangan dalam membuat surat itu sendiri. Terdapat aturan dan urutan dalam surat yang harus ada supaya jelas dan memang benar-benar suratnya penting. Berikut ini susunan surat resmi yang terstandarisasi.

Kepala surat/kop surat
Tempat dan tanggal surat
Nomor surat Lampiran surat
Hal atau perihal
Alamat surat
Salam pembuka
Isi surat
Salam Penutup
Nama jelas dan tanda tangan pengirim surat
Tembusan (jika ada)

Cara Menulis Alamat Surat

Hal terkait persuratan yang paling banyak ditanyakan dan dibingungkan adalah bagaimana sih sebenanrnya menulis alamat surat yang benar itu? berikut penjelasan singkat yang mungkin dapat dijadikan acuan dalam menulis alamat surat supaya benar dan tidak ada keselahan kecil yang terjadi.

1. Penggunaan Kepada dan Yang Terhormat

Alamat surat tidak perlu menggunakan kata “kepada” ataupun kata “yang terhormat” karena kata tersebut tidak tepat digunakan. Tanpa “kepada” atau “yang terhormat”, hal ini pun sudah diwakili dengan “Yth.” pada alamat surat sudah merujuk penerima surat.

Jadi, hindari menuliskan Kepada dan Yth. secara bersaman.

Benar	Salah
Yth.	Kepada Yth.

2. Penggunaan Huruf kapital

Huruf awal setiap unsur nama ditulis menggunakan huruf kapital.

3. Penulisan Alamat

Penulisan alamat dalam mengirim surat itu sendiri ada2 penulisan alamat, yaitu yang terdapat luar amplop dan di dalam aplop (dalam surat itu sendiri).

Untuk penulisan di luar amplop, tulislah alamat sejelas-jelasnya. Tidak perlu ada singkatan supaya pengantaran lebih tepat lokasi serta tidak ada salah pembacaan (multitafsir). Sementara, penulisan alamat di dalam amplop atau alamat di isi (tubuh) surat tidak perlu menggunakan alamat lengkap lagi.

Cukup tulis “di tempat”. Hal ini karena alamat lengkap sudah tertulis di amplop surat, sehingga dalam tubuh surat tak perlu dicantumkan.

Kata “jalan” dalam alamat tidak boleh disingkat, silakan ditulis dengan lengkap “Jalan ….., Surabaya”

4. Tanda Baca

Di akhir penulisan alamat surat, tidak perlu lagi ditambahkan tanda titik. Hal ini disebabkan alamat surat bukanlah sebuah kalimat yang harus diakhiri dengan tanda titik. Oleh karena itu, tidak perlu menambahkan titik diakhir penulisan alamat.

5. Penulisan PT

Penulisan nama PT, tidak perlu diberikan tanda titik. Misalkan PT Sukses Makmur Abadi Selamanya (sudah benar), PT. Sukses Makmur Abadi Selamanya (salah, karena memakai titik setelah nama PT).

6. Nama penerima (jabatan)

Dalam penulisan nama penerima dan diikuti dengan jabatan, maka tidak boleh menggunakan jenis kelamin, seperti Bapak atau lbu.

Misalkan yang salah adalah Yth. Bapak Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya , seharusnya yang tepat adalah Yth. Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya.

Contoh Penulisan Alamat Surat

Berikut ini contoh untuk penulisan alamat surat yang benar dan salah dan hal yang perlu diperhatikan lebih teliti lagi.

a. Alamat surat yang benar

Yth. Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya

Jalan Kahuripan 50, Surabaya

b. Penulisan surat yang salah

Yth. Bapak Personalia CV. Nirwana
Jln. M.T. Haryono 15, Jakarta
*Terdapat kata Bapak, jalan disingkat menjadi jln.

Kepada Yth. HRD P.T. Bulan Terang Sentosa Raya
Jl. Monjali 5, Yogyakarta
Terdapat kata “Kepada”, P.T. seharusnya PT dan Jl. seharusnya Jalan.

