Mengapa administrasi diperlukan dalam mencapai tujuan pendidikan

8 Manfaat Administrasi Pendidikan Yang Perlu Diketahui – Manfaat administrasi pendidikan tentu saja sangat penting. Tanpa adannya administrasi, bisa dijamin akan terjadi kesemrawutan arsip dan pelaporan. Apalagi jika ini menyangkut dunia pendidikan.

Maka sudah seharusnya administrasi pendidikan itu harus ditulis dan ditata sedemikian rupa. Mengingat pemerintah mewajibkan lembaga pendidikan untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkannya.

Salah satu manfaat administrasi pendidikan yang tersusun rapi dan lengkap, pastinya akan memudahkan ketika hendak dilakukan akreditasi sekolah. Dimana akreditasi ini sangat bergantung pada ketelitian dan kelengkapan administrasi pendidikan itu sendiri.

Baca dulu : Pengertian Administrasi Pendidikan dan Unsur-unsurnya

Nah, pada kesempatan kali ini, akan ada beberapa manfaat administrasi pendidikan yang juga perlu kamu catat.

1. Planning

Manfaat administrasi pendidikan sangat membantu banyak cara penyusunan program kerja. Namannya juga membuat rencana, tentu saja pembuatan membutuhkan jangka waktu tertentu, tidak bisa dilakukan serba cepat dan instans. Apalagi jika konteksnya di ranah pendidikan.

Tanpa rencana, sulit rasanya mencapai sebuah tujuan. Tujuan yang diinginkan baru bisa tercapai jika dibuat sebuah perencanaan. Jadi tidak sekedar asal-asalan saja. Semuanya butuh strategi agar hasil maksimal.

2. Pengelompokan – Manfaat Administrasi Pendidikan

Pengelompokan atau yang disebut dengan organizing adalah upaya. Dimana upaya inilah yang dimanfaatkan untuk mengelompokan data yang terarsipkan dan yang telah dilaksanakan. Setidaknya dari perolehan data yang ada, akan membantu dalam pemberian tindakan atau kegiatan selanjutnya.

3. Staffing

Staffing ini sebenarnya salah satu cara untuk mengelompokan tugas kerja. Misalnya guru Matematika menangani khusus pengarahan, kemudian guru maata pelajaran lain menangani pengarahan dan perkembangan. Prinsipnya staffing ini adalah pembagian tugas. Agar tepat sasaran dan efektif dalam mencapai tujuan.

Staffing yang paling menonjol yang bisa kita lihat di dunia pendidikan adalah pembagian kerja guru. Misalnya, ada bagian kepala sekolah, wakil kepala sekolah, bagian keuangan TU, Konseling, dan masih banyak lagi. Staffing ini efektif untuk menyelesaikan persoalan yang ada di lembaga pendidikan loh. Staffing ini pulalah bentuk dari pertanggungjawaban pihak sekolah dalam menjalankan pendidikan.

4. Motivating – Manfaat Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan tidak hanya fokus pada satu arah, yaitu pada guru saja. Tetapi juga memperhatikan peserta didik atau siswanya. Jadi penting sekali meningkatkan semangat siswa atau peserta didik dalam mengerjakan tugasnya belajar. Sedangkan untuk guru atau pendidiknya, selain fokus dalam pengajaran, juga harus fokus pada tata laksana administrasi pendidikan.

Tidak dapat dipungkiri jika dalam dunia pendidikan. Tujuan utama pendidikan itu sendiri tidak fokus pada hasil lulusan saja, tetapi juga berfokus pada administrasi yang baik atau tidak. Hal ini dapat dilihat dari adannya akreditasi sekolah. Ini menunjukan tidak hanya siswa sebagai goal, tetapi sistem dan administrasi sekolah juga menjadi sorotan. Jika ingin mendapatkan nilai akreditasi baik, pastinya harus disiplin mengadministrasikan, agar tidak terjadi kerumitan menyiapkan berkas-berkas saat ada akreditasi.

