Sebutkan beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat surat yang baik

Surat undangan adalah surat yang ditulis untuk mengundang orang ke acara tertentu. Surat undangan merupakan salah satu contoh surat dinas. Dalam penulisannya, perlu diperhatikan beberapa hal-hal, yaitu sebagai berikut.

1. Penulisan nama penerima harus tepat. Selain itu, harus diperhatikan juga gelar yang tersemat dalam nama penerima. Terkait dengan kesopanan, sebelum nama didahului kata sapaan seperti Bapak/Ibu/Saudara. Apabila jabatan yang dicantumkan, maka sapaan tersebut tidak perlu dicantumkan.
2. Menggunakan bahasa yang formal, artinya bahasa yang digunakan dalam surat undangan adalah bahasa yang baku.
3. Memiliki maksud undangan yang jelas. Dalam hal ini, tempat, waktu, dan acaranya tercantum dengan jelas dan harus tepat.

Dengan demikian, hal-hal yang harus diperhatikan sebelum menulis surat undangan adalah nama penerima harus tepat, penggunaan bahasa formal, dan maksud undangan yang jelas.

Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat lamaran pekerjaan! 

Mau dijawab kurang dari 3 menit? Coba roboguru plus!

Sebelum mulai bekerja, Anda tentu perlu melalui serangkaian proses seleksi terlebih dahulu. Proses seleksi akan dimulai dari proses paling awal yakni pengiriman surat lamaran kerja. Proses ini sangatlah penting dan bisa menentukan kelanjutan pelamar apakah akan diterima atau tidak di sebuah perusahaan. Untuk itu, perhatikan beberapa hal berikut ini saat membuat surat lamaran kerja agar dapat membuat staff HRD lebih tertarik.

Gunakan Paragraf Pembuka dan Penutup yang Baik

Saat membuat surat lamaran kerja, pastikan Anda menggunakan paragraf pembuka dan penutup surat yang baik. Hal ini sangatlah penting karena paragraf pembuka akan menentukan maksud surat yang Anda buat dan peragraf penutup akan memberikan kesan dari surat lamaran yang Anda buat.

Agar bisa membuat paragraf pembuka dan penutup yang baik, maka gunakanlah bahasa yang lugas dan tidak bertele-tele. Selain itu, buat juga paragraf yang bersifat persuasif atau menjual agar staff HRD tertarik dengan surat lamaran kerja yang Anda buat. Sehingga, staff HRD bisa dengan mudah mencerna surat lamaran kerja yang Anda berikan dan potensi untuk dipanggil pun akan semakin besar.

Pastikan Surat Ditujukan Secara Jelas

Pada bagian kepala surat, Anda perlu menuliskan dengan jelas kepada siapa surat lamaran kerja ditujukan. Hal ini sangatlah penting karena kesalahan pada bagian kepala surat bisa membuat staff HRD merasa tidak yakin dengan surat yang Anda kirimkan. Pastikan surat ditujukan secara jelas dengan mencantumkan nama, gelar, jabatan dan alamat perusahaan jika dibutuhkan.

Tulis Informasi Secara Lebih Ringkas

Di dalam surat lamaran kerja, Anda perlu mencantumkan informasi mengenai diri Anda. Hal ini perlu diperhatikan betul mengingat informasi yang Anda sampaikan di surat lamaran kerja tidaklah sama dengan informasi yang dicantumkan di CV. Tulis informasi mengenai data diri atau pengalaman Anda secara lebih ringkas agar mudah dibaca oleh staff HRD. Selain itu, lampirkan juga CV dengan informasi yang lebih lengkap dan enak dibaca agar dapat membuat staff HRD tertarik dan bersedia untuk memanggil Anda ke tahap seleksi berikutnya.

Pastikan Surat Lamaran Bersih

Saat memberikan surat lamaran kerja, maka pastikan terlebih dahulu surat lamaran kerja Anda berada dalam kondisi bersih. Karena, jika surat lamaran diberikan dalam kondisi yang lusuh atau tidak layak, maka Anda akan terlihat kurang niat untuk melamar kerja di perusahaan tersebut. Jika Anda menulis surat lamaran dengan tulisan tangan, maka pastikan tulisan mudah dibaca dan tidak ada bekas coretan atau perbaikan sedikitpun pada surat tersebut. Agar lebih mudah, maka sebaiknya buat surat lamaran dengan mengetiknya terlebih dahulu agar hasil tulisan lebih rapi dan bagus. Sehingga, staff HRD bisa membaca surat secara lebih jelas dan mudah.

