MODUL 1 STANDARD KOMPETENSI: MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL KODE : WAKTU PEMELAJARAN : KOMPETENSI DASAR :
Kompetensi Dasar: Menyiapkan Pengelolaan Administrasi Dana Kas Kecil
Kas (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid. Artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran. Namun seiring dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat safety (keamanannya). Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan mengganggu tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak, maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost) bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan dalam surat berharga maupun yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang tidak membutuhkannya. Maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas. Salah satunya adalah dengan menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Tentang hal ini akan kita bahas lebih mendalam dalam mengelola administrasi kas bank. Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek. Kita bisa bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp 6.500,00 harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk mengantisipasi kelancaran pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan “KAS KECIL/PETTY CASH”. Pembentukan kas kecil dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direktur atau Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistem pencatatannya. Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil 1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ) 2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari 3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. 4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). Dari paparan di atas maka dapat kita ambil benang merah bahwa kas kecil adalah dana dalam bentuk tunai yang jumlahnya relatif kecil yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer keuangan yang berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Untuk menjamin keamanan dan akuntabilitasnya maka petugas kas kecil tidak boleh dirangkap oleh kasir kas besar.
Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah: Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil. Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah salah satu contoh saja dari bukti kas keluar:
PD ADIL SEJAHTERA Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR SOLO JAWA TENGAH BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK12-6 Tanggal : 2 Desember 2009 Cek P Nomor Cek : CP12-006 Tanggal Cek : 2/12/2009
Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh (Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP) Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank. Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah contoh cek:
Gambar 1.2. Cek (Cheque)
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut.
Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil
Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil. Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil:
Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK)
Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:
Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi) oleh fungsi kas. Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas :
Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas
Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil. Contoh format register check:
Gambar 1.7. Register Cek
Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Contoh Petty Cash Book : UD ADIL SEJAHTERA PETTY CASH BOOK Bulan: Desember 2009
Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil
Dalam penyelenggaraan administrasi kas kecil terkait dengan beberapa fungsi: Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Atas pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil. Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas kecil.
Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain;
Bagan Alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil dapat dicermati dalam gambar berikut: Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Bagian Kas Kecil Jurnal Gambar 1.9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Penjelasan Flow Chart: Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
Bagian Kasir/Kasa Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai berikut:
Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang Dana Kas Kecil Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain;
Bagian Akuntansi Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai berikut:
Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah;
Dalam pencatatan pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode :
Bagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan metode dana tetap sebagai berikut: Penjelasan Flow Chart metode fluktuasi:
Jika kas kecil sudah menipis atau habis maka pemegang kas kecil akan mengajukan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam pengajuan pengisian kembali kas kecil ini melibatkan beberapa fungsi, antara lain:
Pemegang dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana kas kecil melakukan beberapa tugas atau fungsi :
Bagian utang memiliki beberapa kegiatan yang harus dilakukan terkait pengisian kembali kas kecil, antara lain:
Kegiatan yang dilakukan bagian kasir terkait pengisian kembali kas kecil antara lain:
Bagian jurnal melakukkan tugas sebagai berikut:
Bagian kartu Biaya memiliki kegiatan yang terkait dengan pengisian kembali kas kecil antara lain;
Tidak semua perusahaan memiliki bagian kartu biaya, artinya opsional saja. Jika bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian akuntansi/Jurnal. Penjelasan di atas dapat digambarkan dalam flow chart berikut: C. Rangkuman
D. Tugas Kelompok
E. EVALUASI Tes Formatif 1 Soal Pilihan ganda.
2. pencatatan pengisian kembali dana kas kecil 3. Meminta otorisasi atas cek 4. Mengumpulkan bukti transaksi 5. menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil Yang merupakan tugas dari fungsi kas ditunjukkan oleh nomor … .
Soal Essay
F. Lembar Kerja
Kertas, pensil, ballpoint, penghapus, penggaris
Kompetensi dasar: Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
Peserta diklat mampu :
Setelah kas kecil dibentuk maka setiap pengeluaran perusahaan yang jumlahnya tidak materiil atau kecil dilakukan melalui kasir kas kecil. Dengan demikian saldo kas kecil akan naik turun seiring dengan dilakukannya transaksi-transaki yang berdampak pada kaa kecil tersebut.
Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggung-jawabkan dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa : bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran rekening air, bukti pembayaran rekening telepon dan lain-lain. Blanko bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh bukti nota pembayaran foto copy :
Gambar 2.1 Bukti Nota Pembayaran Foto copy Setiap bukti kas keluar yang dikeluarkan harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil yang sudah dilakukan pada periode tertentu.
Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu
a) Sistem Dana Tetap (Imprest Syistem) Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah penerimaan sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengelola hanya membuat catatan yang sifatnya intern dan mengarsip semua bukti pengeluaran kas kecil pada periode tertentu. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut :
Kas kecil ……………………………….. xx Kas ………………………………………….. xx
Tidak dijurnal
Beban-beban……………………………….. xx Kas ………………………………………….. xx
Kas kecil ……………………………….. xx Kas ………………………………………….. xx
Kas ……………………………….. xx Kas kecil………………………….. xx b) Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation System) Dalam metode ini besarnya saldo dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Artinya jika terjadi pengeluaran atau penrimaan dana kas kecil selalu dicatat dengan mendebet untuk penerimaan dan mengkredit kas kecil untuk pengeluarannya. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut :
Kas kecil ……………………………….. xx Kas ………………………………………….. xx
Beban-beban……………………………….. xx Kas kecil………………………………………….. xx
Kas kecil ……………………………….. xx |