Tuliskan peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal

1) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor terminal digit- Filling cabinet- Guide- Hanging folder- Kartu indeks- Buku arsip2) Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor terminal digit- Memeriksa berkas- Mengindeks- Mengode- Menyortir- MenempatkanD. Pemilihan Sistem Penyimpanan yang SesuaiPenerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip seperti yang telahdiutarakan di atas, di kantor-kantor, baik swasta maupun pemerintah tida sama. Ada kantoryang menggunakan sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem subjek, wilayah,tanggal, dan sebagainya. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yanglain.Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagaiberikut :- Mudah dilaksanakan dan digunakan- Hemat tenaga dan peralatan- Hemat waktu dan biaya- Sederhana

- Fleksibel dan mudah dikembangkan- Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi2.1.3 BAB 3 MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPANPada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui dua cara, yaitu sebagaiberikut :1. Secara internArtinya dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuksurat, formulir, naskah, dan sebagainya serta pemrosesannya.Contoh : surat dari departemen pemasaran ke departemen keuangan.2. Secara eksternArtinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan.Contoh : surat lamaran pekerjaan yang diterima suatu perusahaan.Tujuan pengurusan dan pengendalian arsip adalah agar arsip-arsip tersebut dapatdigunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/pengendalian surat adalah sebagaiberikut :1. Tahap penerimaan suratDalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat,kemudian petugas memeriksa ketetapan alamat.Hal-hal yang harus dilakukan dalam penerimaan surat adalah :a. Menandatangani bukti pengirimanb. Memeriksa ketepatan alamat yang ditujuc. Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat2. Tahap penyortiranPenyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan suratdinas atau pribadi.3. Tahap pencatatan/Registrasi

Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan/registrasi.Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut :a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiapbulan, dan setiap tahun.c. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupunyang dibuat oleh perusahaan.d. Agar tertib administrasi.4. Tahap distribusiTahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 23 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari: Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide

Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a) Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.

1. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks.

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.

2. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.

Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:

Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.

b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.

Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.

Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.

Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.

Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).

3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut. a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut: a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman

c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Berikut contoh lembar pinjam arsip

4. Map Pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
Perhatikan contoh out folder berikut ini.

Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu.

——————
Daftar Pustaka
Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk.
Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini.

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
Tentukan kodenya menjadi Is
Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

———————–

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico