MESIN-MESIN KANTOR Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi dewasa ini maka pekerjaan perkantoran juga mempunyai corak dan sifat. Bila sebelumnya perlengkapan cukup hanya berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas telah dilengkapi dengan pita rekaman layar gambar, papan magnetic, dan lembar film, sedangkan alatnya dapat berupa macam-macam mesin kantoran. A. Kantor dan Pekerjaan Kantor Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office. Kantoor mempunyai empat pengertian yaitu: 1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis; 2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya; 3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan; 4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan. Office mempunyai enam pengertian, yaitu: 1. Kewajiban, tugas, atau fungsi 2. Jabatan 3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya 4. Jasa pelayanan 5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu 6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha. Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah: 1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan 2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha 3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang 4. Jabatan, dinas 5. pusat atau tempat usaha. Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu: 1. Tempat kedudukan dan kerja seseoran 2. Jabatan seseorang dalam pekerjaan 3. Tugas seseorang dalam pekerjaan. Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control pinpinan. Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari: 1. Penerimaan 2. Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya 3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya 4. penyimpanan meliputi filing,microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya 5. Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya. Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indinesia denga satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut: 1. Menghimpun Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan. 2. Mencatat Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. 3. Mengolah Mengolah adalah kegiata untuk mengubah inforasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga. 4. Menggandakan Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain. 5. Mengirim Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya. 6. Menyimpan Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan. B. Mesin Perkantoran Mesin perkantoran adalah semua alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi. Macam mesin kantor terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum pembelian mesin-mesin kantor, yaitu: 1. Sifat pekerjaan; maksud dan tujuan itu harus ditetapkan dengan jelas dan teliti untuk meyakinkan bahwa penggunaan mesin kantor merupakan alternative yang dipilih. 2. Benar-benar dibutuhkan; maksudnya bahwa manajer membeli mesin baru bukan karena ikutan kantor lain, tetapi harus dianalisa dengan baik dan logis, bahwa mesin-mesin tersebut benar-benar dibutuhkan dan dapat menyempurnakan pekerjaan kantor secara khusus 3. Penghematan waktu; maksudnya jumlah dan nilai waktu yang dihemat setelah mesin bekerja secara penuh dapat diharapkan. Menghemat waktu baik jumlah maupun nilainya. 4. Fleksibilitas penggunaan; maksudnya bila mesin dapat digunakan secara efektif pada beberapa jenis pekerjaan. 5. Harga dan investasi; maksudnya harus dipertimbangkan jasa yang harus diperoleh setelah mesinnya ada dengan harga yang harus dibayar untuk pembelian mesin tersebut. 6. Kapasitas mesin; maksudnya kemampuan mesin harus dipertimbangkan, terutama mengenai mutu, daya tahan, kapasitas dapat menyebabkan pekerjaan lebih efisien. 7. Referensi karyawan; maksudnya karena unsur manusia adalah sangat vital dalam pengoperasian mesin baru maka sebelum membeli mesin tersebut harus ditanamkan pengertian dan pemahaman kepada karyawan bahwa kehadiran mesin baru membantu meringankan pekerjaan mereka bukan membebaskan mereka dari tugasnya. 8. Pengaruh atas kebutuhan masyarakat; maksudnya penempatan mesin baru dapat membuat keperluan baru bagi karyawan yang berkaitan dengan jumlah dan tingkat keahlian serta memerlukan operator yang terlatih untuk mesin yang akan dibeli. 9. Ramalan dari volume pekerjaan; maksudnya harus dipertimbangkan untuk jangka panjang karena volume pekerjaan yang semakin bertambah/berkurang. 10. Kebutuhan akan tembusan yang banyak sehingga dengan mesin ini akan didapatkan duplikasi langsung dengan kertas yang sama formatnya dengan jumlah yang besar. 11. Nilai keindahan yang hal ini juga perlu karena dapat menimbulkan kesan yang lebih baik dengan cara memiliki mesin kantor terbaru dan terakhir. Pada umumnya bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu ditentukan beberapa keuntungan-keuntungan dari penggunaan mesin kantor adalah:
Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenega kerja dapat dikurangi untuk pekerjaan lain 2. Untuk menghemat waktu Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu 3. Untuk meningkatkan ketelitian, memperbaiki mutu pekerjaan 4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulis tangan, pada umumnya metode tulis tangan sangat membosankan dengan adanya mesin maka diharapkan dapat mengurangi kebosanan 5. Untuk mencegah penyalah gunaan, misal mesin untuk menulis cepat Kerugian dalam penggunaan mesin kantor antara lain:
Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan menurut (Tjandra Sheddy N,dkk,208)
C. Klasifikasi mesin-mesin kantor Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan: 1. Tenaga penggerak Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni. b. Mesin Listrik Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik. 2. Cara kerja komponen mesin Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik. b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. I. Mesin-mesin Refrografi a. Mesin fotocopy Pengertian mesin fotocopy adalah suatu alat elektronik yang digunakan untuk mengkopi dokumen dalam jumlah yang banyak dengan lebih sempurna dan teliti serta dapat dibuat sesuai dengan aslinya atau dapat diperbesar atau diperkecil. Bagian-bagian mesin fotocopy: 1. Cover 2. Kaca dokumen 3. Kaset 4. Mesin, terdiri dari: a. Developing b. Transfer c. Stabilator d. Drum e. Separator f. Cleaning unit g. Fixing 5. Copies try Alat-alat yang diperlukan: 1. Mesin fotocopy 2. Kertas untuk fotocopy yang terdiri dari: A1, A2, A5 atau sesuai kebutuhan 3. Dokumen yang akan dikopi 4. Listrik Cara pengoperasiannya: 1. Nyalakan mesin dengan menekan tombol “on” 2. Masukkan kertas yang sudah dikibarkan kedalam kaset sesuai dengan ukuran yang diperlukan, untuk kertas A4 ada dua cara: a. Kalau posisi kertas pada kaset pada posisi horizontal maka meletakkan dokumen pada kaca dokumen juga harus horizontal b. Kalau posisi kertas pada kaset pada posisi vertical maka meletakkan dokumen pada kaca dokumen juga harus vertical. 3. Kertas dokumen yang akan dikopi diletakkan dalam keadaan terbalik atau ditutup dengan cover. 4. Lalu tekan tombol kunci angka sesuai dengan kebutuhan yang diminta angka antara 1 sampai 9, mis: minta dicopy 19 maka tekan angka kunci 1 dan 9 lalu tekan tombol “run” maka akan keluar fotocopy sebanyak 19 lembar 5. Setelah proses pengcopyan terjadi didalam mesin maka hasil akan keluar melalui fixing (pengering pada copier). Ada 2 bentuk proses dasar fotocopy: 1. Proses yang menggunakan zat cair pada waktu memproduksinya menggunakan tinta yang sifatnya cair. 2. Proses kering yang lebih cepat dan lebih besar penggunaanya pada waktu memproduksi menggunakan serbuk cairan. Proses kering lebih banyak macamnya dari proses basah. Cara pemeliharaannya yaitu: agar mesin fotocopy itu awet dan tidak mudah rusak sebaiknya dibersihkan setiap setelah mengkopi sebanyak 4 rem kertas. Cara membersihkan bagian dalam: a. Sebelum dibersihkan aliran listrik diputuskan terlebih dahulu b. Lalu dibuka bagian tengah mesin yang terdapat val-val yang berfungsi mengedarkan hasil fotocopy yang belum kering, pada pengering karena bagian tersebut dapat kotor karena tinta c. Yang kena tinta dibersihkan menggunakan kuas halus dan kain flannel d. Gulungan tinta dibersihkan dengan braso e. Pada bagian yang memakai scrub gunakan obeng yang bermagnet f. Setelah dibersihkan dibiarkan untuk dikeringkan g. Lalu tutup kembali Cara membersihkan bagian luar: a. Bagian luar seluruhnya dibersihkan dengan lap b. Kaca dokumen dibersihkan dengan cairan pembersih yaitu glass cleaner c. Pada bagian kaset dibersihkan dengan kain planel b. Mesin Stensil Mesin stensil digunakan bila kita memerlukan kopi atau penggandaan yang banyak. Alat-alat yang diperlukan antara lain: · Mesin stensil · Lembaran stensil · Tinta stensil · Kertas stensil · Mesin tik/tinta stensil Lembaran stensil terdiri dari: · Lembaran indul stensil / master stensil · Lembaran penguat (backing sheet) · Lembaran pelapis (cushin sheet) Cara mengetik bahan gandaan pada lembaran induk, sebagai berikut: v Bersihkan huruf mesin tik (sikat huruf-hurufnya) lalu pilih warna pada mesin tik pita ditempatkan ada titik putih kemudian hentakan setiap huruf pada kertas stensil yang dipasang pada silinder v Ambil kertas karbon disisipkan diantara lembaran induk dan lembaran penguat lau memasukkan ke dalam mesin tik v Ketik bahan gandaan pada lembaran induk dengan kekuatan hentakan seperti biasanya mengetik kecuali pada huruf / tits, tuts C, D, A, dan O tidak boleh terlalu boros v Setelah selesai mengetik lepaskan lembaran stensil dari mesin tik dan lepaskan karbonnya Cara mengoperasikan mesin stensil: 1. Pasang lembaran stensil pada lembaran silinder 2. Kertas stensil bagian muka dari lembaran induk (bagian yang diketik) harus betul-betul ditempel dengan jalan menembus silinder beberapa kali, kemudian lembaran penguat disobek, periksa kembali apakah bagian dari lembaran induk yang menempel sudah rata 3. Berikan tinta stensil pada mesin dan putar silinder beberapa kali untuk meratakan tinta 4. Siapkan kertas stensil dan letakkanlah ditempatnya pada mesin stensil 5. Setelah mengatur beberapa alat yang diperlukan buatlah catatan percobaan (beberapa helai) kemudian atur kembali 6. Jika catatan percobaan sudah memuaskan cetaklah copy yang diperlukan dengan mengatur terlebih dahulu perhitungannya pada angka yang ada pada mesin stensil Cara pemeliharaannya: “mesin stensil harus dibersihkan dibagian luarnya dari debu-debu lalu bagian dalam dibersihkan dari sisa-sisa tinta yang ada stelah dipakai agar tidak terjadi pengringan tinta pada bagian itu. Karena sisa-sisa tinta yang lengket pada silinder akan menyebabkan hasil reproduksi kurang memuaskan”. c. Mesin Laminating Kegiatan lain yang sering ditemukan adalah kegiatan laminating yaitu memberi bahan pelindung sejenis plastic terhadap dokumen sekaligus menjaga citra dan keabsahan dari dokumen tersebut. Cara mengoperasikannya: 1. Hubungkan power supply sehingga mendapat aliran listrik 2. Pasang tombol on/off pada posisi on, untuk melakukan pemanasan 3. Ambil plastic rangkap ukurkan pada dokumen yang akan dilaminasi dengan tambahan margin secukupnya 4. Guntinglah plastic dan masukkan dokumen tersebut, ditengah-tengah plastic guntingan tadi 5. Masukkan dokumen tersebut ke dalam mesin dan tekan tombol run/ready maka dalam jangka waktu yang relatif singkat akan keluar dokumen yang sudah dilapisi plastik padat. d. Mesin Collator Setelah proses cetakan langkah selanjutnya sebelum dijilid adalah pengelompokkan bagian-bagian yang terpisah menjadi satu kesatuan yang berurutan, atau proses pendistribusian halaman berurutan. Dengan Collator ini akan dapat mengurangi jam kerja secara nyata sehingga dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Banyak jenis Collator dari susunan yang paling sedikit hingga berjumlah 16, dengan berbagai jenis ukuran kertas. Prinsip kerjanya: Collecting mesin (collator) dijalankan dengan listrik dan diatur oleh kaki. Mula-mula tumpukan kertas ditempatkan di dalam rak-rak yang tersendiri dan urusan lembaran pada tiap-tiap rak secara otomatik akan bergerak membentuk suatu tumpukan. Mesin ini mampu menyotir 2000 kertas dalam 1 jam dengan bantuan seorang perator. e. Mesin Jilid Cara kerjanya: b. Tumpukan kertas yang akan dijilid dibagian-bagian tepi kertasnya, vertikal atau horizontal. c. Setelah terlubangi lalu dimasukkan ke dalam range penjilidan. f. Binding mesin Art adashte Pada mesin ini digunakan lem sebagai perekat untuk menghasilkan jilidan yang rapih. Prinsip kerjanya, yaitu: · Masukkan kumpulan kertas/dokumen yang akan dijilid ke dalam mesin · Secara otomatis lem akan melapisinya, tidak perlu mengusapkannya · Tekan automatic heater dalam waktu 60 detik buku tersebut sudah terjilid. g. Mesin Potong/Guilotine Mesin potong kertas ini mampu memotong hasil jilid dari yang tipis 3,1 mm sampai ketebalan 80 mm. Mesin ini dilengkapi dengan penjepit yang kokoh, prodektor pengaman dan skala penunjuk ketepatan dalam millimeter. Cara menggunakannya: o Dengan skala penunjuk ketepatan yang terdapat pada papan pemotong kita dapat meletakkan hasil jilidan yang akan dipotong. o Setelah yakin hasil jilidan akan dipotong pada posisi yang diharapkan maka tekan tangkai pengukitnya sehingga hasilnya rapid an rata o Jika yang digunakan mesin potong elektronik maka setelah langkah pertama tekan tombol run atau ready mesin akan melakukan pemotongan secara otomatis. h. Mesin Penghancur Dokumen (Paper Shredder) Dokumen yang bersifat rahasia bila di sudah kadaluarsa harus dimusnahkan agar tidak terbaca orang lain. Dengan adanya perkembangan teknologi cara yang paling ekonomis adalah menghancurkannya dengan mesin penghancur dokumen. Cara kerjanya: 1. Hubungkan power supply untuk mendapatkan aliran listrik 2. Masukkan kertas atau dokumen yang akan dihancurkan ke dalam mesin 3. Tekan tombol run atau power maka dokumen akan dihancurkan dengan pisau-pisau yang terdapat di dalam mesin 4. Tekan tombol stop untuk mematikan 5. Buang sampah atau dokumen yang dihancurkan dengan mengangkat kantong yang ada di dalam mesin. i. Electric Stapler Electric stapler yaitu alat yang dipergunakan untuk menjilid secara elektronik yang kerjanya efektif dan efisien. Cara mengoperasikannya: a. Isikan steapler pada stapler seperti biasa b. Sambungkan power supply agar mendapatkan aliran listrik c. Atur berkas-berkas yang akan dijilid d. Arahkan bagian kertas yang akan dijilid ke mata staplernya e. Dalam menggunakan alat ini harus super hati-hati karena alat ini bekerja sangat cepat. j. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Menggunakan master paper a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Komponen mesin stensil sepiritus: 1. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Alat penghitung (counter) 3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Engkol (handle) 9. Tutup atas (top cover) 10. Silinder logam (metal cylinder) 11. tempat hasil gandaan (receiving tray) II. Mesin kantor lain-lain 1. Mesin Dikte Adalah sebuah mesin yang digunakan untuk merekam suatu pembicaraan yang kemudian disalin dalam bentuk tulisan.Mesin dikte terdiri dari dua unit, yang dapat berdiri sendiri tapi dapat juga kedua-duanya pada satu mesin. a. Unit pendikte/perekam Digunakan oleh kepala kantor atau mereka yang direkam pembicaraannya terdiri dari: 1. Microphone tangan 2. Tombol untuk merekam 3. Tombol untuk mendengarkan kembali 4. Tombol untuk mematikan dan menghidupkan mesin 5. Pengontrol untuk mempercepat dan memperlambat suara 6. Pengontrol untuk volume suara 7. Alat untuk memberi tanda dimana rekaman untuk masing-masing bagian. b. Unit transkripsi/peralihan Digunakan untuk melatihkan dikte surat/laporan dalam bentuk konsep yang terdiri dari: a. Alat untuk mendengar berupa hear phone b. Pengeras suara c. Alat pengontrol d. Kontrol untuk volume e. Kontrol untuk cepat dan lambat suara f. Tombol untuk penghapus g. Tombol untuk menghidupkan dan mematikan mesin h. Tombol untuk menghapus rekaman Media rekamannya dapat berupa: · Ban plastik · Cakram · Silinder plastik · Pita plastik Cara mengoperasikannya: 1. Tempatkan mesin transkrip disebelah kanan/kiri 2. Gunakan hearphone agar orang lain tidak terganggu 3. Tekan tombol kaki disebelah kanan kemudian lepaskan kembali tekanan agar suara dapat didengar 4. Pada saat berhenti mendengar suara dikte ketiklah kata-kata yang didengar tadi 5. Setelah selesai pengetikan mulailah mendengar lagi dan seterusnya sampai selesai konsepnya 6. Jika lupa dengan kata-kata yang telah didengar maka tekan pengontrol kaki disebelah kiri dan media perekam akan berputar mundur, kemudian tekan tombol sebelah kanan agar dapt mendengar kembali. 2. Letter Opening Machine (Mesin Pembuka Surat) Ada dua tipe dari mesin ini: © Yang dioperasikan secara manual dengan menekan sebuah pengungkit yang mirip dengan pemotong kertasnya. Prinsip kerjanya: “Type ini mempunyai dua mata pisau, amplop-amplop dimasukkan ke dalam mesin satu persatu lalu pengungkit ditekan dan ujung bagian atas dari amplop potong.Kemudian amplop-amplop tersebut dipindahkan untuk mengeluarkannya isinya”. © Yang dioperasikan dengan elektronik secara otomatis Prinsip kerjanya: “Amplop-amplop ditempatkan pada mesin dan dikumpulkan oleh ban berjalan yang hanya memungkinkan satu amplop pada waktu melewati proses pemotongan kemudian amplop tersebut bergerak masuk ke dalam kotak. Ukuran amplop dapat disesuaikan sampai ketebalannya 12,7 mm. 1. Mesin Pelipat Surat Jika pekerjaan yang berkenaan dengan melipat surat-surat atau dokumen-dokumen cukup banyak maka mesin ini dapat digunakan mesin ini dioperasikan dengan elektronik secara otomatis akan melipat kertas-kertas tersebut. Posisinya dapat berupa lipatan tunggal dan ganda, kertas-kertas digerakkan oleh mesin yang dapat melipat kertas-kertas ke dalam baris atau jajaran yang tepat. 