Apa tujuan utama dari perencanaan proyek

Mungkin Anda pernah bertanya-tanya bagaimana suatu seminar besar yang diadakan di hotel bintang lima dengan banyak penonton bisa sukses. Atau mungkin Anda pernah berjalan melewati suatu konstruksi bangunan besar dan kemudian berpikir, “Bagaimana proyek konstruksi bangunan sebesar ini yang membutuhkan dana besar dan melibatkan orang banyak bisa berjalan begitu lancar?”. Jawabannya adalah manajemen proyek.​

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen secara umum adalah suatu upaya untuk mencapai suatu tujuan dengan sumber daya seminimal mungkin (efisien). Sementara itu, proyek adalah rencana pekerjaan dengan suatu target pencapaian tertentu yang diselesaikan dalam rentang waktu tertentu.

Secara kolektif, manajemen proyek​ adalah suatu pendekatan/metode untuk​ mengelola suatu proyek dengan efektif dan efisien. Sistem ini hadir sebagai perangkat untuk membantu mengelola kegiatan-kegiatan berbentuk proyek, misalnya proyek konstruksi. Tanpanya, suatu proyek akan sulit dieksekusi baik dari segi biaya, waktu, atau bahkan kualitasnya.

Baca juga : Mengenal Manajemen Rantai Pasokan Untuk Kemudahan Pemantauan Stok Pada Bisnis

Tujuan Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki sejumlah tujuan, di antaranya:​

Menyelesaikan tepat waktu

Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.

Menjaga anggaran

Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif dan efisien).

Menjaga kualitas

Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, kriteria proyek yang ditentukan di awal harus tercapai. Artinya, manajemen proyek juga membuat standar kualitas dari suatu proyek sehingga ia tidak dikerjakan secara seenaknya saja.

Melancarkan proyek

Pada akhirnya, proyek yang ideal adalah proyek yang selesai sesuai dengan perencanaan awal, baik dari segi waktu, anggaran, maupun kualitas. Manajemen ini membantu pengerjaan proyek supaya selesai dengan lancar sesuai dengan rencana awal.

Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Tujuan, Ciri Dan Fungsinya pada Bisnis

Sasaran Manajemen Proyek

Sasaran manajemen proyek​ adalah sebagai berikut:​

1. Menyelesaikan dan mengembangkan proyek sesuai dengan anggaran biaya dan tenggat waktu yang telah ditentukan sekaligus dalam kualitas/spesifikasi sesuai dengan yang telah disepakati di awal.
2. Meningkatkan nama baik pelaksana proyek berdasarkan kualitas hasil proyek.
3. Menciptakan suasana kerja kondusif untuk mendukung kelancaran aktivitas proyek. Hal ini meliputi ketersediaan keadaan, sarana-prasarana, dan keselamatan kerja.
4. Menjaga keharmonisan antar pihak dalam proyek sehingga seluruh pihak terlibat akan memberikan yang terbaik untuk proyek yang sedang dijalankan.

Baca juga : Pengertian Sistem Inventory, Manfaat, serta Tips Pengelolaannya

Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Hal-hal yang termasuk ke dalam domain ruang lingkup manajemen proyek​ adalah sebagai berikut:

1. Waktu proyek dimulai
2. Perencanaan lingkup proyek
3. Pendefinisian ruang lingkup proyek
4. Verifikasi proyek dan kontrol ketika proyek sedang dijalankan

Contoh Manajemen Proyek

Sebenarnya ada banyak sekali contohnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi adalah proyek yang berhubungan dengan pembangunan sarana publik, seperti pembangunan bendungan, gedung, kawasan pembangkit listrik, jembatan, pabrik, jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.

2. Proyek Penelitian

Proyek penelitian pada dasarnya adalah suatu proyek yang dilakukan untuk kepentingan penelitian dan pengembangan. Hasil dari penelitian tersebut nanti digunakan untuk meningkatkan kualitas dari suatu barang atau jasa, atau hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan saja.

3. Proyek Padat Modal

Proyek padat modal adalah proyek produksi besar dengan bantuan mekanik (robot). Proyek ini disebut “padat” karena pada eksekusinya membutuhkan modal yang banyak. Banyaknya modal yang diperlukan membuatnya hanya bisa dilakukan oleh perusahaan besar.

4. Proyek Manufaktur

Proyek manufaktur adalah proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara menyeluruh.

Baca juga : Mengenal Strategi Positioning Untuk Pemasaran Produk Yang Lebih Efektif

Kesimpulan

Supaya suatu proyek bisa berjalan lancar menuju tujuan proyek dengan spesifikasi yang telah ditentukan di awal, diperlukan manajemen proyek​ yang baik. Pada proses ini, banyak hal seperti anggaran, tenggat waktu, dan lingkup proyek harus direncanakan.

Pada setiap proyek terdapat risiko. Terlebih lagi pada proyek-proyek besar, banyaknya keputusan yang harus diambil membuat banyaknya kemungkinan hambatan dan risiko yang akan muncul. Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, Anda bisa mencari jalan keluar dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang dapat terjadi.

Baca juga : 8 Cara Untuk Meningkatkan Produktivitas Pada Usaha Bengkel Anda

Keberhasilan sebuah proyek juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.

Untuk meminimalisir kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan anggaran Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran yang bisa memudahkan proses penghitungan anggaran proyek secara menyeluruh.

