Arsip pada toko buku yang berisi penjualan buku untuk seorang pahlawan nasional termasuk nilai guna

Sebelum mempelajari tentang nilai guna arsip, hal pertama yang harus dipahami adalah tentang dasar-dasar arsip itu sendiri, kaitannya dalam ilmu akuntansi, baru kemudian nilai gunanya. Meskipun arsip bukan hal yang terdengar asing, namun tidak banyak yang benar-benar memahaminya.

Definisi Arsip Secara Sederhana

Berdasarkan pengertian secara kasar, arsip adalah segala bentuk catatan, baik dokumen maupun buku, yang berisi ingatan akan sebuah aktivitas. Catatan tersebut digolongkan sesuai kategori tertentu, kemudian disimpan dan dipelihara untuk keperluan di masa mendatang. Arsip dapat berisi tentang perseorangan, kelompok, lembaga pemerintahan, maupun perusahaan milik swasta yang berkepentingan.

Deskripsi Arsip Menurut Para Ahli

Para ahli memiliki pandangan yang berbeda dalam menjabarkan pengertian dari arsip. Namun, secara kontekstual, definisi yang diuraikan tersebut masih berada dalam satu jalur. Berikut adalah pengertian arsip yang dikemukakan oleh para ahli :

Drs. Liang Gie

Arsip merupakan sebuah catatan dengan teknik penyimpanan terencana dan terstruktur. Catatan tersebut memiliki sebuah nilai pendayagunaan. Bila sewaktu-waktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Pengertian dari arsip adalah sebuah dokumen lisan, tertulis, bergambar, hingga berunsur elektronik yang berasal dari waktu lampau untuk disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga resmi dan digunakan untuk sumber referensi di masa mendatang.

 Ensiklopedi Administrasi

Arsip adalah sebuah dokumentasi lengkap atas penyelenggaraan sebuah kegiatan organisasi kenegaraan maupun badan swasta. Arsip disimpan secara permanen karena memiliki nilai yang penting. Lokasi penyimpanan arsip harus memiliki pengaturan yang tertib dan disebut dengan kantor arsip.

UU No. 7 Tahun 1971

Arsip adalah kumpulan naskah yang dibuat dan diterima oleh perseorangan, badan pemerintahan, dan pihak swasta dalam bentuk apa pun. Tujuan dari pengumpulan arsip tersebut mengacu pada keperluan pelaksanaan pemerintahan dan kebangsaan.

Memahami Tentang Kearsipan

Setelah mengulas tentang arsip, hal yang perlu dipahami selanjutnya sebelum membahas nilai guna arsip adalah kearsipan. Apakah pengertian dari kearsipan? Maksud dari kearsipan adalah segala aktivitas atau pekerjaan yang memiliki kaitan dengan pengurusan arsip sesuai peraturan administrasinya. Aktivitas ini dapat dilakukan oleh pribadi, kelompok, instansi negara, maupun yayasan swasta

Kearsipan memiliki tujuan sebagai berikut :

1. Sebuah bentuk pertanggungjawaban atas seluruh kegiatan yang dilakukan oleh personal, kelompok, maupun sebuah badan resmi.
2. Untuk menyortir catatan atau arsip yang tidak lagi berfungsi atau telah kehilangan nilai.

Kegunaan Arsip

Arsip memiliki kegunaan atau fungsi sesuai dengan yang dituangkan dalam Undang Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2, yaitu :

Arsip dinamis berkaitan secara langsung dalam proses rancangan dan pelaksanaan sebuah badan resmi, baik lembaga pemerintahan maupun swasta milik perseorangan atau kelompok. Arsip dinamis sendiri masih dapat diklasifikasikan sesuai nilai dan artiannya menjadi tiga kategori, yaitu : arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip in-aktif atau semi statis.

Arsip statis tidak memiliki kaitan langsung dengan operasional maupun manajemen sebuah badan milik pemerintah maupun lembaga swasta. Arsip ini hanya memiliki nilai historis di mana tetap disimpan dengan baik karena menyimpan aktivitas perjalanan sejak titik awal instansi berdiri. Arsip statis merupakan sebuah bentuk pertanggungjawaban lembaga terkait.

