Berdasarkan jenisnya peralatan kantor dibagi menjadi 2 yaitu apa saja?

Di dalam sebuah kantor ada banyak sekali peralatan-peralatan kantor dan fungsinya yang berbeda-beda. Kali ini selain kita akan membahas mengenai peralatan kantor juga fungsinya masing-masing.

Alat-alat di kantor biasanya merupakan benda-benda yang senantiasa dibutuhkan dan harus selalu ada di dalam sebuah kantor perusahaan.

Kantor yang profesional akan memiliki perlengkapan kantor yang lengkap. Karena perlengkapan kantor sebagai penunjang kinerja perusahaan yang solid.

Peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sebagai penunjang harus ada agar semua karyawan, pimpinan perusahaan dan orang-orang yang berkaitan di dalam kantor bisa menggunakannya sebagai fasilitas.

Berbagai Jenis Peralatan Kantor dan Fungsinya

Peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beragam. Ada yang berupa barang-barang berbentuk kecil, barang yang sering digunakan, barang cepat habis, hingga barang-barang yang tidak terlalu mahal tapi harus ada di kantor. Office Stationary adalah nama lain dari perlengkapan kantor, dan inilah fungsi alat-alat tersebut.

Kertas

Kertas adalah perlengkapan kantor paling dibutuhkan. Biasanya ini digunakan untuk menulis, mencetak dan menggambar.

Kertas hampir menjadi kebutuhan pokok sebagai penopang aktivitas kantor. Jenisnya yang paling umum adalah HVS (Houtvrij Schrijfpapier), F4 / Folio yang masing-masing punya ketebalan 70 hingga 100 gram.

Pulpen, Pensil, Tipe-X dan Penghapus

Pulpen, Pensil dan penghapus adalah beberapa jenis peralatan kantor yang juga harus selalu ada. Pensil digunakan untuk sarana menulis, menggambar, menuangkan ide atau gagasan di atas kertas dan mudah dihapus.

Sedangkan pulpen memiliki fungsi untuk alat tanda tangan dan lain sebagainya. Jika diperlukan Tipe-X adalah penghapus pulpen.

Penjepit Kertas

Beberapa peralatan-peralatan kantor dan fungsinya memang sangat beragam banyak dan jumlahnya. Salah satunya adalah penjepit kertas atau paper-clip yang memiliki ukuran kecil hingga sangat besar yang beragam warna dan mudah dilepas. Perlengkapan kantor ini berguna sebagai penyatu lembaran kertas.

Printer dan Tinta Printer

Ada printer harus ada tinta dan kertas untuk proses mencetak file yang diperlukan. Untuk jenis tinta bisa berwarna dan hitam yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Macam-macam printer dan tinta sendiri saat ini ada banyak sekali ragamnya. Sedangkan, untuk warna tinta sendiri ada warna dasar CMYK (Cyan, Magenta, Yelow, Key/Black).

Baca Juga :  Pengertian Landing Page Website dan Manfaatnya

Bila memang kebutuhan printer sangat tinggi sehari-harinya, maka printer suntik sangat cocok untuk digunakan. Hal ini akan memperlama habisnya tinta printer.

Memory-Card, Flashdisk dan Eksternal Harddisk

Semua peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beraneka, begitu juga dengan alat-alat penyimpan digital tersebut.

Semua alat tersebut berfungsi untuk pemindahan data-data digital dengan kapasitas berbeda-beda dari komputer satu ke komputer lainnya.

Flashdisk adalah salah satu benda yang sangat diperlukan oleh perkantoran saat ini. Karena dengan flashdisk perpindahan data dari komputer satu ke komputer lainnya menjadi lebih mudah dan cepat.

Anda pun dapat mindahkan data berukuran besar dengan jenis data yang beragam.

Stopmap, Amplop dan Ordner

Amplop adalah perlengkapan kantor dengan fungsi sebagai branding perusahaan. Amplop biasanya akan didesain menarik agar memiliki kesan sekaligus untuk mengeksplorasi dengan perusahaan pesaing.

Sedangkan Stopmap gunanya untuk menyimpan kertas dan dokumen supaya tak terlipat atau tertekuk.

Ordner adalah kotak tempat untuk menyimpan arsip dengan identitas pada tag keterangan ordner. Peralatan kantor ini sering digunakan karena mampu mempermudah pengarsipan dengan skala yang besar.

