Apa yang dimaksud dengan fungsi fasilitatif dan fungsi subtantif

Mengenal 2 Jenis Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

1. Mengidentifikasi arsip yang permanen dan mengetahui waktu yang tepat untuk memindahkan ke pusat arsip atau lembaga kearsipan.
2. Mengidentifikasi arsip yang disimpan sementara dan mengetahui waktu yang tepat untuk memusnahkan arsip.
3. Memberikan keterangan arsip yang langsung dapat dipindahkan dan dimusnahkan.
4. Memberikan hak/otorisasi untuk pemusnahan arsip.

Merujuk pada Perka No. 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip terdapat 2 jenis dari JRA yaitu JRA fasilitatif dan JRA substansif. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. Adapun jenis arsip fasilitatif meliputi:

1. kepegawaian;
2. keuangan;
3. perencanaan;
4. hukum;
5. organisasi dan ketatalaksanaan;
6. kearsipan;
7. ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
8. hubungan masyarakat;
9. perpustakaan;
10. teknologi informasi;
11. pengawasan; dan
12. perlengkapan

Sedangkan Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif. Adapun jenis arsip substantif ANRI meliputi:

1. pembinaan kearsipan;
2. konservasi arsip;
3. pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan;
4. jasa kearsipan;
5. akreditasi kearsipan; dan
6. pendidikan dan pelatihan kearsipan.

1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif
3. Memudahkan penemuan kembali arsip dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja
4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip Nasional R.I
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
6. Efisiensi dalam pengelolaan arsip (ruang, peralatan, SDM, dan biaya) karena penyusutan dilakukan secara berkala.
7. Efektivitas dalam pendayagunaan arsip (retrieval of archives) karena arsip yang disimpan adalah yang benar-benar dibutuhkan sehingga memudahkan penemuan kembali.
8. Penyelamatan arsip bernilai guna sekunder (statis) sebagai memori kolektif bangsa dan pertanggungjawaban nasional secara sistematik.
9. Penyelamatan aset nasional dalam bidang ekonomi dan sosial, politik, budaya, pertahanan, dan keamanan.

Pemusnahan arsip tersebut dilakukan berdasarkan, pertama, Jadwal Retensi Arsip ANRI sesuai Keputusan Kepala ANRI Nomor: LT.10.1/22/36/1999. Kedua, penilaian kembali arsip substantif dan fasilitatif ANRI. Ketiga, Persetujuan Kepala ANRI tentang Pemusnahan Arsip dengan surat nomor: KN.01.00/04/2015 tertanggal 14 Januari 2015. Pemusnahan arsip dilakukan secara total dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah kertas.