Dokumen selalu erat dengan semua kegiatan yang dilakukan manusia, tapi masih banyak yang menyamakannya dengan dokumentasi. Padahal pengertian keduanya cukup jauh berbeda. Oleh karena itu, mengenal definisi dari para ahli cukup penting, khususnya bagi Anda yang sering berurusan dengan dokumen setiap harinya. Show
Lalu, apa sebenarnya perbedaan antara dokumen dan dokumentasi? Bagaimana pula pengertiannya jika dilihat dari penjelasan para pakar di dunia kearsipan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Perbedaan dengan DokumentasiPerlu Anda ketahui, secara umum dokumen merupakan suatu informasi yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, dengan isi di dalamnya dapat terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak atau juga sedikit. Kata ‘dokumen’ sendiri berasal dari Bahasa Latin, yaitu ‘docere’ yang berarti mengajar, lalu diserap dalam Bahasa Inggris menjadi ‘document’. Menurut kamus Mirriam-Webster, dokumen diartikan sebagai ‘proof/evidence’, yang berarti ‘bukti’ dalam Bahasa Indonesia. Sementara itu, secara luas dokumentasi adalah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, dan bukti. Di dalam kamu Mirriam-Webster juga disebutkan bahwa arti dari dokumentasi adalah ‘the act or an instance of furnishing or authenticating with documents’ yang diartikan dalam Bahasa Indonesia sebagai tindakan atau contoh untuk melengkapi atau mengotentikasi suatu hal dengan bantuan dokumen. Jadi, sudah jelas bahwa dokumen merupakan rekaman atas informasi tertulis, sementara dokumentasi merupakan cara untuk mendapatkan informasi berdasarkan data yang terkandung di dalam dokumen. Pengertian Menurut AhliSetelah mengetahui perbedaan antara dokumentasi dan dokumen, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui pengertian dari berbagai ahli yang terkemuka di dunia. Beberapa di antaranya sebagai berikut:
Louis R. Gottschalk adalah seorang sejarawan dan penulis banyak buku yang berasal dari Amerika Serikat. Menurutnya, sebuah dokumen memiliki beberapa arti berbeda jika dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu:
Berbeda dengan Gottschalk, G.J. Reiner dalam bukunya menyebutkan bahwa dokumen memiliki beberapa dimensi pengertian, meliputi:
Dalam dunia pengelolaan arsip, kamus kepegawaian dokumen juga memiliki definisi dokumen tersendiri, yang dapat diartikan sebagai:
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai perbedaan antara dokumen dengan dokumentasi, serta pandangan para ahli mengenai definisi dokumen. Dari seluruh penjelasan yang disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa setiap dokumen memiliki beberapa dimensi utama, yaitu pengertian secara umum dan spesifik. Dengan begitu, Anda dapat lebih mengerti tentang mana yang termasuk ke dalam jenis dokumen, mana pula yang tidak. Baca juga informasi mengenai dunia kearsipan lainnya melalui PrimaDoc, solusi pengelolaan arsip terkini yang telah memiliki sertifikat ISO 9001. Bagikan juga informasi ini kepada rekan dan keluarga Anda yang membutuhkan, agar mereka juga mengetahui tentang pengertian dokumen.(Pradana)
Dalam kegiatan administrasi perkantoran, kita akan sangat akrab dengan berbagai dokumen dan kegiatan dokumentasinya. Dokumen menjadi hal yang penting dan memang sangat sering digunakan di kantor. Sebab, dari dokumen inilah, berbagai kegiatan administrasi perkantoran bisa berjalan dengan lancar. Lantas, apa pengertian dokumen dalam hal ini? Dan apa pula jenis jenis dokumen yang ada dan perlu dikenali dalam kegiatan kantor ini? Berikut akan ada penjelasan mengenai hal - hal terkait dokumen. Pengertian DokumenKata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa “document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen - dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan dokumen tersebut jika sewaktu -waktu diperlukan. Dokumen juga dapat diartikan sebagai surat – surat atau benda – benda berharga, yang di dalamnya termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan rujukan. a. Pengertian Dokumen menurut Kamus KepegawaianDokumen menurut Kamus Kepegawaian, diartikan sebagai, semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan. b. Pengertian dokumen menurut kamus bahasa Inggris WebsterKamus bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis. c. Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umumMenurut ensiklopedi umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan. d. Pengertian dokumen menurut Ensiklopedi administrasiPengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan.
Jenis – jenis DokumenDokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut keterangannya. a. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannyaDokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :
b. Jenis dokumen dari segi fungsiDilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis.
c. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknyaDilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat.
Referensi :
*Penulis: Hasna Wijayati Materi lain: |