2. Time Clock Pencatatan waktu memberikan efesiensi pengontrolan waktu pada semua jenis usaha dan dapat berguna untuk mencatat waktu dari surat karcis atau kartu absen. Mesin dengan sistem alat elektronik dilengkapi oleh baterai yang dapat umengisi sendiri sehingga bila aliran listrik terputus secara otomatis baterai tersebut menggatikannya. Cara mengoperasikannya : © Power supply dihubungkan dengan aliran listrik © Kartu yang akan diberi tanda dimasukkan ke dalam lubang yang disediakan © Secara otomatis mesin tersebut akan mencetak sendiri kemudian diangkat kembali. I. Mesin-mesin Telekomunikasi Dengan kemajuan teknologi telekomunikasi menjadi lebih cepat, lebih handal dan lebih murah dibandingkan dengan metode komunikasi lainnya, telekomunikasi mencangkupi komunikasi lewat telpon, sirkuit telegraph serta lewat radio. Telekomunikasi tak hanya menyampaikan percakapan tetapi juga bahan tulisan tangan, gambar-gambar, lukisan atau citra TV. Sistemnya dapat internal yaitu diantara titik-titik didalam gedung atau kelompong gedung yang sama dan eksternal yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom dengan titik yang lebih jauh di Negara yang sama atau Negara lain. Macam-macam Telekomunikasi: 1. Telephone Pelayanan telfon Telkom digunakan secara begitu luas sehingga tidak memerlukan uraian umum. Dengan demikian, tujuan dari bagian ini adalah untuk memberi garis besar ringkas mengenai peralatan-peralatan dan pelayanan yang sangat penting dalam bisnis. Instansi telpon yang paling kecil adalah salah satu saluran yang menghubungkan langsung dari sentral telepon umum dikenal sebagai instrument “induk” ada berbagai jenis-jenis instrument, termasuk beberapa yang disesuiakan untuk situasi khusus seperti pemaparan pada cuaca. Jenis yang paling lazim digunakan adalah: a. Telpon meja (tablephone) dan trimphone untuk diletakkan diatas meja b. Telpon dinding (wallphone) unutk dipasang pada dinding c. Telpon yang digunakan pengeras suara (laudspeaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara Pengaturan dapat pula dibuat untuk telepon yang disembunyikan di bagian bawah meja kerja. Instrument dapat dipasang dengan pemutar angka dan dengan papan tombol digital. 2. Ekstensi Instrument induk dasar dapat ditambahkan dengan menghubungkan instrument ekstensi/perpanjangan. Ada sejumlah sirkuit ekstensi yang cocok dengan berbagai kebutuhan dan lebih penting dari ini diilustrasikan pada diagram figur 6.1 dan 6.2 diantara semuanya, rancangan 1A dan 107 adalah yang paling lazim digunakan. Rancangan 1A terdiri dari instrument tambahan yang memungkinkan satu salurannya dapat digunakan dari dua tempat/lebih. Rancangan 107 memberikan fasilitas tambahan komunikasi timbal balik antara instrument induk dan ekstensi. Instrument induk dilengkapi dengan sakelar-sakelar untuk memberikan fasilitas berikut ini: a. Bericara dengan sentrall, bila instrument induk dihubungkan dengan sentral umum untuk mengadakan atau menerima sambungan eksternal. b. Berbicara dengan Ekstensi, sentral ditahan, bila percakapan dapat terjadi antara dua instrument sementara penelpon dari luar menunggu, walaupun tidak mendengarkan. c.Ekstensi dengan sentrall, bila instrument ekstrensi dihubungkan dengan sentral untuk percakapan dengan penelepon dari luar (dalam variasi dari rancangan 107 instrument induk tidak dapat mendengarkan percakapan diantara instrument ekstensi dengan percakapan luar). d. Bebas, bila instrument induk tidak ekstensi dapat digunakan untuk percakapan internal tanpa sirkuitnya dihubungkan dengan sentral umum. Jenis ekstensi ini sangat berguna bila manager ingin agar panggilan telepon diterima terlebih dahulu pleh sekretaris pribadinya dan kemudian dioperasikan kepadanya hanya bila penggilan itu memerlukan perhatian pribadinya. Jenis ini juga memberikan sarana komunikasi yang siap pakai antara ruang kantornya dan masyarakat kantor sekretaris pribadi. Bila saluran tanggal dengan satu atau beberapa ekstensi tidak memadai, semacam bentuk system sentral Hp pribadi diperlukan satu saluran atau lebih dari sentral Hp umum, “saluran sentral” yang berkarir pada instrument pengalih khusus/sentral cabang pribadi (private branch exchange / PBX). Alat ini memungkinkan saluran sentral yang dihubungkan dengan sejumlah ekstensi yang mungkin terdiri dari ratusan buah. Alat ini juga memungkinkan satu ekstensi untuk dihubungkan dengan ekstensi lain untuk komunikasi internal. 3. System Keymaster System telepon keymaster memberikan fasilitas yang baik sekali untuk kantor kecil, system ini memberikan hingga sepuluh ekstensi komunikasi timbale balik tombol tekan dan hingga dua saluran dari sentral telpon umum. Panggilan yang masuk umumnya diterima pada stasiun induk yang dapat mentransfer panggilan itu ke ekstensi yang diminta. Setiap instrument dilengkapi dengan sejumlah tombol tekan yang dapat digunakan untuk memanggil ekstensi lain pada instalasi tersebut. Dengan demikian,suatu hubungan dapat dibuat tanpa campur tangan operator. Ekstensi pun dapat melakukan hubungan langsung dengan sentral umum dengan menekan sebuah tombol, lebih dari dua ekstensi dapat pula dihubungkan bersama dengan beberapa orang dapat berunding lewat telepon. 4. Sentral Cabang Manual Pribadi Papan sakelar (switchboard) manual terdiri atas dua jenis utama : untuk instalasi yang lebih deng kecil sehingga 5 saluran sentral dan 25 ekstensi, dioperasikan dengan tombol dan untuk instalasi yang lebih besar masih terdapat beberapa papan sakelar yang dioperasikan dengan kabel, PMBX, dikerjakan oleh seorang operator. Purna waktu atau mengarungkan tugas dengan tugas lain. Operator dapat menghubungkan ekstensi manapun dengan saluran sentral mana saja untuk tujuan menerima panggilan yang masuk atau panggilan ke luar, dan menghubungkan dua ekstensi satu sama lain untuk memungkinkan percakapan Hp antar departemen. Ekstensi dari panel penghubung dapat dipsang secara bergiliran dengan ekstensi rancangan tertentu yang sudah diuraikan sebelumnya. 5. Sentral Cabang Otomatis Pribadi Sentral jenis ini menggabungkan operasi manual dengan fasilitas dari sentral otomatis yang dioperasikan dengan pemutar angka. Ada dua jenis PABX : untuk instalasi yang lebih kecil terdiri hingga lima saluran sentral dan dua puluh ekstensi, operasi manual adalah melalui instrument teleponnya dilengkapi dengan sakelar pemutar angka dan tombol tekan. Untuk instalasi yang lebih besar, terdapat papan sakelar manual yang dapat dioperasikan dengan kabel / tanpa kabel (tombol-tekan). Berbagai kelas panggilan ditangani sebagai berikut: a Panggilan eksternal yang masuk diterima oleh operator dan dihubungkan dengan ekstensi yang diminta. b Masing-masing instrument ekstensi dapat melakukan hubungan dengan setiap ekstensi sentral otomatis tanpa campur tangan operator. c Panggilan eksternal ke luar dapat dilakukan dari ekstensi dengan memutar ‘angka 3’ diikutioleh angka yang diminta sebagai alternatif, dengan memutar ‘angka 0’ pelayanan dari operator dapat diminta. Dibandingkan dengan manual (PMBX), PABX mengurangi beban kerja yang membebaskan dari tugas menangani panggilan internal dan mungkin sebagian panggilan ke luar. Selain memungkinkan pengoperasian yang lebih sederhana, system tersebut mempunyai saran dimana: · Panggilan yang masuk dapat ditahan untuk ekstensi yang sedang sibuk dan secara otomatis disambungkan segera sesudah saluran bebas. · Satu ekstensi dapat mentranfer panggilan masuk ke ekstensi lain tanpa melibatkan operator · Ekstensi dapat menahan panggilan yang masuk sementara berbicara dengan ekstensi lain tanpa percakapan dapat didengar. IV. Perangkat Penjawab Telepon Alat ini secara otomatis menjawab telepon yang tidak diangkat dan dapat: a Mengirimkan pesan yang direkam kepada pemanggil b Meminta pemanggil untuk merekam pesan c Digunakan sebagai mesin dikte jarak jauh d Seecara otomatis mengulang setiap pesan yang direkam oleh pemanggil, sewaktu diminta untuk melakukannya dengan menggunakan kata sandi rahasia yang diucapkan lewat telepon orang yang berwenang. 1. Radio Telepon Radio merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau orang yang dilengkapi dengan alat portable. 2. Operasi PBX Sentral telepon yang efisien harus dilengkapi secara memadai dan memiliki staf yang memadai pula. Operator telepon harus diseleksi dengan cermat karena sarana mereka akan merupakan kontak pertama dengan organisasi. Bila mereka berbicara dengan jelas, sopan, dan bersedia membantu, perusahaan pun akan memperoleh keutungan. Hal yang paling menjengkelkan adalah bila telepon dijawab oleh operator yang junior yang baru mulai bekerja sehari sebelumnya dan tidak mengetahui apapun tentang organisasi atau orang-orang didalamnya. Operator harus dilengkapi dengan indeks yang memungkingkan. Mereka dengan cepat ekstensi mana yang harus dihubungi. Indeks berdasarkan nama dan departemen saja tidak cukup, karena pemanggil tidak mengetahui nama atau departemen orang yang ia tuju. Indeks berdasarkan subject mungkin diperlukan juga. Dalam sentral cabang pribadi yang besar sebuah meja pemeriksaan yang terpisah harus disediakan ditangani oleh seorang senior yang dapat membantu pemanggil yang mengalami kesulitan system pemanggilan untuk menemukan eksekutif harus dikendalikan dari sentral telepon. 3. Sentral Control Program yang disimpan PABX elektronik memiliki fasilitas lebih fleksibel dan mengambil tempat lebih sedikit dibandingkan dengan jenis sebelumnya. PABX ini mencakupi fasilitas seperti: 1. Pemutaran angka langsung, ekstensi yang dipilih dapat menerima panggilan eksternal yang masuk secara langsung / lewat papan sakelar. 2. Pemanggilan ulang otomatis, ekstensi yang sedang terpakai dapat dicatat dan bila sudah bebas ekstensi anda secara otomatis bordering kembali. 