2. bagaimana cara kita untuk mengamankan data yang berbentuk berkas (kertas, hardcopy) ?

tirto.id - Hard copy adalah salinan informasi yang dicetak dari komputer, sedangkan soft copy adalah sebuah file yang dilihat pada layar komputer.

Saat ini semua jenis data yang dibuat dan dibaca terbagi menjadi dua bentuk yang berbeda, yaitu berupa hardcopy dan softcopy. Tujuan dasar keduanya adalah sebagai presentasi atau penyimpanan materi dan data tertulis.

Dikutip dari Techopedia, hardcopy adalah salinan informasi yang dicetak dari komputer. Istilah ini untuk mewakili semua dokumen berupa kertas, memo, formulir pemesanan, surat, iklan cetak, buku, katalog, dan sebagainya.

Baca juga: Cara Ganti Password Wifi Indihome Modem ZTE, Huawei, dan TP Link

Infografik SC Softcopy Vs Hardcopy. tirto.id/Sabit

Sedangkan softcopy adalah sebuah file yang dilihat pada layar komputer. Jadi dokumen yang dibuat menggunakan tool editor teks macam Open Office atau Microsoft word.

Softcopy dokumen dikelola berbeda dari hardcopy tradisional yang mendahului kemajuan pesat media digital di akhir abad ke-20 dan awal abad ke-21.

Namun, softcopy memiliki keterbatasan, beberapa terkait dengan kerusakan sistem perangkat keras. Perbedaan dalam daya tahan, portabilitas, dan penggunaan harus diperhitungkan dalam perencanaan dokumen softcopy dan hardcopy khusus.

Contoh softcopy

adalah e-books, dokumen word, file pdf, presentasi Power Point dan lain sebagainya. Contoh soft copy bisa kita temukan ketika kita mengumpulkan tugas atau mengirim data melalui email, dan lain sebagainya. Data yang kita simpan dalam format .docx atau .ppx pada penyimpanan flashdisk inilah yang diistilahkan soft copy. Sehingga bisa disimpulkan, yang dimaksud dengan softcopy adalah data yang masih berada dalam penyimpanan dan belum dikeeluarkan dalam bentuk cetak atau belum di print out.

• Documentation: kumpulan catatan hasil kerja. Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, dan ditulis dalam bentuk algoritma.
• Document Per Minute (DPM): jumlah dokumen yang diproses dalam satu menit.
• Document Root: direktori dalam file sistem web server yang merupakan pangkal dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.

Perbedaan Softcopy dan Hardcopy

Dokumen merupakan aset penting yang dimiliki secara pribadi ataupun keluarga. Dokumen penting pada umumnya bisa berupa akte kelahiran, kartu keluarga, ijazah sekolah dari SD hingga SMA, ijazah pendidikan tinggi, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), paspor, surat tanah, surat kepemilikan rumah, berkas asuransi dan masih banyak lagi.

Perlu diingat dokumen-dokumen tersebut sangat mudah rusak, karena semua bahannya hanya terbuat dari kertas. Biasanya banyak faktor yang membuat dokumen menjadi rusak atau hilang, yakni bisa karena udara yang lembab, gigitan tikus, rayap, terkena air, robek, pencurian atau bahkan karena bencana alam yang seperti sekarang ini sering terjadi mulai dari gempa bumi, banjir, longsor, kebakaran dan sebagainya.

Untuk itu, bagi pemilik dokumen sangat dianjurkan untuk menyimpang dokumen penting dengan sangat baik. Mengingat untuk membuat kembali dokumennya membutuhkan perjuangan, mulai dari persyaratan yang harus dipenuhi, proses waktu yang cukup lama dan hal lainnya.

Berikut ini terdapat dua cara menyimpan dokumen penting dengan benar agar dokumen tetap dalam kondisi yang aman, di antaranya:

Bingung cari Kartu Kredit Terbaik? Cermati punya solusinya!

Bandingkan Produk Kartu Kredit Terbaik!  

Penyimpanan Dokumen secara Manual

1. Jangan Dilaminating

Jangan dilaminating

Seringkali orang berasumsi dengan melakukan laminating di setiap dokumen yang dimiliki akan membuat dokumen tersebut aman, bagus dan bertahan lama. Padahal pendapat tersebut sama sekali tidak benar. Mengapa demikian?

Jika sewaktu-waktu Anda akan melakukan lamaran kerja atau jual beli tanah atau rumah dengan menggunakan berkas dokumen yang asli, mungkin saja dokumen tersebut akan dicek keasliannya. Mau enggak mau laminasinya harus dibuka dan tentu saja hal itu akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.

2. Perbanyak Dokumen

Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen. Dengan begitu, bila Anda memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.

Baca Juga: Makin Mudah, Begini Cara Membuat e-KTP Tanpa Surat Pengantar RT/RW

3. Simpan Dalam Map

Simpan dalam map

Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.

Biasanya map ini juga memiliki banyak warna mulai merah, hijau, biru, kuning, ungu, pink dan masih banyak lagi sehingga ada bisa mengkategorikan dokumen sesuai dengan warnanya. Misalnya, ijazah pendidikan simpan ke dalam map merah, dokumen kendaraan di map biru, surat-surat rumah dan tanah di map hijau dan seterusnya.

4. Simpan di Dalam Lemari

Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan Anda biarkan diletakan di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa beri label disetiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas.

Berilah kamper atau kapur barus di setiap sudut-sudut lemari guna mengurangi lembap dan mengusir adanya binatang-binatang kecil yang bisa merusak dokumen tersebut. Selain itu, sering-seringlah mengecek kondisi dokumen satu per satu agar terkena sirkulasi udara sehingga antar dokumen tidak lengket.

5. Masukan ke Dalam Brankas

Masukan ke dalam brankas

Bukan hanya untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, brankas juga digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting milik pribadi atau keluarga. Intinya brankas ini sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya pencurian dan kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui, antara lain:

• Steel Safes, brankas yang terbuat dari pelat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api.
• Fire Safes, brankas ini tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya.
• Fire and Regular Safes, brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.

6. Manfaatkan Safe Deposit Box

Safe Desposito Box merupakan kotak untuk menyimpan harta dan surat-surat berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya. Kotak ini terbilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.

Biasanya untuk mendapatkan kotak penyimpanan ini, nasabah harus membuka tabungan/giro atau mengeluarkan sejumlah uang kepada lembaga terkait yang dituju sebagai biaya sewa. Kemudian, nasabah akan diberikan kunci kombinasi khusus, tanda tangan penyewa, dan sebagainya.

Baca Juga: Tata Cara Lengkap Mengurus Surat Perjanjian Jual Beli Tanah

Penyimpanan Dokumen secara Digital

Simpan dokumen penting di laptop, email, drive dan lainnya

Pada umumnya menyimpan dokumen secara digital ini Anda harus scan masing-masing berkas dokumen terlebih dahulu kemudian barulah disimpan ke berbagai alat digital seperti laptop/PC, Flashdisk, e-mail dan drive. Jangan hanya memilih salah satu saja, sebaiknya simpan di semua jenis penyimpanan digital ini. Jangan lupa berilah nama folder di masing-masing dokumen agar mudah ditemukan jika diperlukan kembali.

Lakukan Penyimpanan Dokumen dengan Tepat

Dokumen merupak salah satu aset yang sangat penting dalam hidup. Maka dari itu, simpanlah dokumen tersebut dengan tepat, yaitu lakukan kedua cara penyimpanan dokumen baik secara manual dan digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Misalnya saja menyimpan dokumen di dalam lemari kemudian terjadi bencana alam yang membuat dokumen tersebut rusak atau sulit ditemukan, Anda tidak perlu khawatir karena masih ada dokumen yang sebelumnya sudah disimpan secara digital baik melalui email atau drive. Dengan begitu, akan lebih mudah ketika Anda ingin membuat kembali dokumennya.

Baca Juga: Cara Mengurus dan Biaya Mengurus BPKB yang Hilang