Jelaskan apa yang terjadi jika informasi pada formulir pengiriman barang tidak terisi dengan lengkap

Artikel ini akan membahas tentang apa itu faktur pembelian, dokumen asli diserahkan kepada siapa, contoh dan cara pembuatannya adalah seperti apa? Baca selengkapnya di Blog Jurnal by Mekari!

Dalam dunia akuntansi bukti transaksi merupakan hal yang penting. Hal ini karena bukti transaksi merupakan dasar bagi akuntan untuk melakukan pencatatan atau pembukuan.

Setiap transaksi yang terjadi dicatat dengan detail dan lengkap agar setiap proses pembukuan lebih mudah. Dengan adanya catatan transaksi, pencatatan atau pembukuan perusahaan bisa lebih tepat.

Ada banyak sekali bukti transaksi, salah satunya yakni faktur pembelian.

Sayangnya beberapa orang masih banyak yang belum paham mengenai apa fungsi dar dokumen ini.

Agar lebih paham, artikel berikut akan membahas tentang apa itu faktur pembelian lengkap dengan contoh.

Pengertian Faktur Pembelian

Apa itu faktur pembelian? Faktur pembelian adalah invoice yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual.

Ini adalah istilah untuk faktur penjualan di mana barang atau jasa yang dibeli sudah diterima.

Jadi, dengan kata lain dokumen ini sebenarnya sama dengan faktur penjualan tetapi beda sudut pandangnya saja.

Agar lebih jelas, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Awalnya Anda sebagai konsumen atau pembeli pasti membuat purchase order (pesanan pembelian) pada saat akan membeli sebuah barang atau jasa yang diserahkan kepada penjual.

Kemudian penjual akan menyiapkan pesanan dan faktur penjualan bukan?

Ketika barang atau jasa pesanan diterima oleh Anda sebagai pembeli, maka saat itu pula Anda menerima faktur penjualan yang berisi tagihan pembayaran.

Faktur penjualan inilah yang kemudian Anda akui sebagai faktur pembelian, atau dikenal juga sebagai nota.

Baca juga:Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya?

Manfaat Faktur Pembelian

Faktur atau nota pembelian memiliki banyak kegunaan atau contoh manfaat sehingga sebaiknya Anda jangan langsung membuangnya begitu saja setelah berbelanja.

Berikut adalah beberapa contoh kegunaan atau manfaat faktur pembelian:

1. Merupakan bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan keinginan pembeli. Di dalamnya tertulis detail barang atau jasa dan juga harga.
2. Sebagai bukti informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh konsumen atau pembeli. Berfungsi juga sebagai bukti informasi saat penagihan.
3. Dokumen yang sah untuk dicatat kan dalam pembukuan akuntansi.
4. Sebagai bukti yang sah untuk melakukan klaim dari konsumen kepada penjual jika barang yang diberikan tidak sesuai dengan pesanan.
5. Sebagai dokumen yang mampu menunjukan banyaknya persediaan barang setelah dilakukan pembelian, dan lain sebagainya.
6. Faktur pembelian adalah salah satu contoh dokumen penting dalam perusahaan.Selain sebagai bukti transaksi, adanya dokumen ini juga sebagai tanda berapa banyak barang yang telah dijual. Sehingga perusahaan dapat memperbarui stok barang mereka.

Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Contoh Komponen Faktur Pembelian

Komponen faktur pembelian meliputi hal-hal berikut ini, seperti contoh:

1. Nama perusahaan atau identitas penjual, bagian ini meliputi nama, logo dan alamat perusahaan. Jika memungkinkan, nomor telepon yang bisa dihubungi juga bisa dimasukkan.
2. Nama konsumen atau pembeli yang ber-transaksi lengkap dengan alamatnya.
3. Nomor seri atau nomor transaksi.
4. Tanggal faktur.
5. Detail transaksi.
6. Nominal yang dibayar, nominal ini mencakup sub total dan PPN yang harus dibayar oleh konsumen.
7. Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak.

Data-data di atas bisa memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan.

Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.

Biasanya faktur asli diserahkan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian sedangkan kopiannya dipegang oleh penjual.