Accurate Online adalah software akuntansi tepat untuk pengelolaan proyek yang sedang Anda tangani. Accurate Online memiliki fitur anggaran, multi proyek, multi departemen, dan masih banyak lagi fitur Accurate Online yang bisa membantu memudahkan pengelolaan manajemen proyek Anda.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud terbaik yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan sudah digunakan oleh lebih 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui banner di bawah ini.

Perencanaan ProyekOleh Hendra Poerwantowww.hendramo.web.id         Ada beberapa faktor yang sekiranya dapat menentukan keberhasilan proyek antara lain ketepatan memilih bentuk organisasi proyek, memilih pimpinan yang cakap, dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisir. Namun demikian ada hal lain yang juga penting untuk diperhatikan untuk menjamin suksesnya pelaksanaan proyek yakni perencanaan.Berikut beberapa argumen mengapa perencanaan menjadi satu hal penting dalam manajemen proyek: Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan perencanaan yang baik maka apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan, dan apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut  menjadi jelas bagi setiap orang Efisiensi Operasi. Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang tidak jelas dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi. Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Perencanaan yang baik akan memuat tujuan dari proyek. Dengan adanya tujuan tersebut maka semua pihak yang terlibat mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan. Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian. Kegiatan monitoring dan pengendalian hanya bisa dilakukan dengan efektif bila ada acuan. Hal-hal yang termuat dalam rencana seperti kegiatan, waktu dan sumberdaya dapat menjadi acuan untuk memonitor dan mengevaluasi proyek. Tahap-Tahap Perencanaan Proyek         Orang yang menjadi pimpinan pEkerjaan proyek harus mendapat wewenang untuk melakukan perencanaan, membuat jadwal dan anggaran. Langkah-langkah perencanaan meliputi: Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut. Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dan bagaimana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada. Jadwal untuk setiap aktivitas. Kapan aktivitas dimulai dan kapan aktivitas harus sudah selesai. Mempersiapkan Anggaran dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap aktivitas Mengestimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek. Perencanaan akan menjadi lebih mudah bila pekerjaan proyek serupa pernah dikerjakan. Sedang bila proyek  tersebut baru dan belum pernah dikerjakan maka perencanaan haruis dimulai dari awal dan ini relatif lebih sulit. Unit fungsional yang terlibat dalam pengerjaan proyek perlu dilibatkan dalam tahap perencanaan proyek pada penyusunan Rencana Induk Proyek (RIP) atau Pprioject Master Plan Permasalah Tahap Perencanaan Berikut beberapa permasalahan yang sering muncul pada tahap perencanaan Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-perubahan Tujuan tidak ditetapkan dengan baik Tujuan tidak dapat dijabarkan ke dalam bentuk yang dapat dikuantifisir atau tidak terukur Rencana Induk Proyek         Proses penyiapan Rencana Induk Proyek sebaiknya dilakukan sejak awal bahkan sebelum proyek didelegasikan kepada tim. Rencan Induk Proyek Bagian I: Diskripsi Proyek. Bagian ini berisi diskripsi singkat tentang latar belakang , tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada dan antisipasinnya, jadwal induk yang memperlihatkan kegiatan dan rangkaian kegiatan. Bagian II Manajemen dan Organisasi Berisi antara lain: Manajemen proyek dan organisasi Kebutuhan Orang Training dan Pengembangan Berisi program training dan pengembangan sumber daya manusia untuk mendukung proyek. Berisi penjelasan aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Komponen-komponen bagian ini secara umum adalah sebagai berikut: Rincian pekerjaan. Pada item ini dijelaskan secara rinci pekerjaan yang ada. Jadwal Proyek. Berisi penjadwalan semua kegiatan 'mulai dari perencanaan, pelakanaan tiap kegiatan dan rangkaiannya hingga proyek selesai. Anggaran dan dukungan keuangan. Berisi estimasi mengenai cash flow untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas pendukung lain untuk peride waktu pelaksanaan setiap kegiatan yang ada dalam pekerjaan proyek. Testing. Pengujian terhadap semua hal yang telah disiapkan seperti prosedur, waktu dan orang yang beertanggung jawab. Dokumentasi. Berisi penjelasan tentang bagaimana proses didokumentasi dan bagaimana mengorganisir dokumen-dokumen yang dihasilkan. Implementasi. Berisi bahasan dan petunjuk pelaksanaan dilapangan dan bagaimana pelanggan mengoperasikan atau menjalankan hasil proyek. Rencan Peninjauan Pekerjaan. Berisi prosedur mengenai bagaimna pekerjaan proyek dimonitoring, ditinjau dan dikendalikan. Termasuk waktu siapa yang melakukan dan lstandard apa yang digunakan. Justifikasi Ekonomi. Berisi ringkasan diskripsi yang memperlihatkan berbagai alternatif kemungkinan  trade off antara biaya dan jadwal dari proyek. Alat-Alat Perencanaan         Berikut ini beberapa alat bantu yang bisa digunakan dalam perencanaan proyek, yaitu: Work Breakdown Structure. Merupakan detail yang menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang lebih operasional sehingga mudah dilaksanakan dan diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya. Matrik Tanggung Jawab. Matrik yang digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya. Intinya matrik ini menunjukkan hubungan antara kegiatan dan penanggungjawabnya.  Gantt Chart. Alat ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek dan jadwal setiap pekerjaan/ kegiatan. Jaringan Kerja (Network). Digunakan untuk emperlihatkan urutan kegiatan/ pekerjaan, kapan kegiatan/ pekerjaan dimulai, kapan harus selesai dan kapan secara keseluruhan proyek selesai. Metode ini terdiri dari dua yakni PERT dan CPM *****