Sampaikan Rasa Antusias Untuk Bekerja

Selain mencantumkan paragraf yang singkat dan padat, sampaikan juga rasa antusias Anda untuk bekerja di perusahaan tersebut. Anda bisa mencantumkan rasa antusias pada bagian akhir paragraf. Gunakan bahasa yang ringkas dan tidak berlebihan agar lebih disukai oleh staff HRD.

Berikan Tanda Tangan

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah tanda tangan pada surat lamaran pekerjaan. Anda perlu memberikan tanda tangan pada bagian bawah surat sebagai tanda bahwa Anda benar-benar pihak yang mengirimkan surat lamaran kerja tersebut. Selain itu, tanda tangan juga dapat menjadi cara staff HRD untuk menilai kepribadian Anda melalui tanda tangan tersebut. Sehingga, buat tanda tangan serapi mungkin agar bisa menunjukkan kesan yang baik dihadapan staff HRD.

Beragam hal diatas perlu Anda perhatikan saat membuat surat lamaran pekerjaan. Pastikan juga surat lamaran yang Anda buat sesuai dengan info lowongan pekerjaan yang dituju. Ingin mencari info lowongan kerja cleaning service terbaru? Kunjungi kanal karir di website PT Mitratama Cipta Selaras untuk mengetahui posisi apa saja yang tersedia dan sesuai dengan kemampuan Anda.

Perencanaan adalah kunci mencapai tujuan, tidak terkecuali dalam membuat surat. Untuk membentuk surat yang baik dan efektif diperlukan perencanaan yang baik. Beberapa surat tidak memerlukan perencanaan yang terperinci.

Surat untuk pelanggan dengan proposal untuk pembelian produk jelas memerlukan perencanaan yang lebih terperinci dibanding surat ucapan terima kasih. Berikut tiga tahap dalam perencancanaan surat:

1. Mencari fakta

Sebelum menulis surat, perlu untuk merencanakan hal apa yang akan dibicarakan. Apabila hanya menuliskan apa saja yang sedang terpikirkan, kemungkinan surat menjadi tidak efektif.

Hal pertama yang perlu dilakukan yaitu mengumpulkan fakta-fakta yang ada sebelum menyusun konsep surat. Sebagai contoh, apabila akan mengirim surat kepada pelanggan, periksa surat-surat sebelumnya dengan pelanggan tersebut.

Berdasar dari volume (banyaknya) surat-menyurat dengan pelanggan tersebut dan dengan asumsi bahwa pelanggan tersebut merupakan penulis surat yang baik, maka penulis dapat memahami kepribadian dan hal-hal yang menarik perhatian pelanggan.

Setelah selesai dengan pengumpulan fakta pelanggan, penulis meentukan topik yang akan disampaikan dalam surat. Cara yang paling efektif yaitu dengan menulis topik yang direncanakan pada selembar kertas.

Dari tiap-tiap topik dapat dituliskan beberapa kata kunci diskusi yang akan dibicarakan dengan pelanggan. Sebagai contoh, Anda telah melakukan rapat dengan Mr. Johnson dan Anda ingin menulis surat untuk follow-up . Anda telah mengetahui kepribadian Mr. Johnson selama rapat yang sebelumnya berlangsung.

• Thanks for meeting
• His idea foa a lockbox

Speeds up collection

Cost-effectiveness

• Appreciate his views on business

Loyalty to existing business relationship

Personal relationship

• Arrange for another business meeting

2. Menganalisa subjek dan pembaca (penerima surat)

Dari informasi yang telah digabungkan dari pencarian yang sebelumnya, perlu dilakukan analisis sehingga dapat diorganisasikan atau diurutkan. Pembuatan skema adalah metode yang baik untuk membuat urutan topik dan menguraikannya topik menjadi bentuk surat utuh.

Dalam menganalisa subjek surat, tetap perlu diperhatikan riset pelanggan yang telah dilakukan sebelumnya. Riset yang telah dilakukan menunjukkan analisa yang detail mengenai kepribadian dan hal-hal yang dapat menarik perhatian pelanggan.