Baca juga: Cara Membuat Nota Penjualan Serta Contoh

Perlakuan Faktur Pembelian Pada Perpajakan

Perlu Anda ketahui bahwa faktur pembelian bukanlah faktur pajak. Oleh karena itu faktur pembelian tidak dapat dimasukkan dalam e-Faktur.

Namun, bukan berarti faktur pembelian tidak penting dan dapat diremehkan.

Hal ini karena faktur pajak masukan dibuat berdasarkan faktur pembelian. Oleh karena itu faktur pembelian adalah contoh dokumen pendukung bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk membuat faktur pajak masukan.

Sementara apa hubungan faktur pembelian dengan e-Faktur memiliki hubungan itu yang tidak langsung. Sebagai dokumen pendukung, hal ini berperan penting dalam sistem dokumentasi PKP.

Karena Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melakukan pemeriksaan terhadap faktur pajak masukan, maka PKP dapat mengeluarkan dokumen-dokumen pendukung salah satu contoh adalah faktur pembelian.

Cara Membuat Faktur Pembelian

Untuk membuat invoice atau faktur pembelian ada dua cara yakni dengan cara manual dan dengan cara elektronik. Namun, cara manual tentu saja akan merepotkan Anda.

Nah agar memudahkan Anda dan sesuai dengan perkembangan bisnis jaman sekarang maka sebaiknya Anda membuatnya dengan sistem elektronik.

Anda dapat membuat bukti transaksi ini dengan sistem elektronik dengan menggunakan bantuan software akuntansi Jurnal by Mekari.

Agar lebih tau mudahnya cara membuat faktur pembelian dengan Jurnal by Mekari, simak cara berikut ini:

• Pertama Anda klik menu Pembelian.
• Kemudian, klik +Buat Pembelian Baru.
• Selanjutnya pada halaman tambah pembelian, Anda bisa menentukan apakah Anda akan membuat untuk Pembelian, Pengiriman (delivery) Pemesanan (order), atau Penawaran (quote). Adapun langkah rincinya sebagai berikut:

Step 1: Memilih supplier, mengelompokkan transaksi per proyek dan mengelompokkan transaksi per gudang

1. Supplier: Pilih supplier melalui kotak pilihan, atau ketik nama supplier baru (wajib diisi);
2. Email: Kotak ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan alamat email supplier. Jika email tidak ditampilkan pada saat membuat pembelian, hal itu berarti Anda belum memasukkan email tersebut pada informasi supplier;
3. Info Pengiriman: Centang jika barang tersebut akan dikirimkan oleh supplier. Kemudian, Anda dapat mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pengiriman;
4. Alamat Penagihan: Ini adalah alamat supplier;
5. Tgl Transaksi: Pilih tanggal Anda melakukan pembelian;
6. Tgl Jatuh Tempo: Pilih tanggal jatuh tempo;

*Kolom ini akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang Anda pilih

7. Syarat Pembayaran: Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60;

*Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian

*Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran;

8. No Transaksi: Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun Anda dapat menggantinya sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda.

Baca lebih lengkap mengenai pengaturan nomor transaksi di sini.

9. No Referensi Supplier: Masukkan nomor referensi supplier. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh supplier (opsional);
10. Tag P E: Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag (field tidak tersedia untuk paket Starter);
11. Gudang E: Pilih ke gudang mana produk yang Anda beli akan tersimpan. Anda juga dapat membuat gudang baru untuk mengelompokkan produk-produk yang ada di perusahaan Anda;

Step 2: Mengisi Detail Produk

1. Harga Termasuk Pajak: Geser tombol ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN.

Misalkan harga produk Anda adalah Rp100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuan nya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp90.909,090909

dan nilai pajak nya adalah Rp9.090,909091.

*fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak

*fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk. Pelajari di sini

*jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan. Pelajari di sini

2. Produk: Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketik nama produk untuk menambahnya pada daftar kotak pilihan;
3. Deskripsi: Kolom ini akan terisi otomatis jika Anda telah memasukkan deskripsi pada produk Anda. Namun jika deskripsi kosong, Anda dapat mengisikan nya di kolom ini;
4. Kuantitas: Masukkan jumlah produk yang dibeli;
5. Satuan: Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih;
6. Harga Satuan: Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan;
7. Kolom Diskon: Isi dengan nilai diskon total tagihan;
8. Jumlah: Field ini adalah total harga pembelian produk dan hasil dari per kalian kuantitas & harga satuan, dan pengurangan diskon;
9. Pajak: Pilih pajak yang akan dikenakan pada setiap produk. Jika pilihan pajak belum tersedia, klik +Ketik Untuk Menambahkan. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya lewat Daftar Lainnya > Pajak;

Step 3: Mengisi Informasi Tambahan

1. Pesan: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda;
2. Memo: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan (tidak ter cetak pada invoice);
3. Lampiran: Klik Pilih File jika ada berkas yang akan dilampirkan. Ukuran maksimal 1 lampiran adalah 10 MB
4. Diskon: Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan. Contoh, pilih % dan ketik kan 50+20 pada field diskon. Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%.

5. Diskon Per Baris: Masukkan persentase atau nilai diskon yang diberikan. Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > tab Pembelian > Centang Diskon Perbaris. Pelajari lebih lanjut
6. Pemotongan: Klik “Masukkan Jumlah Pemotongan”. Kemudian, pilih akun yang menampung pajak pemotongan, contoh: akun PPh 23 Dibayar Di muka. Masukkan persentase pemotongan pajak;

7. Uang Muka: Masukkan uang yang dibayarkan di muka (deposit). Uang muka ini akan memotong jumlah yang harus Anda bayar ke supplier Anda. (Baca: Guidebook Overpayment)

*Aktifkan fitur ini melalui menu Settings> Tab Pembelian dan centang Uang Muka

Step 4: Menyimpan Pembelian yang Sudah Diisi

Jika sudah selesai, Anda akan melihat 2 tombol fungsi di bawah form. Klik “Batal” untuk membatalkan pencatatan pembelian.

Untuk menyimpan data pembelian yang baru, klik “Buat Pembelian” Tombol ini memiliki 2 pilihan yang berbeda jika Anda mengklik tanda panah atas di samping tombol ini.

Jika Anda memilih “Buat Pembelian”, maka setelah transaksi pembelian Anda tercatat, Anda akan langsung diarahkan ke halaman utama menu Pembelian.

Jika Anda memilih “Buat & Baru”, Anda akan diarahkan kembali ke halaman untuk mencatat transaksi pembelian yang baru setelah melakukan penyimpanan data pembelian sebelumnya.

Baca juga: Contoh Laporan Harga Pokok Produksi Perusahaan Dagang

Kesimpulan

Itulah cara membuat faktur pembelian dengan menggunakan Jurnal software akuntansi online.

Selain faktur pembelian, masih ada banyak fitur yang disediakan didalamnya yang dapat memudahkan Anda melakukan pencatatan hingga menyusun laporan keuangan.

Cukup memasukkan informasi dan data-data keuangan bisnis Anda, Jurnal akan menghitungnya secara otomatis.

Terlebih Jurnal juga berbasis teknologi cloud sehingga Anda dapat mengakses nya kapanpun dan dimanapun secara realtime.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Menjawab 5 Pertanyaan Umum Tentang Faktur Pembelian

Pencatatan pada setiap transaksi merupakan hal penting dalam sebuah bisnis, baik bisnis besar maupun bisnis yang tergolong baru.

Pencatatan transaksi memungkinkan pengusaha mengetahui jumlah penjualan, pembelian, serta harta yang dimiliki.

Faktur pembelian adalah salah satu contoh unsur di dalam pencatatan transaksi tersebut.

Banyak orang yang masih awam dengan istilah contoh faktur yang satu ini, serta mempertanyakan perbedaan antara apa itu faktur pembelian dengan penjualan.

Pada artikel ini, kita akan menjawab beberapa pertanyaan umum.

1. Apa yang dimaksud dengan faktur pembelian?

Secara umum, faktur pembelian dapat diartikan sebagai dokumen resmi untuk setiap pembelian atau pemesanan yang dilakukan pembeli.

2. Apa perbedaan antara faktur pembelian dan penjualan?

Sebenarnya perbedaan pada pembelian dan juga penjualan adalah presepsinya.

Jadi jika faktur pembelian adalah sebuah dokumen resmi untuk setiap pembelian atau pemesanan yang dilakukan pembeli, maka faktur penjualan adalah bukti tagihan atau bukti transaksi kepada konsumen atas pembelian suatu barang.

