Hal-hal apa saja yang diperhatikan dalam pembuatan surat pesanan?

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat atau dikirimkan oleh pembeli kepada pihak penjual, yang bertujuan untuk menyampaikan suatu pesanan atau kesepakatan pembelian tertentu.

Surat pesanan ini bisa ditulis atas kehendak pembeli sendiri berdasarkan kebutuhannya. Namun, dapat juga sebagai bentuk balasan atas surat penawaran yang sebelumnya dikirimkan dari pihak penjual kepada pihak pembeli. Baik itu surat penawaran yang dikirim secara khusus, atau surat pesanan yang dimuat melalui suatu surat kabar atau majalah.

Cara membuat surat pesanan

Surat pesanan harus ditulis dengan jelas dan singkat sehingga penerima surat atau penjual tidak ragu – ragu dalam menangkap maksud yang dituliskan oleh pembeli serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam pesanan yang dimaksudkan.

Surat pesanan barang harus menyebutkan kriteria pesanannya secara jelas, kriteria pesanan tersebut dapat meliputi :

1.      Cara pengiriman

2.      Harga dan cara pembayaran

3.      Jenis barang

4.      Kualitas barang

5.      Kuantitas barang

6.      Syarat penyerahan

7.      Kemungkinan – kemungkinan lain jika ada kondisi di mana barang yang dimaksud kebetulan tidak ada.

Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat pesanan yang baik, yakni :

1.      Nyatakan dengan jegas mengenai alasan melakukan pesanan.

2.      Terangkan dengan sejelas – jelasnya barang apa saja yang dikehendaki secara rinci, meliputi kualitas, jumlah, warna, ukuran, dan hal lain yang berkaitan dengan produk.

3.      Sebutkan cara pengiriman yang diinginkan, misalnya via pos, kereta api, kapal laut dan sebagainya.

4.      Sebutkan cara pembayaran yang dikehendaki.

5.      Akhiri surat pesanan dengan kata – kata yang mengandung harapan. Misal harapan agar barang – barang dapat diterima tepat waktu dan dalam keadaan yang baik dan sebagainya.

TOKO RATU KUMBANG

Jalan Merpati Utara X No 55, Tuban

----------------------------------------------------------------------------

No       : 55/ P/ 2016                                                    22 Februari 2016

Lamp   : -

Hal      : Pesanan Sabun Cuci dan Pembersih Lantai

CV DE CLEOPATRAN  

Jalan Merbabu Raya Blok A 3

Surabaya

Dengan Hormat,

Surat Saudara tanggal 11 Januari 2016 No. 23/ SP/ I/2016, beserta satu paket contoh sabun cuci dan pemberis lantai telah kami terima dengan baik. Kami ucapkan terima kasih atas kiriman tersebut.

Setelah kami coba, kualitas sabun cuci dan pembersih lantai cap De Cleopatran ternyata cukup baik dan harum. Selain itu, bila dibandingkan dengan produk sabun cuci dan pembersih lantai merek lain yang sejenis, harga produk Saudara juga lebih murah. Setelah kami pertimbangkan, kami bermaksud melakukan pesanan percobaan. Untuk itu, kami harap Saudara mengirimkan 4 peti sabun cuci ukuran 1 kg dan 5 peti pembersih lantai ukuran 100 ml cap De Cleopatran.

Sesuai dengan surat penawaran Saudara, semua ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara. Rabat 10 % akan kami ambil langsung dari jumlah pembayaran, yang akan kami lakukan dengan perantaraan Bank Negara Indonesia 1946. Pembayaran segera setelah kami menerima kiriman Saudara.

Kami harap barang – barang tersebut dapat kami terima sebelum akhir bulan Februari 2016.

Hormat kami,

Toko Ratu Kumbang

Ttd

Dilawar Argani