Informasi tersebut diperlukan dalam penulisan informasi di dalam surat, karena informasi yang dianggap penting oleh penulis belum tentu dianggap penting oleh pelanggan. Surat harus benar-benar ditujukan kepada pelanggan (pembaca).

3. Memahami sasaran surat & cara mencapai sasaran tersebut

Tetapkan sasaran pada setiap surat yang dibuat. Jika Anda ingin pelanggan menerima persyaratan yang Anda tawarkan, fokuslah pada tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana dan tulis suratnya. Sebelum masuk pada penjelasan selanjutnya, simak terlebih dahulu bagian - bagian surat niaga bahasa Inggris.

KOMPONEN DAN CIRI SURAT EFEKTIF

1. Bahasa

Bahasa adalah kunci dari komunikasi. Untuk membuat proses komunikasi berhasil, penulis harus menyampaikan pesan yang benar-benar dipahami oleh penerima.

Tulis secara jelas dan lugas. Tulis pesan yang ingin disampaikan, jangan memutar sehingga pembaca perlu menebak-nebak maksud dari penulisan surat. Jika Anda terlalu berbelit-belit, hal itu tidak hanya membuat pembaca mengalihkan perhatianya tetapi juga harus meyakinkan pembaca untuk terus membaca surat dan mencari tahu apa sebenarnya makna surat tersebut.

Tulis maksud surat selangsung mungkin. Sebaiknya menuliskan inti surat sesingkat mungkin. Gagasannya adalah untuk menyampaikan maksud pesan sejelas dan selangsung mungkin.

Hindari penggunaan kalimat yang berlebihan. Cukup pergunakan kata-kata sederhana bukan kata-kata yang bahasanya terlalu tinggi. Penulisan bahasa harus disesuaikan dengan pembaca surat.

2. Tone (nada)

Nada atau kepribadian surat dapat membantu Anda untuk mendapatkan reaksi yang positif atau kesan dari pembaca. Nada dari tiap surat bisnis harus sopan dan ramah, tulis dalam bahasa yang sekiranya dimengerti oleh pembaca.

Pemberian nada atau kepribadian surat biasanya pada awal surat. Misalkan dengan menekankan respon pribadi untuk pembaca dan menghubungkan antara hubungan yang telah terjalin sebelumnya dengan kebutuhan pembaca saat ini.

3. Fokus pada perhatian

Konsep paling penting dalam menulis surat adalah menegaskan fokus perhatian surat pada pembaca. mengarahkan surat ke pembaca tampak sederhana, tetapi seorang penulis sering kali berasumsi bahwa kepentingan dan pengetahuaannya sama dengan pembaca.

Penulis perlu memperhatikan beberapa pertanyaan dasar agar dapat membuat surat yang berorientasi pada pembaca. beberapa pertanyaan dasar itu yaitu, apa yang akan membuat pembaca bereaksi positif terhadap suratnya? Apa minat pembaca? bagaimana sudut pandang pembaca terhadap isu yang sedang dibicarakan didalam surat?

4. Panjang Surat

Panjangnya surat berpengaruh pada tampilan surat. Pelanggan yang setiap harinya menerima banyak surat tidak akan menaruh perhatian pada surat yang terlalu panjang. Buat surat secara to the point dan hanya satu lembar jika memungkinkan.

Mulailah diskusi dengan topik utama surat pada paragraf pertama. Hal ini dapat memudahkan pembaca untuk mengetahui apa yang diinginkan dari surat tersebut. Perencanaan dan kejelasan dalam surat membantu membatasi panjang surat.

Paragraf tidak boleh terlalu panjang. Paragraf singkat yang terdiri dari beberapa kalimat yang langsung pada intinya akan membantu mengelola panjang surat.

Ciri - ciri surat bisnis yang efektif, yaitu: jelas (clear), singkat (concise), sopan (courteus), benar (correct), lengkap (complete), bersih (clean), dan tepat (accurate).

Referensi:

Seglin, J. & Coleman, E.. (2002). Handbook of Business Letter Third Edition. New York: American Management Assosiation

*Penulis: Dita Kartika Sari

Materi lain: