Masih banyak dan masih sering saya menerima pertanyaan berkaitan dengan retensi rekam medis,
Hal-hal yang dipertanyakan tersebut diatas adalah hal yang berkaitan dengan sistem retensi, penyusutan, dan pemusnahan berkas rekam medis. Retensi berarti menyimpan. Jadi sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis (bukan sistem yang mengatur tata cara pemusnahan rekam medis). Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 mengatur bahwa :
Dalam pasal 9 dinyatakan bahwa :
Secara umum, hingga saat ini profesi perekam medis masih menganut acuan umum yang menyatakan bahwa berkas rekam medis disimpan minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat (atau sejak pasien meninggal dunia). Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 disebutkan pula mengenai jadwal retensi arsip (JRA) berkas rekam medis (lihat tabel dalam galeri yang terlampir dalam posting ini). Dari tabel JRA tersebut tampak ada pengertian yang perlu dipahami tentang berkas rekam medis aktif dan inaktif. Demikian pula dengan masa retensi, dikenal ada 2 macam yaitu masa retensi aktif dan masa retensi inaktif. Angka-angka yang tercantum dalam tabel JRA tersebut merupakan angka acuan minimal. Jadi berkas rekam medis boleh saja disimpan lebih lama dari angka dalam tabel asalkan ruang filing (baik aktif maupun inaktif) masih cukup daya tampungnya. Selain tabel JRA tersebut, rumah sakit juga bisa membuat kebijakan retensi sesuai dengan kebutuhan rumah sakit tersebut. Rumah sakit pendidikan umumnya akan meretensi (menyimpan) berkas rekam medisnya lebih lama, baik yang aktif maupun inaktif. Berkas rekam medis kasus hukum (medikolegal), misalnya kasus pembunuhan; penganiayaan; pemerkosaan; pengguguran kandungan, harus diretensi minimal 20 tahun sebagai berkas aktif. Kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ kelamin (gender reassigment); SARS; flu burung; dan sebagainya, umumnya akan disimpan selamanya karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang masih terus berkembang. Berkas-berkas rekam medis seperti ini tidak dimusnahkan dan akan terus diretensi, atau disebut juga diabadikan. Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang bersangkutan selama masa yang tercantum dalam tabel JRA diatas atau lebih dari itu. Misalnya, untuk pasien gangguan jiwa dengan pelayanan rawat jalan (RJ) berkas rekam medisnya akan tetap disimpan di ruang filing sebagai berkas aktif sampai 10 tahun sejak terakhir digunakan untuk pelayanan. Jadi jika pasien gangguan jiwa tersebut datang berobat jalan terakhir tahun 2000 dan tidak pernah datang lagi (atau meninggal dunia) sampai tahun 2010, maka berkasnya sudah memenuhi masa retensi sebagai berkas aktif dan dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Berkas pasien ini akan disimpan di ruang filing inaktif selama minimal 5 tahun (sesuai tabel JRA). Jika sudah melewati penyimpanan minimal 5 tahun di ruang filing inaktif dan pasien tetap tidak pernah datang lagi (atau memang sudah meninggal dunia) maka berkas pasien ini bisa disiapkan untuk dinilai dan (mungkin) dimusnahkan (sistem penilaian dan pemusnahan berkas rekam medis akan dibahas kemudian). Seandainya berkas rekam medis sudah menjadi inaktif dan sudah dipindahkan keruang filing inaktif lalu pasien datang berobat lagi maka berkas rekam medis akan diambil kembali dan setelah digunakan untuk pelayanan akan disimpan di ruang filing aktif lagi (lihat diagram dalam galeri yang terlampir dalam posting ini). Jadi, hasil dari proses retensi adalah tersimpannya berkas rekam medis aktif (di ruang filing aktif) dan berkas rekam medis inaktif (di ruang filing inaktif) sesuai masa simpan yang telah ditentukan. Nah, dari uraian diatas, mudah-mudahan tidak ada lagi pertanyaan yang menyebutkan bahwa "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan retensi." (mungkin yang dimaksud adalah "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan penyusutan.") Silahkan sampaikan comment disini dan kita diskusikan.Semoga bermanfaat.(Artikel / posting terkait selanjutnya : Sistem Penyusutan Rekam Medis)
ABSTRAK : - Sebagai pelaksana Pasal 47 ayat (3) Undang-undang Nomor 4 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, perlu mengatur kembali penyelenggaraan Rekam Medis dengan Peraturan Menteri Kesehatan. - Dasar hukum dari Peraturan ini adalah : UU No. 23 Tahun 1992; UU No. 29 Tahun 2004; UU No. 32 Tahun 2004; UU No. 8 Tahun 2005; PP No. 10 Tahun 1996; PP No. 32 Tahun 1996; PP No. 38 Tahun 2007; PERMENKES No. 920 Tahun 1986; PERMENKES No. 159b Tahun 1988; PERMENKES No. 1575 Tahun 2005. - Dalam Peraturan Menteri ini ditetapkan :
CATATAN : - Permenkes No. 749a Tahun 1989 dinyatakan tidak berlaku lagi. - Permenkes ini berlaku sejak tanggal 12 Maret 2008.
Dalam artikel yang lalu telah disampaikan tentang bagaimana pemusnahan rekam medis. Saat ini kami akan memberikan informasi tambahan tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008. Sesuai Permenkes tersebut dijelaskan antara lain: I. Untuk Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:
II. Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut:
Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:
Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya. By. Gatotkaca |