Mengapa membuat Jadwal Retensi arsip merupakan pemenuhan dari persyaratan hukum jelaskan

Pertambahan jumlah arsip/rekod/dokumen dari sebuah organisasi sejalan dengan keaktifan sebuah organisasi. Organisasi yang aktif pasti akan menghasilkan dokumen/rekod/dokumen. Pertambahan arsip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin.

Tingkat penambahan arsip/rekod/dokumen yang hampir setiap hari tersebut menimbulkan berbagai permasalahan antara lain:

1. Tempat/ruang penyimpanan; semakin banyak jumlah arsip maka akan semakin luas ruang simpan yang dibutuhkan.
2. Saranan/peralatan kearsipan; semakin banyak arsip yang dikelola maka akan semakin banyak pula sarana/peralatan yang dibutuhkan baik sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan.
3. Sumber daya manusia (tenaga); tanpa tersedianya petugas kearsipsan yang sebanding dengan jumlah arsip yang harus dikelola maka arsip tidak akan terkelola dengan baik.
4. Biaya pengelolaan; banyaknya arsip yang dikelola otomatis akan membutuhkan biaya yang  besar.

Untuk mengatasi permasalahn yang timbul karena penambahan arsip dan dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan maka perlu dan wajib ada program penyusutan arsip. Penyusutan arsip ini merupakan tahap akhir dalam daur hidup kearsipan setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.

Dalam rangka melaksanakan program tersebut maka perlu ada pedoman penyusutan atau Jadwal Retensi Arsip (JRA).  Dengan JRA ini diharapkan sebuah organisasi/instansi/lembaga pemerintah maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar.

Pengertian Jadwal Retensi Arsip

Menurut Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009, JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.

Dari beberapa pengertian tentang JRA dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang- kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi, dan nasib akhir arsip, masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi.

Tujuan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

1. Terhindar dari pemborosan (inefisiensi)
2. Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan (Memudahkan penyusutan)
3. Terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.
4. Memudahkan temu kembali arsip/rekod
5. Memenuhi perundang-undangan

Manfaat Jadwal Retensi Arsip

Dengan disusunnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) menurut Ira dkk, sebuah organisasi/lembaga/instansi baik swasta maupun pemerintah akan mendapatkan manfaat

1. Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod,
2. Meghindari masalah hukum,
3. Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting,
4. Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini,
5. Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

Catatan:

Materi untuk pertemuan tutorial VI bisa diambil disini

Tangerang (26/09/2018), Retensi arsip merupakan salah satu parameter Indeks Kinerja Utama (IKU) dari Subbag Umum KPKNL Tangerang I. Salah seorang pegawai OJT di KPKNL Tangerang I, Agung Prasetya mengangkat topik retensi arsip ini dalam kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Gol. III Kementerian Keuangan menjadi pembicara dalam kegiatan sharing knowledge ini.

Kegiatan sharing knowledge ini dibuka oleh Alief Sukma, staff seksi Kepatuhan Internal yang menjadi pembimbing pegawai OJT di lingkungan KPKNL Tangerang I. Alief dalam sambutannya menyampaikan bahwa semenjak KPKNL Tangerang I berdiri hingga sekarang tidak pernah dilakukan retensi arsip, yang ada hanya memusnahkan arsip tanpa ada rekam jejaknya.

Agung Prasetya selaku pembicara dalam kegiatan sharing knowledge ini menjelaskan bahwa dalam prakteknya selama ini jika ada unit mencari arsip dengan meminta kepada Sekretaris Kepala Kantor, padahal dalam pengelolaan arsip dilakukan oleh unit pengolah, yaitu unit dimana dokumen itu diterbitkan, pengelolaannya bukan menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

Dalam rangka penyelenggaraan penyusutan arsip, memerlukan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Hal ini untuk menentukan tindak lanjut terhadap arsip yang akan disusutkan. JRA yang berlaku dalam lingkungan Kementerian Keuangan diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2009 tentang JRA Substantif DJKN dan Nomor 769/KMK.1/2010 tentang JRA Fasilitatif Kementerian Keuangan.  

Yang termasuk dalam JRA Substantif antara lain adalah JRA yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pada seksi Pengelolaan Kekayaan Negara, Seksi Piutang Negara, Seksi Pelayanan Lelang dan Seksi Penilaian. Sedangkan yang termasuk dalam pengertian JRA Fasilitatif Kementerian Keuangan antara lain JRA yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pada Sub Bagian Umum, Seksi Kepatuhan Internal serta Seksi Hukum dan Informasi.

“Maksud dan tujuan pengelolaan kearsipan adalah agar terdata dan terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip, tersedianya daftar arsip untuk penemuan kembali, terciptanya ruang penyimpanan arsip yang bersih, sehat, dan nyaman, serta tersusunnya arsip dalam box-box dan rak-rak arsip sesuai kaidah kearsipan”, tutup Agung.

(Teks/Foto : Tim Seksi HI/Dian S Damanik-Migga PW)

Solok, (InfPublikSolok) – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Oleh sebab itu, kita harus menyelamatkan arsip kegiatan OPD sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, bernbangsa dan bernegara serta sebagai acuan pemimpin dalam membuat keputusan.

Demikian disampaikan Sekretaris Daerah yang diwakili oleh Staf Ahli Bapak Safni, SE dalam sambutannya saat membuka acara Bimbingan Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, bertempat di Aula Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota Solok, Kamis (20/02/2020) dengan narasumber Hayati Saad, BA Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat.

Sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, Tambah Bapak Safni, SE.

Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Bapak Wadirman, S. Pd, MM dalam laporannya menyampaikan bahwa kegunaan JRA adalah sebagai alat kontrol untuk mengetahui dan mengidentifikasi kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan,sebagai pedoman penyusutan arsip dan penyelamatan arsip.

Kegiatan penyusunan jadwal retensi arsip ini bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan Kearsipan agar terciptanya tertib arsip, dan setiap pemerintah daerah harus memiliki JRA hal ini dijelaskan dalam pasal 48 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa salah satu kewajiban yang harus dilaksanakaan baik oleh pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten/kota adalah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), jelas Wadirman, S.Pd. MM

” Maksud dan tujuan dari Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ini yaitu untuk memberikan gambaran dan pemahanan subtansi jadwala retensi arsip sebagai dasar penyusutan arsip dalam mencapai efisien dan efektivitas pengelolaan arsip untuk menunjang manajemen instansi, Mengurangi biaya pengelolaan arsip, Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional dan untuk mewujudkan konsistensi dalam penyusutan arsip,” ujar Hayati Saad, BA

Kegunaan Jadwal Retensi Arsip sebagai alat kontrol untuk mengetahui kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan, sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital, penting dan tidak penting, sebagai dasar pemindahan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, sebagai dasar untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan sebagai alat bantu penyusutan arsip di OPD, sambung Ibu Hayati Saad, BA.

” Setelah pelaksanaan bimbingan teknis ini, selanjutnya OPD dapat menyusun Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan tugas dan fungsi dari masing-masing OPD, sehingga dengan adanya JRA, OPD bisa menghindari arsipnya dari tumpukan kertas yang disimpan di gudang, ” jelas Tessa Stela Putri, SE Kepala Seksi Pembinaan lembaga dan Tenaga Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok.

” Setelah Bimtek ini selesai, diharapkan kepada peserta bimbingan teknis penyusunan Jadwal retensi arsip ini  dapat memperhatikan dan serius dalam mengikuti bimbingan teknis ini sehingga tujuan dan harapan bimbingan teknis ini dapat tercapai dengan baik,”  pungkas Tessa Stela Putri, SE. (jij)