Ordner penting bila Anda memiliki data arsip hard copy dalam jumlah yang besar dan dengan kategori yang beragam.

Stempel

Ada lagi peralatan-peralatan kantor dan fungsinya selain di atas yang tak kalah pentingnya yakni, stempel. Perlengkapan kantor ini sebagai alat pengesahan transaksi dan korespondensi kantor.

Stempel punya peran penting yang menunjukkan atau mewakili identitas suatu perusahaan dan alat penguat dalam pertanggungjawaban.

Penggaris, Stapler, Gunting, Perforator, Perekat dan lainnya

Peralatan kantor yang lengkap juga termasuk penggaris stapler, gunting, perforator dan lain-lain. penggaris sebagai alat pengukur yang biasanya digunakan di kantor.

Gunting adalah alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali, dan lainnya.Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas. Adapun perekat bisa berupa lem atau solatip dan ada lagi alat-alat lainnya.

Perlengkapan-perlengkapan di atas harus selalu ada di dalam kantor. Apapun benda-benda di dalam kantor, sekalipun bentuknya sangat kecil, merupakan alat yang sangat berguna dan memiliki ragam fungsi vital di dalam kantor itu sendiri. Sekian pembahasan mengenai berbagai jenis peralatan kantor dan fungsinya.

Apakah Anda mengetahui apa saja jenis peralatan kantor dan perlengkapan kantor? Berikut berbagai jenis peralatan dan perlengkapan kantor serta fungsinya. Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai peralatan atau perlengkapan kantor yang beragam guna menunjang kinerja karyawan.

Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Perusahaan yang profesional pasti menyediakan peralatan dan perlengkapan kantor yang lengkap sehingga kinerja karyawan jadi lebih solid dan efisien. Ternyata peralatan kantor dan perlengkapan kantor memiliki penjelasan yang berbeda menurut hakikat akuntansi.

Pengertian Peralatan Kantor (Equipment)

Pengertian Peralatan Kantor adalah benda atau tempat yang memiliki umur yang lebih lama (Tahan Lama) dan digunakan oleh perusahaan untuk mendukung proses pekerjaan.

Peralatan juga memiliki manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan Perlengkapan. Namun peralatan juga mengalami penyusutan yang perlu diperhitungkan.

Pengertian Perlengkapan Kantor (Supplies)

Pengertian Perlengkapan Kantor adalah berbagai alat perusahaan berukuran kecil, bisa habis terpakai atau dapat digunakan berulang kali. Walaupun berukuran kecil namun berbagai alat ini harus ada di kantor dikarenakan berfungsi sebagai pelengkap.

Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Di antara peralatan dan perlengkapan kantor sebenarnya keduanya memiliki perbedaan yang dapat dijabarkan menurut ciri-cirinya, yaitu;

Ciri-Ciri Peralatan

1. Adanya biaya penyusutan dikarenakan termasuk barang tidak habis pakai
2. Bisa dijual kembali dengan hasil akhir keuntungan (Gain) atau kerugian (Loss)
3. Umumnya memiliki masa pemakaian lebih dari 1 tahun
4. Umumnya dapat digunakan dengan bantuan listrik atau bahan bakar (bensin)
5. Harga peralatan jauh lebih mahal dan memiliki ukuran dimensi lebih besar
6. Dalam akuntansi peralatan kantor dicatat sebagai Aktiva Tetap (Fixed Asset) atau Capital Asset
7. Tujuan utama peralatan adalah sebagai pendukung kegiatan usaha

Ciri-Ciri Perlengkapan

1. Tidak ada biaya penyusutan karena termasuk barang habis pakai
2. Perlengkapan tidak bisa dijual kembali (digunakan terus menerus hingga tidak bisa dimanfaatkan kembali)
3. Umumnya memiliki masa pemakaian kurang dari 1 tahun
4. Bisa digunakan tanpa harus menggunakan listrik
5. Harga perlengkapan lebih murah dan memiliki ukuran dimensi yang lebih kecil
6. Dalam akuntansi perlengkapan dicatat sebagai Aktiva Lancar (Current Asset)
7. Tujuan utama perlengkapan adalah sebagai pelengkap kegiatan usaha dan bukan pendukung kegiatan usaha

Jenis Perlengkapan Kantor

Ada banyak jenis perlengkapan yang digunakan di kantor. Perlengkapan hadir sebagai alat pelengkap berjalannya kegiatan usaha. Contoh jenis perlengkapan kantor seperti alat tulis, perlengkapan arsip, dan lainnya.