5. Controlling

Seperti yang di ulas sebelum-sebelumnya. Secara tidak langsung, manfaat administrasi pendidikan sebagai controlling. Terutama untuk mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh guru dan siswanya. Pemantauan menjadi jurus jitu memastikan bahwa kedisiplinan sangat penting diajarkan untuk para peserta didiknya.

6. Budgeting – Manfaat Administrasi Pendidikan

Meskipun ini ranah pendidikan. Ternyata administrasi pendidikan juga dapat dimanfaatkan untuk membuat penganggaran. Tentu saja penganggaran biaya sekolah dan semacamnya. Intinya segala badgeting untuk keperluan pendidikan, wajib dicatat atau dibelanjakan untuk tercapainya tujuan administrasi pendidikan itu sendiri.

Misalnya membeli LCD, monitor, membeli meja kursi karena masih diperlukan untuk tahun ajaran baru. Tentu saja masih banyak penganggaran lainnya yang bapak ibu guru yang lebih tahu kebutuhan dalam pendidikan.

7. Memudahkan Dalam Pengajaran

Tahukah kamu jika administrasi pendidikan selain memiliki beberapa manfaat di atas, ternyata juga bermanfaat untuk pengajaran. Misalnya, peserta didik pun lebih mudah mengenali visi misi tujuan sekolah, tahu kurikulum yang akan dicapai oleh pihak sekolah, siswa mengetahui kalender sekolah selama setahun kedepan hingga anak-anak pun juga tahu jadwal belajar mengajar sekolah persemesternya juga loh.

Tentu saja pengetahuan mereka terhahadap program belajar selama setahun ke depan inilah yang dijadikan siswa bisa mempersiapkan diri dan bisa belajar secara mandiri, dan mengasah kembali belajar di sekolah. Jika semua siswa mampu melihat transparansi itu, menandakan bahwa administrasi pendidikan sudah bagus.

8. Bermanfaat Bagi Kesiswaan – Manfaat Administrasi Pendidikan

Tidak dapat dipungkiri, ternyata administrasi pendidikan juga membantu dibidang kesiswaan. Setidaknya kesiswaan akan dimudahkan untuk menentukan penempatan siswa dalam kelasi, melatih kedisiplinan siswa, mengatur proses penerimaan siswa baru, mengetahui kehadiran dan tidaknya siswa, dan masih banyak lagi tentu saja.

Sebenarnya masih ada banyak manfaat administrasi pendidikan yang belum disebutkan. Misalnya juga membantu bagian keuangan, bidang humas dan masih banyak lagi. Tidak mungkin dijabarkan satu-satu, karena terlalu banyak. Semoga dengan sekilas ulasan ini sudah bisa menjawab sedikit rasa penasaran dan peranannya.

Ingin Mendalami Administrasi Pendidikan? Dapatkan materinya melalui buku-buku berikut ini :

Administrasi Pendidikan ini menyangkut semua kegiatan, baik mengenai materi, personel, perencanaan, kerjasama, kepemimpinan, kurikulum, dan sebagainya, yang harus diatur sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan terselenggaranya kondisi-kondisi belajar mengajar yang baik sehingga menjadi tujuan pendidikan.

Tanpa administrasi dan kepemimpinan yang baik, sulit kiranya bagi institusi pendidikan untuk berjalan lancar menuju kearah tujuan pendidikan dan pengajaran yang harus dicapai.

Untuk melaksanakan rencana atau program sehingga mencapai hasil yang baik, diperlukan adanya organisasi dan koordinasi yang baik dan teratur, adanya komunikasi yang jelas dan lancar, pengawasan atau supervisi yang kontinyu dan konsekuen, dan adanya penilaian atau evaluasi yang dilakukan dengan teratur dan tepat.

Oleh karena itu, setiap akhir tahun perlu diadakan evaluasi untuk menilai rencana yang telah berhasil dan dapat berjalan lancar, dan mana yang mengalami kesukaran dan perlu diperbaiki.