3. Pemanggilan kembali secara otomatis, panggilan masuk yang dioper ke ekstensi yang tidak menerima jawaban dalam jangka waktu tertentu secara otomatis dioper kembali keoperator. Fasilitas lain yang menarik adalah bahwa bila pemanggil luar ingin berbicara dengan lebih dari satu ekstensi, ia dapat disambungkan dengan ‘panggilan serrial’ luar itu dikembalikan ke papan sakelar untuk dihubungkan dengan ekstensi berikutnya. 4. Pemutaran angka dengan sandi singkat. Nomor yang kerap digunakan dapat diprogramkan agar diputar secara otomatis dengan menggunakan “sandi singkat” yang sederhana seperti halnya pemanggilan ulang otomatis, pemutaran sandi singkat lebih berguna bila anda memiliki telepon dengan pengeras suara, Karena setelah anda memutar sandi singkat, system tersebut membutuhkan beberapa saat untuk memutar nomor yang lengkap. Akan menguntungkan bila anda tidak perlu memegang gagang telepon sewaktu menunggu nomor anda disambungkan. 5. Penghalang panggilan, ekstensi dapat dirancang agar tidak digunakan untuk mengadakan panggilan jenis tertentu. 6. Penyampaian panggilan, bila anda mengunjungi ruang kantor seseorang system ini dapat diminta untuk menyampaikan panggilan anda ke ekstensi lain dengan memutar sandi khusus, khusus ditambah ekstensi yang diminta. 7. Pencatatan panggilan, alat ini memungkinkan permonitoran lalu lintas telepon dan panggilan yang dibuat serta panggilan yang masuk direkam untuk dimanfaatkan oleh manajemen. Rekening klien dapat ditagih secara otomatis. Informasi biasanya direkam pada pita magnetic, atau didalam memori dan kemudian diteruskan ke computer untuk dianalisis. v MESIN PENGOLAH DATA 1. MESIN JUMLAH Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -, x) sederhana. Dari segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin jumlah manual dan mesin jumlah listrik. 1. Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer) dan engkol (handle). 2. Mesin jumlah listrik memiliki cirri-ciri a. komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis b. tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik c. kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm d. tanpa tombol on of e. pada monitor hanya tampak jumlah digit. Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan pencetak (printer) 2. MESIN HITUNG Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu mesin hitung manual (manual calculating machine), mesin hitung listrik (electric calculating machine), dan mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine). 1. Mesin hitung manual digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Ciri-ciri mesin hitung manual: a. Digerakkan oleh tangan manusia dengan menggunakan engkol (handle) b. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis c. Operasi hitung ditampilkan pada 3 register d. Tidak mencetak hasil perhitungan 2. Mesin hitung listrik hanya bisa melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Cirri-ciri mesin hitung listrik: a. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis b. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik c. Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm d. Tanpa tombol on off e. Indicator berfungsi untuk menunjukkan banyaknya digit dan sisa pengurangan f. Tombol memori, pencetek subtotal dan total otomatis g. Tombol khusus yang berfungsi untuk perkalian berantai dan perkalian dengan bilangan negatif. 3. Mesin hitung elektronik memiliki fungsi sama dengan mesin hitung manual dan elektrik. Kelebihan mesin ini dapat melakukan perhitungan lain (khusus) dalam bidang matematika, statistic maupun perhitungan-perhitungan bisnis. Ciri-ciri mesin hitung elektronik: a. Tenaga penggeraknya menggunakan sinar matahari, baterai maupun listrik b. Komponen dan cara kerja mesinnya bersifat elektronis c. Hasil perhitungan (output) tapak pada display maupun pada kertas hitung d. Hasil perhitungan cepat dan mudah dilakukan e. Bentuknya kecil dan ringan. 3. KOMPUTER Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi. Komputer dapat digolongkan menjadi tiga segi, yaitu: 1. Segi pegolahan data a. Komputer analog, dibuat untuk mengolah data kualitatif, isalnua untuk pengukuran berat, letak tempat, perhitungan kecepatan suara dan lain-lain. b. Komputer digital, dibuat untuk mengolah data kuantitatif, biasanya berupa angka (numerik), huruf (alphabetic) dan keduanya (alphanumeric), biasa digunakan untuk bisnis dan ilmu pengetahuan c. Komputer hibrid, digunakan untuk mengilah data baik kualitatif maupun kuantitatif. 