Pembuatan konsep surat yang dibuat oleh setiap unit

Perusahaan memiliki prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang berbeda-beda dan memiliki ketentuan masing-masing dari setiap perusahaan tersebut. Dalam melakukan prosedur atau aturan surat tersebut menjadikan proses surat menyurat perusahaan berbeda-beda sesuai dengan peraturan yang ada pada perusahaan tersebut.

Surat keluar dan surat masuk yang dimiliki oleh perusahaan menjadi alasan utama mengapa setiap perusahaan memiliki prosedur atau penanganan surat masuk dan keluar. Aturan-aturan untuk menjalankan dan melakukan proses persuratan bertujuan agar surat yang dibuat dapat memiliki persetujuan dari pimpinan atau pihak terkait.

Proses persetujuan yang ada pada perusahaan memiliki peranan penting karena akan mempengaruhi kelanjutan surat yang ada pada perusahaan. Surat yang memiliki persetujuan dapat dilanjutkan atau diteruskan dalam pemrosesannya.                                    

Prosedur penanganan surat

Prosedur penanganan surat yang dimiliki tidak hanya penanganan surat masuk atau surat keluar eksternal tetapi juga surat masuk dan surat keluar internal yang selalu membutuhkan persetujuan dari pimpinan. Dalam menangani proses persuratan tersebut, pegawai administrasi persuratan harus mampu menjalankan persuratan sesuai dengan prosedur atau tata cara dalam melakukan proses surat menyurat yang ada pada perusahaan tersebut.

Dalam menangani permasalahan surat menyurat yang ada pada perusahaan, penanganan masalah haruslah sesuai dengan tata cara menangani surat keluar dan surat masuk. Penanganan surat yang harus dilakukan harus sesuai dengan alur atau proses persuratan yang ada. Oleh sebab itu diciptakannya prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan.

Masalah persuratan perusahaan tidak hanya  mengenai masalah persuratan eksternal yang menyangkut atau berhubungan dengan pihak lain dari perusahaan, tetapi juga menyangkut dan berhubungan dengan permasalahan internal perusahaan itu sendiri. Dengan adanya hubungan kerjasama dengan pihak eksternal tentunya membutuhkan surat keluar yang ditujukan kepada perusahaan terkait dalam menjalankan urusan persuratan mereka.

Perlunya menggunakan konsep surat dalam persuratan

Dalam menjalankan proses persuratan kepada pihak lain, surat keluar juga membutuhkan konsep persuratan dimana konsep tersebut akan memudahkan dalam melakukan pembuatan surat. Sehingga akan meminimalisir kesalahan pada surat dan akan menjadikan surat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya konsep surat keluar pada perusahaan menjadikan proses surat menyurat akan lebih mudah dilakukan karena sudah memiliki konsep yang mudah untuk ditiru.

Konsep surat menjadikan proses persuratan akan mudah dilakukan dan akan mengurangi kesalahan dalam pembuatan surat dan akan mengurangi revisi surat dari pimpinan. Sehingga konsep surat memudahkan pegawai administrasi dalam melakukan persuratan yang ada pada perusahaan mereka. Konsep surat keluar yang dimiliki memudahkan dalam pengurusan surat yang ada pada persuratan dalam memberikan surat keluar pada perusahaan lain.

Konsep surat keluar yang dimiliki tidak terlepas dari penggunaan prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan tersebut. Prosedur penanganan surat sangat penting dilakukan agar surat tidak salah dan tepat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut.

Setelah menulis surat sesuai dengan konsep surat dari perusahaan, surat diajukan kepada pimpinan dan meminta persetujuan surat keluar yang harus dilakukan dan disetujui oleh atasan atau pihak bersangkutan sehingga surat tersebut mendapatkan surat persetujuan keluar dari pimpinan.

Peranan penting persetujuan pimpinan

Persetujuan pimpinan wajib dilakukan untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut layak atau sesuai dengan konsep atau tujuan dari pembuatan surat tersebut. Selain itu, hal ini juga dapat mengetahui apakah surat tersebut perlu dilakukan revisi surat dan menjadikan surat tersebut dapat sesuai dengan konsep persuratan yang ada pada perusahaan tersebut.

Kesalahan pada surat keluar akan berdampak besar karena hal ini akan mempengaruhi kredibilitas dari perusahaan tersebut serta kepercayaan perusahaan tersebut dengan perusahaan yang kita miliki. Oleh sebab itu penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan baik dan tepat untuk memberikan atau mempertahankan rasa percaya perusahaan lain terhadap perusahaan yang kita miliki.

