Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang artinya ‘sama makna’. Maksudnya, komunikasi terjadi ketika terdapat kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan antar orang-orang yang terlibat dalam komunikasi. Jika dikaji berdasarkan pengertian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustakan, 2002, komunikasi adalah:
‘Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak’.
Sedangkan berdasarkan buku yang berjudul ‘Dinamika Komunikasi’, yang ditulis oleh Prof. Drs. Onong Uchjana, M. A, komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan (langsung) maupun tak langsung melalui media.
Komunikasi adalah hal utama yang tentu dilakukan oleh setiap orang dalam kesehariannya. Syarat terjadinya komunikasi ada tiga hal, yakni ketika (1) ada orang yang menyampaikan pesan (disebut komunikator), (2) orang yang menerima pesan (disebut komunikan), serta (3) ada isi pesan yang hendak disampaikan.
Dalam kegiatan bisnis atau penjualan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting yang dapat menjamin keberhasilan bisnis tersebut. Seorang penjual yang tidak dapat mengkomunikasikan barang jualan atau jasanya, berarti juga tidak dapat menarik calon pembeli. Untuk menarik calon pembeli, seorang penjual harus mampu merangkai kalimat yang efektif, mampu membawa situasi menjadi lebih menarik dan akrab, dapat menyelipkan humor yang segar dan sesuai situasinya, serta menghidupkan suasana. Kalimat yang efektif haruslah kalimat yang singkat, jelas dan mudah dipahami.
Baca juga: Simbol Simbol dalam Prosedur Pekerjaan Kantor
Komunikasi dapat berhasil jika terdapat faktor pendukung yang memenuhi sejumlah persyaratan. Faktor-faktor pendukung keberhasilan pelaksanaan komunikasi, diantaranya:
a. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan
Yang dimaksud informasi atau data dalam hal ini adalah pesan yang hendak disampaikan. Pesan yang disampaikan secara tidak tepat dari komunikator kepada komunikan menjadi penghambat lancarnya proses komunikasi. Karenanya, dalam menentukan informasi, data, atau pesan yang hendak disampaikan, maka pesan tersebut harus memenuhi syarat, sebagai berikut:
- Pesan yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan
Artinya, pesan tersebut memang butuh untuk diketahui oleh komunikan. Pesan yang tidak sesuai dengan kebutuhan komunikan maka dapat menghambat pesan tersebut untuk sampai dengan baik. Misalnya, pesan yang isinya terkait tata cara menyusun buku besar akuntansi akan sulit disampaikan pada seorang anak SD yang tidak memerlukan informasi tersebut.
- Pesan harus mengandung kebenaran yang objektif.
Artinya, pesan yang disampaikan harus benar dan bukan merupakan kebohongan. Kebenaran tersebut pun harus objektif dan bukan pandangan yang masih belum tentu kebenarannya.
- Pesan harus aktual, tepat waktu, dan tepat guna.
Artinya, pesan tersebut haruslah bermanfaat. Pesan yang aktual dan tepat waktu maka dapat lebih bermanfaat bagi komunikan. Sebaliknya, pesan yang sudah tidak aktual mungkin akan tidak tepat guna bagi komunikannya, atau mungkin komunikan sudah mengetahui juga tidak memerlukannya lagi.
b. Cara penyampaian pesan atau pengiriman data atau pesan
Dalam menyampaikan pesan, maka harus diperhatikan beberapa hal berikut:
Penyampaian pesan hendaknya menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dipahami. Kalimat yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat, sesuai kaidah bahasa, dapat dipahami, oleh pihak penerima pesan. Selain itu, kata-kata yang digunakan merupakan kata yang dikenal umum, sehingga tidak mengandung kata yang ambigu.
- Konsekuensi dan keseimbangan
Pesan yang disampaikan hendaknya tidak bertentangan antara pesan yang sebelum dan sesudah disampaikan. Maksudnya, pesan tersebut benar adanya. Jika pesan atau data yang terdahulu disampaikan terdapat kesalahan, maka harus ada pemberitahuan yang jelas. Penyampaian pesan harus sesuai kenyataan dan tujuan komunikasi serta tujuan kantor atau perusahaan.
