Materi Administrasi Umum Kelas 10 pdf

BIDANG KEAHLIAN pariwisataprogram keahlian perhotelan dan jasa pariwisataadministrasiumumpatonahrina kuswardani

Pengarah:Direktur Pembinaan SMKKepala Sub Direktorat KurikulumKepala Seksi PenilaianKepala Seksi PembelajaranPenulis:PatonahRina KuswardaniPengendali Mutu:Winih WicaksonoPenyunting:Rais SetiawanDesain Sampul:Sonny RasdiantoLayout/Editing:Sonny Rasdiantoii

iiiDalam rangka merespon perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi diperlukanlangkah strategis untuk memperbaiki kualitas proses pembelajaran sekaligus proses penilaian.Salah satu langkah strategis tersebut adalah melalui pemenuhan kebutuhan bahan ajarkhususnya bagi peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Bahan ajar tersebut untukpemenuhan mata pelajaran kejuruan, khususnya pada mata pelajaran dasar program keahlian(C2) dan Kompetensi Keahlian ( C3)Bahan ajar tersebut merupakan salah satu referensi dan disusun oleh guru-guru matapelajaran dari berbagai SMK, yang berbentuk modul dan berbentuk elektronik. Atas jerih payahtersebut kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh penyusun dan para pihak yang telahberkontribusi hingga terciptanya bahan ajar tersebut.Kami menyadari masih terdapat kekurangan, dan kami harapkan adanya masukan yangpositif dan konstruktif untuk perbaikan di kemudian hari. Semoga bahan ajar ini bermanfaat dansesuai harapan mampu memperbaiki kualitas pembelajaran sekaligus memotivasi guru dalamproses belajar di SMK.Kata Pengantar

Kegiatan administrasi merupakankegiatan sehari-hari yang dapat kita dijumpaibaik itu di rumah, di sekolah maupun di kantor-kantor atau instansi. Kegiatan administrasimeliputi kegiatan untuk menerima dokumen,membuat dokumen, menata dan menyimpandokumen, menggandakan dokumen,mengirimkan atau mendistribusikan dokumen.Pengetahuan dan keterampilan tentangadministrasi ini merupakan kompetensi umumyang merupakan kompetensi dasar yangdibutuhkan untuk setiap pekerja di setiap unitkerja.Buku Administrasi Umum ini disusununtuk memenuhi kebutuhan materipembelajaran pada Bidang KeahlianPariwisata, Program Keahlian Perhotelan danJasa Pariwisata pada Sekolah MenengahKejuruan (SMK).B a h a n m a t e r i y a n gdisusun mengacu pada Kurikulum 2013 danSKKNI Bidang PariwisataDalam bidang Pariwisata, acuan kegiatanadministrasi ini sudah diatur dalam sebuahSKKNI (Standard Kerja Kompetensi NasionalIndonesia) pada unit kompetensi dengan kodeunit PAR.HT03.005.01 dengan judul unitMELAKSANAKAN PROSEDUR ADMINISTRASI.Unit kompetensi ini berhubungan denganpengetahuan dan keterampilan yangdibutuhkan untuk menyelesaikan jenisprosedur kantor yang rutin. Unit kompetensiini terdiri dari 3 elemen yaitu (1) Prosesdokumen-dokumen kantor, (2) Membuat draftkorespondensi yang sederhana , (3) Menjagasistem dokumen.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 115 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

MODUL

ADMINISTRASI UMUM
X BISNIS MANAJEMEN

OLEH
Ratna wulansari du

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kasih atas selesainya penyusunan
buku Administrasi Umum bidang keahlian Bisnis dan Manajemen. Buku pelajaran Administrasi
Umum ini disusun untuk melengkapi kebutuhan siswa dalam menunjang pelaksanaan kurikulum
2013 revisi tahun 2017.

Pelajaran Administrasi Umum pada kurikulum SMK Bisnis dan Manajemen termasuk
kelompok C1 untuk program keahlian Bisnis dan mansjemen.. Oleh karena itu, dengan disusunnya
buku ini diharapkan dapat memberikan bekal pengetahuan dan keterampilan dasar managerial skill
bagi siswa.

Isi materi pada buku ini diramu berdasarkan dari berbagai literatur/sumber dan internet
yang disesuaikan dengan pelaksanaan kurikulum 2013 revisi tahun 2017.

Penyusun menyadari isi materi dan uraian buku pelajaran Administrasi Umum ini masih
jauh dari sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang bersifat menyempurnakan sangat
penyusun harapkan.

Akhir kata penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga tersusunnya buku pelajaran Administrasi Umum ini. Semoga buku ini bermanfaat bagi
siswa dan pembaca lainnya.

Surakarta , Juli 2021

Penyusun

GLOSARIUM

Administrasi : usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan

Analisis : penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya antar bagian untuk
memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan

Berdedikasi : mengabdikan diri

Birokrasi : sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintahan karena
telah berpegang pada hierarki dan jenjang jabatan

Dinamis : penuh semangat dan tenaga sehingga cepat bergerak dan mudah
mengevaluasi diri dengan keadaan

Demosi : pemindahan suatu jabatan ke jabatan yang lebih rendah

Inovatif : memperkenalkan sesuatu yang baru

Interpersonal : antar pribadi

Karakteristik : khas sesuai dengan perwatakan tertentu

Kemampuan

kerja : kecakapan dalam melakukan sesuatu

Kepribadian : sifat hakiki yang tercermin pada sikap seseorang atau suatu bangsa yang
membedakannya dari orang atau bangsa lain

Klasifikasi : penyusunan bersistem dalam kelompok atau golongan menurut kaidah atau
standar yang ditetapkan

Kompensasi : imbalan berupa uang atau bukan uang

Kreatif : memiliki daya cipta

Loyalitas : kepatuhan, kesetiaan

Manajemen : penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran

Monitoring : pemantauan

Non profit : yang bukan memperoleh keuntungan

Pemeliharaan : proses, cara, perbuatan memelihara, menjaga, merawat

Penempatan : proses, cara, perbuatan menempati atau menempatkan

Pengorganisasian : proses, cara, perbuatan untuk mengorganisasi

Penilaian kinerja : penentuan nilai dari suatu pekerjaan untuk mentukan skala gaji

Personil : pegawai

Pewawancara : orang yang mewawancarai

Promosi : kenaikan pangkat (tingkat)

Qualified : berkualitas

Referensi : sumber acuan, rujukan, petunjuk

Rekruitmen : pengerahan misalnya tenaga kerja

Seleksi : pemilihan untuk mendapatkan yang terbaik

Solidaritas : perasaan setia kawan

Spesifikasi : proses, cara, perbuatan melakukan pemilihan

Spesifik : khusus bersifat khusus

Stok : persediaan barang keperluan untuk perbekalan

Tata hubungan : aturan dalam menjalin kerjasama

The right man

on the right place : orang yang tepat ditempat yang tepat

Trainers : pelatih-pelatih

Tour of duty : perpindahan dalam rangka bisnis

BAB I

MEMAHAMI ADMINISTRASI

A. Uraian Materi

1. Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya

intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam bahasa
Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang

meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan

organisasi; usaha dan

kegiatan yang berkaitan

dengan penyelenggaraan

kebijakan untuk mencapai

tujuan; kegiatan yang

berkaitan dengan

penyelenggaraan

pemerintahan; kegiatan

kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan
dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Sedangkan dalam
arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan
mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung
delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan,
kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut

saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang
seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian dari unsur administrasi berikut.

a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka
organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja
sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan
mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan
benar-benar tercapai.

c. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari
satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja
yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam
usaha kerja sama.

f. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah
tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g. Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.

h. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan
berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama
yang dilakukan.