Perencanaan, organisasi, koordinasi, komunikasi, supervisi, dan evaluasi, kesemuanya adalah fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang pokok dan sangat penting.

Semua kegiatan di instansi pendidikan akan dapat berjalan lancar dan berhasil baik jika pelaksanaannya melalui proses-proses yang menuruti garis fungsi-fungsi administrasi pendidikan tersebut.

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa latin “ad” artinya ke dan “ministrare” yang menurut Gei (1992) artinya melayani , membantu, menunjang, pencapaian tujuan sehingga benar-benar tercapai. Selanjutnya Siagian (1986) mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasional tertuntu untu mencapai tujuan yang telah didtetapkan sebelumnya. Nurhadi (1983) mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabing dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efesien.

Untuk memperluas pemahaman tentang pengertian administrasi pendidikan berikut ini dikemukakan beberapa batasan atau definisi yaitu :

1) Ngalim Purwanto ( 2010 : 4 ) : Administrasi pendidikan adalah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesutu, baik personal, spiritual maupun material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

2) Daryanto ( 2011 : 12 ) : Administrasi pendidikan adalah tindakan mengkoordinasikan perilaku manusia dalam pendidikan agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.

3) Syaiful Sagala ( 2009 : 39 ) : Administrasi pendidikan adalah suatu proses atau peristiwa mengkoordinasikan sejumlah kegiatan yang saling bergantung dari orang-orang dan kelompok-kelompok baik kegiatan yang berada pada pemerintahan maupun satuan pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.

4) Dadang Suhardan ( 2010 : 30 ) : Administrasi pendidikan adalah disiplin ilmu yang mempelajari usaha kerja sama dengan melibatkan segenap sumber daya yang ada untuk mengembangkan potensi peserta didik dalam mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

5) Djam’an Satori ( dalam Uhar Suharsaputra, 2010 : 12 ) : administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Jadi kata ”administrasi” secara harfiah dapat di artikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Dari definisi diatas maka administrasi dapat diuraikan menjadi 5 pengertian pokok yaitu:

administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia
rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses dan bersifat dinamis
prose situ dillakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi.
Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
Proses pengelolan itu dilakukan agar tujuan dicapai secara efektif dan efisien.

Disamping adanya pengertian pokok administrasi juga ada unsur pokok administrasi.

Menurut Siagian(1986) unsur pokok administrasi adalah :

adanya sekelompok manusia ( sedikitnya 2 orang).
Adanya tujuan yang akan dicapai bersama
Adanya tugas/ fungsi yang harus dilaksanakan
Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan

Pentingnya Administrsi Pendidikan

Adminisrasi pendidikan merupakan subsistem dari system pendidikan disekolah yang bertujuan menunjang pencapaian tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Komponen utama dalam system pendidikan yang memegang peranan penting dalam pencapaian tujuan pendidikan adalah guru. Oleh karena itu guru mempunyai peranan penting dalam administrasi pendidikan terutama dalam melaksanakan fungsi pokok administrasi.

Tujuan Administrasi Pendidikan

Tujuan kajian administrasi pendidikan dapat ditegaskan oleh beberapa ahli diantaranya :

1) Syaiful Sagala ( 2009 : 45 ) : adalah menyediakan dasar konseptual dengan mendefinisikan administrasi dengan mengimplementasikannya dalam kegiatan pendidikan/untuk membentuk pemahaman dan memiliki keterampilan dalam bidang administrasi pendidikan. Keterampilan ini perlu dimiliki, untuk menunjang efektifitas dan efisiensi tugasnya atau pimpinan sekolah, dengan memahami kebutuhankebutuhan sekolah yang harus disediakan oleh pemerintah, penyelenggara program sekolah, dan bagaimana sekolah itu dikelola sampai pada batas kualitas yang ditentukan.