Baca Juga:

Nilai Guna Arsip

Setelah mengetahui pengertian arsip dan kearsipan, maka pembahasan selanjutnya adalah tentang nilai guna arsip. Pengertian secara teknisnya adalah sebuah nilai dari arsip berdasarkan kegunaannya terhadap perseorangan, kelompok, atau organisasi terkait. Nilai guna dari arsip terbagi menjadi dua, yaitu nilai primer dan sekunder. Kedua nilai tersebut nanti masih akan diklasifikasikan lagi.

a. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer atau utama terbagi sesuai kategori berikut ini :

Arsip dengan nilai guna administratif memiliki komponen isi meliputi diagram struktural lembaga bersangkutan, visi dan misi, dan aturan rinci operasional. Catatan tersebut bermanfaat untuk mengetahui proses perjalanan sebuah organisasi sejak titik awal sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan kebijakan di masa mendatang.

Kategori arsip dengan nilai guna fiskal memiliki kaitan dengan operasional keuangan sebuah lembaga. Cakupannya berupa penggunaan dana untuk keperluan operasional dan aduit, laporan keuangan tahunan, kewajiban pajak yang harus dibayar secara rutin, aktiva dan pasiva organisasi, serta neraca keuangan yang mencakup laporan keseluruhan dari lembaga terkait.

Arsip dengan nilai guna hukum bermanfaat untuk mengatasi permasalahan organisasi yang bersangkutan dengan hukum. Arsip yang termasuk dalam kategori nilai guna yang satu ini meliputi kepemilikan dan seluruh transaksi kesepakatan terutama menyangkut surat utang, kontrak yang bersangkutan dengan pihak lain, dan penilaian dampak lingkungan khusus untuk badan usaha.

Dokumen arsip dengan nilai guna historis tidak berkaitan langsung dengan operasional saat ini atau rencana masa mendatang sebuah organisasi. Namun, hanya mencakup sejarah perjalanan sebuah lembaga agar dapat terekam dan dikenang dengan baik.

Nilai Guna Sekunder

Maksud dari nilai guna sekunder adalah bentuk pengaruh atau pertanggungjawaban arsip pada lingkungan sosial, di luar kepentingan si pembuat arsip atau pihak internal yang terlibat. Klasifikasinya sebagai berikut :

Meliputi arsip yang mencatat perjalanan pendirian, pengelolaan, dan pengembangannya yang berpengaruh langsung terhadap masyarakat luas.

Arsip dengan nilai guna informasional adalah catatan yang tidak berkaitan langsung dengan lembaga bersangkutan, namun memberi informasi penting di luar organisasi tersebut. Contohnya adalah arsip catatan penjualan novel dari sebuah toko buku.

Dengan kata lain, nilai guna arsip merupakan tolak ukur atau standar pentingnya arsip bersangkutan terhadap individu, kelompok, maupun organisasi sejenis.

Arsip Mempunyai Banyak Nilai Guna

Oleh : Retno Wahyuningsih, SIP

              Masyarakat sampai saat ini jika mendengar kata “arsip” maka akan segera terlintas dan terbayang kertas yang ada disebuah ruangan penuh dengan debu kotor dan tidak terkelola dengan baik. Hal ini akan berlangsung terus menerus selama masyarakat belum menyadari akan arti penting arsip tersebut. Menurut  Undang- Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Artinya arsip itu adalah rekaman informasi atau kegiatan yang telah dilakukan oleh penciptanya yang mempunyai nilai guna masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.