3. Fungsi Administrasi

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam
perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan
fungsi manajerial.
Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut:
a. Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi Teknis
Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
c. Fungsi Analisis
Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian barang.
d. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim.
e. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

4. Jenis Administrasi

Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian
yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi
tersebut antara lain:
a. Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam
sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta
yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama
negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan
publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.
Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah
essai yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study
Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu
berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan
tersebut.
b. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh
pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana
pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa
menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang
melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia.
Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika,
merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan
ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan
peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada
masa perang dunia II tersebut.
c. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat
yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa
mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

5. Jenis Kerja Administrasi

Pengertian administrasi meliputi jenis -jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil
kerjanya bisa di lihat dan bisa pakai untuk menentukan kebijaksanaan organisasi. Berikut
ini merupakan jenis-jenis kerja administrasi yang mungkin sudah Anda kuasai, antara lain :
a. Akuntansi / Keuangan

Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi.
Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan
pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi
non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.
Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah
surplus atau defisit. Sangat riskan kalau sebuah organisasi tanpa ada laporan
keuangan, apalagi organisasi profit, bisa-bisa terjadi penyalahgunaan uang.
Akutansi merupakan disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana cara menyusun
keuangan yang benar. Ilmu akutansi dipelajari sebagai bagian dari ilmu ekonomi
keuangan, dan ilmu akutansi menjadi pelajaran wajib di fakultas ekonomi.
Orang yang memiliki keahlian dibidang akutansi dan sudah lulus dari pendidikan
profesi akutansi disebut akuntan. Ilmu akutansi dasar bisa dipelajari di luar pendidikan
formal, banyak lembaga pendidikan non formal yang menawarkan pendidikan kilat
akutansi dasar kepada masyarakat umum.
b. Laporan Penjualan
Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran.
Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan
sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan
untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan
dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.
c. Inventori
Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab
membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di
pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan
disimpan dan kapan yang dikeluarkan.
Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir
bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian
dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung
jawab mengelola stock produk di gudang.

d. Rekam Medis
Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya
berada di rumah sakit, maupun klenik kesehatan. Melakukan kerja rekam medis tak
sembarang orang bisa mengerjakan, hanya tenaga ahli yang memiliki sertifikasi medis
dan pengetahuan dibidang rekam medis.
Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar
laporan, selain mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat
jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis,
menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Yang berhak membaca rekam
medis adalah dokter, dan perawat. Rekam medis merupakan standar baku administrasi
rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.

B. Tes Formatif

a. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar.

1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan Ministrae. Ad yang berarti

intensif dan Ministrae yang berarti melayani, membantu, atau memenuhi, istilah ini berasal

dari bahasa . . . .

a. Latin d. Inggris

b. Yunani e. Perancis

c. Italia

2. Berikut ini yang termasuk unsur administrasi adalah . . . .

a. Analisis d. Manajerial

b. Teknis e. Manajemen

c. Rutin

3. Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap

fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-benar tercapai, merupakan unsur administrasi

bidang . . . .

a. Pengorganisasian d. Manajemen

b. Kepegawaian e. Tata usaha

c. Perwakilan

4. Salah satu fungsi administrasi adalah sebagai . . . .

a. Tata usaha d. Perbekalan

b. Manajerial e. Keuangan

c. Perwakilan

5. Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan

keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, disebut fungsi . . . .

a. Interpersonal d. Analisis

b. Rutin e. Manajerial

c. Teknis

6. Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti

transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan. Hal ini merupakan pengertian

manajemen kantor menurut . . . .

a. George R. Terry d. Arthur Granger

b. William Spriegel & Ernest e. Edwin Robinson

c. William Leffingwell

7. Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah . . . .

a. Tata usaha d. Perencanaan perkantoran

b. Tata hubungan e. Analisis

c. Kepegawaian

8. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan, merupakan fungsi . . . .

a. Rutin d. Teknis

b. Analisis e. Interpersonal

c. Manajerial

9. Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan

dari usaha kerja sama yang bersangkutan, merupakan unsur administrasi bidang . . .

a. Pengorganisasian d. Manajemen

b. Kepegawaian e. Tata usaha

c. Perwakilan

10. Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar
terhadap usaha kerja sama tersebut, merupakan unsur administrasi bidang . . . .
a. Keuangan
b. Perwakilan
c. Gedung
d. Perbekalan
e. Interio

BAB II
MENGANALISIS JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN PEKERJAAN

PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

A. Uraian Materi
1. Pengertian Jabatan
Jabatan atau occuption adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur organisasi dan
mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggung jawab dengan
fungsi yang spesifik

2. Jenis Jabatan
a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang membantu dan bertangggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan
personil, mengatur mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
b. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan
menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling,
decission making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohya
manajer membawahi para staf dan non staf/pelaksana.
c. Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya
membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Contohnya staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
d. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Development)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya
menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu,
HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai,
santunan kesehatan, dan lain-lain.
e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang herus dijalankan oelh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi
kepada semua unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan,
kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

3. Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji,

mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik
(Sastrohadiwiryo,2002:127).
Jumlah orang yang diperlukan untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama
dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan

jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Analisis jabatan
secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan
mengorganisasikan jabatan/pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description)
dan syarat jabatan (job specification).

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis pekerjaan
memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang
pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk
pekerjaan tersebut.

Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara
keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Lankah kedua adalah
menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau
menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan
teknik-teknik analisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang
karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk
menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi kemudian untuk menyusun uraian
jabatan. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan
data yang dikumpulkan dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan
sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber
Daya Manusia (SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas
seperti rekruitmen, seleksi, pelatiahan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai, promosi,
pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.

Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang
berkaitan dengan hal-hal berikut.
a. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana

tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan
tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal
pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan
atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.

b. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang
pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki
seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal
yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman
kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.

c. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penetuan
tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan
lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

4. Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada

beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan
tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu:

1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat.
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja.
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012
Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah
pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program-
program seperti:
a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketalaksanaan.
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian,

ketalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.
5. Fungsi Analisis Jabatan

Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga
memiliki fungsi lain, yaitu :
1) Pengadaan tenaga kerja :

Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para
calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur
seleksi nantinya.
2) Pelatihan :
Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk smengambil keputusan,
khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
3) Evaluasi kinerja:
Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan
nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak.
4) Penilaian prestasi :
Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi
jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5) Promosi dan transfer pegawai :
6) Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar
program promosi dan transfer pegawai.

