Apa keterbatasan dalam penyusunan perencanaan?

Pengertian Perencanaan

Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan arah dan tujuan organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan  “ apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya “. Jadi, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Berbagai pertanggungjawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Kebutuhan akan perencanaan ada disemua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau manajemen tingkat atas. Manajer puncak biasanya mencurahkan sebagaian waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana jangka panjang dan strategi-strategi organisasi.

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut ditetapkan; rencana harus diimplentasikan setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna . “Perencanaan kembali” kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Salah satu aspek penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian kumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini :

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : Merumuskan kedadaan saat ini. Pemahaman akan posisi pendidikan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk prncapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya saat keadaan pendidikan saat ini perlu dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini

memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik- yang dapat melaluissssssss komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3: Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit ddilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serngkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang sudah ada.

Alasan Perlunya Perencanaan

Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi mareka seharusnya berusaha untuk mengidentifikasikan dan menghidarkan kiegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat diperkirakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang.

Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian

tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

Perencanaan organisasi harus aktrif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif agar manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi perserta aktif dalam dal;am dunia pendidikan.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan perlu dilakukuan untuk mencapai 1) “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan 2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian organisasi.

Manfaat dan Kelemahan Perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya;

1. Membantu manajamen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantui penempatan tanggungjawab lebih tepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9. Menghemat waktu, usaha, dan dana.

Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya ;

1.      Pekerjaan yang tercukup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2.      Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3.      Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

4.      Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada  saat masalah tersebut terjadi.

5.      Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak seharusnya dilaakukan, tetapi harus dilakukan.

Hubungan Perncanaan Dengan Fungsi-Fungsi Lainnya

Dalam banyak hal perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan,saling bergantumg, serta saling berinteraksi.

Hubungan Perencanaan Dengan Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan terdapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Hubungan Perencanaan Dengan Pengarahan Fungsi pengarahan sangat berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Hubungan Perencanaan Dengan Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai kembar siam dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.

Bagi manajer hal ini menunjukan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen beruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pengawas bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Pengorganisasian

Pengertian Pengorganisasian

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukan hal-hal berikut ini :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anmggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas,dan para karyawan.
4. Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diberikan untuk megerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang srtuktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar jiwa pengorganisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1.      Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan  untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Pembagian pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tuidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waku, menganggur, tidak efisien, sehingga terjadi biaya yang tidak perlu.

3.      Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis,. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjadi perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Aspek-Aspek Penting Proses Pengorganisasian

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Aspek penting dalam pembagian kerja adalah sebagai berikut :

1.      Pembagian kerja.2.      Departementalisasi ( atau sering disebut departemensasi ).3.      Bagan organisasi formal.4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah.5.      Tingkat-tingkat hirarki manajemen.6.      Saluran komunukasi.7.      Penggunaan komite.

8.      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.