Hal yang harus dilakukan oleh seorang panelis diskusi adalah

Pagi ini saya berkesempatan mengikuti sebuah diskusi panel yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan cukup besar. Diskusi itu keren karena selain diadakan di hotel mewah - yang tentunya menu makan siangnya menerbitkan air liur - juga karena topiknya kekinian. Tambah keren karena panelisnya adalah orang-orang terkenal dan mumpuni dalam topik ini. Namun.....sebagai peserta, ada saja hal-hal yang menggelitik atau mengganjal ditemui dalam diskusi itu yang rasanya bisa dihindari sehingga diskusi memberi kesan mendalam.

Batasi jumlah sesi diskusi

Dalam undangan yang diterima tercantum bahwa diskusi panel akan berjalan selama setengah hari. Saat sesi pertama selesai, saya bergumam kalo sesi itu terlalu cepat usai, masih jauh dari setengah hari. Eh, ternyata itu hanyalah satu sesi dari tiga sesi yang saya jalani. Terbayang padatnya diskusi panel setengah hari dengan tiga sesi untuk tiga topik.

Sebagai audiens, saya pikir tiga sesi untuk setengah hari terlalu banyak. Seharusnya sih jumlah sesi itu disesuaikan dengan alokasi waktu. Jangan terlalu penuh, karena audiens pun membutuhkan waktu untuk mencerna materi diskusi panel dan mungkin menginginkan ikut terlibat dalam diskusi itu dengan mengajukan pertanyaan.

Menurut hemat saya, dan dari pengamatan di beberapa diskusi panel, untuk alokasi waktu setengah hari itu cukup dengan maksimal dua sesi. Bahkan terkadang satu sesi pun cukup jika fasilitator bisa membawakan diskusi dengan bagus dan panelis memiliki waktu yang cukup untuk mengemukakan ide dan gagasannya, serta audiens memiliki kesempatan berpqrtisipasi.

Batasi jumlah panelis

Di atas panggung, para panelis satu demi satu berbicara. Jumlah panelis saat itu tujuh orang, dipandu seorang fasilitator. Berhubung jumlah panelis cukup banyak, sementara itu slot waktunya terbatas, maka tiap panelis hanya diberi waktu maksimal lima menit. Secara kalkulasi kasar, dengan mengabaikan waktu jeda antara panelis, total 35 menit sudah dipakai. Dengan slot waktu hanya lima menit, maka para panelis cuma bisa mengemukakan gagasan atau pendapatnya secara singkat (brief) dan tidak mendalam.

Masalah mulai muncul ketika satu dua panelis keasyikan berbicara - karena memang cara pembawaannya menarik - sehingga jatah waktu lima menitnya terlewati. Terkadang saking enjoynya, waktu yang terambil oleh panelis itu sampai di kisaran 15 menit. Hasilnya adalah panelis-panelis yang diberi kesempatan berbicara di akhir benar-benar kekurangan waktu, bahkan sebenarnya slot waktu sudah tidak ada. Dalam kondisi seperti ini, bisa jadi panelis yang mendapat giliran terakhir akan berpikir 'udah deh, gue gak perlu ngomong juga gak apa-apa'.

Menurut hemat saya, dalam sebuah diskusi panel seperti ini, jumlah panelis dalam satu sesi mestinya dibatasi, misalnya tiga atau empat panelis. Lima panelis mungkin masih bisa ditolerir, kembali tergantung slot waktu. Namun tujuh panelis dirasa terlalu banyak. Ada baiknya juga jika banyaknya jumlah panelis disesuaikan dengan topik dan kapabilitas panelis. Misalnya satu orang panelis yang memiliki argumen yang bagus atau penting dalam topik tertentu dan memiliki kapabilitas untuk membawakan argumennya itu dengan menarik diberi slot waktu yang banyak dalam sesi yang misalnya hanya menampilkan tiga panelis.

Ketat dalam pengaturan waktu

Dalam diskusi panel yang saya ikuti itu, benerapa kali panitia memberikan secarik kertas kepada fasilitator. 'Surat cinta' panitia itu sudah bisa ditebak audiens sebagai bentuk 'teguran' atau pengingat kepada fasilitator bahwa slot waktu sudah memendek. Di sisi ini, kemampuan fasilitator sebagai seorang moderator diuji untuk tegas mengatur jalannya diskusi. Ketegasan moderator untuk taat waktu sangat diperlukan. Bahkan dalam satu dua kasus, moderator harus berani meng'cut' pembicaraan panelis - sepenting apapun jabatan si panelis itu - jika ternyata waktu yang diberikan sudah jauh terlampaui. Jika tidak demikian, maka slot waktu yang diberikan terlewati, waktu tambahan akan diambil, dan tambahan waktu itu akan mengambil waktu yang sudah diskedulkan setelahnya. Dan jika dibiarkan, efeknya akan terus beruntun dan mengganggu keseluruhan acara.