6. Metode Analisis Jabatan
Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan

data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.
1) Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar

pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk
diisi.
2) Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di
tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk
jabatan tersebut,
3) Wawancara (interview), yaitu pengumpualn data dengan mengajukan pertanyaan yang
disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah informasi yang diperlukan,
4) Menulis laporan pekerjaan secara singkat.
B. Tes formatif
Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar.
1. Suatu Kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja

yang harus dikerjakan, cara mengerjakannya dan mengapa pekerjaan tersebut harus
dilaksanakan disebut ....
a. alisis pekerjaan
b. analisis jabatan
c. analisis tugas
d. analisis pegawai
e. seleksi pekerjaan

2. Orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan, dengan menjalankan fungsi-fungsi
manajeman disebut juga sebagai orang dengan jabatan manajerial. Jabatan tersebut meilili
bawahan yang disebut ....
a. jabatan manjerial
b. direktur
c. kepala administrasi
d. jabatan staf
e. kepala personalia

3. Orang yang bekerja di bagian khusus kepegawaian untuk menentukan tenaga kerja yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan disebut...
a. jabatan manjerial
b. direktur
c. kepala administrasi
d. jabatan staf
e. kepala personalia

4. Orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor disebut ....
a. jabatan manjerial
b. direktur
c. kepala administrasi
d. jabatan staf
e. kepala personalia

5. Suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab
yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu disebut ....
a. description
b. specification
c. recruitment
d. design
e. evaluation

Essay
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

1. Jelaskan pengertian analisis jabatan.
2. Jelaskan perbedaan job description, job spesification, dan job design
C. Latihan / Tugas

Buatlah kelompok 4 atau 5 orang kemudian diskusikan tentang pentingnya analisis jabatan
pada suatu organisasi.

BAB III
MENGIDENTIFIKASI
PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI
A. Uraian Materi
1. Pengertian Personil Administrasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian personil adalah pegawai;
anak buah; awak. Anda tentu sering mendengar orang mengatakan personil kantor sebagai
karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.
1. Pegawai negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh
pemerintah.
2. Pegawai swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta / di luar instansi
pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
3. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan
gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
4. Pegawai honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan
tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

Dari beberapa oengertian di atas dapat dikatakan bahwa personil administrasi adalah
orang-orang atau karyawan / pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan
dalam suatu organisasi / kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan
tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Personil administrasi yang baik dan cakap dalam suatu kantor adalah kunci sukses
untuk mencapai keberhasilan. Personil administrasi merupakan aparat organisasi dan alat atau
sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil administrasi mengelola
informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi. Dengan demikian,
sebaiknya seorang personil administrasi atau karyawan kantor harus memiliki kepribadian dan
kemampuan kerja di bidang keahliannya.

2. Macam-Macam Personil Aministrasi
Macam-macam personil administrasi adalah sebagai berikut.
a. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi
Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-
garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman
dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.

b. Manajer
Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain / para
staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Staf atau Pembantu Ahli
Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dalam
kemampuan bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

d. Worker atau pegawai / pekerja
Worker atau pegawai / pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh
manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Administrasi
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil administrasi akan sangat tergantung

pada jenis dan besarnya suatu organisasi / kantor tersebut. Pada suatu organisasi / kantor yang
kecil, bisa saja seluruh pekerjaan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris, baik untuk
membuat surat keluar, mengetik, maupun mengurus laporan keuangan.

Sebaliknya pada organisasi / kantor yang relatif besar, biasanya pekerjaan pada kantor
tersebut dibagi-bagi menjadi beberapa unit tersendiri dengan personil masing-masing yang
memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil administrasi , yaitu
sebagai berikut.

1. Kepala kantor / pimpinan kantor / direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung
jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas
pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai
kebutuhan.

2. Administrator atau bagian administrasi / tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah
tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur
arus kas keluar dan kas masuk.

4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga
untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang
mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon
keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan
standar / ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja
sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

Dengan demikian apabila karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi
standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya
apabila personil tersebut bekerja tidak dapat memnuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia
adalah personil yang kurang terampil atau belum terampil.

4. Perangkat Kerja Personil administrasi
Sekarang ini banyak sekali jenis perangkat atau alat peralatan pendukung kerja bagi

personil administrasi. Agar para personil administrasi dapat bertugas dengan baik sesuai
kebutuhan dan keahliannya, para pimpinan kantor harus memberikan fasilitas yang memadai,
sehingga kinerja mereka baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya fasilitas kerja
personil administrasi antara lain meja / kursi kerja, lemari arsip / filing cabinet, alat tulis,
kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Komputer merupakan mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data.
Dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer, kemampuan komputer sebagai
penunjang kerja kantor semakin meningkat dan berbagai macam perangkat lunak pun (program
dan aplikasi) sudah tersedia dan mudah didapat.

Sebelumnya, proses memasukan data harus dilakukan secara manual oleh lebih dari
satu orang dengan menghabiskan banyak biaya, tenaga, dan pikiran. Kini dengan bantuan
komputer cukup dikerjakan oleh satu orang saja dengan waktu yang relatif singkat dan
hasilnya bisa sempurna tanpa salah, kecuali bila data yang dimasukkan memang sejak awal
sudah salah / keliru. Beberapa kemudahan penggunaan komputer, antara lain sebagai berikut.
1. Dengan aplikasi pengolah kata (word processor), Anda tidak perlu lagi repot-repot

mengetik surat berulang kali dan membuat surat berlapis-lapis untuk dikirimkan kepada
beberapa alamat. Dengan komputer cukup membuat satu konsep surat, mengetik alamat
yang dituju, kemudian komputer akan menggabungkan (mail merge) data alamat dan
konsep surat tersebut secara otomatis.

2. Dengan piranti lunak lainnya seperti spread sheet (pada program microsoft excel), Anda
juga dapat dengan mudah mengerjakan laporan keuangan, membuat neraca perusahaan,
menghitung laba-rugi dan lain-lain secara cepat dan rapi.

3. Begitu juga dengan aplikasi pengolah data (database), Anda dapat mencatat dan
mengarsipkan data serta mencari data tanpa harus membolak-balikkan buku agenda atau
kartu kendali.

4. Dengan alat scanner, Anda dapat menyimpan data surat, grafik, gambar, tabel dalam
beberapa CD (Compact Disk), Flash Disk atau disket yang sangat menghemat biaya dan
ruang penyimpanan, serta jauh lebih awet dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk
kertas.

5. Dengan Local Area Network, modem, dan internet, beberapa komputer di lokasi yang
berjauhan dapat dihubungkan, sehingga Anda dapat saling tukar informasi dan data.
Jaringan komputer yang seperti itu sangat berguna untuk sentralisasi data.

Misalnya, sebuah komputer di kantor pusat dapat mengirim dan menerima data pekerjaan
dari semua kantor cabangnya di seluruh dunia dalam waktu yang relatif singkat dan tentu
saja hemat biaya.
6. Dengan email (electronic mail), Anda dapat mengirim surat kepada relasi dimana pun,
tanpa harus membayar biaya pos, melainkan cukup dengan biaya pulsa telepon lokal saja.
7. Melalui internet, Anda bahkan dapat melakukan transaksi jual-beli dengan menggunakan
nomor kartu kredit.

Sesuai perkembangan teknologi terkini, sekarang telah hadir komputer jinjing (laptop).
Sebetulnya fungsi laptop sama saja seperti komputer, tidak ada perbedaan yang mencolok
sebagai mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data untuk penunjang
pekerjaan kantor, hanya saja keunggulan laptop adalah bisa dibawa kemana-mana, karena
bentuknya kecil sebesar tas kerja, sehingga Anda melakukan aktivitas kerja dimana saja, kapan
saja sepanjang Anda butuhkan. Ketika membuka laptop Anda langsung bisa melakukan
aktivitas kerja, apalagi mesin laptop juga dapat digerakkan hanya dengan baterai.