Nah, mungkin itu sedikit informasi yang bisa saya bagikan untuk penulisan alamat surat yang benar baik didalam amplop ataupun di luar amplop untuk pengiriman surat secara resmi.

Buku Penting Terkait Surat

Penulis : Yusuf Abdhul Azis

Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu artinya purchase order (PO), fungsi dan tujuan penggunaan dari dokumen ini, serta beberapa contoh yang akan disajikan oleh Blog Jurnal by Mekari.

Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks.

Jika dulu Anda bisa dengan mudah memesan material dari supplier melalui email atau telepon, kini penyuplaian mulai sulit dikelola.

Purchase order (PO) atau disebut juga dengan pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli.

Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.

Apa itu Purchase Order (PO)?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, purchase order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual.

Artinya, PO juga digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Dokumen ini memuat informasi tentang detail pesanan kebutuhan pembeli seperti jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor atau tanggal.

Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Anda mungkin bertanya-tanya, apa perbedaan antara PO dan faktur (invoice)?

Kesalahpahaman sering terjadi mengingat keduanya melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran untuk suatu produk atau jasa.

Perbedaan utamanya yang terletak pada waktu. Sederhananya, PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual.

Sedangkan faktur atau invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli.

Fungsi Pesanan Pembelian

Berikut ini adalah fungsi purchase order (PO), apa saja itu?

Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan.
Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk.
Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga.
Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
Membantu melacak pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
Sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga akan lebih siap ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo.
Membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar.

Komponen dalam Purchase Order (PO)

Umumnya, pada dokumen atau surat PO harus mencantumkan detail seperti contoh:

Nama produk atau barang yang dipesan
Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Nomor
Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
Kolom otorisasi

Contoh Purchase Order (PO)

Berikut ini adalah beberapa contoh template purchase order (PO) dalam Bahasa Indonesia:

Berikut contoh format form surat purchase order (PO)dari salah satu bisnis coffee shop:

Buat dan Kelola Pesanan Pembelian Lebih Mudah dengan Aplikasi Jurnal By Mekari

Untuk memudahkan bisnis dalam mengelola pesanan pembelian, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi seperti Jurnal by Mekari.

Jurnal adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memudahkan dalam segala proses akuntansi seperti membuat purchase order hingga laporan keuangan.

Purchase Order secara otomatis akan dibuat dengan format yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan umum yang disebutkan sebelumnya.

Hanya dengan “satu klik”, maka PO siap dicetak dan dikirim kepada pemasok dengan tentunya persetujuan dari pihak manajemen.

Info lebih lanjut tentang fitur yang ada pada aplikasi Jurnal, bisa Anda dapatkan di sini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order (PO)

Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas.
Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika dirasa perlu).
Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
Cantumkan nomor. Ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?

Nah, diatas tadi adalah arti PO juga penjelasannya, lalu apa yang akan terjadi jika purchase order ini dikirim?

Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.

Jika PO diterima, artinya penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli.

Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.

Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka.

Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya.

Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya denganyang mereka kirimkan.

Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Baca juga:6 Hal yang Dapat Mempermudah Cara Membuat Invoice

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Purchase Requisition (PR)

Banyak yangtidak menyadari bahwa terdapat perbedaan antara purchase order (PO) dan purchase requisition (PR).

Keduanya adalah instrumen yang mendokumentasikan aktivitas pemesanan akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan.

PR hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli.

Sedangkan ketika PO sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Biasanya proses persetujuan dari purchase requisition menjadi purchase order dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.

Jadi, surat PO atau dokumen purchase adalah dibuat ketika PR disetujui oleh pihak-pihak yang sebelumnya disebutkan.

Lebih detailnya, ketika PR diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan stok barang-barang yang tertera di PR tersedia.

Setelah pemasok melakukan konfirmasi, barulah surat PO benar-benar dibuat dan ditandatangani.

