Hal-hal apa sajakah yang harus diperhatikan saat melakukan presentasi

Pesan presentasi yang testruktur, slide presentasi yang menarik tidak akan berarti apa-apa jika Anda tidak mampu membawakan presentasi dengan meyakinkan. Dalam banyak presentasi, sering kita temui presenters memliki pesan presentasi yang bagus, slide yang memesona, tetapi karena penyampaiannya tidak meyakinkan yang disampaikan tetap saja membosankan.

Perlu Anda ketahui bahwa Anda adalah aktor utama presentasi. Audiens hadir untuk melihat dan mendengarkan presentasi Anda. Mereka tidak peduli seberapa lama persiapan Anda. Mereka tidak mau tahu. Mereka tidak akan menilai persiapan Anda, tetapi mereka menilai penyampaian presentasi Anda.

Oleh karena itu, penyampaian presentasi juga merupakan bagian yang sangat penting dan menentukan keberhasilan presentasi Anda, selain penyusunan pesan yang terstruktur dan pembuatan slide yang menarik.

Jika Anda tidak menguasainya, maka bisa terjadi pesan dan slide presentasi yang sudah Anda siapkan dengan serius akhirnya menjadi tidak bermanfaat, karena audiens Anda tidak benar-benar menangkap apa yang Anda sampaikan.

Akan tetapi, jika Anda dapat menyampaikan presentasi secara meyakinkan, maka audiens Anda akan mampu menyerap informasi dengan baik. Akibatnya, Anda akan mampu menarik perhatian mereka dan mereka benar-benar dapat terhubung dengan mereka.

Jika tahap penyusunan pesan presentasi merupakan bentuk komunikasi verbal, maka teknik penyampaian presentasi lebih banyak berkaitan dengan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal terdiri dari 2 komponen, yaitu bahasa tubuh dan intonasi suara.

Yang termasuk bahasa tubuh yang perlu Anda perhatikan adalah cara berdiri, pergerakan badan, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture. Sementara, yang termasuk dalam intonasi suara yang perlu Anda kuasai adalah : tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, dan keras lemah suara.

Dalam komunikasi, kata-kata pembicara hanyalah sebagian kecil dari usahanya. Tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, keras lemah kata yang diucapkan, dan jeda di antara kata-kata itu dapat mengungkapkan lebih dari apa yang dikomunikasikan dengan kata-kata saja. Selanjutnya, gerak tubuh, cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture biasanya menyampaikan berbagai sinyal halus. Elemen non verbal ini dapat memberikan indikasi kepada audiens sebuah petunjuk penting tentang pikiran dan perasaan pembicara yang dapat memperkuat atau bertentangan dengan  kata-katanya.

Nagesh Belludi (2008) menyebutkan bahwa jika kita berbicara tentang komunikasi non verbal, maka banyak orang mengutip sebuah riset yang dilakukan oleh Prof. Albert Mehrabian dari University of California, Los Angeles. Riset tersebut menjelaskan bahwa dalam komunikasi besarnya pengaruh dari masing-masing komponen adalah sebagai berikut :

• Bahasa tubuh 55 %
• Intonasi suara 38 %
• Kata-kata 7 %

Dengan memperhatikan informasi ini mungkin Anda berkomentar, “ternyata komunikasi non verbal (bahasa tubuh dan intonasi suara) memegang peranan besar yang kalau keduanya dijumlahkan mencapai 93 %. Jika saya melakukan presentasi asalkan bahasa tubuh dan intonasi suara sudah sesuai, maka kata-kata nggak penting-penting amat karena kata-kata hanya 7 %.

Komentar tersebut menunjukkan bahwa banyak orang yang kurang tepat memaknai hasil riset tersebut. Maksud dari hasil riset tersebut adalah jika terjadi ketidaksinkronan dalam berkomunikasi, maka yang dipercaya adalah faktor yang mempunyai persentase yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika Anda mengatakan pada audiens, “Aku tidak punya masalah denganmu!” sambil Anda menghindari kontak mata, terlihat cemas, dan mempertahankan bahasa tubuh yang tertutup, maka audiens Anda tidak akan mempercayai Anda. Mereka lebih percaya pada apa yang mereka tangkap melalui bahasa tubuh Anda.

Demikian juga halnya, ketika Anda mengatakan pada audiens “saya merasa senang berada disini”, akan tetapi dalam menyampaikannya nada suara Anda terdengar datar dan tidak bersemangat, maka audiens juga tidak akan percaya. Mereka akan lebih percaya pada interpretasi dari intonasi suara Anda yang terkesan datar dan tidak semangat.

Karena begitu pentingnya aspek non verbal dalam penyampaian presentasi, maka satu aspek terpenting yang harus Anda ketahui dalam penyampaian pesan presentasi adalah membuat sinkronisasi antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

Sesuaikanlah bahasa tubuh Anda dengan kata-kata yang Anda sampaikan. Misalnya, tampilkanlah antusiasme dalam ekspresi wajah Anda ketika Anda menyampaikan pesan presentasi. Antusiasme itu menular. Artinya bahwa jika Anda tampil antusias, maka audiens pun juga akan tertular antusiasme Anda.

Contoh lainnya, jika Anda memperhatikan para presenter hebat, mereka memanfaatkan anggota tubuhnya untuk ikut berbicara. Steve Jobs dalam peluncuran produk iphone pada bulan Januari 2007 ketika menjelaskan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik, dia menggerakan tangannya dari kiri ke kanan untuk menekankan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik.

Begitu pula, hindarilah penyampaian pesan presentasi dengan nada yang monoton yang dapat membuat audiens mengantuk. Untuk itu, berikanlah variasi pada intonasi suara Anda. Ada saatnya Anda berbicara lebih lambat untuk memberikan penekanan pada pesan presentasi yang penting. Di sisi lain, adakalanya Anda perlu berbicara lebih cepat untuk menunjukkan semangat.

Selain itu, Anda perlu berbicara dengan volume suara yang lebih keras untuk menunjukkan pesan yang penting atau ketika suasana lebih tenang dibutuhkan, Anda dapat berbicara dengan volume sedikit lebih kecil.

Bahkan, Anda tidak harus berbicara setiap saat. Berikan jeda sesekali. Sedikit diam akan mengajak audiens Anda berpikir dan merenung. Dengan cara ini, maka Anda dapat menciptakan efek dramatik, namun sekaligus membuat pesan yang Anda sampaikan menjadi pesan yang kuat dan mudah diingat.

Demikianlah, hal terpenting yang perlu Anda kuasai untuk penyampaian pesan presentasi  yang dapat meyakinkan audiens Anda, yaitu mensinkronkan antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal

Sekarang mari kita lihat cara yang tidak biasa untuk segera memperbaiki kualitas presentasi Anda. Banyak pembicara menceritakan kisah yang merendahkan dirinya sendiri, namun dengan mengakui kesalahan anda akan menjadi hal-hal yang sia-sia jika Anda menggunakannya untuk menyoroti seberapa jauh capaian Anda.

Sebagai gantinya, ceritakan sebuah cerita dan biarkan emosi Anda muncul. Jika Anda sedih, katakan begitu. Jika Anda menangis, katakan begitu. Jika Anda merasa menyesal, biarkan hal itu terlihat.

Bila Anda berbagi perasaan, Anda menciptakan hubungan langsung dengan audiens anda dan hubungan tersebut akan bertahan lama. Emosi mengalahkan kemampuan berbicara setiap saat.

Katakanlah Anda sedang presentasi didepan sebuah kelompok badan amal dan Anda menyadari bahwa presentasi Anda datar-datar saja. Sebagai tanggapannya, orang biasanya mencoba terlalu keras atau menyerah.

Jika Anda melihat Anda tidak akan mendapatkan apa yang Anda inginkan, tanyakan apa yang bisa Anda capai? Kemudian, saat kondisi tidak berjalan sesuai dengan keinginan Anda, Anda bisa tetap bersikap positif dan fokus.