2) Daryanto ( 2011 : 17 ) : adalah agar semua kegiatan itu mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi digunakan di dalam dunia pendidikan adalah agar tujuan pendidikan tercapai. Apabila administrasi Pendidikan ini semakin baik, semakin yakin pula tujuan pendididkan itu akan tercapai dengan baik.

3) Sergiovanni dan Carvar ( dalam Daryanto, 2011 : 17 ) : ada 4 tujuan administrasi, yaitu : efektivitas produksi, efisisensi, kemampuan menyesuaikan diri ( adaptiveness ), dan kepuasan kerja. Keempaat tujuan tersebut menentukan keberhasilan suatu penyelenggara sekolah.

Ada beberapa tujuan lain, diantaranya :

Tujuan Administrasi pendidikan adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelengaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan. Secara khusus administrasi pendidikan di sekolah adalah untuk mempersiapkan situasi di sekolah agar pendidikan dan pengajaran di dalamnya berlangsung dengan baik.

b. Fungsi/Proses Administrasi Pendidikan

Selain memiliki tujuan, administrasi pendidikan juga mempunyai beberapa fungsi, yakni administrasi pendidikan memiliki fungsi sebagai (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) penyusunan, (4) pengarahan, (5) pengkoordinasian, (6) pelaporan, (7) penganggaran, (8) pergerakan, (9) pengawasan, dan (10) penilaian.

a. Planning (perencanaan)

Administrasi dan manajemen membutuhkan selalu diawali dengan fungsi perencanaan atau planning. Dalam tahap perencanaan ini administrator berkegiatan untuk merumuskan, memilih, dan menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya yang akan dilaksanakan dan mungkin yang akan digunakan dimasa datang untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Sergiovanni (1987: 300) berpendapat bahwa: “plans are guides, approximations, goal post, and compass setting not irrevocable commitments or decision commandments”. Jadi rencana adalah sebuah penuntun yang disusun sedemikian rupa yang sulit untuk dirubah.

Sedangkan Enoch (1992:3) berpendapat bahwa definisin perencanaan Pendidikan adalah sebagai : “suatu proses mempersiapkan alternatif keputusan bagi kegiatan masa depan yang di arahkan kepada pencapaian tujuan dengan usaha yang optimal mempertimbangkan kenyataan-kenyataan yang ada di bidang ekonomi, sosial budaya secara menyeluruh dari suatu negara”.

Hal ini menunjukan bahwa perencanaan sekolah adalah tuntunan-tuntunan, taksiran, pos-pos tujuan, dan letak-letak pedoman yang telah jadi komitmen dan pernyataan keputusan yang tidak dapat ditarik kembali, yang diatur dan disepakati secara bersamasama oleh kepala sekolah dan staff personnel sekolah, berdasarkan periode waktu jangka pendek maupun jangka panjang.

Tujuan Administrasi Pendidikan adalah meningkatkan efesiensi dan efektivitas penyelengaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan. Tujuan Administrasi pendidikan disekolah dapat dibedakan atas tujuan jangka pendek, jangka menegah, dan jangka panjang.

Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. Terdapat sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:

Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan;
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi;
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
Menghemat waktu, usaha dan dana.

Selain itu dalam perencanaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan, karena merencanakan sesuatu harus didasarkan atas pertimbangan tertentu dan sebuah perencanaan haruslah memiliki banyak manfaat, berikut adalah prinsip-prinsip dalam perencanaan:

Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan;
Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif;
Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis;
Perencanaan harus berorientasi pada tujuan;
Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif pendidikan;
Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan menurut prinsip efisiensi dan efektifitas; dan
Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena Pendidikan yang sedang terjadi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah sebuah panduan untuk mempersiapkan keputusan bagi kegiatan dimasa depan yang mengarah kepada tujuan berdasarkan komitmen-komitmen tertentu.

b. Organizing (pengorganisasian)

Pengorganisasian merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun dan membentuk hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.