Lebih jauh lagi, sekarang manusia mulai berangan-angan bahwa suatu saat nanti akan
terwujud suatu “Kantor tanpa Kertas” (Paperless Office). Angan-angan tersebut bisa saja
terwujud, ketika laptop semakin banyak digunakan oleh hampir seluruh lapisan masyarakat dan
segala informasi disampaikan dan saling dipertukarkan hanya dalam bentuk keping data
elektronik atau CD (compact disk), sehingga tidak lagi dibutuhkan satu lembar kertas pun di
dalam kegiatan perkantoran. Apabila hal tersebut terwujud, sungguh merupakan penghematan
biaya, waktu, dan tenaga.

5. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, cakap, berdaya guna

dan berhasil guna, diperlukan beberapa proses dan tahapan-tahapan antara lain: analisis
jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Simak uraian berikut.
1) Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), analisis adalah penyelidikan
terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang
sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa

analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau
menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana
mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan.

Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat
yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Dengan demikian
analisa jabatan akan memberikan gambaran tentang syarat-syarat yang dibutuhkan bagi
setiap karyawan untuk menduduki jabatan tertentu. Dengan arti lain, analisis jabatan
merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan
lainnya dalam mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job
specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:
- Perekrutan dan seleksi karyawan
- Kompensasi gaji karyawan
- Evaluasi jabatan
- Penilaian prestasi kerja karyawan
- Pelatihan (training)
- Promosi dan pemindahan karyawan
- Organisasi
- Memperkaya pekerjaan
- Penyederhanaan pekerjaan
- Penempatan karyawan
2) Rekrutmen

Setelah menetapkan karakteristik atau ciri-ciri personil/karyawan yang dibutuhkan,
maka perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan personil yang dibutuhkan sesuai
dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rekrutmen adalah pengerahan,
masalah tenaga kerja. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa rekrutmen
adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik
instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan
untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas,
sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi
lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar
belakang pendidikan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika
spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan rekrutmen, maka karyawan yang diterima
akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja/karyawan biasanya melalui sumber
internal dan sumber eksternal perusahaan. Simak uraian berikut.
1) Sumber internal

Sumber internal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan
yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas
baru.
Keunggulan sumber internal:

a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk
promosi.

b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
d) Waktu perekrutan relatif singkat.
Kelemahan sumber internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar

perusahaan.
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.
2) Sumber eksternal
Sumber eskternal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut.

a) Pelamar datang sendiri.
b) Kantor Dinas Tenaga Kerja.
c) Lembaga-lembaga pendidikan.
d) Pemuatan iklan/advertising.
e) Referensi seseorang/rekanan karyawan.
f) Mengambil dari perusahaan lain.
g) Nepotisme.
Keunggulan sumber eksternal:
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik.
b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.
Kelemahan sumber eksternal:
a) Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan

seleksi.
c) Waktu perekrutmen akan lama.
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

c. Metode-metode rekrutmen
Metode perekrutmen yang dilakukan akan berpengaruh besar terhadap animo

pelamar yang melamar pekerjaan. Umumnya metode perekrutan calon karyawan baru
adalah melalui metode berikut.
1) Metode tertutup

Metode tertutup, yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan
atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan
demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.
2) Metode terbuka
Metode terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media
massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan
memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

d. Kendala-kendala rekrutmen
Pada umumnya kendala-kendala tersebut, antara lain:
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar-kecilnya kompensasi gaji dan
kesejahteraan yang diharapkan pelamar. Jika kompensasi gaji besar, maka minat
pelamar akan tinggi, tetapi jika kompensasi gaji kecil, minat pelamar akan rendah.
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar,
semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar
akan banyak.
3) Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan memengaruhi
besar kecilnya minat pelamar.
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan
rekrutmen, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan
memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka
pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar
akan banyak.

3) Seleksi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), seleksi adalah pemilihan (untuk

mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika
memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Pengertian lainnya, seleksi adalah
suatu proses ketika calon karyawan dibagi menjadi dua bagian, yaitu yang diterima dan
yang ditolak (Dale Yoder). Sedangkan menurut Malayu Hasibuan, dalam bukunya
Manajemen Sumber Daya Manusia, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan
penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.

Dengan demikian, seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka
mendapatkan karyawan yang qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan,
dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

Dalam melaksanakan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut.
 Seleksi harus efisien dan efektif.
 Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
 Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.
 Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan

secara dinamis.

a. Proses seleksi

Penyaringan pelamar

Tes

Wawancara awal

Evaluasi latar belakang dan referensi

Wawancara mendalam

Test Kesehatan/fisik

Pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi
Agar diperoleh tenaga kerja sesuai dengan yang diharapkan, pelaksanaan seleksi harus
berpedoman pada kualifikasi dasar. Adapun langkah-langkah seleksi personil
administrasi yaitu sebagai berikut.
1) Seleksi administratif
Seleksi administratif, yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan
kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran,
biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi surat keterangan
dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, referensi, dan lampiran-
lampiran lainnya.
2) Penarikan tenaga kerja
Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan
keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja. Hal
ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan
padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa tenaga
kerja.
3) Klasifikasi jabatan
Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang
sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan
tertentu.
4) Tes dan Wawancara

a) Tes
Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah
memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk
mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon
karyawan.

Test dapat digolongkan beberapa macam, yaitu sebagai berikut,
 Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa

dilakukan dengan praktik.
 Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa

dilakukan dengan praktik atau tertulis.
 Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.
 Tes minat (interest test), yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.
 Tes bakat (aptitude test), yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.
 Tes kesehatan (medical test), yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
b) Wawancara
Tujuan wawancara pada umumnya, antara lain:
 Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.
 Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran.
 Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai

persyaratan yang telah ditetapkan.
 Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis

pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
 Ajang promosi bagi perusahaan.
Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu:

 Wawancara subjektif
Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam

wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun
pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung
mellihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka,
sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
 Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal
berikut.
- Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar,
tidak membedakan suku, bangsa dan agama pelamar.
- Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum
yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.
- Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar
dan tidak bersikap acuh tak acuh.
- Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat,
jelas dan sistematis.

- Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan
menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas
mengemukakan pendapatnya.

5) Penempatan personil kantor
Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima,
pelamar tersebut memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan
di suatu bagian tertentu.
Menurut teori manajemen sumber daya manusia, penempatan tidak hanya berlaku
bagi karyawan baru, tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami
mutasi atau alih tugas.

c. Tujuan seleksi
Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

1) Qualified dan profesional.
2) Jujur dan disiplin.
3) Inovatif dan bertanggung jawab.
4) Cakap dengan penempatan yang tepat.
5) Kreatif dan dinamis.
6) Berdedikasi tinggi.
7) Memenuhi syarat Undang-undang Perburuhan.
8) Dapat bekerja sama.
9) Dapat bekerja mandiri.
10) Mudah berkembang.
11) Mempunyai budaya dan perilaku malu.

d. Cara-cara seleksi
Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu sebagai

berikut.
1) Nonilmiah
Seleksi nonilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar
kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan
kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi secara nonilmiah, yaitu sebagai berikut.
a) Surat lamaran bermaterai atau tidak.
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.
c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan.
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan.
e) Wawancara tatap muka/langsung.
f) Penampilan secara fisik si pelamar (appearance).
g) Garis keturunan si pelamar.
h) Bentuk tulisan si pelamar.

Pada umumnya seleksi secara nonilmiah seringkali menimbulkan kesulitan atau
kendala di kemudian hari, karena hasilnya kurang dapat dipercaya.
2) Ilmiah
Seleksi ilmiah, yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan
pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.

Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut.
a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.
b) Berorientasi kepada prestasi kerja.
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis.
d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.
e) Berpedoman pada Undang-Undang Perburuhan.

e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasnya meliputi:
1) Umur
Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan
tanggung jawab seseorang.
2) Keahlian
Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan
yang diberikan kepadanya.
3) Pendidikan
Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk
menyelesaikan pekerjaan.
4) Kesehatan fisik
Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.
5) Jenis kelamin
Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan,
waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.
6) Bakat
Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.
7) Tampang/wajah
Wajah yang menarik bisa juga membantu keberhasilan seseorang dalam menduduki
jabatan tertentu.
8) Karakter
Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh lingkungan
jabatannya atau oleh pendidikan.
9) Pengalaman kerja
Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap kerja.
10) Kejujuran
Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan wewenang
kepada seseorang.
11) Kerja sama
Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam
menjalankan usahanya.

12) Kedisiplinan
Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.

13) Inisiatif dan kreatif
Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan percaya
diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.

f. Tingkatan seleksi
Tingkatan seleksi ada tiga, yaitu sebagai berikut.
1) Seleksi tingkat pertama, mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat
lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima.
2) Seleksi tingkat kedua, dilakukan pada calon karyawan dengan status masa
percobaan, lama masa percobaan biasanya 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.
3) Seleksi tingkat ketiga, seleksi dengan mengikuti tahapan prajabatan, kemudian
mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.

Jadi secara umum tahapan atau langkah-langkah pengadaan personil kantor, adalah
sebagai berikut.
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian dengan menentukan penggolongan

pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan, dan perincian pekerjaan
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern

maupun elstern.
3) Membuat iklan lowongan kerja di berbagai media cetak dan elektronik beserta

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pelamar.
4) Menerima surat lamaran dari para calon tenaga kerja.
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administatif dari surat lamaran yang masuk.
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk (atau dipilih yang

memenuhi persyaratan).
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi.
8) Melakukan pemanggilan bagi calon keryawan yang memenuhi syarat untuk

mengikuti tes atau ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan

tes kesehatan jasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan melakukan ranking serta jumlah calon yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan (masa

orientasi)
12) Mengangkat karyawan dengan Surat Keputusan, dalam status masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan.
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa percobaan.
15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16) Membuat Surat Keputusan Pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap.
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabtan tertentu dengan tugas, wewenang

dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap.

18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan
berkembang dan dapat bertahan bekerja.

6. Syarat-Syarat Personil Administrasi
Secara umum persyaratan personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan,

keterampilan, dan kepribadian.
1) Persyaratan Pengetahuan
Personil kantor harus dapat melakukan klasifikasi kriteria tertentu, di mana syarat-syarat
pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi tertentu.
Persyaratan pengetahuan pada saat ini biasanya masih diukur dengan tingkat pendidikan
formal, misalnya, SMP, SMA, SMK, DIII, S1 atau S2 dengan menunjukkan ijazah,
sertifikat atau STTB. Hal ini dilakukan karena selama ini yang lazim berlaku, yaitu
sesorang dianggap mempu mengerjakan suatu pekerjaan dan diterima sebagai karyawan
kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya.

2) Persyaratan Keterampilan
Seorang karyawan kantor di bagian manapun dia ditempatkan, sudah seharusnya

mempu melaksanakan semua pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik dan benar.
Mampu bekerja dengan baik dan benar adalah tuntutan karyawan dalam melaksanakan
pekerjaan kantornya, berarti karyawan dituntut untuk melaksanakan suatu tugas pekerjaan

dengan
cermat
dan terampil,
sehingga

pekerjaannya akan berhasil dan berkualitas tinggi.
Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, seorang

personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola
kegiatan, yaitu:
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah

d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan

Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan
standar/ukuran-ukuran yang telah ditentukan. Artinya personil tersebut dapat bekerja
sesuai dengan mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. Dengan demikian, apabila
karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan,
berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tesebut bekerja
tidak dapat memenuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang
kurang terampil atau belum terampil.

3) Persyaratan Kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang. Kepribadian yang

dimiliki oleh setiap orang akan berbeda-beda tergantung pada watak dan sifat orang
tersebut karena setiap orang mempunyai ciri khas masing-masing. Ciri-ciri tersebut akan
selalu melekat pada dirinya. Hal ini akan tampak dalam tingkah laku, perbuatan, dan sikap
sehari-hari dalam bergaul dan bekerja.

Ciri-ciri biasanya menyangkut hal-hal sebagai berikut.
- Cara berbicara dan cara berjalan.
- Sikap badan pada saat duduk.
- Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi yang disesuaikan dengan waktu dan

acaranya.
- Sikap bersih dan rapi.
- Sikap yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri.
- Sikap yang berkaitan dengan kemampuan dari keterampilan dalam bekerja.
- Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian.

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor, yaitu sebagai
berikut.
a. Loyalitas.
b. Tekun dan rajin.
c. Kesabaran.
d. Kerapian.
e. Dapat menyimpan rahasia.

7. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor
1) Pengertian Pelatihan dan Pengembangan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pelatihan adalah proses, cara, perbuatan
melatih. Berikut ini ada beberapa pengertian lain tentang pelatihan, yaitu sebagai berikut.
a. Pelatihan adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan personil/karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

b. Pelatihan adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi pemerintah atau
swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan
mental personil kantor dalam melaksanakan pekerjaan.

c. Menurut Instruksi Presiden No. 15 tahun 1974, pelatihan adalah bagian pendidikan yang
menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar

sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih
mengutamakan praktik daripada teori.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatiahn adalah kegiatan
peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksankan pekerjaannya.

Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku Organisasi dan Psikologi Persoanlia,
Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan
memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas
(tingkat manajerial)

2) Manfaat Pelatihan
Ada beberapa manfaat pelatihan, yaitu sebagai berikut.

a. Pelatihan dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor.
b. Dengan pelatihan, karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik.
c. Pelatihan dapat memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan

perkembangan organisasi dan aktivitas kerja.
d. Dengan pelatihan, karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik,

efisien dan efektif
e. Dengan pelatihan, karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri.
f. Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan

produktivitas perusahaan.

3) Jenis dan Tujuan Pelatihan
Tujuan pelatihan berhubungan erat dengan jenis-jenis pelatihan itu sendiri, yaitu sebagai

berikut.
a. Supervisory training

Supervisory training adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk
memimbing para karyawan, di mana para peseta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur
untuk melatih para karyawan, Peserta juga mendapatkan pengawasan dan penilaian.
b. Administrative training
Administrative training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang
bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan
kantor.

c. Office Method training
Office Method training adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang
bagaimana cara-cara melakukan pekerjaaan yang rutin, khususya bidang kesekretariatan.

d. Refreshing training
Refreshing training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas
informasi tentang pekerjaan yang dimiliki oleh keryawan sebelumnya.

Di samping mempunyai tujuan yang berbeda seperti yang disebutkan di atas, pelatihan
juga pada hakikatnya mempunyai kesamaan tujuan, yaitu sebagai berikut.
1) Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan.
2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.