Kertas

Hampir setiap aktivitas kantor pasti menggunakan berbagai jenis kertas. Tidak ada kantor yang tidak menyediakan kertas. Kertas merupakan salah satu jenis perlengkapan kantor yang paling dibutuhkan untuk menulis, menggambar dan mencetak.

Ukuran kertas yang paling banyak dipakai di kantor adalah kertas F4 / Folio dan kertas HVS atau A4 yang memiliki ketebalan sekitar 70 sampai 100 gram.

Umumnya untuk membuat surat resmi dengan kop surat, maka perusahaan akan menggunakan kertas A4 dengan ketebalan 80 gram. Adapun jenis kertas NCR Continuous Form, Nota Surat Jalan, dan lainnya yang sering digunakan di kantor.

Kertas Post It – Sticky Notes

Biasanya di kantor akan ada banyak jadwal meeting, jadwal target pekerjaan dan berbagai hal lainnya. Dengan adanya kertas Post It, maka Anda dapat menuliskan berbagai data penting tersebut dan menempelkan kertas post it di area yang Anda inginkan di sekitar meja kerja.

Penjepit Kertas

Penjepit kertas juga dikenal dengan nama Binder Clip dan Paper Clip. Apabila kantor menyediakan kertas, sebaiknya sediakan pula penjepit kertas. Jenis perlengkapan kantor ini tersedia dalam beberapa ukuran mulai dari yang kecil hingga yang besar.

Tampilan penjepit kertas pun bervariasi warnanya dan bisa dilepas dengan mudah. Anda bisa menggunakan penjepit kertas untuk menyatukan lembaran kertas sehingga mudah dibawa dan tak mudah tercecer.

Pensil, Pulpen, Penghapus dan Tipe-X

Sebagai pendamping kertas, maka di kantor perlu disediakan alat tulis menulis (ATK) seperti pensil, pulpen, penghapus dan tipe-x. Pensil dipakai untuk menulis, menuangkan ide atau menggambar di atas kertas atau buku.

Pulpen biasa dipakai untuk tulis menulis atau untuk membuat tanda tangan. Karena tinta pulpen sulit dihapus, maka diperlukan Tipe-x untuk menghapus atau menutupi tulisan pulpen bila terjadi kesalahan.

Amplop

Amplop tak hanya berfungsi untuk mengirimkan surat, tapi juga sebagai branding perusahaan. Perusahaan berskala besar biasanya memiliki desain amplop tersendiri yang mencerminkan identitas perusahaan dan membedakannya dari perusahaan pesaing.

Stopmap

Jenis perlengkapan kantor lainnya seperti Stopmap merupakan pelengkap dari amplop. Stopmap dipakai untuk menyimpan dokumen maupun kertas penting sehingga tak tertekuk atau terlipat.

Ordner

Agar setiap arsip lainnya tak berantakan dan dapat diatur dengan mudah, maka diperlukan ordner. Ordner merupakan map besar tempat menyimpan arsip dan dilengkapi identitas arsip pada setiap ordner.

Perlengkapan kantor ini sangat diperlukan guna memudahkan aktivitas pengarsipan dalam skala besar dan memudahkan proses pengkategorian suatu dokumen. Selain itu ada pula berbagai peralatan kearsipan seperti Filing Cabinet, Kotak Arsip, Lemari Arsip dan lainnya.

Stempel

Stempel diperlukan untuk mengesahkan korespondensi kantor maupun mengesahkan transaksi. Stempel juga dipakai sebagai alat penguat pertanggungjawaban serta mewakili identitas suatu perusahaan.

Penggaris

Penggaris digunakan dalam aktivitas pengukuran saat memetakan garis. Penggaris juga dapat membantu saat proses memotong kertas agar lebih rapi sesuai ukuran yang diinginkan.

Gunting dan Cutter

Gunting dan Cutter di kantor juga sering digunakan untuk memotong kertas, tali, kabel, plastik dan lainnya.

Lem, Lakban dan Double Tape

Adapun jenis perlengkapan kantor yang berfungsi untuk melekatkan dokumen atau barang lainnya, yaitu dengan Lem, Lakban dan Double Tape.

Stapler

Stapler adalah alat penjepit kertas yang sering digunakan untuk menggabungkan dokumen menjadi satu kesatuan. Stapler lebih dikenal dengan staples yang sebenarnya adalah nama dari isi dari Stapler.

Perforator

Perforator digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah dimasukkan ke dalam stopmap maupun ordner. Perforator juga tersedia dalam berbagai pilihan jumlah lubang yang disesuaikan dengan map arsip yang akan digunakan.

Tempat Kartu Nama

Tempat kartu nama bisa berupa kotak yang terbuat dari plastik, kayu maupun logam. Kartu nama diperlukan sebagai media promosi dan identitas yang mewakili perusahaan. Kartu nama biasa diletakkan di meja kantor dan dimasukkan ke dalam tempat kartu nama khusus.

Kalender

Kalender juga menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk memberikan informasi tanggal, bulan dan tahun dan pengingat hari penting. Kalender biasanya diletakan di dinding atau di meja karyawan.

Tinta Printer

Sebaiknya Anda telah menyediakan tinta printer, bila di kantor Anda menggunakan printer dengan intensitas tinggi. Umumnya tinta printer berwarna hitam yang paling sering digunakan. Adapun tinta printer berwarna Cyan Magenta Yellow yang digunakan untuk mencetak Full Color.

Kalkulator

Kalkulator dapat membantu untuk menghitung penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian dan lainnya. Alat ini dimaksudkan untuk membantu menghitung lebih cepat, mudah dan untuk memperkecil resiko terjadinya kesalahan saat penghitungan.

Jenis Peralatan Kantor

Adapun peralatan kantor hadir sebagai pendukung kegiatan usaha. Jenis peralatan kantor seperti perangkat elektronik, kendaraan, mesin dan perabot, berikut ini pembahasannya.

Printer

Guna mempercepat dan mempermudah duplikasi arsip, kantor membutuhkan jenis peralatan kantor berupa alat cetak seperti printer. Kebutuhan printer cukup beragam sehingga kantor sebaiknya menyediakan printer dengan tinta warna atau tinta hitam.

Karena kebutuhan pencetakan dokumen kantor cukup banyak, sebaiknya pilih printer inkjet (tinta suntik) yang mampu mencetak dalam skala besar setiap harinya. Perangkat Printer Fotocopy memang terbilang lebih mahal dikarenakan fungsi kegunaannya lebih banyak serta sudah dapat terhubung sistem jaringan.

Dimana sekarang juga sudah terdapat Printer yang bisa melakukan Copy dan Scan dokumen dalam satu perangkat. Dengan begitu segala kebutuhan tersebut dapat terpenuhi hanya dengan satu Printer.

Mesin Fotocopy

Jenis peralatan kantor lainnya yang dibutuhkan adalah mesin Fotocopy. Mesin ini dibutuhkan terutama pada perusahaan berskala besar maupun menengah. Alat ini memudahkan proses penduplikasian dokumen sehingga karyawan tak perlu keluar kantor bila ingin fotocopy dokumen.

Karena harga alat fotocopy cukup mahal, biasanya kantor membeli mesin fotocopy bekas yang masih bagus untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Beberapa jenis mesin fotocopy yang banyak dipakai perusahaan seperti alat fotocopy Canon, Fuji Xerox, Toshiba, Develop, Minolta dan Kyocera.

Harga mesin fotocopy juga bervariasi mulai dari Rp 2 jutaan hingga Rp 300 jutaan. Harga mesin fotocopy bergantung pada kapasitas mesin fotocopy seperti 250 lembar per tray atau kecepatan cetak mesin fotocopy seperti 20 lembar per menit dokumen hitam putih maupun berwarna.

Komputer dan Laptop

Jenis peralatan kantor yang harus ada adalah Komputer dan Laptop. Keduanya masuk dalam kategori perangkat elektronik yang paling sering digunakan. Komputer umumnya digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menjalankan software, pengolahan data, membuat dokumen, presentasi, desain, editing video dan kebutuhan lainnya.