Berikut ini beberapa pendapat para ahli mengenai apa itu pengorganisasian,

1). Koontz dkk. mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah penetapan sturuktur peranan internal dalam suatu lembaga yang terorganisasian secara formal.

Pengorganisasian yang efektif dapat membagi habis (merata) dan menstrukturkan tugas-tugas ke dalam sub-sub komponen organisasi.

2). Terry mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok, penentuan hubunganhubungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya.

3). Menurut Sergiovanni, terdapat empat aspek penting ataupun empat syarat yang harus dipertimbangkan dalam pengorganisasian, yaitu:

Legitimasi (Legitimacy), memberikan respon dan tuntunan eksternal, yaitu sekolah mampu menampilkan performansi organisasi yang dapat mayakinkan pihak-pihak terkait akan kemampuan sekolah mencapai tujuan melakukan tindakan melalui sasaran.
Efisiensi (efficiency), pengakuan terhadap sekolah pada penggunaan waktu, uang, dan sumber daya sekolah.
Keefektifan (effectivitness) menggambarkan ketepatan pembagian tugas, hak, tanggung jawab, hubungan kerja bagian-bagian organisasi, dan menentukan personnel (guru dan non guru) melaksanakan tugasnya;
Keunggulan (excellent) menggambarkan kemampuan organisasi dan kepala sekolah melaksankan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan harga diri dan kualitas sekolah.

4). Menurut Gorton, teradapat langkah-langkah dasar dalam mengorganisasi program sekolah; yang pertama ialah menentukan tugas, kemudian menentukan parameter waktu dan kebutuhan, setelah itu menentukan jabatan dan tanggung jawab, merinci hubungan kewenangan, merinci hubungan komunikasi, identifikasi kebutuhan koordinasi dan penyusunan penetapan kriteria penialian kerja.

Dalam pengorganisasian terdapat asas-asas penting yang harus diperhatikan, diantaranya:

Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;
Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;
Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;
Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;
Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan
Organisasi harus fleksibel dan seimbang.

Thomson menggambarkan bahwa organisasi mempunyai inti teknis kegiatan yang dilaksankan berhubungan langsung dengan lingkungan eksternal, dan mengatasi ketidak pastian dan penyesuaian dalam melaksanakan tugas meliputi pasangan timbal balik antara staff yang selevel seperti guru atau sesama staff personnel lainnya di sekolah (Owens, 1987). Alasan fungsi pengorganisasian penting

Mewujudkan struktur organisasi;
Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas
Wewenang atau tanggung jawab menjadi jelas
Memperlihatkan antar tugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi; dan
Sumber daya manusia dan material yang dibutuhkan dapat diketahui.

Selain itu, didalam fungsi pengorganisasian ini terdapat kegiatan-kegiatan tertentu, kegiatan tersebut adalah:

Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan;
Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab;
Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja; dan
Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

c. Staffing (kepegawaian)

Fungsi yang ketiga adalah kepegawaian. Setara dengan fungsi-fungsi sebelumnya, kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana kepegawaian adalah pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang akan melaksanakan tugas kegiatannya.

Dalam kepegawaian yang menjadi titik penekannya ialah personal itu sendiri.

aktifitasnya yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain: menentukan, memilih, menempatkan, dan membimbing personnel.

Sebenarnya fungsi administrasi ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu diperhatikan.

Masalahnya selanjutnya yang perlu diperhatikan didalam kegiatan-kegiatan kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar selalu giat, kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya kesempatan meng-upgrade diri, masalah pemberhentian dan pension pegawai.

d. Directing (pengarahan)

Suharsimi Arikunto memberikan definisi pengarahan sebagai penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terhadap pra petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar.

Pengarahan (directing) merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota organisasi, sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang untuk memberikan orientasi kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar bagian, antar pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.