3) Mengubah dan membentuk sikap karyawan.
4) Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan.
5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

4) Prinsip-Prinsip Pelatihan
Untuk mencapai target dan tujuan pelatihan, pelaksanaannya harus didasarkan pada
prinsip-prinsip sebagai berikut.
a. Prinsip perbedaan individu
Dalam melaksanakan pelatihan, harus diperhatikan perbedaan-perbedaan individu para
peserta pelatihan. Misalnya pebedaan kemampuan, pebedaan tingkat pendidikan,
perbedaan minat, dan perbedaan pengalaman.
b. Prinsip pengembangan karyawan
Untuk pengembangan karyawan, dalam hal keterampilan, kemampuan, dan
pengetahuan harus dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan.

5) Komponen Pelatihan dan Pengembangan
Komponen pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut.
a. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.
b. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang
akan dicapai
c. Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan kemampuan peserta
pelatihan.
d. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
e. Para pelatih ((trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

6) Prinsip-Prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan
MC. Gehee (1979), merumuskan peinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan
pengembangan sebagai berikut.
a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.
b. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

c. Trainers/pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan
dengan serangkaian materi pelajaran.

d. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta.
e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) prilaku.

7) Tahapan-Tahapan Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan
Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pemngembangan adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan.
b. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan
c. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan
d. Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya.
e. Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi.
f. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan.

8) Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Adapun tujuan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut.
a. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia.
c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja.
d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal.
e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.
f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.
g. Meningkatkan perkembangan karyawan.
h. Menghindarkan keusangan.

9) Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Pelatihan dan Pengembangan
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan adalah sebagai
berikut.
a. Perbedaan masing-masing karyawan.
b. Hubungan dengan analisis jabatan.
c. Motivasi.
d. Partisipasi aktif.
e. Seleksi peserta pelatihan.
f. Metode pelatihan dan pengembangan.

10) Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
Menurut Ernest J. Mc Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan
terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bahwa organisasi/perusahaan perlu
melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan, jika hal itu merupakan
keputusan terbaik dari manajer. Pelatihan diharapkan dapat memodifikasi perilaku
karyawan dan dapat mendukung tujuan organisasi, seperti produksi, distribusi, distribusi
barang, dan pelayanan yang lebih efisien, menekan biaya operasi serta meningkatkan
kualitas karyawan.

8. Mutasi Personil Administrasi
1. Pengertian Mutasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), mutasi adalah pemindahan
karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan
bahwa mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang
karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan
demosi) dalam suatu organisasi.
Mutasi seringkali dilakukan atas keinginan/kebutuhan perusahaan atau atas keinginan
karyawan sendiri.

a. Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain sebagai berikut.
1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan

tersebut dan ingin menunjukkan kepada karyawan tersebut bahwa mutasi bukan bentuk
hukuman kepada karyawan yang bersangkutan.

2) Perusahaan ingin meyakinkan, bahwa karyawan tersebut tidak akan diberhentikan
apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

3) Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa jenuh
karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.

b. Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri, antara lain:
1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan jabatannya.
2) Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai dengan keinginan

dan kondisi fisiknya.
3) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman

sekerjanya atau bahkan dengan atasannya.
2. Cara Mutasi

Mutasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara horizontal
(rotasi kerja/mutasi biasa) dan secara vertikal (promosi dan demosi).
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara
tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa, antara lain:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil

tenaga kerja dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang

tugas dan kemampuannya.
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan, dan

suasana tempat kerja.
4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.
b. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi

Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan sebagai berikut.
 Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan pangkat.
 Promosi adalah perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi

tanggung jawab dan kekuasaannya.
 Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang disertai dengan kekuasaan dan

tanggung jawab sebelumnya.
 Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga

diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih
besar pula.
b) Manfaat promosi
Manfaat promosi adalah sebagai berikut.
 Untuk meningkatkan semnagat dan gairah kerja karyawan.

 Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan
tugas pekerjaan.

 Untuk membina jenjang karir karyawan.
 Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
 Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya

manusia dari dalam/internal perusahaan.
 Sebagai jaminan bagi karyawan, bahkan setiap karyawan akan diberi kesempatan

untuk maju.
c) Syarat-syarat promosi

Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut.
 Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang

mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia.
 Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam

analisis jabatan.
 Karyawan tersebut telah lulus seleksi.
 Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan

tersebut.
 Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan sesuai dengan

kebijakan urusan kepegawaian.
 Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif.
 Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan kepada

seluruh karyawan.
d) Evaluasi promosi
e) Senioritas dalam promosi
f) Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan
g) Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

2) Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih

rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan
statusnya pun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu
melaksanakan pekerjaannya.
Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
a. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan

hukuman.
b. Membangkang, contohnya: karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan

yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misal:secara fisik tidak
sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai).
c. Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan
reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan
diberi jabatan lebih rendah.
d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, di aman supply (penawaran) melebihi
demand (permintaan).
e. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3. Macam-Macam Mutasi
Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut.
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan:

1) Mutasi antarurusan. 4) Mutasi antarbiro.
2) Mutasi antarseksi. 5) Mutasi antarinstansi.
3) Mutasi antarbagian.

b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi:
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di

tempat yang lama menurun.
2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke

jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama
bekerja atau karyawan yang diberhentikan.
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk
menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.
4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam)
pindah ke shift B (pagi).
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk
dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan.

c. Ditinjau dari masa kerja karyawan:
1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti

karyawan yang cuti atau berhalangan.
2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap.

6. Pemberhentian Personil Administrasi
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kekrja berarti berakhirnya ikatan antara
karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban antara kedua
belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana
hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.
1. Penyebab Terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja
Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu karena hal
berikut.
a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan
melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya: melakukan
korupsi/tindak pidana penipuan).
b. Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami kerugian
secara terus-menerus
c. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.

d. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
e. Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi.
f. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
g. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.
h. Pemberhentian karena meninggal dunia.
i. Pemberhentian karena terkena wajib militer.
j. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.
Pemutusan hubungan kerja atas inisiatif karyawan dapat pula terjadi karena berbagai
alasan seperti, tiba-tiba cacat dalam dinas sehingga tidak dapat bekerja lagi, kondisi
badang karyawan kurang menguntung atau sudah lanjut usia.
Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan tertulis yang
mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan berhenti. Surat
permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada organisasi melalui unit
kepegawaian.
Tingkatkan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu sebagai
berikut.
1. Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia pensiun.
2. Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan kesalahan

fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini disebut juga pemecatan.
Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat beban
kewajiban pada perusahaan, karena perusahaan diwajibkan memberikan pesangon sesuai
peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan kerja tersebut karena karyawan
dipecat secara tidak hormat (seperti tersebut di atas), pihak perusahaan bisa saja tidak
diwajibkan memberikan pesangon kepada karyawan yang dipecat tersebut. Ini artinya tidak
semua PHK memberikan beban kewajiban kepada perusahaan.

2. Hak dan Kewajiban Personil Kantor yang Diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta, lazim disebut PHK dan pemberhentian karyawan
negeri, lazim disebut pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban
bagi perusahaan/instansi.
Hak dan kewajiban tersebut biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti
rugi untuk karyawan swasta dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada
juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut. Misalnya,

karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran
atau kesalahan fatal. Otomatis karyawan tersebut tidak mendapatkan ganti rugi, baik
uang pesangon, uang jasa, maupun uang pensiun. Besarnya ganti rugi atau pesangon
akibat pemberhentian, sudah diatur melalui Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PER-
04/MEN/1986, yaitu sebagai berikut.
a. Uang Pesangon
Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut.
1) Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.
2) Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2 bulan upah bruto.
3) Masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun adalah 3 bulan upah bruto.
4) Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun adalah 4 bulan upah bruto.
5) Masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 tahun adalah 5 bulan upah bruto.
Untuk Pensiun Pegawai Negeri, ditetapkan sebagai berikut.
1) Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji

pokok.
2) Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebsar 40% x 75% dari gaji pokok.
3) Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.

b. Uang Jasa
Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut.
1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto.
2) Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah

bruto.

3) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah
bruto.

4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah
bruto.

5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto.

a. Uang Ganti Rugi
1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti

rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau penderita
penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit
akibat pekerjaan, ahli warisnya berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti
kerugian diatur oleh undang-undang.

2) Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut:
a) Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama dengan upah tiap-

tiap hari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh
maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari
buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 50% dari upah
sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja.
b) Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu
ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari.

B. Tes Formatif
Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Untuk memperoleh karyawan yang cakap dan andal, diperlukan tahapan-tahapan
rekrutmen sebagai berikut . . . .
a. Membuka lamaran dan melakukan testing
b. Analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi
c. Testing, wawancara, dan tes kesehatan
d. Iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. Wawancara, tes tertulis, surat panggilan

2. Suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja

yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan tersebut harus

dilaksanakan, disebut . . . .

a. Analisis pekerjaan d. Analisis karyawan

b. Analisis jabatan e. Analisis pelatihan

c. Analisis tugas

3. Keunggulan perekrutan dari sumber eksternal adalah . . . .
a. Waktu relatif singkat
b. Biaya lebih murah
c. Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
d. Kurang ada kesempatan untuk promosi
e. Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

4. Suatu proses mencari dan memengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan

yang ada dalam perusahaan, disebut . . . .

a. Seleksi b. Rekrutmen

c. Lowongan pekerjaan e. Tenaga kerja
d. Bursa kerja

5. Secara umum persyaratan personil kantor adalah . . . .

a. Mempunyai persyaratan e. Mempunyai semangat yang

keterampilan tinggi

b. Mempunyai motivasi tinggi

c. Berpartisipasi aktif

d. Bersikap optimis

6. Salah satu manfaat pelatihan personil kantor adalah . . . .
a. Untuk promosi kenaikan pangkat
b. Untuk meningkatkan gairah kerja
c. Agar karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik
d. Untuk memperoleh sertifikat
e. Untuk menambah jumlah relasi

7. Manfaat mutasi karyawan adalah . . . .
a. Untuk pengurangan karyawan
b. Untuk efisiensi biaya kantor
c. Untuk memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, keahlian, dan bidang
tugas masing-masing
d. Untuk memenuhi keinginan pimpinan perusahaan
e. Untuk meningkatkan motivasi

8. Tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor adalah . . . .
a. Untuk meningkatkan penghayatan ideologi karyawan
b. Untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan
c. Untuk meningkatkan sumber penghasilan karyawan
d. Untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
e. Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan

9. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain atau ke kedudukan yang lebih

rendah, hal ini terjadi biasanya karena pengaruh negatif dari moral karyawan yang

bersangkutan, disebut . . . .

a. Promosi c. Mutasi

b. Rekrutmen d. Demosi

e. Rotasi

10. Mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun, disebut . . .

.

a. Production transfer d. Versality transfer

b. Replacement transfer e. Shift transfer

c. Remedial transfer

Essay
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar.
1. Jelaskan pengertian personil administrasi beserta tugas dan tanggung jawabnya.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

2. Sebutkan dan uraikan proses seleksi karyawan.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

3. Sebutkan dan uraikan tiga syarat personil administrasi
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan apabila mengambil karyawan baru dari dalam
perusahaan.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Aktivitas
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang. Lakukan observasi ke perusahaan swasta
atau pemerintah yang telah melaksanakan tata cara penerimaan karyawan dengan baik.
Uraikan secara singkat syarat-syarat dan prosedur penerimaan karyawan baru yang harus
dipenuhi oleh pelamar, kemudian simulasikan di depan kelas. Awali dengan menulis
lamaran kerja untuk masing-masig siswa.
2. Buatlah kliping dari surat kabar mengenai suatu perusahaan yang membutuhkan tenaga
kerja, dengan kualifikasi mampu mengoperasikan komputer, minimal SMK dan memiliki

kepribadian yang baik. Jelaskan secara singkat mana yang termasuk syarat-syarat
pengetahuan, syarat keterampilan, dan syarat kepribadian untuk menempatkan karyawan
baru di bagian administrasi!

BAB IV
MEMILIH BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
A. Uraian Materi
1. Struktur Organisasi
Pembagian kerja dalam organisasi kantor dapat dirinci dalam sebuah struktur
organisasi (desain organisasi). Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu
kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian, fungsi-
fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Selain menjelaskan pembagian
tugas dan wewenang setiap pegawai, struktur organisasi juga bertujuan agar tanggung
jawab dan wewenang tersebut dapat berjalan dengan biak tanpa ada tumpang tindih.
Berikut ini adalah pengertian struktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli.
1. Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan
pengelompokkan pekerjaan secara formal.
2. Ivancevich (2008) mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan
departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan
menghasilkan sebuah struktur organisasi.
3. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan
hubungan di antara berbagai sub-subunit dalam sebuah organisasi.
Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis.
b. Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis.
4. Mullins (1993) mendefinisikan struktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung
jawab, aturan kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi. Menurut Mullins,
pembentukan struktur organisasi dapat membagi pekerjaan antaranggota organisasi dan
mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga semua anggota
organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
5. Wagner III dan Hollenbeck (1995) mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan
yang relatif stabil dari hubungan antara personel dan tugas membentuk sebuah
organisasi.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain sebagai berikut.
1. Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi sehingga mudah

melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu
organisasi.

2. Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan
monitoring dan pengendalian. Begitu juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas
akan lebih fokus untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

3. Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawab.

4. Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan
yang telah memberikan kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan.

Aktivitas Kelompok
Buatlah kelompok yang terdiri atas 4-5 orang. Survei ke sebuah perusahaan yang berada di
lingkungan rumah atau sekolah Anda. Lakukan wawancara dengan salah satu pihak
manajemen perusahaan tersebut perihal prinsip-prinsip organisasi kantor dan struktur
organisasi tersebut. Buatlah laporan hasil wawancara dan gambarkan struktur organisasi
perusahaan tersebut, kemudian presentasikan di depan kelas pada pertemuan berikutnya.

2. Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya,

struktur organisasi dapat dibedakan menjadi bentuk-bentuk berikut ini.
1) Organisasi Garis/Lini

Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat
atau jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung
kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Setiap pemimpin unit
memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com
Gambar 4.1 Contoh struktur organisasi garis/lini
Terhadap bidang kerja unitnya. Semua pegawai pada unit tersebut menerima instruksi
dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkannya
kepada pimpinan unit.

Pada bentuk organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan
secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya
lebih sederhana.
Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan,
b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,
c. Rasa kesetiakawanan antarpegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal.
Sementara itu, kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang. Jika pimpinan tidak mampu

memimpin, kelangsungan organisasi tersebut dapat terancam jatuh atau bahkan
hancur,
b. Biasanya pimpinan cenderung otoriter,
c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang.
2) Organisasi Garis dan Staf
Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk
membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit
organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga
staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan
bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:
a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli,
b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas,
c. Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place”.
Sementara itu, kekurangan dari struktur organisasi ini, yaitu:
a. Kesetiakawanan antarpegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga pegawai
tidak saling mengenal.
b. Koordinasi sulit dilakuakan karena rumitnya susunan organisasi.