              Arsip adalah adalah warisan yang tidak tergantikan untuk generasi berikutnya.Dari informasi yang terekam dalam lembaran arsip generasi kita dapat belajar seperti sejarah, perencanaan dan lainnya. Arsip dapat di katakan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Arsip dan informasi tidak terpisahkan. Dalam belajar kita memerlukan sumber informasi, dan arsip adalah jawabannya. Bagaimana arsip dapat menjadi sumber informasi dalam kita belajar harus terus disebarluaskan kepada masyarakat. Arsip juga merupakan sumber informasi untuk melakukan penelitian bagi masyarakat atau peneliti. Lembaga kearsipan sebagai lembaga pengelola arsip juga harus menyediakan arsip tersebut dengan pengelolaan terbaik agar jika masyarakat akan belajar dengan arsip akan segera memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

              Dilihat dari fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

              Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2001 arsip  mempunyai nilai guna primer yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan instansi pencipta arsip dan nilai guna sekunder yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan orang/lembaga diluar pencipta arsip. Nilai guna primer dimiliki oleh arsip dinamis. Nilai guna primer terdiri dari :

1.    Nilai guna administrasi yaitu nilai guna yang dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lembaga pencipta arsip

2.    Nilai guna hukum yaitu nilai guna yang berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum

3.    Nilai guna keuangan yaitu nilai guna arsip yang menggambarkan transaksi keuangan

4.    Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hsil/akibat dari penelitian murni atau penelitian terapan.

              Sedangkan nilai guna sekunder arsip menurut Peraturan Kepala ANRI  Nomor : 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. Nilai guna sekunder dimiliki arsip statis. Dan nilai guna sekunder arsip  terdiri dari :

1.    Nilai guna evidential yaitu nilai guna yang merupakan bukti keberadaan suatu organisasi/lembaga serta bukti prestasi intelektual yang bersangkutan.

Arsip yang bernilaiguna kebuktian (evidential) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.

Kriteria arsip bernilaiguna evidential adalah sebagai berikut:

a.    Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;

b.    Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;

c.    Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;

d.    Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani;

e.    Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;

f.     Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis;

g.    Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.

2.    Nilai guna informasional adalah nilai informasi yang terkandung dalam arsip bagi kepentingan penelitian dan kesejarahan  yaitu informasi mengenai orang/tokoh, tempat, benda peristiwa dan lain sebagainya. Arsip yang bernilaiguna informasional adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung kegunaan untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

Kriteria arsip bernilaiguna informasional adalah arsip yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :

a.    Orang-orang penting/tokoh berskala nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi;

b.    Fenomena, peristiwa (event), kejadian luar biasa, tempat penting berskala nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi;

c.    Masalah penting yang menjadi isu nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi.

3.    Nilai guna intrinsik yaitu nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena faktor keunikan yang terkandung didalamnya seperti usia arsip, isi, cap atau stempel, atau media arsipnya.

Arsip yang bernilaiguna intrisik adalah arsip yang memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi, struktur, konteks, dan karakter arsip seperti usia arsip, isi, pemakaian katakata, seputar penciptanya, tanda tangan, cap/stempel yang melekat.

              Arsip sebagai dokumen tertulis tidak pernah dengan sengaja diciptakan untuk kepentingan sejarah. Arsip yang pada saat diciptanya sebagai arsip biasa, setelah berpuluh tahun kemudian ternyata menjadi arsip yang sangat berharga dan penting sekali bagi pengungkapan peristiwa sejarah atau sebagai sumber penelitian. Arsip dikatakan sebagai sumber “primer”, sebab:

1. Diciptakan sejaman dengan peristiwa saat terjadi

2. Dekat dengan kejadian, sehingga subyektivitasnya kecil;

3. Sebagai “firsthand knowledge”, kredibilitasnya bisa diandalkan.

Dari beberapa nilai guna diatas, sudah jelas bahwa arsip adalah sebagai sumber  informasi dan sumber belajar yang sangat penting. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi untuk menunjang proses kegiatan administratif dan manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi. Arsip yang tercipta harus dikelola agar dapat digunakan untuk kepentingan masyarakat dan juga untuk menunjang perkembangan ilmu pengetahuan.***

DAFTAR PUSTAKA

UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Kepala ANRI  Nomor : 19 Tahun 2011 tentang Pedoman  Penilaian Kriteria dan jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder

Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2001 tentang Pedoman Penelitian Arsip bagi Instansi pemerintah, Badan usaha dan Swasta

Musliichah, Peranan Arsip dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Peradapan. Dalam Buletin Khazanah, Volume 7,  Nomor 1,  Maret 2014, Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada 

Langgeng Sulistyo Budi, Belajar dengan Arsip, Artikel Online ANRI, www. anri.go.id.