Falsafah yang dikembangkan dalam fungsi pengarahan ini adalah suatu cara berfikir dalam menejemen yang meliputi pengamatan, pengertian terhadap konsep dan keyakinannya untuk mengambil tindakan. Oleh karena itu, kerja sama dalam satu tim kerja di sekolah memerlukan proses pemantauan (monitoring) yang intesif, yaitu suatu kegiatan untuk mengumpulkan data informasi berkaiatan dengan apa yang dilakukan dalam usaha mengetahui seberapa jauh kegiatan pendidikan yang telah dilakukan oleh guru, konselor, dan karyawan sekolah lainnya telah mencapai tujuannya.

Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan berperan besar untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong kepada setiap orang yang ia pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan kapasitasnya.

Pengarahan-pengarahan dapat berupa:

Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas;
Urutan prioritas penyelesaian;
Prosedur kerja;
Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan;
Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak langsung; dan
Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.

e. Coordinating (pengkoordinasian)

System koordinasi pada umumnya tidak efektif karena muncul system birokrasi, dan krisis ini akan terjadi jika organisasi menjadi terlalu besar dan rumit untuk dikelola. Akan tetapi, pada pokoknya penggoordinasian menurut The Liang Gie (1983: 216) merupakan rangkaian aktifitas yang menghubungkan, menyatu padukan dan menyalaraskan orang-orang dan pekerjaan. Sedangkan Oteng Sutisna (1983: 199) merumuskan koordinasi ialah mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud yang telah ditetapkan.

Koordinasi dapat diwujudkan dengan menggunakan cara-cara antara lain:

Konferensi atau pertemuan lengkap yang mewakili unit kerja;
Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu;
Pembentukan panitia gabungan jika diperlukan;
Pembentukan badan kooordinasi staff untuk mengkoordinir kegiatan;
Mewancarai bawahan untuk mengetahui hal penting yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya;
Memorandum atau instruksi berantai; dan
Ada dan tersedianya buku pedoman organisasi dan tata kerja.

Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi pemerintahan daerah, provinsi, kabupaten/kota, dinas pendidikan daerah, dan sekolah antara lain dapat dikemukakan:

Ada koordinator yang cukup berwibawa dilihat dari kedudukan dan pendidikannya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang-orang dalam organisasi. Koordinator tersebut memiliki kemampuan untuk membawa dan menggunakan sumbangan dari unit dan orang tersebut guna mewujudkan tujuan yang telah ditentukan;
Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita-citan bersama; dan
Ada pengertian timbal balik dari coordinator dan mereka yang terkoordinir untuk saling menghargai dan saling kerjasama bagi kepentingan organisasi.

Adapun manfaat dari pengkoordinasian adalah:

Dengan pengkoordinasian dapat diperoleh kekuatan yang integral dan menyatu sehingga diperoleh hasil gerak organisasi yang kompak, harmonis dan saling menunjang.
Dengan pengkoordinasian diharapkan tidak terjadi arus yang simpang siur antara bidang-bidang yang ada, baik dalam pengambilan keputusan, penginformasian, serta tindakan, ditinjau dari segi arah dan bentuk.

f. Budgeting (Penganggaran)

Dianalogikan sebagai aspek penting dalam kebutuhan sehari-hari, dimana manusia membutuhkan makanan untuk melakukan kegiatan, begitulah pentingnya fungsi pembiayaan ini.

Pembiayaan adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan penggunaan anggaran tersebut.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu antara lain:

Perencanaan tentang berapa biaya yang akan diperlukan,
Dari mana dan bagaiamana itu dapat diperoleh/diusahakan,
Bagaimana penggunaannya,
Siapa yang akan melaksanakannya,
Bagaiamana pembukuan dan pertanggung jawabannya, dan
Bagaimana pengawasannya, dll.

g. Motivating (Pergerakan)

Penggerakan atau istilah pembimbingan menurut the Liang Gie merupakan aktifitas seorang manager dalam pemerintahan, menugaskan, menjuruskan, mengarahkan, dan menuntun karyawan atau personnel organisasi untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Terry menjelaskan actuating merupakan usaha untuk menggerkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi.