- Kemampuan dan pelaksanaan
Pesan yang disampaikan harus memperhatikan kemampuan orang yang dituju (komunikan). Selain itu, sarana atau media yang digunakan harus sesuai situasi dan kondisi yang berkembang.
Ketika menyampaikan pesan, seseorang harus memperhatikan istilah, pengertian, dan kode-kode yang sama (seragam). Hal ini bertujuan untuk dapat terhindar dari kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.
Dalam proses penyampaian komunikasi, maka saluran-saluran yang akan dilalui harus dipilih secara tepat sehingga menjamin kelancaran proses distribusi atau pengiriman komunikasi tersebut.
Dalam komunikasi, terdapat juga faktor-faktor pendukung keberhasilan komunikasi yang disebut dengan seven’s communications. Isi dari faktor pendukung keberhasilan komunikasi seven’s communications, sebagai berikut:
- Credibility (keterpercayaan)
Komunikasi dapat terjadi ketika situasi dan kondisi setempat tidak ada gangguan. Antara komunikator dan komunikan serta sarana atau media komunikasi saling berkaitan.
Komunikator dapat menyampaikan pesan kepada komunikan. Artinya, komunikan dapat memahami maksud komunikator, sehingga komunikan merasa puas. Begitu pula dengan komunikator yang dapat merasa puas ketika menerima tanggapan yang baik dari komunikan.
Komunikator harus menyampaikan pesan atau berita secara jelas. Selain itu, tujuan yang ingin dicapai sertaa istilah yang digunakan pun harus jelas.
- Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi)
Komunikasi berlangsung secara berkesinambungan antara satu pesan dan lainnya. Dalam hal ini, pesan tidak saling bertentangan (tidak berubah atau tetap).
- Capability of audience (kemampuan pihak penerima)
Komunikator harus memperhatikan kemampuan komunikan dalam menerima pesan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Komunikator harus bisa menyesuaikan bahasa dan cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan agar dapat sampai secara tepat.
- Channels of distributions (saluran pengiriman berita)
Komunikator harus menggunakan media atau alat komunikasi yang sudah biasa digunakan umum. Misal seperti media cetak (seperti surat kabar dan majalah) atau media elektronik (seperti telepon, televisi, dan lain-lain).
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.
Bentuk Komunikasi Kantor
Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto, 2001:84). Sedangkan menurut L.G. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu:
1. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication).
Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
- Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
- Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
- Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.
- Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
- Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
- Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi.
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.
Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja, disela-sela waktu istirahat, rekreasi, dan setelah tugas pekerjaan.
Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Secara langsung, dilakukan dengan cara rapat pimpinan, rapat dinas, rapat kerja, atau musyawarah kerja. Secara tidak langsung, dengan cara lisan, misalnya melalui telepon atau tertulis, misalnya menggunakan memo, nota dan surat kabar.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal, disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Selain itu, komunikasi diagonal juga dapat diartikan sebagai komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain.
Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.
Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor
Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita, kita pergunakan untuk komunikasi: 5% dipergunakan untuk menulis; 10% dipergunakan untuk membaca; 35% dipergunakan untuk berbicara; dan 50% dipergunakan untuk mendengarkan.
Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif, yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. Agar komunikasi efektif, komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik, yaitu merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan, menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor, yaitu sebagai berikut:
- Credibility (kepercayaan). Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi.
- Context (perhubungan pertalian). Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.
- Content (kepuasan). Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.
- Clarity (kejelasan). Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
- Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi). Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
- Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita). Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
- Channels of distribution (saluran pengiriman berita). Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan telepon.
Demikian penjelasan mengenai pengertian, bentuk, dan ruang lingkup komunikasi kantor. Semoga bermanfaat!
Post Views: 22341
Twitter Facebook WhatsApp Google+ LinkedIn