Selalu berikan sesuatu yang spesifik yang bisa dilakukan audiens dengan segera. Betapapun mengilhami pesan yang Anda sampaikan, audiens akan lebih menghargai pembelajaran dengan cara-cara yang nyata, dimana mereka benar-benar dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari terhadap kehidupan mereka sendiri.

Inspirasi sangatlah bagus, tapi peng-aplikasi-annya adalah segalanya: Jangan pernah takut untuk mengatakan, “Malam ini, pikirkan seorang karyawan yang benar-benar sedang berjuang … dan kemudian, lakukan (ini) dan (ini) untuk mencoba menyelamatkan mereka.”

Jika sebuah pertanyaan muncul di tengah presentasi Anda, itu mengagumkan: Seseorang mendengarkan! Jadi, ambil kesempatan itu. Jika Anda ingin membicarakannya nanti, lewati saja.

Presentasi terbaik akan terasa seperti sebuah percakapan, meski sepihak … jadi jangan pernah mengabaikan kesempatan untuk menumbuhkan rasa interaksi itu. Jangan pernah melakukan apapun untuk melepaskan audiens Anda.

Mari kita mulai dengan beberapa tips persiapan. Dopamin dan epinephrine membantu mengatur kewaspadaan mental. Keduanya berasal dari tirosin, asam amino yang ditemukan dalam protein. Jadi, pastikan untuk memasukkan protein ke dalam makanan yang Anda makan sebelum Anda melakukan presentasi.

Jika Anda seperti saya, “bagaimana jika?” Adalah sumber kegelisahan terbesar Anda: Bagaimana jika presentasi PowerPoint Anda gagal, seseorang terus-menerus menyela, atau pembukaan Anda datar-datar saja?

Pilih dua ketakutan terbesar Anda dan buatlah rencana kontingensi.

Takhayul adalah usaha untuk “mengendalikan” sesuatu yang kita takutkan. Alih-alih menciptakan takhayul, buatlah rutinitas yang membantu Anda secara emosional.

Temukan fakta mengejutkan atau analogi yang tidak biasa. Tentunya fakta tersebut yang berhubungan dengan topik presentasi Anda. Audiens suka memiringkan kepala mereka dan berpikir, “Benarkah? Wow …”

Karena merasa gugup, banyak pembicara membuka presentasinya dengan berbagai alasan: “Saya tidak punya banyak waktu untuk mempersiapkannya …” atau “Saya tidak begitu baik dalam hal ini …”

Alasan tidak akan membuat audiens Anda menjadi bersimpati kepa anda, tapi akan membuat mereka berpikir, “Lalu mengapa Anda membuang waktuku?”

Lakukan apa yang perlu Anda lakukan untuk memastikan Anda tidak perlu membuat alasan.

Berikut adalah aturan praktis terkait dengan istilah “sederhana”: Gunakan ukuran font yang anda gunakan dua kali lipat usia rata-rata audiens Anda. Secara kasar, itu berarti font Anda akan berada di antara 60 dan 80 poin. Jika Anda perlu memasukkan lebih banyak kata pada slide, itu berarti Anda belum “meringkas” pesan Anda.

Audiens Anda harus dapat memindai slide Anda secara langsung. Jika anda membaca, Anda akan “kehilangan” audiens.

Buatlah presentasi Anda menjadi sangat menarik, sangat menghibur, dan sangat mengilhami sehingga orang akan selalu memperhatikan presentasi anda.

Bukan tugas audiens untuk mendengarkan; Tugas Anda membuat mereka ingin mendengarkan.

Buatlah struktur presentasi yang memungkinkan Anda mengulang dan menguatkan poin-poin kunci presentasi anda.

Tidak ada yang bisa mengingat semua yang Anda katakan, apa yang Anda ulangi memiliki kesempatan lebih besar untuk diingat - dan ditindaklanjuti. Jadi ulangi lagi!

Jika Anda memiliki waktu 30 menit, gunakan 25. Jika Anda punya waktu satu jam, gunakan 50. Selalu hormati waktu dan akhiri presentasi Anda lebih awal.

Selesai lebih awal dan tanyakan apakah ada yang mempunyai pertanyaan.