Adapun menurut Keith Davis (1972) menggerakan ialah kemampuan membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

Unsur essensial dalam organisasi yaitu kebersamaan langkah maupun gerak didasarkan instruksi yang jelas untuk mencapai suatu tujuan.

Jadi pemimpin hanya mungkin melakukan pergerakan dengan sebaik-baiknya apabila bawahannya menaruh kepercayaan dan penghargaan terhadapnya. Jadisetiap pemimpin atau menejer yang ingin menjalankan kepemimpinannya dengan efektif harus meningkatkan kualitas dirinyaagar menjadi seorang pemimpin (leader) dengan memiliki format authority, technical authority, dan personal authority yang memadai.

Didalam menggerakkan sesuatu pastilah ada proses-proses yang mungkin dapat membantu, namun hal itu tidak lepas dari objek yang kita gerakkan tersebut, jadi tidak ada pedoman tertentu dalam penggerakkan, namun berikut ini pedoman umum yg mungkin biasa dilakukan, yaitu:

Motivasi kepada anak didik, bawahan, pegawai, dan sebagainya;
Komunikasi yang efektif;
Mengembangkan partisipasi aktif dikalangan pekerja;
Pemberian tugas yang sesuai dengan minat dan kemampuan pekerja; dan
Perbaikan iklim organisasi dan kondisi-kondisi pekerja.

h. Controlling (Pengawasan)

Kegiatan pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah ke tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak terjadi penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan demikian jelaslah controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Pengertian pengawasan yang lebih sederhana dikemukakan oleh Johnson (1973: 74) yaitu sebagai fungsi system yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar penyimpangan-penyimpangan tujuan system hanya dalam batas-batas yang dapat ditoleransi. Dengan denikian dapat ditegaskan bahwa sasaran pengawasan adalah prilaku individu sebagai orang-orang yang memproses lancarnya kegiatan pembelajaran dan tidak terjadi penyimpangan. Pengertian ini mengacu pada dua hal yaitu performan personnel dalam memproses obyek dan hasil pendidikan.

Menurut Terry (2003: 18) ada berbagai cara untuk mengadakan perbaikan, termasuk mengubah rencana dan bahkan tujuannya, mengatur kembali tugas-tugas atau mengubah wewenang, tetapi seluruh perubahan tersebut dilakukan melalui manusiawi.

Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan pengawasan menurut Massie (1973) ialah:

Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan;
Pengawasan menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan;
Flexible dan responsive terhadap perubahan –perubahan kondisi dan lingkungan;
Cocok dengan organisasi pendidikan, misanya organisasi sebagai system terbuka;
Merupakan control diri sendiri;
Bersifat langsung yaitu pelaksanaan control ditempat pekerja; dan
Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personnel pendidikan.

Pengawasan yang baik adalah yang dapat memanfaatkan profesi dan karier manusia (personnel) secara optimal yaitu:

Mengikutsertan mereka menentukan sasaran;
Menciptakan iklim ynag mendorong pengembangan diri; dan
Membuat mereka responsive dengan semangat yang menantang. Untuk itu perlu ada suatu system penilaian yang sistematis dan tepat yang dapat memberi gambaran seberapa singkat kualitas yang diperolah.

i. Evaluating (Penilaian)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Evaluasi mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak dicapainya, atau dengan kata lain setiap tujuan merupakan kriteria penilaian.

Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan, tidak didirikan orang untuk memperoleh penghasilan, melainkan untuk memelihara dan memajukan kebudayaan. Dengan demikian penilaiaan tentang efisiensi pendidikan bukanlah untuk menentukan untung rugi secara finansial. Berhasil atau tidak berhasil pendidikan harus dinilai dari sudut keuntungan –keuntungan atau kerugian masyarakat.

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :

Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekejaan tersebut berhasil;
Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien;
Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak; dan
Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.