2. Segi penggunaan a. Special purpose, secara khusus digunakan untuk masalah tertantu dan tidak dpat digunakan untuk memecahkan masalah lainnya b. General purpose, digunakan untuk seluruh masalah umum 3. Segi kemampuan Dari segi kemampuan komputer dapat dibedakan menjadi tiga yaitu: a. Komputer ukuran kecil, 16 k byte-1mega byte (micro komputer/personal komputer) b. Komputer ukuran sedang, 128 k byte-8mega byte (mini komputer) c. Komputer ukuran besar, 256 k byte-16 mega byte (main frame) Komputer memiliki keunggulan dari segi kecepatan, keandalan dan ketelitian. Dikatakan cepat karena bisa memproses pengolahan data sampai seperseribu detik (mili detik) bahkan lebih cepat lagi untuk komputer terbaru, dikatakan andal karena tidak mengenal lelah walaupun digunakan setiap waktu, dan dikatakan teliti karena mempunyai ketahanan lebihj baik dari manusia, maka komputer memiliki ketelitian yang sangat tinggi. Selain itu komputer juga memiliki kelemahan yaitu: 1. Adanya radiasi komputer 2. Memerlukan pemakai yang andal 3. Memerlukan daya listrik cukup besar 4. Memerlukan perawatan rutin. Secara garis besar, komputer memiliki komponen-komponen yaitu monitor, CPU (central processing unit) Flopy disk, keyboard, switch on off dan lampu kontrol. v MESIN PENCATAT DATA 1. Mesin Penomor (Numbering Machine) Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua: 1. Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit. 2. Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit. 2. Mesin Tik (Type Writer) Mesin tik dapat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut: 1. Berdasarkan mekanisme (cara kerja) a. Manual, cara kerja mesin tik masih menggunakan tenaga tangan manusia b. Mesin tik elektris (listrik), cara kerja mesin menggunakan tenaga listrik untuk mengoperasikannya c. Mesin tik elektronis, pengoperasiannya dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen elektronis yang lain 2. Berdasarkan ukuran body a. Mesin tik ukuran standar, mempunyai gandaran panjangnya lebih dari 13 inci dan dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran double folio. b. Mesin tik ukuran semi standar, panjang gandarannya sekitar 13 inci dan dapat digunakan untuk mengetik kertas yang berukuran 1.5 folio. c. Mesin tik ukuran portable, panjang gandarannya sekitar 10 inci dan hanya dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran folio. 3. Berdasarkan pencetak huruf (typing element) a. Batang huruf (type block), pencetak huruf pada mesin ini berbentuk batang yang diberi balok pada ujungnya. Biasanya tipe ini digunakan dalam mesin tik manual. b. Bola huruf (font ball), pencetak huruf mesin ini berbentuk bola. Biasanya pencetak tipe ini digunakan untuk mesin tik listrik (elektrik typewriter) c. Roda huruf (daisy shell), pencetak huruf ini berbentuk roda huruf. Biasanya digunakan dalam mesin tik elektronik (electroniv typewriter) 4. Berdasarkan susunan tuts a. Mesin tik ideal, mesin tik ini dibuat berdasarkan bentuk, pola dan cara menulis huruf di negara-negara yang menggunakannya. Misalnya mesin tik Arab dan mesin tik Jepang. b. Mesin tik universal, mesin tik ini dibuat menurut ketentuan internasional sehingga mesin tik ini dapat digunakan di seluruh dunia. 5. Berdasarkan gandaran (carriage) a. Mesin tik menggunakan kait, perpindahan baris dapat dilakukan dengan cara menekan kait yang ada di sebelah kiri gandaran. b. Mesin tik non carriage (tidak menggunakan gandaran), biasanya digunakan pada mesin tik elektronik. Perpindahan baris dilakukan secara otomatis hanya dengan menekan tombol. 6. Berdasarkan ukuran huruf a. Pica, setiap inci memuat 10 huruf, angka maupun tanda baca b. Elite, setiap inci memuat 12 huruf, angka maupun tanda baca c. Micro, setiap inci memuat 15 huruf, angka maupun tanda baca d. PS (Propotional Spacing), setiap inci memuat 20 huruf, angka maupun tanda baca 3. Mesin Pencetak Perangko (Franking Machine) Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya yaitu: 1. Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat (dalam negeri maupun luar negeri) 2. Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi kerana hilang atau rusak 3. Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membasahi, menempel serta tanpa cap di kantor pos 4. Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan promosi yang bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya. 4. Pencatat Uang Kertas (Cash Register) Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu cash register listrik dan cash register elektronik. v Mesin Kantor Modern Berikut adalah beberapa fasilitas perkantoran modern yang digunakan kantor – kantor saat ini
Page 2 |
Mesin yang digunakan oleh seseorang yang jarang ada di tempat atau orang yang sibuk adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 idkuu.com Inc.