Dapat disimpulkan bahwa faktur pembelian adalah faktur penjualan yang sudah diterima oleh konsumen.

3. Apa saja fungsi faktur?

Setidaknya ada 5 (lima) fungsi faktur termasuk pembelian, seperti contoh yaitu:

• Menjadi bukti fisik tertulis yang sah bahwa barang/jasa yang dibeli sesuai dengan keinginan pembeli. Sehingga dapat meminimalisir adanya kesalahan pembelian atau pengiriman barang pada proses jual/beli.
• Sebagai dokumen identifikasi yang digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap status dari inventaris keuangan bisnis yang dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai jumlah pemasukkan dan penjualan serta barang atau jasa apa saja yang laku di pasar.
• Bukti sah untuk disertakan dalam proses pencatatan transaksi atau pembukuan akuntansi penjual. Sehingga perhitungan transaksi dapat lebih valid dan kaya akan informasi yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan keuangan bisnis.
• Sebagai salah satu syarat pengajuan klaim di kemudian hari bila terdapat komplain. Meskipun sebisa mungkin hal ini dihindari dengan melakukan pengecekan sebelum pengiriman barang kepada konsumen, namun bila nantinya ada pengajuan klaim atau barang atau jasa yang telah dijual maka faktur bisa memudahkan proses konfirmasi dan klaim tersebut.
• Sumber bukti dan perhitungan pajak bagi bisnis. Meskipun faktur pembelian bukanlah faktur pajak, namun pembuatan faktur pajak dipengaruhi oleh faktur. Biasanya faktur dilampirkan dalam pembuatan faktur pajak sebagai dokumen pendukung.

4. Komponen apa saja yang ada pada faktur?

Faktur penjualan harus memiliki berbagai komponen inti agar dapat menjalani fungsinya, komponen dalam faktur penjualan adalah:

• Identitas perusahaan yang mengeluarkan faktur penjualan. Seperti nama bisnis/penjual, logo, alamat dan kontak dari perusahaan.
• Identitas customer atau pembeli berupa nama lengkap, alamat dan kontak yang bisa dihubungi.
• Nomor faktur.
• Nomor transaksi.
• Tanggal faktur.
• Detail transaksi berupa nama barang/jasa yang diperjualbelikan dan hitungan satuannya.
• Jumlah amount yang harus dibayarkan oleh customer, berikut juga total dari PPN yang harus dibayarkan.
• Tanda tangan dari kasir dan konsumen serta stamp perusahaan jika ada yang berfungsi sebagai legalisir dari invoice tersebut.

5. Bagaimana contoh faktur pembelian?

Berikut merupakan contoh faktur pembelian:

Contoh diatas merupakan contoh dari faktur pembelian yang dibuat secara manual.

Namun dengan aplikasi akuntansi seperti Jurnal by Mekari, faktur pembelian dapat dibuat secara otomatis.

Faktur ini juga dapat disesuaikan desainnya dengan kebutuhan bisnis Anda, hal ini karena pada fitur pembuatan faktur di Jurnal sudah disediakan 11 (sebelas) desain profesional.

Pengiriman faktur juga dapat langsung dilakukan melaluiemaildan mengirim pemberitahuan kepada pelanggan atas pembelian produk atau jasa. Selain itu, Anda juga akan mendapatupdate status tentang faktur yang terlambat.

Jurnal dapat mempermudah Anda dalam pembuatan faktur pembelian dengan adanya fitur Faktur pada Jurnal. Selain faktur, masih banyak manfaat Jurnal lain sebagai aplikasi faktur penjualan yang dapat Anda gunakan sebagai pebisnis.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Jurnal di website Jurnal atau isi formulir coba gratis Jurnal.

Nah, itu lah penjelasan tentang apa itu contoh faktur pembelian. Faktur pembelian adalah bukti transaksi yang menandakan contoh terjadinya proses jual beli sebuah barang dari penjual ke pembeli.

Faktur asli biasanya diserahkan kepada pembeli, namun sekarang dengan membuat faktur melalui elektronik, akan mempermudah pembuatan dan penyimpanan faktur.