Perlu ditekankan di sini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.

Di dalam fungsi penilaian ini terlihat kegiatan-kegiatan monitoring, kontrol, dan supervisi. Monitoring dilakukan selama berlangsung proses pelaksanaan pekerjaannya untuk memperoleh informasi tentang pelaksanaan. Demikian kita lihat bahwa penilaian, monitoring, kontrol dan supervisi berkaitan sangat erat dan mempunyai tujuan yang sama ialah untuk lebih memperbaiki pelaksanaan program suatu organisasi atau lembaga.

Penilaian tidak hanya mengenai hasil atau tujuan akhir seperti telah direncanakan semula. Penilaian semacam ini dalam rangka sistim instruksional disebut evaluasi sumatif. Penilaian juga dilakukan selama berlangsungnya proses kegiatan penilaian ini disebut formative evaluation. Pendek kata, penilaian itu harus dilakukan secara berkesinambungan dan mengenai segi kehidupan organisasi atau lembaga.

c. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan

Secara umum ruang lingkup administrasi pendidikan ialah :

a.) Administrasi Kurikulum

Meliputi pembukuan dan pendataan jumlah meta pelajaran yang diajarkan, waktu tersedia, jumlah guru beserta pembagian jam pelajaran, jumlah kelas, penjadwalan, buku yang dibutuhkan, program semester, evaluasi, program tahunan dan kalender pendidikan.

b.) Administrasi ketenagaan pendidikan ( kepegawaian )

Meliputi, kumpulan surat lamaran dan penerimaan pegawai, mutasi, surat keputusan, surat tugas, berkas-berkas tenaga kependidikan, daftar umum kepegawaian.

c.) Administrasi kesiswaan

Meliputi, Organisasi dan perkumpulan murid. Masalah kesehatan dan kesejahteraan murid. Penilaian dan pengukuran kemajuan murid. Bimbingan dan penyuluhan bagi murid.

d.) Admnistrasi sarana dan prasarana pendidikan Meliputi, buku perencanaan pengadaan barang, buku pembagian dan penggunaan barang, buku perbaikan barang, dan lain-lain.

e.) Administrasi keuangan/pembiayaan pendidikan, meliputi keuangan pendaftaran siswa batu, uang gedung, uang seragam, uang pealatan sekolah, SPP. Dan lain-lain.

f.) Administrasi perkantoran, meliputi surat masuk dan keluar, buku tamu, buku-buku penting terkait penyelenggaraan pendidikan.

g.) Administrasi unit-unit penunjang pendidikan, meliputi bimbingan konseling, UKS, pramuka, olahraga, kesenian.

h.) Administrasi layanan khusus pendidikan, meliputi konsumsi, layanan antar jemput, bimbingan khusus di rumah.

i.) Administrasi tata lingkungan dan keamanan sekolah, meliputi perencanaan tata tertib dan pertamanan di sekolah, jadwal penjaga, jadwal kebersihan.

j.) Administrasi hubungan dengan masyarakat, meliputi hasil kerja sama, programprogram humas. Dan sebagainya.

Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah. Jadi administrasi pendidikan sangat mempunyai peran dalam pengembangan dan kemajuan dalam dunia pendidikan sehingga arah untuk merealisasikan suatu prestasi sangatlah mudah tercapai.

Sumber Bacaan

Afriansyah, H. (2017). Supervisi. padang: Universitas Negeri Padang.

Kemendikbud. (2005). UU No.14 Tahun 2005 Tentang Guru dan Dosen, 48(9), 800–809.

Mahmud, H. (2015). Administrasi Pendidikan(Menuju Sekolah Efektif). (R. dan Firman, Ed.). Makassar: Aksara Timur.

Marmoah, S. (2018). adminitrasi dan supervisi pendidikan teori dan praktek (2nd ed.). Yogyakarta: deepublish.

Suhardan, Dadan. 2010.Supervisi Profesional. Bandung: Alfabeta