Dengan cara ini, setidaknya pembeli akan terhindar dari kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok.

Dengan mengetahui contoh format form purchase order PO, dan bedanya dengan purchase requisition adalah seperti apa, bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan teknis dalam melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok.

Baca juga: Kenapa Program Accounting Dibutuhkan Penjual Online

5 Tips Dalam Membuat Dokumen Pesanan Pembelian

Berikut ini adalah beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan tentang purchase order (PO), apa saja itu?

Pastikan Isi Dokumen Lengkap

Agar tidak salah dalam membuat purchase order, pertama Anda harus pastikan isi PO lengkap.

Sehingga supplier juga tidak salah dalam mengirimkan permintaan Anda.

Minimalharus memuat informasi tentang identitas pemesan dan perusahaan, nama produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, cara pengiriman, syarat dan ketentuan lain, dan sebagainya.

Memilih Supplier

Salah satu kesalahan dalam purchase order biasanya berkaitan dengan supplier.

Bisnis Anda tentu saja memiliki supplier bukan? Untuk memenuhi bahan baku atau apapun, sebuah bisnis tentu memiliki supplier.

Wajar saja jika Anda juga memiliki banyak supplier. Anda dapat memilih supplier mana yang menguntungkan bisnis Anda.

Namun, terkadang supplier juga dapat menghambat bisnis Anda.

Supplier yang nakal bisa saja mengurangi jumlah permintaan Anda pada purchase order (PO), jika demikian artinya proses produksi pun dapat terhambat.

Karenanya sangat penting untuk memperhatikan supplier yang masuk ke bisnis Anda. Pilihlah yang sesuai kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik ataupun kriteria lain.

Jangan Menerima Harga Apa Adanya

Biasanya perusahaan berpikir bahwa harga pesanan pada PO sudah tetap, tidak boleh ditawar.

Padahal tidak begitu, jika Anda bekerja sama dengan supplier tertentu, Anda dapat melakukan penawaran mengenai harganya terlebih dahulu.

Yakinkan mereka bahwa bisnis Anda akan memesan ulang jika harganya cocok satu sama lain.

Dengan begitu, secara tidak langsung Anda juga menekan atau menghemat biaya sehingga keuntungan yang diperoleh bertambah.

Jangan Abaikan Nasihat Supplier

Supplier merupakan pihak yang paling memahami produk yang mereka jual.

Dengan pengetahuan yang banyak, mereka dapat memberi saran untuk Anda dalam menggunakan produk mereka sehingga hasilnya maksimal.

Maka dari itu, jangan mengabaikan nasihat supplier. Apalagi sekarang persaingan usaha semakin kompetitif, maka bersikap terbuka perlu Anda miliki.

Pesan Sesuai Tujuan

Departemen pembelian memiliki tugas untuk melakukan pemesanan persediaan. Mungkin beberapa orang menganggap tugas tersebut adalah tugas yang mudah, tapi sebenarnya tugas tersebut berat karena kebutuhan setiap departemen berbeda-beda.

Untuk itu sebelum mengirimkan purchase order, pastikan pesanan sesuai dengan tujuan. Jika Anda tidak mau meninjau ulang pesanan, dikhawatirkan barang yang dibeli tidak cocok dengan perusahaan Anda.

Maka pastikan Anda juga tahu tujuan perusahaan sebelum benar-benar melakukan pemesanan.

Nah, sekarang anda tahu apa itu arti purchase order atau PO, komponen yang ada dalam dokumen ini, serta beberapa contoh dari pesanan pembelian

Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya.

Kategori : Bisnis

Artikel Sebelumnya

Artikel Selanjutnya

Bisnis

11 Tips Mental Bisnis Agar Bisnis Sukses Terjaga

Bisnis

Pengertian Bisnis Intelegent termasuk Cara Kerja, Fungsi dan Manfaatnya

Bisnis

9 Peluang Usaha di Bidang Pariwisata