Komputer atau laptop juga memiliki alat pendukung seperti projektor, layar, flashdisk, eksternal hard disk, speaker, jaringan internet, printer dan lainnya.

Flashdisk dan Eksternal Hard Disk

Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan data perusahaan sekaligus memudahkan perpindahan data antar perangkat komputer tanpa menggunakan koneksi jaringan. Dikarenakan kebutuhan perpindahan data di kantor cukup beragam.

Sesuaikan kapasitas perangkat penyimpanan data dengan besarnya data yang hendak dipindahkan. Apabila ukuran data yang hendak dipindahkan cukup besar, gunakan eksternal harddisk. Jika cukup kecil, maka Anda bisa menggunakan Flashdisk atau memory card.

Proyektor

Proyektor juga sering digunakan untuk membantu kinerja pekerjaan di kantor. Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan gambar, tulisan, video pada dinding atau layar putih dengan ukuran yang lebih besar.

Ada berbagai jenis proyektor yang dapat digunakan seperti; proyektor Digital, LCD, CRT, DLP dan LCOS. Sebaiknya untuk hasil yang lebih baik Anda menggunakan proyektor LCOS.

Meja dan Kursi Kantor

Meja kantor umumnya memiliki bentuk, ukuran dan bahan meja yang beragam sesuai dengan kebutuhan. Meja kantor juga dapat disesuaikan dengan jabatan seseorang di perusahaan seperti meja khusus direksi, meja meeting dan lainnya.

Kursi kantor juga memiliki bentuk yang beragam, umumnya memiliki sandaran dan dapat dapat ditinggikan atau direndahkan kursinya. Sebaiknya di kantor menggunakan kursi yang nyaman dan tahan lama, karena setiap hari para pekerja kantor akan menggunakannya.

Penyimpanan Arsip

Penyimpan Arsip yang paling sering digunakan di kantor seperti Filing Cabinet, Rak Arsip dan Lemari Arsip. Ketiga penyimpanan ini berfungsi untuk menyimpan dan menjaga arsip penting perusahaan tetap aman. Penyimpanan arsip juga membantu Anda untuk mencari arsip lebih mudah dan cepat.

Mesin Absensi

Mesin Absensi menjadi salah satu jenis peralatan kantor yang cukup penting, karena fungsinya untuk mencatat absensi karyawan masuk dan pulang kerja. Mesin absensi sekarang sudah beragam jenisnya, mulai mesin absensi manual (Kartu), Finger Print, Face Recognition, GPS dan lainnya.

Pesawat Telepon dan Fax

Pesawat telepon adalah perangkat komunikasi dua arah berupa suara. Peralatan ini sangat dibutuhkan di kantor untuk komunikasi internal dan eksternal. Perangkat Fax juga dibutuhkan perusahaan, perangkat ini dapat membantu mengirim dan menerima dokumen menggunakan jaringan telepon dengan hasil print yang serupa.

Jaringan Internet

Jaringan internet sekarang sangat dibutuhkan untuk mencari, mengirim, menerima, mengolah dan mengambil data yang dibutuhkan. Jaringan internet di kantor sekarang sangat penting karena mampu memudahkan berbagai aktivitas di kantor seperti berkomunikasi dengan cepat.

Jaringan internet akan terhubung dengan provider internet melalui modem yang terpasang. Internet dari modem tersebut juga dapat dibagi ke berbagai perangkat sesuai dengan kebutuhan melalui Wireless dan Kabel.

Mesin Paper Shredder

Mesin Paper Shredder adalah mesin yang berfungsi untuk memotong kertas. Di kantor mesin ini dapat membantu untuk menghancurkan kertas dokumen yang dianggap sudah tidak penting untuk disimpan.

Kesimpulan

Setiap perusahaan pasti memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda. Intinya bila peralatan kantor memang dibutuhkan, maka peralatan tersebut haruslah ada membantu kinerja perusahaan. Memang harga peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari murah hingga yang mahal tergantung dari jenis dan fungsinya.

Bila jenis perlengkapan kantor tersebut tidak terlalu mendesak dan masih dapat menggunakan perlengkapan lain, maka Anda dapat mengambil alternatif tersebut. Sekian pembahasan dari Makin Tahu mengenai berbagai macam jenis peralatan dan perlengkapan kantor serta fungsinya.