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com
Gambar 4.2 Contoh struktur organisasi garis/lini dan staf

3) Organisasi Fungsional
Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahn yang jelas

karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika
ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat
dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour
of duty (perputaran pekerjaan).
Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:
a. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,
b. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan,
c. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi

dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.
Sementara itu, kekurangan struktur organisasi ini, yaitu:
a. Sulit untuk melakukan tour of duty karena para pegawai telah terspesialisasi,
b. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,
c. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa

atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com
Gambar 4.3 Contoh struktur organisasi fungsional

BAB V
MEMAHAMI FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
A. Uraian Materi
1. Pengertian Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno „menagement‟ yang memiliki
arti „seni melaksanakan dan mengatur‟. Secara etimologis, manajemen berasal dari kata

manage (Inggris), Maneggiare (Italia), dan bersumber dari perkataan Latin „manus‟ yang
berarti „tangan‟ dapat juga diartikan sebagai „memimpin, membimbing, dan mengatur‟.
Berikut ini adalah pengertian manajemen yang ditemukan oleh para ahli.
 Ricky W. Griffin dalam bukunya Management, mendefinisikan manajemen sebagai

sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti tugas yang
ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
 George R. Terry, Ph.D dalam bukunya Principles of Management menyatakan bahwa
manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui
usaha-usaha orang-orang lain.
 Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya Principles of Management
menyatakan bahwa manajemen adalah fungsi mencapai sesuatu melalui orang-orang.
 E. F. L. Brech dalam bukunya Management menyatakan bahwa manajemen adalah
suatu proses dan lebih khusus adalah suatu proses sosial. Manajemen adalah sesuatu
yang dilakukan orang dalam hubungannya dengan orang-orang lain.
 Milon Brown dalam bukunya Effective Work Management mengungkapkan bahwa
manajemen adalah penggunaan orang-orang, uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan
metode-metode yang efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa
manajemen adalah suatu proses untuk mencapai suatu tujuan yang dilakukan dengan
menggerakkan orang-orang.

2. Administrasi Dan Manajemen
Setelah mengetahui pengertian administrasi dan manajemen, dapat dilihat bahwa

meskipun ada perbedaan, administrasi dan manajemen mempunyai keterikatan atau
hubungan. Namun, ada beberapa perbedaan pendapat tentang administrasi manajemen.
Ada yang meyamakan keduanya, tetapi ada juga yang menyatakan bahwa administrasi dan
manajemen itu berbeda.
Perbedaan itu timbul karena adanya cara pandang yang berbeda antara satu orang dengan
yang lainnya. Berikut ini beberapa pendapat terkait dengan hal berikut.
1. Pendapat yang menyamakan arti administrasi dan manajemen

a) William H Newman menyatakan bahwa apa yang dimaksud dengan administrasi
termasuk pula dalam arti manajemen.

b) M. E. Dimock mendefinisikan administrasi atau manajemen adalah suatu
pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara maupun
swasta.

2. Pendapat yang membedakan arti administrasi dan manajemen
a) Dalton E. Mc. Farland menyatakan administrasi ditujukan pada penentuan tujuan
pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan
kegiatan untuk menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
b) Ordway Tead
Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap
penentuan tujuan. Organisasi dan manajemen menentukan garis besar suatu
kebijaksanaan dan pemberian pengarahan. Sementara itu, manajemen prosesnya
adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan suatu tujuan dengan
mengatur tindakan-tindakan agar dapat mencapai tujuan.

Untuk lebih jelasnya, perhatikanlah bagan di bawah ini yang memperlihatkan
posisi antara administrasi dan manajemen.

Bagian hubungan antara administrasi, organisasi (perusahaan), dan manajemen

Sumber : https://smkfarmasiku.files.wordpress.com/2016/01/1.jpg
Gambar 3.1: Hubungan administrasi, organisasi, dan manajemen

Keterangan :

1. Administrasi
2. Organisasi
3. Manajemen
4. Kepemimpinan
5. Pengambilan keputusan
6. Hubungan antar manusia

Berdasarkan gambar tersebut, kita dapat mencermati beberapa hal berikut.
1. Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen.
2. Inti dari administrasi adalah manajemen karena manajemen merupakan alat

administrasi.
3. Inti dari manajemen adalah kepemimpinan karena kepemimpinan merupakan motor dari

semua sumber dan alat-alat yang tersedia bagi suatu organisasi.
4. Inti dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan (decision making) karena

kepimpinan sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pimpinan/manajer.
5. Inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antarmanusia (human relations),

karena dalam mengambil sesuatu keputusan, pimpinan harus selalu mempertimbangkan
hubungan antarmanusia terutama yang ada dalam organisasi (pimpinan dengan
bawahan, dan sebagainya).

3. Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen merupakan tugas yang dilaksanakan secara sistematis dan
terorganisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang dilakukan oleh manajer pada kegiatan
manajemen. Berikut ini adalah fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli.

Henry Luther Lyndall F. George Koontz Stoner & Pearce & Kreitner
Fayol Gullick Urwick R. Terry & Freeman Robinson

Weihrich

Planning Planning Forecastin Planning Planning Planning Planning Planning
Organizing Organizing
g Planning Organizin Organizin Organizin Organizin Organizing
Coordinatin Staffing
g Organizing g g Staffing g g Staffing
Directing
Commandin Coordinati Actuating Leading Leading Directing Communic
g Coordinati
ng ng Controllin Controllin Controllin Controllin ating
Controlling
Reporting Commandi g g g g Motivating
Budgeting
ng Leading

Controlling Controlling

POCCC POSDCoR FPOCCC POAC POSLC POLC PODC POSCMLC
B

1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara mencapainya
yang didasarkan pada metode atau logika tertentu dan rasional.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan, wewenang,
dan peran-peran, termasuk koordinasi hubungan antarbagian, baik secara vertikal
maupun horizontal dalam suatu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang
sudah ditentukan.

3. Actuating (Pelaksanaan)
Actuating adalah usaha menggerakkan anggota kelompok sehingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-
anggota perusahaan tersebut karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran
tersebut.

4. Resourcing (Pengaturan Sumber Daya)

Apa saja materi administrasi umum?

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan..
Organisasi. ... .
Manajemen. ... .
Komunikasi. ... .
4. Kepegawaian. ... .
Keuangan. ... .
6. Perbekalan. ... .
7. Tata Usaha. ... .
8. Hubungan Masyarakat..

Jelaskan apa yang dimaksud dengan administrasi umum?

Sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi umum sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan pekerjaan administrasi dengan memdayagunakan SDM untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi secara efisien.

Apa saja jenis jenis administrasi?

Jenis-jenis Administrasi.
Administrasi Kependudukan. ... .
Administrasi Keuangan. ... .
Administrasi Lingkungan. ... .
Administrasi Negara. ... .
Administrasi Niaga. ... .
Administrasi Pembangunan. ... .
Administrasi Perkantoran (Publik).

Apa fungsi administrasi secara umum?

Fungsi & Tujuan - Biro Administrasi Umum. Mengkoordinir dan memantau proses hasil kerja bagian Tata Usaha. Mengkoordinir dan memantau proses hasil kerja bagian Umum. Mengkoordinir dan memantau proses hasil kerja bagian Sarana & Prasarana.