Apa yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan sistem kronologis

System Kronologis

System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat

Perlengkapan dalam Pengarsipan system Kronologis

1. Warkat

2. Filling Cabinet(Lemari tempat menyimpan arsip).

3. Map Snalchackter berfungsi sebagai tempat penyimpanan warkat sesuai dengan bulan yang tertera pada surat.Dan Map ini berada didalam Filling Cabinet.

4. Guide
Guide(kertas/karton) dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk,pembatas dan penyangga deretan arsip.Guide ini berada di dalam Map

5. Paper Clip.

6. Stinky Note

7. Spidol

Langkah-langkah dalam system Penyimpanan arsip Kronologis

1 1. Kumpulkan arsip/warkat yang akan di arsipkan

2 2. Kemudian susun warkat berdasarkan bulan dan tahun yang sama pada surat tersebut.

3 3. Setelah warkat tersusun sesuai dengan bulan dan tahun yang sama,kemudian catatlah surat pada daftar klasifikasi yang berisikan :

A. Sub yaitu tahun surat sebagai kode laci

B. Sub tanggal yaitu bulan surat sebagai kode map

C. Sub(sub) tanggal yaitu tanggal surat sebagai kode guide

D. Keterangan yaitu jenis dan isi tentang surat tersebut

E. Jumlah yaitu jumlah banyaknya warkat dengan jenis dan tanggal yang sama

4 4. Langkah seanjutnya yaitu memberi kode pada guide,kemudian warkat di letakkan tepat dibelakang guide dan di beri paper clip

5 5. Jika ada warkat yang memiliki tanggal dan isi yang sama,untuk kode pada guide bisa di tambahkan dengan memberikan abjad.
6. Setelah semua warkat selesai diberi kode dengan guide maka letakkan warkat dalam map.Untuk bagian depan map dituliskan kode Bulan surat tersebut

7. Selanjutnya warkat yang sudah berada dalam map bisa langsung di simpan kedalam laci sesuai dengan tahun masing-masing.

8 8. Penyimpanan ini hanya bisa digunakan dalam organisasi kecil,di karenakan cara penyimpanan ini tidak efektif jika digunakan untuk warkat dalam jumlah banyak dan harus menggunakan kombinasi dengan abjad apabila menemui jenis warkat yang sama dalam satu tanggal.

Mengapa memilih menggunakan system arsip secara kronologis?

System arsip kronologis merupakan system yang sangat sederhana,arsip kronologis memudahkan pengarsip ketika melakukan klasifikasi,dan dalam klasifikasi system kronologis yang di gunakan adalah tanggal,bulan,dan tahun sebagai kode.Karena system yang sangat sederhana system kronologis ini sangat cocok untuk perusahaan kecil untuk lebih menghemat biaya dan waktu untuk menyimpan warkat yang belum terlalu banyak.

Namun untuk organisasi yang sudah cukup besar akan lebih sulit menggunakan system pengarsipan secara kronologis karena dengan jumlah arsip yang begitu banyak akan sulit untuk membuat kode sesuai dengan kronologi dari surat tersebut.Dan apabila ingin menemukan kembali,peminjam lebih cenderung lupa dengan tanggal surat.Oleh karena itu system kronologis ini biasanya menggunakan kombinasi dengan Abjad sebagai kode tambahan.