Penggunaan teknologi dalam memudahkan persuratan

Oleh karena banyak faktor mengenai hal-hal yang harus dilakukan saat pembuatan surat keluar dan meminta persetujuan dari pimpinan atas surat keluar, dan semua hal tersebut memiliki proses atau alur yang sangat panjang. Oleh sebab itu dengan penggunaan serta pemanfaatan teknologi dengan baik menjadikan urusan persuratan ini lebih mudah dan sederhana dilakukan.

Pemanfaatan teknologi tersebut adalah dengan penggunaan aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan mudah dan mampu memberikan kemudahan dengan pengaksesan secara web dan penggunaan aplikasi sehingga dapat diakses dan digunakan kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Aplikasi persuratan yang memudahkan dalam membuat surat karena memiliki fitur persuratan berupa pembuatan konsep surat yang akan mudah dilakukan oleh pegawai administrasi dalam pembuatan surat. konsep surat ini juga dapat disesuaikan dengan konsep dari perusahaan tersebut. Memiliki fitur konsep surat menjadikan urusan dan pembuatan surat lebih cepat dilakukan.

Jawaban dalam penerapan kecanggihan teknologi

Dengan penggunaan aplikasi persuratan dapat mengetahui keberadaan surat, serta dapat dengan mudah menyesuaikan dimana letak keberadaan surat tersebut. Aplikasi persuratan yang mampu memberikan fasilitas-fasilitas atau kemudahan tersebut adalah aplikasi persuratan SIPAS yang merupakan aplikasi pengelolaan arsip surat yang akan memudahkan serta memberikan banyak penyajian yang membantu pekerjaan surat menyurat.

Aplikasi SIPAS akan memudahkan membuat konsep surat keluar yang diberikan kepada pihak atau perusahaan lain. Pada persuratan perusahaan akan mampu memberikan berbagai kemudahan dan keefektifan pembuatan surat. Perusahaan yang menggunakan aplikasi SIPAS dalam penerapan persuratan mereka akan memiliki proses persuratan seperti proses yang dilakukan secara manual oleh pegawai administrasi.

Saat penggunaan aplikasi SIPAS, surat yang disetujui oleh pimpinan akan dilakukan scanning dan penyimpanan pada aplikasi SIPAS dan memberikan surat tersebut kepada staf pencatatan ekspedisi untuk dilakukan pencatatan sebelum dikirim ke pihak lain. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada perusahaan lain dan mengubah status surat menjadi status ekspedisi.

Kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi SIPAS menjadikan aplikasi ini banyak diterapkan pada urusan persuratan perusahaan atau instansi baik instansi pemerintahan atau instansi swasta. Bagi perusahaan anda jika menginginkan menerapkan SIPAS, maka dapat request proposal pada laman berikut.

Kesimpulan:

• Prosedur penanganan surat masuk dan keluar penting dilakukan untuk menangani surat masuk dan surat masuk yang ada pada perusahaan
• Pengurusan surat tidak hanya melibatkan proses surat masuk tetapi juga menangani surat keluar
• Dalam membuat surat keluar yang ditujukan kepada pihak lain harus menggunakan konsep surat dalam pembuatannya
• Konsep surat memudahkan dalam pembuatan surat dan menjadikan proses persuratan lebih mudah dan efektif
• Surat keluar memerlukan persetujuan pimpinan untuk diberikan kepada pihak lain
• Proses pembuatan surat keluar yang rumit dan panjang menjadikan proses persuratan harus berubah menjadi proses yang lebih efektif
• Dengan perubahan tersebut menjadikan perubahan pada prosesnya dan memberikan teknologi untuk berperan
• Dalam penerapan teknologi masalah persuratan menggunakan aplikasi dalam penerapannya
• Aplikasi persuratan yang dipakai adalah aplikasi SIPAS yang menjadikan kemudahan dalam pembuatan surat keluar dan diberikan kepada pihak luar dari perusahaan

▪Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.▪Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuatsurat undangan rapat.▪Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.1.Penanganan surat keluar sistem buku agendaPembuatan KonsepKonsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer(masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harusdibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsepsurat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudahtidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebihcanggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudahlangsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakancara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik denganmenggunakan komputer.Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk,disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar suratdibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan ataurevisi pada saat pengetikanPembuatan konsep dapat dilakukan secara:Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhanmasing-masing.Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:1) Atasan atau pimpinanKonsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembarkonsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegahada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.☆Persetujuan KonsepJika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harusmendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surattersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapatpersetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konseptersebut.☆Pencatatan SuratKonsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untukmendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yangberlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materipengurusan surat masuk sistem buku agenda.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 12 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document