Uraikan bahwa frekuensi penggunaan arsip mempengaruhi pemilihan peralatan KEARSIPAN

Table of Contents Show

Bagaimana kriteria pemilihan peralatan kearsipan yang tepat?
Mengapa jumlah pemakai arsip perlu diperhatikan dalam memilih peralatan kearsipan?
Apa saja alat kearsipan?
Apa yang dimaksud dengan perlengkapan arsip?

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

You're Reading a Free Preview
Page 2 is not shown in this preview.

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto.
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.
Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.
Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.
Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
Besar atau kecilnya bentuk organisasi.
Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.

Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.

Membeli peralatan untuk perusahaan harus tepat! Diperlukan ketelitian dan kecermatan dalam proses pemilihan peralatan untuk perusahaan. Dengan alat yang tepat makan akan berpengaruh positif terhadap produktifitas perusahaan dan dapat meminimalkan risiko kerugian.

Khusus untuk peralatan kearsipan, dibutuhkan perhatian khusus. Apabila tidak hati-hati maka, kinerja perusahaan akan berdampak. Seperti sulitnya menjalankan proses temu balik arsip yang dibutuhkan. Hal ini tentu menyebabkan proses temu balik menjadi tidak efisien dan berdampak pada kemampuan perusahaan untuk membuat keputusan secara tepat.

Karena itu, memilih peralatan penunjang kearsipan yang tepat memiliki pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan kearsipan yang tepat dan memiliki kualitas yang baik, maka arsip perusahaan akan terpelihara dan dapat dikelola secara lebih baik dan lebih efisien.

Dalam manajemen kearsipan terdapat berbagai macam peralatan arsip yang memiliki fungsi dan manfaatnya sendiri. Secara umum peralatan kearsipan memiliki fungsi diantarnya adalah:

Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Dalam menentukan kebutuhan peralatan arsip, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan yaitu:

Untuk itu, sebelum membeli peralatan arsip, ada baiknya ikuti 3 tips berikut:

Ketahui jenis arsip yang akan dikelola

Arsip terbagi dua jenis, arsip fisik dan arsip digital. Ketika perusahaan ingin membeli peralatan arsip, wajib untuk mengetahui jenis arsipnya. Selain jenis, perhatikan pula bahan dan bentuk arsipnya. Misalnya untuk penyimpanan arsip fisik, tentu yang dibutuhkan adalah rak arsip bukan membeli flashdisk yang dikhususkan untuk arsip digital.

Beli alat sesuai standar yang berlaku

Jangan tergoda harga murah

Seperti yang sudah dijelaskan tadi, alat kearsipan memiliki jenis dan standar khusus yang tidak sembarangan. Sudah pasti, alat kearsipan memiliki sedikit perbedaan harga di pasaran, tergantung dari jenis bahan dan masing-masing variasi alat. Untuk itu, membeli peralatan arsip perlu menerapkan prinsip kehati-hatian sebagai hal utama. Jangan mudah tergiur dengan harga yang lebih murah tanpa bertanya lebih rinci, bagaimana bahan, bentuknya dan fungsinya.

commit to user 15 Kerugian asas Desentralisasi antara lain : 1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan 2. Terjadi banyak penduplikasian dokumen, ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor. 3. Layanan kurang memuaskan

c. Asas Kombinasi

Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Badri M. Sukoco,S.E. 2007:99 Keuntungan menggunakan asas Kombinasi: 1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam 2. Menekan duplikasi dokumen 3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang Kerugian asas Kombinasi : 1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada. 3. Peralatan dan Perlengapan Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.

a. Kriteria Pemilihan Peralatan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu : 1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya. 2. Frekuensi penggunaan arsip 3. Lama arsip disimpan 4. Lokasi dari fasilitas penyimpanansentralisasi dan desentralisasi commit to user 16 5. Besar ruangan arsip 6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

b. Tipe Peralatan Penyimpanan

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 tiga jenis alat penyimpanan, yaitu : 1. Alat penyimpanan tegak vertical file Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip filing cabinet. Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4 laci, 5 laci,atau 6 laci. Ada 2 macam almari arsip : a. Almari arsip untuk diisi folder biasa b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder. Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa. 2. Alat penyimpanan menyamping lateral file Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih menghemat tempat dibanding file kabinet. 3. Alat penyimpanan elektrik power file Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang dipergunakan. 4. Alat penyimpanan untuk Word-Processing commit to user 17 Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi, hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik- pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para petugas operator pada waktu diperlukan. 5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer Ada 2 dua macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer print-out. Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan , banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis . Dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak- rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan komputer dapat difotokopi ukuran kecil.

c. Perlengkapan Penyimpanan

Bagaimana kriteria pemilihan peralatan kearsipan yang tepat?

Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan: Jenis dokumen yang disimpan. 2.Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. 3.Kebutuhan ruangan. 7.Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

Mengapa jumlah pemakai arsip perlu diperhatikan dalam memilih peralatan kearsipan?

Setelah kita mengetahui apa itu arsip dan apa itu kearsipan, sekarang kita akan membahas untuk peralatan arsip, dalam memilih peralatan tersebut haru disesuiakan dengan pengguna arsip tersebut, hal ini harus kita perhatikan karena dengan memilih peralatan arsip yang sesuai, kita dapat melakukan penghematan biaya dan ...

Apa saja alat kearsipan?

Dengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya;.

Filling Cabinet. ... .

2. Rotary. ... .

3. Lemari Arsip. ... .

4. Rak Arsip. ... .

Map Arsip Atau Map Folder. ... .

6. Ordner. ... .

7. Stapler. ... .

Perforator..

Apa yang dimaksud dengan perlengkapan arsip?

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus.