Apa yang dimaksud dengan buku catatan cek?

Pada saat melakukan transaksi di suatu tempat berbelanja, kasir akan menawarkan berbagai macam cara untuk melakukan transaksi. Sekarang ini ada berbagai macam aplikasi online yang dapat digunakan untuk melakukan pembayaran di berbagai tempat. Yang membuat semakin menarik adalah seringkali berbagai macam aplikasi online tersebut menawarkan potongan harga. Dengan demikian, para pengguna aplikasi memperoleh keuntungan dari penggunaan aplikasi tersebut.

Selain menggunakan uang elektronik yang disimpan di dalam aplikasi online, pembayaran secara cash juga tetap menjadi pilihan transaksi yang masih banyak digunakan. Namun, bagi banyak orang yang memilih untuk menyimpan uang cash di dalam dompet dalam jumlah sedikit, pembayaran transaksi dengan menggunakan kartu debit merupakan pilihan yang juga tak kalah menarik. Penggunaan kartu debit akan memudahkan dalam pengaturan keuangan karena di akhir bulan, pengguna kartu dapat melakukan pengecekan transaksi apa saja yang sudah dilakukan dan berapa nilainya.

Selain pembayaran menggunakan uang elektronik melalui aplikasi online, uang cash, dan kartu debit, penggunaan kupon voucher juga masih sering ditemukan.  Kupon voucher menyimpan sejumlah nilai uang. Misalnya Rp 50.000 atau Rp 100.000. Nilai uang tersebut merupakan potongan atau diskon yang digunakan pada saat membayar. Namun, dalam dunia akuntansi, voucher memiliki definisi yang berbeda. Secara umum, voucher merupakan dokumen atau bukti untuk melakukan transaksi pembayaran. Untuk melakukan pengawasan pembayaran tersebut, maka diperlukan sebuah sistem yang bernama sistem voucher dimana terdapat pencatatan-pencatatan terkait dengan pencatatan utang dan pengeluaran uang. Keberadaan sistem voucher ini akan mengamankan transaksi bisnis dan mengendalikan pembayaran tunai.

Dengan adanya sistem voucher, maka ada prosedur yang harus dijalankan, dimana seluruh pengeluaran hanya boleh dilakukan jika seseorang yang memiliki otoritas sudah menyetujui pengeluaran tersebut. Setelah itu, voucher harus dicatat di dalam buku catatan voucher (register voucher). Voucher tersebut kemudian harus disimpan di dalam file untuk voucher yang belum dibayar. Penyimpanan ini harus dilakukan dengan benar karena pada saat jatuh tempo, voucher harus diambil dari dalam file tersebut untuk kemudian dibuatkan cek. Nilai yang dicantumkan di dalam cek harus sama dengan yang tertera pada voucher yang kemudian akan dicatat pada buku catatan cek (register cek). Jika sudah dibuatkan ceknya, voucher harus diberi cap “Lunas” dan dipindahkan ke dalam file untuk voucher yang telah dibayar.  

Terdapat beberapa bagian dalam sistem voucher, yaitu:

Voucher memuat informasi-informasi penting terkait dengan kreditur dan jumlah utang. Pada voucher sudah tercantum nama dan alamat kreditur, tanggal voucher tersebut dibuat, nomor voucher, rincian dari faktur maupun dokumen pendukung lain, seperti nomor faktur, syarat-syarat, dan jumlah utang. 

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, buku catatan voucher digunakan untuk mencatat seluruh voucher yang sudah disetujui oleh pihak yang memiliki otoritas di dalam suatu bisnis atau usaha. Pada buku catatan tersebut, utang atau voucher dicatat pada bagian “kredit” sedangkan pembelian dicatat pada bagian “debet”. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa dalam sistem voucher, buku catatan voucher (register voucher) berfungsi sebagai pengganti jurnal pembelian (purchases journal).

File untuk voucher yang belum dibayar adalah tempat untuk menyimpan voucher sampai hari jatuh tempo dimana voucher harus dibayarkan. Penyimpanan harus dilakukan dengan baik. Untuk memastikan voucher disimpan dengan rapi, pastikan nomor voucher harus ditulis dengan berurutan. Dengan demikian, voucher dapat disimpan sesuai dengan urutan nomor voucher sehingga akan lebih mudah untuk menemukan voucher pada saat akan dikeluarkan dari dalam file.

Pada saat jatuh tempo, cek akan dibuatkan dengan nilai yang sama dengan yang tercantum pada voucher. Setiap cek yang dikeluarkan untuk melakukan pembayaran akan dicatat di dalam buku catatan cek (register cek). Dapat dikatakan bahwa buku catatan cek merupakan bentuk modifikasi dari jurnal pengeluaran uang (cash payment journal). Dengan demikian, fungsi dari buku catatan cek (register cek) merupakan pengganti dari jurnal jurnal pengeluaran uang (cash payment journal). Hal yang sangat penting dalam pembuatan cek adalah cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran suatu kewajiban yang sudah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar.

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa voucher yang akan dibayar akan dikeluarkan dari file untuk voucher yang belum dibayar. Cek akan dibuatkan untuk voucher tersebut. Kemudian voucher akan diberikan cap “Lunas”. Voucher dengan tanda “Lunas” harus disimpan di dalam file untuk voucher yang telah dibayar. Sama seperti file untuk voucher yang belum dibayar, penyimpanan voucher pada file ini juga harus dilakukan berurutan sesuai dengan nomor voucher.

Pada penjelasan di atas sudah disebutkan bahwa buku catatan voucher (register voucher) dan buku catatan cek (register cek) masing-masing menggantikan fungsi jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran uang. Data dari masing-masing buku catatan tersebut akan dibuatkan jurnal terpisah. Berikut ini merupakan format buku catatan dan pencatatannya di jurnal:

Buku Catatan Register

Nilai-nilai dalam buku catatan register menunjukkan bukti kas keluar yang akan dibayarkan oleh suatu perusahaan. 

Jurnal Register Voucher

Pada jurnal register voucher, nilai-nilai yang akan dimasukkan diperoleh dari buku catatan register. Pencatatan pada jurnal tersebut adalah sebagai berikut

Pembelian xxx

     Hutang voucher     xxx

Bebang pengiriman xxx

     Hutang voucher     xxx

Buku Catatan Cek

seluruh cek yang sudah dibayarkan oleh perusahaan kepada kreditur dapat ditemukan di dalam buku catatan cek. 

Jurnal Register Cek

Sama halnya dengan jurnal register voucher, seluruh nilai yang tercantum di dalam jurnal register cek berasal dari data di dalam buku catatan cek. Berikut ini pencatatan jurnal register cek

Hutang voucher xxx

     Kas/bank xxx

Hutang voucher xxx

     Potongan pembelian xxx

     Kas/bank xxx

Baca juga

4 Cara Pencatatan Kuantitas Persediaan Barang (Inventory Barang)

Pengertian Pendapatan Yang Diterima Dimuka atau Uang Muka Penjualan (Prepaid Income) dalam Akuntansi dan Contoh Pencatatannya

6 Alasan Pentingnya Pencatatan Aset Bagi Perusahaan

Cara Dan Contoh Pencatatan Jenis Transaksi Pada Perusahaan Dagang

Pengertian dan Perbedaan Metode Pencatatan Akuntansi Persediaan Perpetual dan Periodik